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Log de atividades do contrato e relatório de auditoria

 

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Visão geral

Cada contrato no Acrobat Sign passa por uma série de eventos em “etapas” que definem o andamento da transação.

Essas etapas podem incluir eventos como:

  • Criação de documentos
  • Modificações à transação enviada
  • E-mails enviados a destinatários
  • E-mail visualizado por destinatários
  • Delegação da autoridade do destinatário
  • Assinaturas/aprovações aplicadas a contratos
  • Status Concluído/Recusado/Cancelado

 

As etapas são gravadas em dois formatos com conteúdo semelhante, mas com objetivos diferentes:

Lista de atividades

A lista de Atividade é um resumo rápido de onde a transação se encontra no processo, exibido dentro do aplicativo Acrobat Sign.

  • A lista de Atividade contém um mínimo de informações, expondo apenas o evento, o usuário/destinatário (identificado pelo endereço de e-mail) que registrou o evento e data/hora do evento (ajustadas para o fuso horário do visualizador com base em configurações locais do sistema)
  • Cada evento que altera o documento (isto é, modificação, ação de destinatários) contém um link que mostra o documento imediatamente depois desse evento
  • O escopo da lista de Atividade abrange a transação inteira. Como resultado, você pode visualizar as informações que não estão incluídas no Relatório de auditoria (que é restrito mais para interação com o documento)
    • Quando a transação ainda estiver “em andamento”, a parte inferior da lista de Atividade mostra uma lista de destinatários antecipados que permanecem no fluxo de trabalho do contrato
    • Retenção e eventos de eVaulting que ocorrem depois que o documento for concluído
  • A lista de Atividade é um elemento do contrato e é destruída por ações explícitas que removem os contratos (por exemplo, GDPR). Se o contrato for excluído da conta do usuário por qualquer motivo, o conteúdo do histórico é perdido com a visualização do item e não pode ser recuperado

Os Relatórios de auditoria contêm as mesmas etapas de contrato do painel Histórico, mas incluem a ID de transação do documento autoritativo no servidor do Acrobat Sign.

Opcionalmente, os administradores podem habilitar a coleta de endereços IP, se necessário.

Relatório de auditoria

Os Relatórios de auditoria devem ser documentos oficiais que articulam como um documento foi manipulado a partir da sua criação até sua resolução completa. Eles podem ser salvos como arquivos PDF e enviados para processos internos conforme necessário.

  • Uma diferença importante é que o Relatório de auditoria mostra todos os eventos padronizados para o fuso horário GMT. Isso reduz a confusão para auditores que revisam transações de usuários em vários fusos horários.
    • A Lista de atividade é gerada dinamicamente para o visualizador e reflete todos os eventos no fuso horário do sistema local do visualizador.
    • O carimbo de hora do campo de assinatura visível incorporado ao contrato reflete o fuso horário do sistema local do signatário no momento em que a assinatura é aplicada. O objetivo do código de fuso horário é fornecer contexto ao visualizar o PDF.
  • O formato do carimbo de data e hora está definido como YYYY-MM-DD.
  • Relatórios de auditoria são armazenados independentemente dos objetos do contrato visualizados na guia Gerenciar do aplicativo para a web. Excluir um objeto da página Gerenciar não exclui o relatório de auditoria.

 

O Relatório de auditoria tem duas etapas:

  • O relatório “Temporário” - quando uma transação estiver “em andamento”, o Relatório de auditoria é gerado a partir dos eventos registrados em relação ao contrato no momento que a solicitação é feita. Por definição, esse relatório é incompleto e sujeito a alterações quando o destinatário seguinte confirma um evento registrado.

Relatórios temporários são claramente marcados na parte superior do relatório para que não sejam confundidos com o documento final caso sejam salvos ou impressos.

  • O relatório “Final” - uma vez que o contrato atinge um estado terminal (Assinado, Cancelado, Recusado ou Expirado), o Relatório de auditoria final é gerado e armazenado. Nenhum evento adicional que ocorre em relação à transação (por exemplo, retenção) pode ser adicionado ao relatório. Isso cria um relatório completo dos eventos que ocorreram até a obtenção do documento assinado e nada mais.

Depois de fazer logon, selecione Gerenciar > Status do contrato que você gostaria de ver > Selecionar o nome do contrato, depois, selecione Baixar relatório de auditoria no painel direito.

Como usar

A lista de atividades é exibida na página Gerenciar ao clicar no link Atividade na parte inferior das opções do painel à direita:

Atividade

 

O Relatório de auditoria é acessado pela guia Gerenciar.

Selecione o contrato e clique em Baixar relatório de auditoria

Baixar relatório de auditoria

Configuração

Disponibilidade:

O log de atividades e os relatórios de auditoria estão disponíveis para todas as contas do Acrobat Sign.

Escopo de configuração:

O log de atividades e os relatórios de auditoria estão habilitados por padrão e não podem ser desabilitados.

Muitas configurações podem influenciar os eventos relatados (e a terminologia usada) nos relatórios de auditoria. Se deseja incluir determinados eventos no relatório de auditoria, fale com o(a) administrador(a) do grupo ou da conta para saber se eles podem ser adicionados.

Há quatro métodos que fornecem acesso ao relatório de auditoria para usuários:

  • Anexar o relatório de auditoria no email assinado e arquivado.
  • Anexar o Relatório de auditoria a documentos baixados pela página Gerenciar.
  • Permitir acesso ao Relatório de auditoria por meio da página de verificação de transação.
  • Anexar o Relatório de auditoria por meio da API quando getLatestDocument é chamado.

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