Tworzenie formularza internetowego

Szukaj

Ostatnia aktualizacja 9 sie 2022

Formularze internetowe to doskonały sposób na udostępnienie klientom samoobsługowej metody podpisywania umów — od prostych formularzy zapisu zawierających jedynie wymóg złożenia podpisu po złożone dokumenty z wieloma polami, które gromadzą dane użytkownika i wymagają wewnętrznych kontrasygnat.

Zacznij od utworzenia formularza w formacie PDF, a następnie użyj narzędzia Utwórz formularz internetowy w menu/narzędziach Acrobat, aby wygenerować wersję online, którą każdy może podpisać.

Funkcję Utwórz formularz internetowy można znaleźć w następujący sposób:

Wybierz element menu E-Sign na górnym pasku nawigacyjnym, a następnie wybierz Utwórz formularz internetowy z rozwijanej listy funkcji.
Wybierz Narzędzia i z karuzeli narzędzi wybierz Utwórz formularz internetowy.

Wybieranie opcji Utwórz formularz internetowy

Kroki tworzenia formularza internetowego

Wybierz narzędzie Utwórz formularz internetowy zgodnie z wcześniejszym wyjaśnieniem. Zostanie wyświetlona strona wyboru plików Utwórz formularz internetowy.
Dodaj plik:

Prześlij pliki podstawowe, których używasz do tworzenia umowy formularza internetowego, wyszukując je lub przeciągając i upuszczając.

Selektor po prawej stronie przycisku Wybierz plik umożliwia wybór źródła, w którym znajduje się plik. Domyślnie jest to system lokalny.

Po wybraniu pliku zostanie wczytana strona konfiguracji.
Nadaj formularzowi internetowemu nazwę (najlepiej łatwą do zapamiętania). Nazwa formularza internetowego jest domyślną nazwą wszystkich wynikowych umów wygenerowanych z formularza internetowego.
(Opcjonalnie) W razie potrzeby dodaj kolejne pliki.

Plik początkowy wybrany do uruchomienia formularza internetowego jest już załączony.

Prześlij dodatkowe pliki wymagane do utworzenia formularza internetowego.
- Można przesłać wiele plików.
- Wszystkie przesłane pliki są scalane w jedną umowę.
- Kolejność wyświetlania plików decyduje o kolejności w końcowej umowie.
  
  Możesz kliknąć i przeciągnąć pliki, aby je posortować.
Dodaj uczestników.
- Podaj listę uczestników wymaganych do wypełnienia formularza i wybierz działanie dla każdego uczestnika:
  
  Podpisywanie: podpisuje formularz i może wprowadzać dane.
  
  Zatwierdzanie: sprawdza i zatwierdza formularz; może również wprowadzić dane lub podpisać.
  
  Wypełnianie formularza: wprowadza wymagane dane i przesyła formularz, ale zazwyczaj go nie podpisuje.
  
  Kopia DW: otrzymuje powiadomienia w miarę postępu wypełniania formularza.
Pierwszy uczestnik z listy uzyskuje dostęp do formularza za pośrednictwem witryny internetowej, dlatego jego adres e-mail nie jest dołączany (jest nieznany i zmienia się dla każdego sygnatariusza).

Każdy dodatkowy uczestnik staje się wewnętrznym kontrsygnatariuszem:
- Kliknij przycisk Dodaj uczestnika, aby dołączyć dodatkowych uczestników (maks. 36).
- Wprowadź adresy e-mail każdego uczestnika „wewnętrznego”.
- Przypisz działania do każdego uczestnika.
(Opcjonalnie) Skonfiguruj uwierzytelnianie dla każdego uczestnika, klikając ikonę klucza po prawej stronie uczestnika.

Adres e-mail jest domyślną metodą uwierzytelniania tożsamości każdego uczestnika i w większości przypadków wystarcza do uzyskania podpisu prawnego.

Aby zwiększyć bezpieczeństwo danego uczestnika, można dodać drugą metodę uwierzytelniania do wykonania przed rozpoczęciem korzystania z formularza.
- Hasło: wymaga od uczestnika wprowadzenia hasła w celu uzyskania dostępu do formularza internetowego.
  
  Wybierz hasło.
  
  Należy udostępnić to hasło uczestnikowi innym kanałem.
- Uwierzytelnianie oparte na wiedzy (KBA): uczestnicy będą musieli podać swoje imię i nazwisko, adres oraz cztery ostatnie cyfry numeru ubezpieczenia społecznego (opcjonalnie), a następnie odpowiedzieć na pytania w celu zweryfikowania tożsamości.
  
  Obsługiwane przez RSA i dostępne tylko w Stanach Zjednoczonych.
  
