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将已完成的 Web 表单文档保存到 SharePoint 库

 

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创建一个 Power Automate 工作流,自动将所有已完成的 Web 表单的副本保存到指定的 SharePoint 文件夹。

概述

此模板可自动将从 Web 表单生成的已签名协议保存到您选择的 SharePoint 文件中。每当完成 Web 表单签名周期后,工作流都会检索已签名文档 PDF,在 SharePoint 中创建一个新文件,并将 PDF 保存到 SharePoint 上的指定位置。

当协议定义的所有收件人完成为其指定的 Web 表单活动(签名、审批、填写表单等)时,Web 表单即被视为已完成。

用例示例

  • 制造 - 保存客户完成的调查,以便客户服务团队能够跟踪客户反馈,并用来改进公司的产品和服务。
  • 大学 - 保存学生完成的调查,以便学院能够改善设施、重组师资等。
  • 医疗 - 保存患者完成的调查,以便诊所和医疗中心能够改进其服务。

先决条件

  • 需要有效的 SharePoint 联机帐户。
  • 在运行工作流之前,SharePoint 上必须存在已签名 PDF 的目标文件夹。

启用工作流

  1. 导航到工作流 > Power Automate > 创建工作流。

    导航到 Power Automate“创建工作流”页面的步骤。

  2. 您今天想自动化什么操作?页面上,在搜索栏中键入 SharePoint

  3. 选择您想要启用的工作流

    “创建工作流”页面显示搜索结果,并突出显示“开始”按钮

  4. 创建工作流页面加载显示:

    • 可编辑的工作流名称。与可编辑的原始模板同名。
    • 完成工作流所需的连接器
      • 连接器是 API 代码的包装器,它提供了一个友好的界面来收集对每项必要服务进行身份验证所需的信息,并针对特定用户的需求个性化工作流。必须先建立经身份验证的连接。在下列步骤中,系统会提示您提供连接器所需的任何必要信息。
      • 要对连接器进行身份验证,请选择连接器旁边的三个点。此时将会弹出服务(应用程序)的身份验证面板,可以在其中输入用户的凭据。
        成功通过身份验证后,服务和 Power Automate 之间将建立永久连接。
        三个点旁边的绿色复选标记表示存在经过身份验证的连接。

    登录部分下的每个连接器进行身份验证。

  5. 当所有连接器都经过身份验证后,选择下一步

    Power Automate 在 Acrobat Sign 和 SharePoint 之间,并显示身份验证面板

  6. 页面将会刷新以显示连接器中的必填字段。

    此工作流需要:

    • Acrobat Sign Web 表单名称/ID:通过 Acrobat Sign 身份验证的用户可使用的 Web 表单的下拉列表。从下拉列表中选择 Web 表单
    • SharePoint 网站地址:SharePoint 网站的 URL。示例:https://example.com/sites/sitename
    • SharePoint 文件夹路径:要在其中保存协议的目标文件夹的文件路径

     

    “创建工作流”页面显示了配置连接器所需的字段。

    选择在高级模式下编辑将打开连接器的详细视图以及可用于微调工作流的所有可用字段。

    只有非常熟悉 Power Automate 的用户才应尝试高级编辑。

    显示三个连接器的高级编辑视图

  7. 在提供所有必填字段值后,选择创建工作流

    创建工作流可能需要几秒钟时间。  完成后,将显示工作流的管理页面。 

    工作流管理页面。

    注意:

    所创建工作流的状态为“已启用”。如果您不希望工作流处于活动状态,请选择操作顶部栏中的关闭选项。

使用模板

此模板由事件(当 Web 表单协议状态更新为“完成”时)触发。

正确配置和启用后,只要发生触发器事件,工作流就会自动运行。无需用户交互。

只要客户的 Power Automate 帐户有可用的事务(通过集成包含的权限或直接从 Microsoft 购买的权限量),则工作流将继续运行,直到禁用为止。

测试模板

在工作流模板中提供所需的详细信息后,请确保选择创建工作流按钮来启用工作流以供使用。启用工作流后,即可开始测试。

  1. 检查 SharePoint 文件夹,确定已将签名协议添加到其中。

故障诊断常见错误

  • 工作流协议完成后,有时不会触发流程

    在这种情况下,检查详细信息页面上是否显示任何触发错误(带有消息)并修复它们。

  • 连接器配置:有时,当有多个 SharePoint 帐户时,当前会话可能会使用不同的帐户登录。

    因此造成文件在实际帐户中不可用。在这种情况下,请确保您已登录到正确的帐户。

  • 提供不正确的文件夹路径可能会导致工作流出现故障

    例如,如果 TestFiles 或 Apps 不存在 /Apps/TestFiles/ 路径,就会导致错误。

    选择/浏览下拉列表中的可用路径会是一种更安全的选项。

  • 权限:确保 Adobe Acrobat Sign 具有访问 SharePoint 文件夹的正确权限。否则,文档无法保存到指定位置。

    通常,连接器右侧的绿色复选框可表示该连接器已按预期配置。如果存在任何错误,将会显示感叹号;单击它可了解更多信息。

  • 如果您要查找的 Web 表单未列在 Web 表单字段下

    通过选择 Acrobat Sign 连接器旁边的三个点,并在弹出窗口中选择当前用户的角色(管理员、组管理员或用户),以此来重新建立 Acrobat Sign 连接。

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