Příručka uživatele Zrušit

Použití vlastních e-mailových šablon

Hledat

Naposledy aktualizováno 21. 6. 2024

Adobe Sign

Otevřít aplikaci

Příručka služby Adobe Acrobat Sign

Co je nového

Začínáme

Správa

Přehled konzole Admin Console
Správa uživatelů
1. Přidání uživatelů
2. Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
  1. Technické účty – řízené rozhraním API
  2. Účty služeb – řízené ručně
3. Kontrola uživatelů s chybami zřizování
4. Změna jména/e-mailové adresy
5. Úprava členství uživatele ve skupině
6. Úprava členství uživatele ve skupině prostřednictvím rozhraní skupiny
7. Povýšení uživatele do role správce
8. Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
9. Přepnutí identity uživatele
10. Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
11. Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
12. Profily produktů
13. Prostředí pro přihlášení
Nastavení účtu/skupiny
1. Přehled nastavení
2. Globální nastavení
  1. Úroveň a ID účtu
  2. Nové prostředí příjemce
  3. Pracovní postupy pro podepisování sám sebou
  4. Hromadné odeslání
  5. Webové formuláře
  6. Vlastní pracovní postupy odeslání
  7. Pracovní postupy služby Power Automate
  8. Dokumenty knihovny
  9. Shromažďování údajů o formulářích s dohodami
  10. Omezená viditelnost dokumentu
  11. Připojení kopie podepsané dohody ve formátu PDF
  12. Přidání odkazu do e-mailu
  13. Přidání obrázku do e-mailu
  14. Soubory připojené k e-mailu budou pojmenovány jako
  15. Připojení sestav auditů k dokumentům
  16. Sloučení více dokumentů do jednoho
  17. Stažení jednotlivých dokumentů
  18. Nahrání podepsaného dokumentu
  19. Delegování pro uživatele v mém účtu
  20. Povolení delegování externích příjemců
  21. Oprávnění k podpisu
  22. Oprávnění k odeslání
  23. Oprávnění přidávat elektronické pečeti
  24. Nastavení časového pásma
  25. Nastavení výchozího formátu data
  26. Uživatelé ve více skupinách (UMG)
    1. Upgrade na použití UMG
  27. Oprávnění správce skupiny
  28. Nahrazení příjemce
  29. Sestava auditu
    1. Přehled
    2. Povolení neověřeného přístupu na stránce ověření transakce
    3. Zahrnutí připomenutí
    4. Zahrnutí událostí zobrazení
    5. Zahrnutí stránky dohody / počtu příloh
  30. Zápatí transakce
  31. Zprávy v produktu a nápověda
  32. Přístupné soubory PDF
  33. Nový způsob podepisování
  34. Zákazník ve zdravotnictví
3. Nastavení účtu
  1. Přidání loga
  2. Úprava názvu hostitele / adresy URL společnosti
  3. Přidání názvu společnosti
  4. Přesměrování na adresu URL po dokončení dohody
4. Preference podpisu
  1. Dobře formátované podpisy
  2. Povolení příjemcům podepisovat podle
  3. Podepisující mohou změnit své jméno
  4. Povolení příjemcům použít jejich uložený podpis
  5. Vlastní podmínky používání a právo požadovat podpis
  6. Procházení příjemců mezi poli formuláře
  7. Restart pracovního postupu dohody
  8. Odmítnutí podepsat
  9. Povolení pracovních postupů s razítkem
  10. Vyžádání od podepisujících uvedení pozice nebo společnosti
  11. Umožnění podepisujícím vytisknout a umístit vlastnoruční podpis
  12. Zobrazení zpráv při e-podepisování
  13. Vyžádání, aby podepisující k vytvoření svého podpisu použili mobilní zařízení
  14. Vyžádání IP adresy od podepisujících
  15. Vyloučení názvu společnosti a pozice na razítkách účastníků
5. Digitální podpisy
  1. Přehled
  2. Stažení a podepsání v aplikaci Acrobat
  3. Podepisování cloudovými podpisy
  4. Zahrnutí metadat pro poskytovatele identity
