Arquivar documentos do Adobe Sign pelos serviços de armazenamento eOriginal

Gerencie e proteja documentos de modo digital.

Os parceiros do Adobe Sign com eOriginal para ajudar as empresas a atenderem os requisitos de conformidade e regulatórios ao arquivar documentos importantes assinados em um cofre digital seguro. Depois que o documento é assinado, o eOriginal pode arquivá-lo em segurança, com os mais altos níveis de proteção e conformidade em um ambiente totalmente digital. As empresas podem optar por arquivar todos os documentos em uma conta específica, todos os documentos inicializados por um grupo específico (ou subconjunto de usuários) ou documentos individuais.

Quando um documento é criado, o original enviado para o Adobe Sign é considerado como a cópia autoritativa do contrato. A cópia autoritativa permanece nos servidores da Adobe durante o ciclo de assinatura. Depois que o ciclo é concluído, a cópia autoritativa é arquivada no cofre eOriginal e o documento é transformado em um instrumento legal. Uma cópia do documento em PDF permanece no Adobe Sign, mas recebe a marca d'água “Cópia do original” para indicar que o documento armazenado pelo eOriginal é a versão autêntica:

Como funciona

Após concluir o ciclo de assinatura, qualquer transação habilitada para arquivamento acionará o serviço eOriginal para iniciar a transferência da cópia autoritativa. Esse é um processo de chamada e resposta assíncrono, no qual o serviço de arquivamento solicita informações do Adobe Sign após receber uma notificação, e o Adobe Sign fornece o conteúdo solicitado.

Essas solicitações sequenciais ocorrem quase em tempo real a fim de garantir que a cópia autoritativa seja armazenada com o serviço de arquivamento quando o processo de assinatura for concluído.

Depois que a assinatura final é aplicadda, ocorrem as seguintes etapas na ordem apresentada:

  1. O relatório de auditoria é atualizado com o evento "Documento pronto para o vault"
    • Como o relatório de auditoria deve ser concluído quando o contrato atinge um estado terminal, o processo de vaulting ocorre somente após o processo de assinatura ser concluído, não é possível atualizar o relatório de auditoria para indicar um processo de vaulting concluído. O histórico dos eventos de transação (armazenado nos servidores do Adobe Sign) indicarão a conclusão do processo de vaulting.
  2. O documento, e todas as imagens relacionadas, possuem marca d'água. 
    • Uma cópia sem marca d'água do documento final é mantida para o possível upload do provedor eVaulting.
    • Nesse ponto, somente o provedor eVaulting pode recuperar a versão sem marca d'água usando um token de acesso verificado
  3. O serviço de vaulting é notificado por meio de ping para a chamada de Vault que o documento está pronto para o processo de vaulting. 
    • O Adobe Sign envia um identificador exclusivo do documento, chamado de Chave de capacidade do documento, para o serviço.
  4. O serviço de arquivamento solicita a trilha de auditoria do documento para criar um perfil dele.
  5. O Adobe Sign fornece a trilha de auditoria
    • A trilha de auditoria inclui o registro completo do que ocorreu durante o processo de assinatura, incluindo a identidade dos signatários, a data e a hora de cada evento, o endereço IP e as informações de localização (se estiverem disponíveis).
  6. O serviço de vaulting solicita o documento sem marca d'água.
  7. O Adobe Sign fornece o documento sem marca d'água para o serviço de valting.
  8. Em seguida, o serviço confirma o recebimento do documento e notifica o Adobe Sign que o processo de arquivamento foi concluído.
  9. A cópia sem marca d'água do contrato final é limpo do sistema do Adobe Sign.

Observação:

O serviço de vaulting envolve somente a cópia final (oficial) do documento, e as imagens relacionadas.

As versões provisórias do documento (anterior à assinatura final) não fazem parte do processo de vaulting.

Essas versões não oficiais permanecem nos servidores do Adobe Sign no estado sem marca d'ádua, a menos que sejam excluídas por meio de outro processo (como uma política de retenção do ação do RGPD).

Diagrama do processo de arquivamento eletrônico

Nesse momento, o Adobe Sign armazena somente uma cópia sem marca d'água do documento final. As imagens de miniatura (como exibidas no Adobe Sign) também possuem marca d'água, para garantir que há somente uma versão sem marca d'água na posse do serviço de Vaulting.

Uma vez que o documento passa pelo processo de vaulting, a Adobe não mantém mais cópias sem marca d'áfua do documento final.

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