Os recursos Histórico e Relatório de auditoria do Adobe Sign estão disponíveis a todos os usuários do sistema. Cada contrato associado a um usuário tem um histórico e um relatório de auditoria relacionado.

Descrição do recurso

Cada contrato no Adobe Sign passa por uma série de eventos em “etapas” que definem o andamento da transação.

Essas etapas podem incluir eventos como:

  • Criação de documentos
  • Modificações à transação enviada
  • Emails enviados a destinatários
  • Email visualizado por destinatários
  • Delegação da autoridade do destinatário
  • Assinaturas/aprovações aplicadas a contratos
  • Status Concluído/Recusado/Cancelado

 

As etapas são gravadas em dois formatos com conteúdo semelhante, mas com objetivos diferentes:

O painel Histórico é uma “visão geral” em resumo de onde a transação encontra-se no processo, exibido dentro do aplicativo do Adobe Sign.

  • O painel Histórico contém um mínimo de informações, expondo apenas o evento, o destinatário (identificado pelo endereço de email) que registrou o evento e data e a hora do evento (ajustadas para o fuso horário do visualizador com base em configurações locais do sistema)
  • Cada evento que altera o documento (isto é, modificação, ação de destinatários) contém um link que mostra o documento imediatamente depois desse evento
  • O escopo dos eventos do Histórico abrange a transação inteira. Como resultado, você pode visualizar as informações que não estão incluídas no Relatório de auditoria (que é restrito mais para interação com o documento)
    • Quando a transação ainda estiver “em andamento”, a parte inferior da lista do histórico mostra uma lista de destinatários antecipados que permanecem no fluxo de trabalho do contrato
    • Retenção e eventos de eVaulting que ocorrem depois que o documento for concluído
  • O painel histórico está incorporado no objeto do contrato exibido na guia Gerenciar do aplicativo para a web. Se o contrato for excluído da conta do usuário por qualquer motivo, o conteúdo do histórico é perdido com a visualização do item e não pode ser recuperado
history_list

Relatórios de auditoria contêm as mesmas etapas de contrato que o painel Histórico, mas com mais informações, incluindo:
  • Endereço IP do sistema que registra o evento
  • ID de transação do documento de segurança no servidor do Adobe Sign
audit_report

Os Relatórios de auditoria devem ser documentos autoritários que articulam como um documento foi manipulado do momento em que foi criado até que se foi resolvido. Podem ser salvos como arquivos PDF ou enviados para processos internos conforme necessário.

  • Uma principal diferença a se observar é que o Relatório de auditoria mostra todos os eventos padronizados para o fuso horário GMT (versus horário local exibido na guia Histórico).  Isso garante que não haja nenhuma confusão para auditores revisando transações de usuários em vários fusos horários.
  • O formato do carimbo data e hora está definido como AAAA-MM-DD.
  • Relatórios de auditoria são armazenados independentemente dos objetos do contrato visualizados na guia Gerenciar do aplicativo para a web. Excluir um objeto da página Gerenciar não exclui o relatório de auditoria.

 

O Relatório de auditoria tem duas etapas:

  • O relatório “Temporário” - quando uma transação estiver “em andamento”, o Relatório de auditoria é gerado a partir dos eventos registrados em relação ao contrato no momento que a solicitação é feita. Por definição, esse relatório é incompleto e sujeito a alterações quando o destinatário seguinte confirma um evento registrado.