  5. Omezení cloudoví poskytovatelé podpisů
6. Elektronické pečeti
7. Digitální identita
  1. Brána k ověření digitální identity
  2. Zásady kontroly identity
8. Nastavení sestav
  1. Nové prostředí pro sestavy
  2. Nastavení klasické sestavy
9. Nastavení zabezpečení
  1. Nastavení jednotného přihlašování
  2. Nastavení Zapamatovat si mne
  3. Zásady hesla pro přihlášení
  4. Síla hesla pro přihlášení
  5. Doba trvání webové relace
  6. Typ šifrování PDF
  7. API
  8. Přístup k informacím o uživateli a skupině
  9. Povolení rozsahů IP
  10. Sdílení účtů
  11. Oprávnění ke sdílení účtů
  12. Ovládací prvky sdílení dohod
  13. Ověření identity podepisujícího
  14. Heslo pro podepisování dohody
  15. Síla hesla dokumentu
  16. Blokování podepisujících podle geografického umístění
  17. Telefonické ověření
  18. Ověření na základě znalostí (KBA)
  19. Povolení vyjmutí stránek
  20. Vypršení platnosti odkazu na dokument
  21. Nahrání klientského certifikátu pro webhooky/zpětná volání
  22. Časové razítko
10. Nastavení odeslání
  1. Zobrazení stránky Odeslat po přihlášení
  2. Vyžádání jména příjemce při odesílání
  3. Uzamknutí hodnot jména známých uživatelů
  4. Povolené role příjemce
  5. Povolení elektronických osvědčujících
  6. Skupiny příjemců
  7. Kopie
  8. Přístup příjemce k dohodě
  9. Povinná pole
  10. Připojování dokumentů
  11. Slučování polí
  12. Změny dohod
  13. Název dohody
  14. Jazyky
  15. Soukromé zprávy
  16. Povolené typy podpisů
  17. Připomenutí
  18. Ochrana podepsaného dokumentu heslem
  19. Odeslání oznámení o dohodě
  20. Možnosti identifikace podepisujícího
    1. Přehled
    2. Heslo pro podpis
    3. Jednorázové heslo prostřednictvím e-mailu
    4. Ověřování službou Acrobat Sign
    5. Telefonické ověření
    6. Cloudový digitální podpis
    7. Ověření založené na znalostech
    8. Průkaz totožnosti
    9. Sestavy totožnosti podepisujících
  21. Ochrana obsahu
  22. Povolení notářských transakcí
  23. Ukončení platnosti dokumentu
  24. Zobrazení náhledu, umístění podpisů a přidání polí
  25. Pořadí podepisování
  26. Liquid Mode
  27. Ovládací prvky vlastního pracovního postupu
  28. Možnosti nahrání na stránce elektronického podpisu
  29. Přesměrování adresy URL potvrzení po podepsání
11. Šablony zpráv
12. Nastavení pro biofarmacii
  1. Přehled
  2. Vynucení ověření identity
  3. Důvody podepsání
13. Integrace pracovních postupů
14. Nastavení služby Notarize
15. Integrace plateb
16. Zprávy podepisujícího
17. Nastavení protokolu SAML
  1. Konfigurace SAML
  2. Instalace služby Microsoft Active Directory Federation Service
  3. Instalace aplikace Okta
  4. Instalace aplikace OneLogin
  5. Instalace služby Oracle Identity Federation
18. Správa dat
19. Nastavení časového razítka
20. Externí archiv
21. Jazyky účtů
22. Nastavení e-mailů
  1. Obrázky záhlaví/zápatí e-mailů
  2. Povolení jednotlivých zápatí e-mailů uživatele
  3. Přizpůsobení e-mailu Žádost o podpis
  4. Přizpůsobení polí Komu a Kopie
  5. Povolení oznámení bez odkazů
  6. Přizpůsobení e-mailových šablon
23. Přechod z domény echosign.com na adobesign.com
24. Konfigurace možností pro příjemce
Pokyny pro regulační požadavky
1. Dostupnost
2. HIPAA
3. GDPR
4. Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
5. Zákazníci ve zdravotnictví
6. Podpora IVES
7. Ukládání dohod do trezoru
8. Hlediska EU/Spojeného království
Hromadné stahování dohod
Nárokování domény
Odkazy na nahlášení zneužití

