O modelo de biblioteca do Adobe Sign contém três documentos fiscais dos EUA como exemplos de como formulários podem ser criados. Eles são totalmente válidos e funcionais para uso, mas não são editáveis por usuários, pois são compartilhados em todas as contas. O artigo abaixo define o processo realizado para salvar o modelo do Adobe Sign à sua biblioteca pessoal, para que você possa editar os campos conforme desejar e, posteriormente, implantar esse documento em sua conta local.

Visão geral

A criação de uma cópia de um modelo de biblioteca demora cerca de 2 a 3 minutos. Como resultado, você terá uma versão do documento que estará inteiramente sob seu controle.

Antes de começar o processo abaixo, convém obter uma versão em PDF do formulário do IRS que deseja replicar do site IRS.gov.  O governo altera esses formulários regularmente, portanto certifique-se de que você tem a versão mais atual.

Depois de adquirir um PDF do formulário, o processo se dará em duas etapas rápidas:

  • Envie um contrato para copiar o modelo
  • Atualize as propriedades de modelo para disponibilizar o documento para outros usuários (opcional)

Além disso, no final deste artigo, há etapas para fazer o upload de uma nova versão do formulário de base e aplicar a sobreposição de campo a ele.

Cuidado:

Contas que estiverem usando uma API devem se lembrar de que cada modelo tem uma documentID diferente, portanto, se você replicar um modelo que estiver em uso por meio da biblioteca do Adobe Sign, será preciso atualizar a documentID nas chamadas de API para usar a nova cópia.


Copiar o modelo

Para copiar o modelo, é necessário enviar um contrato, usando o modelo existente do Adobe Sign, pelo ambiente de criação, e salvar uma cópia no processo.

  1. Navegue até a página Enviar do Adobe Sign e inicie um contrato

  2. Configure o contrato para dois destinatários.

    • Os destinatários não precisam ser válidos, já que o contrato não precisa ser assinado, apenas copiado
    • O contrato será enviado, portanto usar um endereço de email considerado como “buraco negro” é uma boa ideia 
      • por exemplo: noreply@myDomain.dom

    Observação:

    São definidos dois destinatários pois o modelo que estamos copiando identifica campos para dois destinatários. Se você configurar o contrato para apenas um destinatário, importe somente os campos para o primeiro destinatário.

  3. Anexe o modelo do Adobe Sign que deseja copiar.

    • Execute apenas um modelo de cada vez
    • No exemplo abaixo usa-se o I-9, mas todos os modelos funcionam da mesma maneira
  4. Marque a caixa para Visualizar e adicionar campos de assinatura e clique em Avançar

    • O ambiente de criação é aberto e exibe o formulário
    Send page Configured
  5. Com o ambiente de criação aberto:

    • Marque a caixa Salvar na biblioteca de documentos
    • Clique no botão Enviar
    Authoring page
  6. É exibido um layover solicitando que você nomeie o novo modelo que será salvo em sua biblioteca de documentos pessoal.

    • É possível manter o mesmo nome ou renomeá-lo como desejar
    • Após definir o nome do modelo, clique no botão Salvar e enviar
    Rename
  7. Uma vez que o botão Salvar e enviar for clicado, o documento será salvo na sua biblioteca pessoal.

    • O contrato também é enviado para assinatura, que não deve ter nenhum impacto se você tiver definido endereços de email “seguros”
    Sent Agreement


Atualizar as propriedades do modelo

Uma cópia do formulário agora existe na sua biblioteca pessoal, mas caso outras pessoas precisem usá-lo, será necessário expandir o escopo de acesso

  1. Clique no link Gerenciar na parte superior da janela para iniciar a página Gerenciar

    Haverá duas novas entradas na página de gerenciamento:

    • O contrato fictício que foi enviado na seção Enviado para assinatura
    • O modelo de documento na seção Modelos de biblioteca

    Observação:

    Nesse ponto, recomenda-se que você cancele e exclua o contrato fictício usado para copiar o modelo

  2. Clique no link de edição referente ao modelo de documento

    • Essa ação inicia o ambiente de criação
    Manage page - edit
  3. Uma vez que o ambiente de criação estiver aberto, expanda a seção Propriedades do modelo na parte superior direita da janela.