  KBA to usługa płatna. Skontaktuj się z działem sprzedaży, aby dodać tę opcję do swojego konta.
(Opcjonalnie) Dodaj hasło, aby zabezpieczyć wypełniony/podpisany plik PDF umowy.

Możesz opcjonalnie zastosować hasło do kopii PDF wypełnionego (podpisanego) dokumentu, klikając ikonę ołówka obok opcji Dodaj hasło (na dole strony).
- W przypadku skonfigurowania hasła należy je wprowadzić przed otwarciem pliku PDF do wyświetlania.
- Po skonfigurowaniu w tekście nagłówka ustawienia pojawi się informacja Hasło wymagane do wyświetlenia wypełnionego formularza.
Kliknij Dalej w prawym górnym rogu ekranu.
Dodaj pola do formularza internetowego.

Możesz teraz dodać niezbędne pola do formularza internetowego.

Kliknij i przeciągnij pola z prawego menu Typy pól.
- Konfiguracja pól może obejmować następujące opcje:
  
  Wygląd
  
  Weryfikacja
  
  Widoczność warunkowa
  
  Obliczone wartości
- Pamiętaj o umieszczeniu co najmniej jednego podpisu dla każdego uczestnika za pomocą działania Podpisz.
  
  Nie zapomnij o wewnętrznych kontrsygnatariuszach.
Po umieszczeniu wszystkich pól kliknij przycisk Utwórz w prawym górnym rogu ekranu.

Uwaga:

Formularze internetowe są tworzone w stanie Aktywnym.

Po kliknięciu przycisku Utwórz adres URL staje się dostępny i można podpisać formularz.
Wyświetl stronę potwierdzenia formularza internetowego.

Wyświetli się strona potwierdzenia pomyślnego utworzenia formularza internetowego.

Na tej stronie można:
- Udostępnić adres URL: kopiuj adres URL, aby udostępnić formularz innym osobom jako łącze (np.: w wiadomości e-mail lub jako adres href w obrazie na stronie internetowej).
- Osadzić kod: istnieje możliwość skopiowania kodu osadzania w HTML lub JavaScript w celu osadzenia formularza jako widocznego obiektu na stronie internetowej.
Dodatkowe opcje:
- Wyświetlanie podglądu tego formularza internetowego: otwiera formularz w widoku pierwszego uczestnika.
  
  Jest to doskonały sposób testowania formularza internetowego (pod warunkiem, że wszyscy uczestnicy wykonają swoje działania).
- Wyświetlanie formularzy internetowych: zobacz wszystkie formularze internetowe połączone z użytkownikiem i ich bieżący stan.
- Tworzenie innego formularza internetowego: otwiera stronę konfiguracji początkowej w celu utworzenia nowego formularza internetowego.

Zarządzanie formularzami internetowymi z karty Strona główna lub Dokumenty

Po utworzeniu formularza internetowego można nim zarządzać z poziomu karty Strona domowa na pulpicie programu Acrobat lub z karty Dokumenty w programie Acrobat online.

Przejdź do karty Strona domowa lub Dokumenty
W lewym panelu nawigacyjnym wybierz Formularze internetowe.
Kliknij raz formularz internetowy, do którego chcesz uzyskać dostęp.
- Spowoduje to otwarcie menu kontekstowego po prawej stronie ekranu.

Menu kontekstowe po prawej stronie zawiera pięć różnych sekcji:

Metadane: w górnej części menu znajdują się metadane formularza internetowego:
- Obraz pierwszej strony formularza
- Tytuł formularza
- Data utworzenia formularza internetowego
- Wartość nazwy identyfikatora użytkownika, który utworzył formularz internetowy
- Wartość adresu e-mail identyfikatora użytkownika, który utworzył formularz internetowy
- Stan — bieżący stan formularza internetowego (Włączony/Wyłączony)
- Rola pierwszego uczestnika (odbiorcy formularza internetowego)
  - Wszystkie strony DW będą również wymienione według wartości wiadomości e-mail
Menu działań — ta sekcja zawiera wszystkie działania, jakie można wykonać w odniesieniu do formularza internetowego (szablonu nadrzędnego). Może być konieczne kliknięcie łącza Zobacz więcej w prawym dolnym rogu sekcji, aby wyświetlić wszystkie wartości:
- Otwórz formularz internetowy — otwiera formularz internetowy tylko do wyświetlania. Brak dostępnych pól.
- Pobierz kod — szybki interfejs do kopiowania kodu URL/HTML/JavaScript dla formularza internetowego.
- Edytuj formularz internetowy — otwiera formularz internetowy w środowisku tworzenia.
- Pobierz PDF — pobiera cały (pusty) plik PDF.
- Pobierz dane pola formularza — pobiera plik CSV zawartości na poziomie pola dla wszystkich wypełnionych umów podrzędnych utworzonych z tego nadrzędnego formularza internetowego.
- Pobierz pojedyncze pliki — umożliwia pobranie pojedynczych plików PDF, jeśli do utworzenia formularza internetowego użyto wielu plików.
- Udostępnij — udostępnia formularz internetowy podanemu adresowi e-mail użytkownika. Udostępnione formularze internetowe mogą być wyświetlane na stronie Zarządzaj, ale nie zezwalają na edytowanie.
  - Kopia PDF formularza internetowego (bez dodanych pól) zostanie wysłana do osoby, której się ją udostępnia.
- Ukryj/pokaż formularz internetowy — opcja ukryj/pokaż formularz internetowy usuwa (lub dodaje) formularz internetowy do zwykłego widoku strony Zarządzaj.
- Dodaj notatki — umożliwia użytkownikowi tworzenie osobistych notatek dla formularza internetowego.
Kontrsygnatariusze — lista kontrsygnatariuszy zdefiniowanych dla formularza internetowego.
- Tych wartości nie można edytować.
Podsumowanie/filtr umów — w sekcji Umowy wyświetlane są trzy wartości:
- Wszystkie — pokazuje wszystkie (podrzędne) umowy pochodzące z formularza internetowego (szablonu nadrzędnego), które mają (co najmniej) zweryfikowany podpis pierwszego uczestnika.
- W toku — filtr pokazujący wszystkie umowy ze stanem W toku.
- Ukończone — filtr pokazujący wszystkie umowy pochodzące z formularza internetowego, które osiągnęły stan końcowy (Ukończona/Anulowana).
Działanie (dla szablonu nadrzędnego formularza internetowego) — łącze Działanie > w dolnej części panelu kontekstowego powoduje otwarcie chronologicznej listy operacji włączania wykonywanych na (nadrzędnym) formularzu internetowym (np.: zdarzenia Tworzenie, Wyłączony i Włączony).

Edycja formularza internetowego

Autor formularza internetowego ma uprawnienia do edycji pól formularza.

Pola można dodawać, usuwać, przenosić do nowych lokalizacji i konfigurować ponownie.

Edytowanie nie zezwala na następujące czynności:

Zmiana nazwy formularza internetowego
Zmiana pliku źródłowego (np.: zmiana pliku źródłowego, kolejności stron, orientacji strony)
Zmiana uczestników (np.: adres e-mail, kolejność, rola, metoda uwierzytelniania)

Przejdź do karty Strona domowa lub Dokumenty.
W lewym panelu nawigacyjnym wybierz Formularze internetowe.
Kliknij raz formularz internetowy, który chcesz edytować.
- Spowoduje to otwarcie menu Działania po prawej stronie ekranu.
Kliknij działanie Edytuj formularz internetowy.
Formularz internetowy jest wczytywany bezpośrednio do środowiska tworzenia.

Dodaj, przenieś, usuń lub skonfiguruj pola, które mają zostać zaktualizowane.
Po zakończeniu edycji kliknij Zapisz w prawym górnym rogu okna.
- Formularz internetowy zapisuje nowy format.
- Widok zostanie przywrócony do widoku otwartego formularza z otwartym panelem działań po prawej stronie.
- Na dole ekranu wyświetli się komunikat o powodzeniu operacji.

Wyłączanie formularza internetowego

Po wyłączeniu formularz internetowy przestanie być dostępny dla sygnatariuszy, ale nadal będzie widoczny w sekcji Strona domowa lub Dokumenty. W dowolnej chwili można ponownie uaktywnić wyłączony formularz internetowy i wznowić jego normalną pracę.

Przejdź do karty Strona domowa lub Dokumenty.
W lewym panelu nawigacyjnym wybierz Formularze internetowe.
Kliknij raz formularz internetowy, który chcesz wyłączyć.
- Spowoduje to otwarcie menu Działania po prawej stronie ekranu.
Kliknij przycisk Wyłącz obok miejsca, w którym widzisz Stan: Aktywny.
Pojawi się mały panel umożliwiający wybranie interfejsu do udostępnienia każdemu użytkownikowi, który próbuje uzyskać dostęp do adresu URL formularza internetowego:
- Przekierowywanie sygnatariuszy do innej strony internetowej — możesz przekierować sygnatariuszy do innej strony internetowej, takiej jak na przykład bieżąca wersja formularza internetowego.
- Wpisz własną wiadomość do sygnatariuszy — opcja umożliwia wprowadzenie wiadomości wyświetlanej w miejsce formularza internetowego.
  
  Do wiadomości można dodać hiperłącza, umieszczając je w nawiasach kwadratowych [ ].
  
  Etykiety można dodawać za pomocą symbolu | (kreska pionowa) po adresie URL.
  
