概述

Workflow Designer 可用于创建工作流程,从而根据您独特的业务需求定制签名流程。通过这一全新工具,管理员可使用直观的拖放式编辑器来轻松地设计和管理工作流程模板。该工具允许您轻松指定:将在协议中包含的文档;参与方的特性 - 其中包括预定义的名称、角色和路由方式;将由发送者预填充的表单字段;将发送给参与方的电子邮件;协议到期或密码选项;以及其他内容。

另外,工作流程也可以为用户创建易于掌握的发送体验,这样流程步骤每次都能得以持续执行。发送者在使用工作流程模板时,会得到带有自定义说明及各种字段的发送流程的指导,进而让发送流程变得更加简便好用,不易出错。

新增功能...

在 2018 年 6 月的版本中,对工作流程设计器实施了一些更改,这些更改使它的功能更接近于手动发送过程。

新的功能包括:

  • 为一个或多个收件人使用数字签名
  • 将收件人配置为使用基于电话的(短信)收件人身份验证
  • 在发送过程中配置收件人组
  • 在发送过程中附加来自所有已启用源的文档

 

当您选择进入新的自定义工作流程发送过程时,会启用所有上述功能

这个新的发送过程显示在新的可重排页面中,这个页面与“发送”页面非常类似,可通过导航到以下位置来启用:帐户 > 帐户设置 >“发送”设置 > 自定义工作流程发送

navigate_to_customworkflowsend

 

收件人身份验证

在工作流程设计器人员,任何已启用的身份验证方法都显示在收件人对象中。

身份验证方法已更新,将显示为复选框,这样可在工作流程设计中允许发件人的选项。 

如果在设计器中选中了多个选项,则在发送流程中这些选项还将可用于发件人。

此版本还在设计器中添加了电话(短信)选项。

workflow_phone_authentication

 

收件人组

现在,可以将设计器中的收件人对象标记为收件人组。这样发件人就可以配置一组允许在该步骤中签字的电子邮件signature地址。

例如,如果您需要五位经理中的一位经理进行会签,则可以将五位经理全部列出来,但是只有其中一位需要应用签名。

workflow_recipientgrouppair

注意:

可以将工作流程设计器中的收件人确认为一个收件人组,不过,这个过程并非在工作流程设计期间配置。

只能在发送过程中配置收件人组。

 

文件附件

在发送过程中,现在可以从任何已启用的 Adobe Sign 源附加文档。

workflow_librarypair

 

工作流程体验的用户界面发送已更新为现代化的可重排设计,类似于“发送”页面。

以前位于收件人列表右侧的说明已移动到可折叠窗口的页面顶部。

new_workflow_sendexperience

创建自定义工作流程

只有管理员可以创建工作流程。帐户管理员可以为其整个帐户或帐户中的某些特定组,创建工作流程。组管理员可以看到所有工作流程,但只能编辑其组内的工作流程。

创建工作流程需要定义下列信息:

  • 工作流程信息 - 定义工作流程本身,其中包括命名工作流程、为使用工作流程的发送者输入自定义说明,以及授予使用该工作流程的权限。
  • 协议信息 - 定义和自定义将显示于发送页面的协议信息。
  • 收件人 - 按照要求的签名顺序添加收件人(签名者和审批者),从而创建一个路由。
  • 电子邮件 - 指定要在签名流程的不同步骤中发送给不同参与方的电子邮件。
  • 文档 - 指定工作流程中应包含哪些文档
  • 发送者输入字段 - 定义发送者在发送协议时可用于输入信息的字段。发送输入信息将被合并到协议中,然后才会发送给签名者和审批者。

必填字段以红色星号标识。某些字段标签是可以编辑的,使用
铅笔图标来标识,例如“协议名称”:

editable label

单击铅笔图标可输入自定义标签。当使用工作流程发送文档时,该标签将显示在“发送”页面。要恢复为原始标签,请单击恢复图标。

工作流程信息

1. 以帐户管理员身份登录,然后导航到:帐户 > 工作流程

2. Nav to Workflow

2. 单击新建工作流程按钮,以打开 Workflow Designer。

Create New

Workflow Designer 将打开并显示工作流程信息面板:

workflow_-_workflowinfo

Workflow Designer 横幅中会显示工作流程的默认名称(例如“新工作流程”)。

工作流程名称旁的圆点可指示工作流程是草稿/不活动状态(灰色圆点),还是活动状态
(绿色圆点)。

以下控件位于横幅右侧:

  • 关闭 - 单击可关闭工作流程
  • 保存 - 单击可保存更改
  • 激活/取消激活 - 单击可激活(或取消激活)选定组的工作流程

 

1. 在工作流程信息页面中输入以下信息:

  • 工作流程名称 - 输入工作流程的名称。该名称将显示在 Workflow Designer 横幅、功能版的使用工作流程下拉菜单中,以及使用工作流程发送协议时的“发送”页面顶部。
  • 面向发送者的说明 - 输入有关使用工作流程的说明。使用工作流程发送协议时,这些说明将显示在“发送”页面的顶部。

注意:

可以使用 HTML 标记来添加说明。在说明部分,可以使用以下 HTML 标记及其属性:<p>、<br>、<b>、<i>、<u>、<ul>、<ol>、<li>、<img src=”fully qualified path”> 和 <a href=”fully qualified path”>。

如果您计划使用 srchref 路径,则需要将路径列入白名单。请向您的客户成功经理发送相应的 URL

  • 激活对象 - 指定谁可以使用工作流程。它的选项包括所有组或者您帐户内的组。

 

下面是工作流程信息的一个示例。

Workflow Info

协议信息

1. 单击左侧边栏的协议信息

workflow_-_agreementinfo

2. 在协议信息部分,定义面向发送者的发送页面上应该显示的协议信息。

  • 协议名称 - 输入协议的名称。当工作流程用于发送协议时,此名称将显示在发送页面,同时也会显示在“请签名/请审批”电子邮件的标题中。此字段为必填字段,且标签可以编辑。
  • 信息 - 为收件人输入信息。当工作流程用于发送协议时,此信息将显示在发送页面。此字段为必填字段,且标签可以编辑。
  • 抄送 - 如果需要,请输入抄送方的电子邮件地址。
    • 最小 - 指定可以添加到“抄送”中的最小电子邮件地址数量。
    • 最大 - 指定可以添加到“抄送”中的最大电子邮件地址数量。
    • 可编辑 - 启用此选项后,发送者可以在发送页面编辑工作流程抄送地址。
  • 收件人语言 - 发送者可以使用此选项指定适用于收件人的语言。此设置可以定义是否在发送页面上显示语言选择器,如果是,则显示默认语言。
  • 发送选项
    • 设置用于打开已下载 PDF 的密码 - 启用此选项后,发送者可以为已下载的 PDF 指定一个密码。
      • 设置此选项将同时设置“签名者验证密码”,并使用同样的密码值。
      • 必需 - 启用此选项后,始终需要为已下载的 PDF 设置密码。如果设置了此选项,那么发送者无法在发送页面禁用选项,并且必须提供密码。
    • 完成截止日期 - 启用此选项后,可以在发送页面指定完成截止日期。
      • 协议完成天数 - 指定收件人必须完成签名流程的默认天数。始终可以在发送页面编辑指定的天数。
    • 允许在发送前创作文档 - 启用此选项后,发送者可以使用发送页面的“预览”选项,在创作环境中修改文档表单字段。
      • 默认启用创作 - 启用此选项后,可在发送页面自动启用预览选项。

 

下面是协议信息的一个示例:

Agreement Info

收件人

1. 单击左侧边栏的收件人,可访问收件人路由部分

workflow_-_recipients

2. 在收件人路由部分,您可以根据自己的需要,指定收件人和路由顺序。您可以使用序列、并行、混合或嵌套混合路由,构建非常复杂的工作流程。下面的说明强调了适用于“收件人路由”的功能。

  • 要在现有收件人之前或之后添加其他收件人,请执行以下操作:
    • 单击添加图标
    • 选择要插入的角色(为帐户启用的所有角色都将可用)
recip1

 

  • 要指定并行分支,请单击收件人上方的按钮并选择并行分支
Recip2

 

