复制和编辑共享模板

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Adobe Acrobat Sign 模板库包含 3 个美国税务文件，用来作为如何创建表单的示例。这些文件完全有效，并且可以正常使用，不过，由于这些文件是共享给所有帐户的，所以用户无法编辑它们。下面的文章定义了将 Acrobat Sign 模板保存到个人库的流程，这样您就可以按照自己的喜好编辑字段，然后将该文档分发到您的本地帐户。此流程依赖于表单字段模板，因此仅适用于团队、商业和企业服务计划。


概述

创建库模板的副本大约需要 2-3 分钟，随后您就会得到一个可以完全控制的文档版本。

在开始执行下面的过程之前，您可能需要从 IRS.gov 网站复制 IRS 表单，以便获得该表单的 PDF 版本。美国政府会定期更改这些表单，因此请确保您拥有最新的版本。

当您获得表单的 PDF 版本后，完成下面的过程可分为两个快速步骤：

  • 通过发送协议来复制模板
  • 更新模板属性，让其他人也可以使用该文档（可选）

此外，在本篇文章的底部，列出了有关上传基础表单新版本以及在该版本上应用字段叠加的步骤。

注意：

使用 API 的帐户必须记住，每个模板都有不同的 documentID，为此，当您从 Acrobat Sign 库中复制正在使用的模板时，需要在 API 调用中更新该 documentID 才能使用新的副本。


复制模板

要复制模板，您需要发送协议，具体方法是：通过编辑环境来使用现有的 Acrobat Sign 模板，并在此过程中保存副本。

  1. 导航至 Acrobat Sign 发送页面，并启动一项协议

  2. 配置面向两位收件人的协议。

    • 由于这份协议不需要签署，只是用来复制模板，因此收件人不必是有效的收件人
    • 考虑到此协议将会发送出去，使用已知的“虚构”电子邮件地址会是个不错的主意
      • 例如：noreply@myDomain.dom
    注意:

    因为我们所复制的模板需要识别两位收件人的字段，所以应该定义两位收件人。假如您仅给一位收件人配置协议，那么将只能导入第一位收件人的字段。

  3. 把您要复制的 Acrobat Sign 模板作为附件。

    • 每次只能处理一个模板
    • 在下面的示例中，我们使用的是模板 I-9，不过所有模板的工作方式都是一样的

  4. 选中预览并添加签名字段复选框，然后单击下一步。

    • 系统会打开编辑环境，并显示该表单

  5. 在打开编辑环境的情况下：

    • 选中保存到文档库复选框
    • 单击发送按钮

  6. 发送时，系统会出现短暂停留，要求您为即将保存到个人文档库的新模板命名。

    • 您可以根据自己的意愿，将模板保持相同的名称或进行重命名
    • 设置模板名称后，单击保存并发送按钮

  7. 当您单击了保存并发送按钮后，该模板将作为文档保存在您的个人库中。

    • 此外，系统还将发送用于签署的协议，如果您定义了“安全”的电子邮件地址，则不会有任何影响


更新模板属性

现在，表单的副本已位于您的个人库中，不过，如果其他人需要使用该副本，则应当扩展访问范围。

  1. 单击窗口顶部的管理链接，以打开管理页面。

    管理页面上会出现两个新条目：

    • 一个是刚才在已发出进行签名部分发送的虚假协议
    • 另一个是库模板部分中的文档模板
    注意:

    在这种情况下，建议您取消并删除曾经用于复制模板的虚假协议。

  2. 单击该文档模板的编辑模板链接。

    • 这将会启动编辑环境
    从“管理”页面编辑该模板

  3. 打开编辑环境后，展开位于窗口右上角的模板属性部分。

    在此，您可以执行下列操作：

    • 重命名模板
    • 更改“模板类型”（建议选择二者）
    • 根据需要，更改您的组或整个组织的访问范围（即，“谁可以使用”）

  4. 单击保存，以保存调整后的模板属性。

    • 此时，屏幕上会打开一个“成功”页面，指明已正确保存模板

祝贺您！Acrobat Sign 模板已成功复制到您的个人帐户！


通过现有的字段叠加来创建文档的不同版本

如果客户希望上传表单的新版本（因为这些表单会定期变更），那么您可以快速创建一个新的文档模板，然后应用现有模板的字段叠加。

该过程涉及两个步骤：

  • 上传新表单
  • 应用字段叠加

要实现这个目的，您需要提供目标文档版本的副本（以应用字段叠加）。对于 IRS 文档，您可以通过 IRS.gov 网站获取。

另外，您还需要是源模板（新表单可从中应用字段叠加）的所有者。


上传表单

  1. 在 Acrobat Sign 中，导航到主页。

  2. 单击创建可重用模板按钮。

    • 这将会打开“创建库模板”页面
    创建可重用模板

  3. 在打开创建库模板页面的情况下：

    • 为新模板输入模板名称
      • 理想状态下，这个名称最好能够唯一标识该模板。该名称稍后将会发生更改
    • 上传作为新文档模板基础的新文件
    • 单击预览并添加字段按钮
      • 这将会启动编辑环境


应用字段叠加

  1. 在打开编辑环境的情况下：

    • 单击屏幕左上角的字段模板下拉菜单
    • 选择要应用的模板

  2. 选中模板后，单击应用按钮。

     

    应用字段叠加时，会占用文档的一小部分处理时间。

    应用结束后，表单将会刷新，届时，您能看到应用的字段。

  3. 如果页面结构与通常的 IRS 表单非常相似，那么放置字段的位置也会非常匹配。

    然而，为了确保这些字段是按照您的要求进行排列，您有必要花些时间来检查模板。

    您不妨借此机会，根据自己的喜好调整字段及其属性，以便更好地满足您的预期。

    当您感到满意后，单击右下角的保存按钮，以保存文档模板。

     

    保存文档后，您会在“管理”页面上的“模板”部分中，找到这个新的模板。

    “管理”页面上的模板

  4. 在内部测试您的文档，以确保所有操作都能按照预期运行。

    当确信表单正确后：

    • 在管理页面上，编辑新模板
    • 设置最终要显示的模板名称
    • 更改模板属性，以便向您的小组/组织授予访问权限
    注意:

    （可选）可以将传统表单的模板属性更改为只有我的访问范围，这样一来，当需要恢复到旧模板时，能够保证该模板的安全。

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