Odesílání, podepisování a správa dohod

Možnosti příjemce
1. Zrušení e-mailového připomenutí
2. Možnosti na stránce elektronického podpisu
Odesílání dohod
Vytváření polí v dokumentech
1. Prostředí pro vytváření v aplikaci
2. Vytváření formulářů pomocí textových značek
3. Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat (AcroForms)
  1. Vytvoření formuláře AcroForm
  2. Vytváření přístupných souborů PDF
4. Pole
5. Časté dotazy k vytváření
Podepisování dohod
Správa dohod
Sestava auditu
Tvorba sestav a export dat
1. Přehled
2. Udělení přístupu uživatelům k vytváření sestav
3. Grafy sestav
4. Exporty dat
5. Přejmenování sestavy/exportu
6. Duplikování sestavy/exportu
7. Plánování sestavy/exportu
8. Odstranění sestavy/exportu
9. Kontrola použití transakce

Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod

Webové formuláře
Opakovaně použitelné šablony (Šablony knihovny)
Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
Pracovní postupy služby Power Automate
1. Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
2. Povolení integrace modulu Power Automate
3. Kontextové akce na stránce Správa
4. Sledování využívání modulu Power Automate
5. Vytvoření nového postupu (příklady)
6. Aktivační události používané pro postupy
7. Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
8. Správa postupů
9. Úpravy postupů
10. Sdílení postupů
11. Zakázání nebo povolení postupů
12. Odstranění postupů
13. Užitečné šablony
  1. Pouze správce
  2. Archivace dohody
    1. Uložení dokončených dokumentů do služby SharePoint
    2. Uložení dokončených dokumentů do služby One Drive for Business
    3. Uložení dokončených dokumentů do služby Google Drive
    4. Uložení dokončených dokumentů do služby DropBox
    5. Uložení dokončených dokumentů do služby Box
  3. Archivace dohod webových formulářů
    1. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do knihovny služby SharePoint
    2. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do služby OneDrive for Business
    3. Uložení vyplněných dokumentů do služby Google Drive
    4. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do služby Box
  4. Extrahování dat dohody
    1. Extrahování dat polí formuláře z podepsaného dokumentu a aktualizace listu aplikace Excel
  5. Oznámení o dohodě
    1. Odesílání vlastních e-mailových upozornění s obsahem dohody a podepsanou dohodou
    2. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign v kanálu služby Teams
    3. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign ve službě Slack
    4. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign ve službě Webex
  6. Vygenerování dohody
    1. Vygenerování dokumentu z formuláře služby Power App a šablony aplikace Word, odeslání k podpisu
    2. Vygenerování dohody ze šablony aplikace Word ve službě OneDrive a získání podpisu
    3. Vygenerování dohody pro vybraný řádek aplikace Excel, odeslání ke kontrole a podpisu
Vlastní pracovní postupy odeslání
Sdílení uživatelů a dohod
1. Sdílení uživatele
2. Sdílení dohod

Integrace s jinými produkty

Vývojář služby Acrobat Sign

Podpora a řešení problémů

Funkce Vlastní e-mailové šablony služby Adobe Acrobat Sign (CEMT) je dostupná na podnikové a firemní úrovni pod licenční dohodou ETLA.

Přehled

Všechny e-maily ze služby Adobe Acrobat Sign jsou generovány jako šablony na bázi HTML využívající pole proměnných a přizpůsobují jednotlivé e-maily podle konkrétní dohody a příjemců. Velké struktury, jako je rozvržení stránky, zůstávají statické a pro každou odesílanou dohodu se mění pouze několik proměnných (například název dohody a zpráva).

Funkce vlastních e-mailových šablon (CEMT) nabízí možnost přepracování šablony HTML, která generuje e-maily z vašeho účtu služby Acrobat Sign. Funkce CEMT umožňuje přepracovat standardní e-mail tak, aby odpovídal vaší společnosti a obsahoval příznaky, barevné schéma, obrázky a text vaší značky. Můžete také změnit obvykle statické struktury a přizpůsobit rozvržení stránky, terminologii, vkládané obrázky a další.

Účty na podnikové úrovni pod licencí ETLA mají možnost spolupracovat s naším týmem profesionálů a vytvořit si dokonalou e-mailovou šablonu pro svůj účet jako celek nebo podle potřeby pro každou skupinu v rámci vašeho účtu. Mohou vám být účtovány poplatky.

E-mail „Zkontrolovat a podepsat“ pro příjemce

Jak se používá

Aktuálně jsou k dispozici čtyři šablony, které můžete pomocí služby Acrobat Sign přizpůsobit.

Podepište dokument
Podepsáno a archivováno
Připomenutí
Zrušeno

Přizpůsobené šablony lze nainstalovat na úrovni účtu nebo skupiny. Šablony na úrovni účtu jsou distribuovány do skupin a dále k uživatelům. Účet > Skupina > Uživatel

Šablony na úrovni skupiny nahrazují šablony na úrovni účtu. Šablona na úrovni skupiny je pak distribuována uživatelům v dané skupině. To nabízí jednotlivým skupinám možnost navrhnout tématicky vhodné e-mailové šablony.

Pokud má například účet Adobe skupinu Photoshop, je možné e-maily navrhnout tak, aby se vzhledově líbily uživatelům aplikace Photoshop. Naopak skupina Legal bude možná vyžadovat jiné provedení a její e-mailovou šablonu lze podle toho upravit.

Jakmile budou šablony aktualizovány, váš kontakt profesionálních služeb je publikuje do skupiny pod vaším účtem pro účely testování. Poté budete moci ověřit, zda fungují správně, a případně si vyžádat další změny. Jakmile váš správce služby Acrobat Sign šablonu ověří, váš kontakt PS přesune šablonu do živé nabídky příslušné skupiny nebo účtu.