    Aqui, é possível:

    • Renomear o modelo
    • Alterar o TIPO DE MODELO (é recomendado selecionar Ambos)
    • Alterar o escopo de acesso (QUEM PODE USAR) para o seu grupo ou a empresa inteira, conforme necessário
    Template Properties
  4. Clique em Salvar para salvar as propriedades de modelo definidas.

    • Uma página de “sucesso” abrirá, indicando que o modelo foi salvo corretamente.
    Success

Parabéns!  O modelo do Adobe Sign foi copiado com êxito para sua conta pessoal!


Criar uma versão diferente do documento usando a sobreposição de campo existente

Para os clientes que desejam fazer o upload de uma nova versão de um formulário (uma vez que ele muda regularmente), é possível criar rapidamente um novo modelo de documento e aplicar a sobreposição de campo do modelo existente.

Há duas etapas:

  • Fazer o upload do novo formulário
  • Aplicar a sobreposição de campo

Para isso, será preciso ter uma cópia da versão do documento para a qual você deseja aplicar a sobreposição de campo.  No caso dos documentos do IRS, é possível obtê-los no site IRS.gov.

Além disso, você precisa ser o proprietário do modelo que deseja usar como a sobreposição de campo para o novo formulário.


Fazer upload do formulário

  1. Navegue até a página Painel no Adobe Sign

  2. Clique no link Adicionar modelo à biblioteca na seção inferior esquerda da página

    • Isso abre a página Criar um modelo de biblioteca
    Nav to Create Template
  3. Com a página Criar um modelo de biblioteca aberta:

    • Digite um Nome de modelo para o novo modelo
      • Algo que identifique o modelo de maneira exclusiva, de preferência. O nome pode ser alterado posteriormente
    • Faça upload do novo arquivo no qual você está baseando o novo modelo de documento
    • Clique no botão Visualizar e adicionar campos
      • Essa ação inicia o ambiente de criação
    Create NEw TEmplate


Aplicar a sobreposição de campo

  1. Uma vez que o ambiente de criação é aberto:

    • Clique na opção suspensa Modelos de campo no canto superior esquerdo da tela
    • Selecione o modelo que deseja aplicar
    Select Field template
  2. Com o modelo selecionado, clique no botão Aplicar

    Apply Tempalte

     

    O documento será processado por um curto período de tempo enquanto a sobreposição de campo é aplicada.

    Quando concluído, o formulário será atualizado e você verá os campos aplicados

    Applied Template
  3. Se a estrutura da página era muito semelhante (como os formulários do IRS são geralmente) o posicionamento do campo terá o alinhamento muito próximo.  

    No entanto, vale reservar alguns minutos para examinar o modelo e se certificar de que os campos estão alinhados como desejado.

    Agora é uma boa hora para ajustar os campos e suas propriedades como desejar para se adequarem às suas expectativas.

    Quando estiver satisfeito, clique no botão Salvar, no canto inferior direito, para salvar o modelo de documento.

    Completed second form

     

    Assim que o documento for salvo, você encontrará o novo modelo na página Gerenciar na seção Modelos da biblioteca

    New Form on Manage
  4. Teste seu documento internamente para garantir que tudo funcione conforme o esperado.

    Quando tiver certeza de que o formulário está correto:

    • Edite o novo modelo na página Gerenciar
    • Defina o Nome do modelo definitivo que deseja exibir
    • Altere as Propriedades do modelo para conceder acesso a seu grupo/organização

    Observação:

    Caso queira, altere as Propriedades do modelo do formulário existente para um escopo de acesso de Somente eu, mantendo-o seguro caso precise de voltar ao modelo antigo

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