Usar os serviços de armazenamento eOriginal

Arquivar documentos do Adobe Acrobat Sign por meio dos serviços de armazenamento eOriginal

Gerencie e proteja documentos de modo digital.

O Adobe Acrobat Sign, em parceria com o eOriginal, ajuda as empresas a atenderem os requisitos regulatórios e de conformidade ao arquivar documentos assinados importantes em um cofre digital seguro. Depois da assinatura do documento, o eOriginal pode arquivá-lo em segurança, utilizando os mais altos níveis de proteção e conformidade em um ambiente totalmente digital. As empresas podem optar por arquivar todos os documentos em uma conta específica, todos os documentos iniciados por um grupo específico (ou subconjunto de usuários) ou documentos individuais.

Ao criar um documento, o documento original carregado no Acrobat Sign é considerado a cópia oficial do contrato. A cópia autoritativa permanece nos servidores da Adobe durante o ciclo de assinatura. Depois que o ciclo é concluído, a cópia autoritativa é arquivada no cofre eOriginal e o documento é transformado em um instrumento legal. Uma cópia do documento em PDF permanece no Acrobat Sign, mas recebe a marca d'água “Cópia do original” para indicar que o documento armazenado pelo eOriginal é a versão autêntica:

Como o armazenamento funciona

Após concluir o ciclo de assinatura, qualquer transação habilitada para arquivamento acionará o serviço eOriginal para iniciar a transferência da cópia oficial. Esse é um processo de chamada e resposta assíncrono, no qual o serviço de armazenamento solicita informações do Acrobat Sign após receber uma notificação, e o Acrobat Sign fornece o conteúdo solicitado.

Essas solicitações sequenciais ocorrem quase em tempo real para garantir que a cópia oficial seja armazenada com o serviço de armazenamento assim que o processo de assinatura for concluído.

Após a aplicação da assinatura final, as seguintes etapas ocorrem na ordem apresentada:

  1. O relatório de auditoria é atualizado com o evento “Documento pronto para armazenamento”
    • Visto que o relatório de auditoria deve ser concluído quando o contrato atinge um estado terminal, e que o processo de armazenamento ocorre somente após a conclusão do processo de assinatura, não é possível atualizar o relatório de auditoria para indicar a conclusão do processo de armazenamento. O histórico dos eventos de transação (armazenado nos servidores do Acrobat Sign) indica a conclusão do processo de armazenamento.
  2. O documento e todas as imagens relacionadas possuem uma marca d'água. 
    • Uma cópia sem marca d'água do documento final é mantida para o possível upload do provedor de armazenamento eletrônico.
    • Nesse ponto, somente o provedor eVaulting pode recuperar a versão sem marca d'água usando um token de acesso verificado
  3. O serviço de vaulting é notificado por meio de ping para a chamada de Vault que o documento está pronto para o processo de vaulting. 
    • O Acrobat Sign envia ao serviço de armazenamento um identificador exclusivo para o documento, chamado Chave de capacidade do documento.
  4. O serviço de armazenamento solicita a trilha de auditoria do documento para criar um perfil dele.
  5. O Acrobat Sign fornece a trilha de auditoria
    • A trilha de auditoria inclui o registro completo do que ocorreu durante o processo de assinatura, incluindo a identidade dos signatários, a data e a hora de cada evento, o endereço IP e as informações de localização (se estiverem disponíveis).
  6. O serviço de vaulting solicita o documento sem marca d'água.
  7. O Acrobat Sign fornece o documento sem marca d'água para o serviço de armazenamento.
  8. Em seguida, o serviço confirma o recebimento do documento e notifica o Acrobat Sign que o processo de armazenamento foi concluído.
  9. A cópia sem marca d'água do contrato final é removida do sistema do Acrobat Sign.
Observação:

O serviço de armazenamento envolve somente a cópia final (oficial) do documento e as imagens relacionadas.

As versões provisórias do documento (anteriores à assinatura final) não fazem parte do processo de armazenamento.

Essas versões não oficiais permanecem sem marca d'água nos servidores do Acrobat Sign, a menos que sejam excluídas por meio de outro processo (como uma política de retenção ou ação do GDPR).

Diagrama do processo de armazenamento eletrônico

Atualmente, o Acrobat Sign armazena somente uma cópia sem marca d'água do documento final. As imagens de miniatura (como exibidas no Acrobat Sign) também possuem marca d'água para garantir que haja somente uma versão sem marca d'água, a qual encontra-se em posse do serviço de armazenamento.

Uma vez que o documento passa pelo processo de armazenamento, a Adobe descarta quaisquer cópias sem marca d'água do documento final.

Como os usuários configuram um contrato para armazenamento

A opção para decidir se deseja armazenar ou não um contrato fica visível para os usuários somente depois da conclusão da configuração do serviço na conta.

Os usuários podem decidir se desejam armazenar um contrato marcando ou desmarcando a opção Armazenar este contrato na seção Configurações do contrato da interface de configuração (Opções na experiência clássica).

O valor padrão da opção Armazenar este contrato é definido na configuração do serviço.Se necessário, o Suporte do Acrobat Sign pode ajudar a alterar o valor.

A página Solicitar assinatura com destaque para a configuração “Armazenar este contrato” habilitada.

Observação:

Modificar um contrato que está para ser armazenado só é possível no ambiente clássico da página Enviar. Os contratos criados originalmente na experiência Solicitar assinatura carregarão a página Enviar clássica se forem abertos para modificação.

Um recurso para modificar um contrato que está para ser armazenado no novo ambiente Solicitar assinatura será introduzido na nova página Solicitar assinatura em uma versão futura.

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