Relatórios temporários são claramente marcados na parte superior do relatório para garantir que não possam ser lidos incorretamente como o documento final caso sejam salvos ou impressos

interim_report
  • O relatório “Final” - uma vez que o contrato atinge um estado terminal (Assinado, Cancelado, Recusado ou Expirado), o Relatório de auditoria final é gerado e armazenado. Nenhum evento adicional que ocorre em relação à transação (por exemplo, retenção) pode ser adicionado ao relatório.  Isso cria um relatório completo dos eventos que ocorreram até a obtenção do documento assinado e nada mais.
final_audit_report


Novidades

Várias alterações foram feitas a Relatórios de auditoria na versão de dezembro de 2018:

  • O fuso horário usado para registrar os eventos no Relatório de auditoria foi padronizado em GMT em vez da configuração de fuso horário do remetente
  • O formato do carimbo data e hora é AAAA-MM-DD
  • A imagem em miniatura do documento foi removida
  • O relatório de auditoria chama explicitamente o status “Temporário” do relatório enquanto o contrato ainda estiver em processo de preenchimento
    • Uma vez que o contrato é concluído, o Relatório de auditoria exibirá claramente que é a versão “Final”

Observação:

O novo Relatório de auditoria está disponível somente para contas Gratuitas, Individuais, de Desenvolvedor e de Avaliação na versão de dezembro.

As contas Business e Enterprise adotarão essas alterações na versão de fevereiro (programada para 12 de fevereiro).

paired_audit_reports


Como é usado

O painel Histórico é exibido na página Gerenciar, no canto inferior direito, ao clicar na guia Histórico:

nav_to_history

 

O Relatório de auditoria é acessado pela guia Histórico.

Navegue até a guia Histórico e clique no link Relatório de auditoria no canto superior direito do painel:

nav_to_audit_reportpairs


Como habilitar ou desabilitar

O painel Histórico e o Relatório de auditoria estão habilitados por padrão para todos os usuários e não podem ser desabilitados.

 


Opções de configuração

Relatórios de auditoria têm três controles na interface que controlam o acesso ao relatório, e uma configuração de API:

  • Anexar o Relatório de auditoria ao email assinado e arquivado
  • Anexar o Relatório de auditoria a documentos baixados pela página Gerenciar
  • Permitir acesso ao Relatório de auditoria por meio da página de verificação de transação
  • Anexar o Relatório de auditoria por meio da API quando getLatestDocument é chamado


Anexar o Relatório de auditoria ao email assinado e arquivado

O controle está localizado na página Configurações globais (Configurações de grupo para ajustes de nível de grupo)

Essa opção está definida como Tudo por padrão e pode ser configurar no nível da conta ou do grupo.

A pergunta a fazer é “Quem deve obter o Relatório de auditoria com o email de Assinado e arquivado?”

As opções são:

  • Nunca - ninguém recebe o Relatório de auditoria
  • Somente para o remetente - somente o remetente do contrato receberá o Relatório de auditoria anexado
  • Todos (padrão) - todos os participantes receberão o Relatório de auditoria

Quando incluído, o Relatório de auditoria é concatenado com o contrato em um PDF anexado.


Anexar o Relatório de auditoria a documentos baixados pela página Gerenciar

Essa opção está desabilitada por padrão e pode ser habilitada/desabilitada no nível da conta ou do grupo.

O controle está localizado na página Configurações globais (Configurações de grupo para ajustes de nível de grupo)

Quando habilitada, todos os documentos salvos pelo usuário na página Gerenciar incluirão o Relatório de auditoria como parte do PDF do contrato.

download_pdf_icon


Permitir acesso ao Relatório de auditoria por meio da página de verificação de transação

Essa opção está desabilitada por padrão e pode ser habilitada/desabilitada no nível da conta ou do grupo.

O controle está localizado na página Configurações globais (Configurações de grupo para ajustes de nível de grupo)

Quando habilitado, o Relatório de auditoria pode ser acessado na página do verificador por qualquer pessoa que tenha a ID da transação do contrato.

viewable_audit_reportenabled


Anexar o Relatório de auditoria por meio da API quando getLatestDocument é chamado

É possível fazer com que o Relatório de auditoria seja anexado automaticamente a qualquer documento recuperado usando a chamada getLatestDocument.

Essa opção é False por padrão.

A configuração deve ser habilitada pelo seu gerente de sucesso e se aplica a todas as instâncias da chamada.

Os documentos que ainda estão em andamento receberão um relatório temporário.

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