  Na przykład: adres [https://www.sign.adobe.com/ | Acrobat Sign] jest wyświetlany jako Acrobat Sign.
Kliknij opcję Wyłącz.
- Stan formularza internetowego zmienia się na Wyłączony.
- Komunikat przekierowania / adres URL jest wstawiany pod polem Stan.
- Działanie Edytuj formularz internetowy zostało usunięte z listy Działań dla formularza internetowego.
- Na dole ekranu wyświetli się komunikat o powodzeniu operacji:

Ponowna aktywacja formularza internetowego

Wyłączone formularze internetowe można ponownie aktywować w dowolnej chwili, aby wznowić ich działanie.

Przejdź do karty Strona domowa lub Dokumenty.
W lewym panelu nawigacyjnym wybierz Formularze internetowe.
Kliknij raz Wyłączony formularz internetowy, który chcesz ponownie aktywować.
- Spowoduje to otwarcie menu Działania po prawej stronie ekranu.
Kliknij przycisk Włącz obok miejsca, w którym widzisz Stan: Wyłączony.
Wyświetli się mały panel, który pozwala sprawdzić, czy chcesz włączyć formularz internetowy:
Kliknij opcję Włącz.
- Stan formularza internetowego zmienia się na Włączony.
- Na dole ekranu wyświetli się komunikat o powodzeniu operacji:

Ukrywanie formularza internetowego

Aby usunąć formularz internetowy z widoku karty Strona główna lub Dokumenty, można go ukryć.

Ukrycie formularza internetowego powoduje ukrycie go tylko w widoku użytkowników. Inni użytkownicy, którzy mają dostęp do formularza internetowego (za pośrednictwem udostępniania), nadal będą mogli go zobaczyć.

Uwaga:

Jeśli jesteś właścicielem formularza internetowego, najlepsze praktyki zalecają Wyłączenie formularza internetowego przed ukryciem go w widoku.

Przejdź do karty Strona domowa lub Dokumenty.
W lewym panelu nawigacyjnym wybierz Formularze internetowe.
Kliknij raz formularz internetowy, który chcesz ukryć.
- Spowoduje to otwarcie menu Działania po prawej stronie ekranu.
Kliknij Ukryj formularz internetowy w menu po lewej stronie.
- Może być konieczne kliknięcie łącza Więcej, aby rozszerzyć menu i zobaczyć działanie.
Otworzy się mały panel, który pozwala sprawdzić, czy chcesz ukryć formularz internetowy:

Uwaga:

Jeśli jesteś właścicielem formularza internetowego i nadal jest on aktywny, wyświetli się strona potwierdzenia z informacją, że formularz jest wciąż włączony.

Następnie można anulować działanie Ukryj lub je wykonać.

Uwaga:

Ukryte formularze internetowe, które nie zostały wyłączone, są nadal aktywne i można je podpisać, jeśli ktoś otworzy adres URL.
Kliknij przycisk Ukryj.
- Formularz internetowy zostanie usunięty z widoku.
- Pojawi się komunikat o powodzeniu:

Pokazywanie formularza internetowego

Czasami trzeba pokazać ukryty formularz internetowy.

Przejdź do karty Strona domowa lub Dokumenty.
W lewym panelu nawigacyjnym wybierz Formularze internetowe.
Kliknij przycisk Filtry.
- Spowoduje to otwarcie menu filtru.
Zaznacz opcję Wyświetl ukrytą zawartość i kliknij przycisk Zastosuj.
- W celu ograniczenia liczby zwracanych rekordów można ustawić filtr zakresu dat. Data modyfikacji oznacza datę, gdy formularz internetowy został wyłączony. Skonfiguruj zakres dat, aby znaleźć tę wartość.
Strona odświeży się, aby wyświetlić zawartość filtrowaną.
- Zastosowane filtry będą wyświetlane jako znaczniki obok przycisku Filtr.
  
  Kliknij ikonę X na dowolnym filtrze, aby go usunąć.
Kliknij raz formularz internetowy, który chcesz pokazać.
- Spowoduje to otwarcie menu Działania po prawej stronie ekranu.
Kliknij opcję Pokaż formularz internetowy w lewym menu.
- Może być konieczne kliknięcie łącza Więcej, aby rozszerzyć menu i zobaczyć działanie.
Wyświetli się mały panel, który pozwala sprawdzić, czy chcesz pokazać formularz internetowy:
Kliknij przycisk Pokaż.
- Formularz internetowy zostanie usunięty z widoku (ponieważ nadal przeglądasz filtrowaną listę).
- Pojawi się komunikat o powodzeniu:
Kliknij X na filtrze Ukryta zawartość, aby usunąć filtr.
- Spowoduje to wyświetlenie formularzy internetowych, które znajdują się w normalnym (niefiltrowanym) widoku.