  • 要删除收件人,请将光标移动到收件人气泡上,然后单击删除图标
Recip4

 

  • 要自定义收件人,请将光标移动到气泡上,然后单击编辑 图标
recipient_properties

在编辑收件人时,您可以配置以下信息:

  • 收件人标签 - 自定义收件人标签。例如,将默认收件人标签更改为“购买者”。
    • 工作流程中的收件人标签必须是唯一的
  • 电子邮件地址 - 输入收件人的默认电子邮件地址
  • 此收件人是发件人 - 如果选中此选项,会将发件人作为收件人插入
  • 标记为收件人组 - 如果选中此选项,在发送过程中,该收件人的收件人将显示为空的收件人组。发送人必须为收件人组配置电子邮件地址
  • 角色 - 更新收件人的角色(签名者或审批者)
  • 必需 - 如果收件人的签名是必需的,请启用此选项
  • 可编辑 - 启用此选项后,发送者可以在发送页面更新此收件人的电子邮件地址
  • 身份验证 - 选择要求签名者使用的身份验证类型
    • 可能的选项有:“无”、“Adobe Sign”、“电话”、“KBA”、“密码”和“Web 标识”。
    • 将只会显示已为 Adobe Sign 帐户启用的选项

注意:

启用密码作为身份验证方式后,将向“文档安全”添加同样的密码,输入密码后才能查看 PDF。

请务必单击保存,以保存所有收件人配置。

 

下面是收件人信息和路由的一个示例,在此示例中,已对签名者(购买者和销售总监)和审批者(销售副总裁)的标签进行了自定义。

Recip Example

电子邮件

1. 单击左侧边栏的电子邮件,以移至电子邮件部分

电子邮件部分,您可以根据不同的事件,控制要在签名和审批流程中发送的电子邮件。

例如,您可以指定在协议被取消时,向收件人和抄送人发送通知电子邮件。

2.对于您想要触发电子邮件通知的事件,请选中相应的复选框

workflows_-_emails

注意:

有些电子邮件事件不可编辑:

  • “始终”意味着将始终根据这些事件和电子邮件收件人,来发送电子邮件
  • “-”意味着事件和电子邮件收件人的组合无效,不发送任何电子邮件

文档

1.单击左侧边栏的文档,以移至文档部分

workflows_-_documents

 

2. 在文档部分,您可以配置以下信息

  • 文档标题 - 输入文档的标题。使用工作流程发送时,此标题将显示在发送页面的“文档”区域
  • 文件 - 单击“添加文件”图标可附加来自 Adobe Sign 库的文档。使用工作流程发送时,将会自动附加此文档
    • 如果没有选择文件,那么在使用工作流程发送协议时允许发送者提供文件
    • 删除文件 - 如果附加了错误的文件,则可以单击文件名称旁边的图标 (X) 来删除该文件
  • 文档名称 - 输入可以为发送者标识文档内容的有意义的名称。已上传的库文档的名称是默认的,但是可以覆盖
  • 必需 - 指定是否必须提供文档
  • 添加文档 - 单击添加文档按钮可以增加行数,以便附加更多文档
  • 删除行 - 单击删除行图标 (X) 可以删除整个行

注意:

在设计器中,只有上传至 Adobe Sign 库的文件才可以附加到工作流程中。

在发送过程中,发件人可以附加来自 Adobe Sign 设置中已启用的任何源的文件。

 

下面是一个配置的文档部分示例:

Document Info

发送者输入字段

1. 单击左侧边栏的发送者输入字段,以访问发送者输入字段部分。

这些输入字段将映射至附加文档中定义的表单字段(既可以作为工作流程设计的一部分,也可以作为发送者上传的文件)。

向收件人发送协议之前,发送者可以使用这些字段预填充内容。

workflow_-_senderinputfield

2. 在发送者输入字段面板中,单击添加字段

input firld record

随后,您可以为添加的每一行配置以下信息:

  • 字段标题 - 输入字段的标题。这个值将显示在发送页面上,供发送者参考
  • 文档字段名称 - 为附加的库文档上的字段输入字段名称
    • 在此输入的字段名称必须与文档中的表单字段名称匹配
  • 默认值 - 输入默认值(如果存在)。
  • 必填 - 如果在发送协议之前必须输入该字段的值,则启用此选项
  • 可编辑 - 启用此选项将允许协议的发送者修改默认值
  • 单击删除行图标 (X) 可以删除整个行

 

下面是一个发送者输入字段的示例:

Sendere Input fields

在完全配置了工作流程后,请单击页面顶部的保存

要立即激活工作流程,请单击激活。可随时对工作流程进行编辑。

使用自定义工作流程发送

您可以使用工作流程发送协议。选择了工作流程后,发送页面将显示所定义的自定义字段,其中包括自定义说明和默认收件人等。

发送流程

1. 在功能版使用工作流程下拉菜单中,选择一个工作流程,然后单击开始

workflow_menu_onthedashboardpage

 

此时将显示发送页面:

whole_workflow_pagebysection

在上面的发送页面示例中,显示了以下自定义内容:

A. 在“工作流程信息”部分:

○ 位于顶部的工作流程名称(GlobalCorp 服务合同 <5 万

○ 提供给发件人的说明(此工作流程适用于金额低于 5 万的合同...)

B. 在“协议信息”部分:

○ 自定义协议名称(2018 年 GlobalCorp 服务合同

○ 消息(请查收附件中的服务合同...

○ 保护已签名文档的密码(允许,但未定义)

C. 在“收件人”部分:

○ 显示收件人(签名者和会签者)和已认证收件人(法律团队)的自定义标签

○ 如果发件人签名者之一,则隐藏其电子邮件地址,而列为“我自己”

○ 收件人组(法律团队)的电子邮件地址由发件人输入

D. 在“文档”部分:

○ 之前附加的合同的名称(服务合同)显示在“文档”部分

○ 另外,还会显示发送者必须上载的文件(参考文档)的名称

E. 在“发送者输入字段”部分:

○ 定义的字段将显示在“字段”部分

○ 已导入默认值,但是可以编辑

 

2. 完成工作流程要求填写的字段。

在上面的示例中,这些字段包括:

  • “法律团队”电子邮件地址
  • 任何抄送人的电子邮件地址(可选)
  • 上载“参考文档”文件
  • 所需的字段信息(“产品”和“总成本”
  • 在此工作流程中,“密码保护protect签名的文档”和“预览、定位签名或添加表单字段”都为可选项。

3. 单击发送

4. 或者在创作环境中,根据需要对字段进行修改,然后单击发送

签署和审批工作流程协议

工作流程协议将按照路由中指定的顺序发送。签名者和审批者可以使用“请签名/请审批”电子邮件中的链接完成签名,注册的 Adobe Sign 用户也可以在自己的“管理”页面完成签名。这与标准发送流程的工作方式相同。

可以通过“管理”页面,访问工作流程协议的历史记录和审计报告。如果协议仍在处理中,您可以添加提醒并执行其他任务。

编辑自定义工作流程

如何更新现有工作流程

1. 以帐户管理员身份登录,然后导航到:帐户 > 工作流程

24. Nav to Workflow

2. 在工作流程列表中,单击以选择一个工作流程

workflows

 

3. 在上下文菜单中,单击打开。此时会显示 Workflow Designer

Workflow Designer 打开后,可以对工作流程进行完整地编辑。您可以根据需要,更改所有部分,只有在单击“更新”按钮后,这些更改才会得以保存。

 

在 Workflow Designer 中,您可以进行以下更改:

workflow_header

 

A) 克隆工作流程 - 选择此图标后,系统将提示您设置新的工作流程名称,然后会在该名称下保存完全一致的副本

B) 删除工作流程 - 选择此选项后,系统将询问您是否确定要删除工作流程,如果您同意删除,那么工作流程将被删除,且无法恢复

C) 关闭 - 单击此按钮将关闭 Workflow Designer 且不保存任何更改

D) 更新 - 如果对工作流程执行了任何更改,单击此按钮可以保存更改

E) 取消激活 - 此按钮可将工作流程的状态从“活动”更改为“草稿”。任何用户都无法使用草稿工作流程。

 

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