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使用父模板批量发送

批量发送是指使用由发件人创建的“父”协议模板为一个或多个收件人生成多个“子”协议的过程

父模板分三个阶段进行配置:

  • 定义协议详细信息 - 协议的名称、全局消息和基本文件。
  • 定义协议设置 - 协议支持的配置,如提醒、到期日期、密码、本地化等。
  • 添加收件人 - 用于生成子协议的收件人列表,使用以下任一方式输入:
    • 手动输入,即在文本字段中键入(或粘贴)每位收件人。 
    • 使用 CSV 文件上传。

添加收件人的方法

无论使用哪种方式添加收件人,定义协议详细信息设置的过程都是相同的。但是,您添加收件人的方式对子协议适用的范围和选项具有深远的影响。
在开始配置批量发送父模板之前,请了解并掌握您打算使用哪种方法来添加收件人。如果您打算使用 CSV 导入选项,请在开始构建模板之前定义您的 CSV 文件

手动输入界面允许:

  • 每个子协议只有一个收件人,发件人可选择会签。没有用于添加其他外部收件人、分配其他会签者或将会签移动到第一个签名位置的选项。
  • 通过手动流程,最多可以添加 50 位单个收件人,从而生成最多 50 个子协议。

此外,父模板的所有已配置协议详细信息和设置都会应用于所有子协议。其中包括:

  • 收件人的角色
  • 收件人身份验证方法和值
  • 子协议的到期截止日期
  • 电子邮件通知中包含的全局消息
  • 用于收件人体验的区域设置

与手动流程相比,CSV 导入方法提供了一些实用改进,例如:

  • 通过一个批量发送事务,最多可以配置 1,000 个子协议。
  • 每个子协议中最多可以包含 100 个收件人。每个收件人都可以拥有自己的:
    • 角色
    • 身份验证类型(包括电子邮件(无)、Acrobat Sign 身份验证、电话 (SMS)、密码和基于知识的身份验证)
    • 身份验证值
    • 私人消息(最多可包含 1,000 个字符)
  • 每个子协议均可以配置为包括以下内容:
    • 自定义协议名称
    • 自定义电子邮件中的“全局消息”(最多可包含 1,000 个字符)
    • 自定义区域设置
    • 自定义过期日期
    • 复杂的工作流程结构(顺序、并行和混合签名流程)

配置父模板

定义协议详细信息

  1. 以有权访问用户主要群组中启用的批量发送功能的用户角色登录,并导航至页。

  2. 选择批量发送磁贴。

    如果磁贴不存在,则用户的主要组未启用批量发送

    启用和禁用“批量发送”时,主页显示示例
    请联系您的 Acrobat Sign 管理员,以为用户主要群组提供“批量发送”功能的访问权限。

    如果生成断言您没有足够访问权限的错误,则用户的主要群组不会配置为允许访问批量发送,但该用户是有权访问的群组成员。

    手动批量发送
    要访问“批量发送”界面,用户必须已在其主要群组中启用该功能。

  3. 批量发送界面加载完成后:

    1. 选择要从中发送协议的组。如果组选择器不可用,那么您只能访问一个组。该组定义以下内容:
      • 可用于事务的模板
      • 签名选项和要求
      • 应用于协议的安全性
    2. 选择选择文件按钮以选择要用作协议基础文档的文件。您可以从以下位置选择文件:
      • 我的电脑。从您的电脑中选择一个文件会立即推进配置过程。如果需要使用多个文件,可以在页面刷新后选择更多文件。
      • 模板库。如果从模板选项中进行选择,可通过选中列表中的复选框来从库中选择多个文件。选中所有文件后,选择“确认”按钮以将它们添加到事务中。模板库有两个选项卡:
        • 模板。这是用户可通过组的模板库使用的所有模板的列表。
        • 最近打开的模板。这是组的模板库中最近使用的模板的列表。

     

    “批量发送”界面的“协议详细信息”部分,其中突出显示了文件选择器
    在窗口右上角可能会启用一个链接,允许用户切换到经典版本的“批量发送”功能。

    注意:

    使用模板时,在创建数百个协议之前,您必须先测试并确认模板字段已正确分配且按预期工作,这一点至关重要。

  4. 页面将会刷新以显示协议详细信息

    根据需要,可以审阅和编辑以下三个部分:

    • 协议文件 - 已附加所选文件或模板。如果需要附加更多文件,请选择“选择更多文件”按钮,然后从本地计算机或模板库添加文件。
      • 可以根据需要从两个来源添加文件。
      • 从本地系统中选择的文件一次只能添加一个。可以选择多个模板。
    • 协议名称 - 协议名称显示在收件人电子邮件的主题行中,并且在管理页面上显眼显示。
      • 默认协议名称是从第一个附加文件导入的协议名称。
      • 协议名称可编辑,单击该字段并键入新名称即可。
    • 消息 - 消息字段包含默认全局消息,该消息将插入到发送给所有收件人的电子邮件正文中。要编辑消息字段,请单击该字段,然后开始键入内容。
    “批量发送”界面,其中显示已配置的协议详细信息


配置或调整协议设置

协议设置的默认值继承自组设置。可以调整每个设置以适应模板的用途。
根据服务级别和组级别设置,可能包含不同的选项。以下是最常见的选项:


添加收件人

如前所述,如何添加收件人是获得最佳结果的关键所在。
默认情况下,在启动模板配置时会显示手动流程。

选择您打算用来添加收件人的方法:

您要使用哪种方法来添加收件人?

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