Uživatelé a správci

Jakmile jsou e-mailové šablony vytvořené, uživatelé ani správci už nemusejí nic dělat. E-mailové šablony se použijí automaticky.

Co lze přizpůsobit

CEMT umožňuje přizpůsobení e-mailových šablon používaných pro transakční e-maily z vašeho účtu služby Acrobat Sign.

Upozorňujeme, že odesilatelé (strana odesílající dohodu k podpisu) nemohou přizpůsobenou e-mailovou šablonu zobrazit, protože jejich e-mail je predikován na jiném typu šablony. Odesilatelé nadále uvidí výchozí e-mailovou šablonu.

Každý typ šablony může mít více verzí (jednu verzi pro každý podporovaný jazyk). Pokud aktualizujete text pro e-mailovou šablonu ve španělštině, budete muset poskytnout příslušný lokalizovaný text, aby váš kontakt profesionálních služeb mohl španělskou šablonu aktualizovat v příslušném znění.

Např.: Zkontrolovat a podepsat:English identifikuje šablonu Zkontrolovat a podepsat a anglickou lokální jazykovou variantu.

Existují dva způsoby, kterými lze přizpůsobit e-mailové šablony používané pro účet nebo skupiny:

Začněte v základní (výchozí) šabloně a se svým kontaktem profesionálních služeb proberte, jaká přizpůsobení chcete v této šabloně provést.
Začněte s vlastním interně vytvořeným dokumentem HTML pomocí níže uvedené referenční příručky.

Postup povolení nebo zakázání

Funkci přizpůsobené e-mailové šablony může v systému povolit a konfigurovat pouze tým profesionálních služeb Acrobat Sign.

Pokud chcete tuto funkci přizpůsobit a v současnosti máte dohodu s profesionálními službami, kontaktujte je přímo, aby bylo možné stanovit rozsah prací a dodatečné náklady. Jinak prosím odešlete tiket podpory se žádostí o přístup do funkce Vlastní e-mailová šablona. Oddělení podpory vás poté nasměruje k týmu profesionálních služeb.

Šablony je možné konfigurovat na úrovni účtu nebo skupiny a pro každý typ šablony a každé jazykové prostředí.

Zákazníci mohou zkrátit dobu vývoje a snížit servisní náklady tak, že si vlastní šablony vytvoří sami s pomocí následující příručky:

Získat soubor

CEMT_guidelines v2.0.1.pdf

Známé problémy

Pokud je váš účet nastaven tak, aby v konečném e-mailu rozdělil dokumenty do původních souborů, a dohoda obsahuje 8 nebo více souborů, pak nejsou vráceny žádné soubory. Je stanoven pevný limit pro počet souborů, který lze při používání zasílací služby CEMT připojit.

Odebráním podmínky pro rozdělení souborů vyřešíte problém zákazníků, kteří musí při vytváření dohody přiložit několik souborů.
Rozdělený dokument lze snadno stáhnout ze stránky Správa.

Časté dotazy:

Ne.

V současnosti není k dispozici uživatelské rozhraní pro e-mailové šablony. Můžete vytvořit vlastní šablonu HTML, ale bude třeba, aby ji zkontroloval kontakt profesionálních služeb ve společnosti Adobe.

Přizpůsobení je dostupné na úrovni účtu nebo skupiny. Společnost Adobe nepodporuje přizpůsobitelné e-mailové šablony pro jednotlivé uživatele. Nepodporujeme ani přizpůsobení pro specifické příjemce

Ano, přizpůsobení je dostupné pro všechny regiony.

Ne.

Aktuálně nabízíme přizpůsobitelné e-mailové šablony pro čtyři standardní e-maily:

Podepište dokument
Podepsáno a archivováno
Připomenutí
Zrušeno.

Ano. Když si vyžádáte instalaci přizpůsobené e-mailové šablony, musíte určit typ (Podepište dokument) a také jazyk šablony.

Zákazníci musejí poskytnout přeložený text ve své vlastní HTML šabloně. Každý typ jazykové kombinace se považuje za samostatnou šablonu. (Např.: Podepište dokument: španělština)

Odesilatelé obdrží přizpůsobený e-mail pro zrušený e-mail pouze tehdy, když příjemce odmítne podepsat.

Ostatní e-mailové zprávy poslané odesilateli budou využívat standardní základní e-mail přidružený ke službě Adobe Acrobat Sign.

Ne.

Obrázek záhlaví e-mailu můžete aktualizovat ve svém nastavení e-mailu v nabídce Účet -> Nastavení účtu -> Nastavení e-mailu.

Tyto šablony existují jako šablony použitelné pro celý účet. Skupiny přebírají své šablony z účtu a všichni uživatelé přebírají šablony ze skupiny. CEMT lze použít na skupinu, takže všichni uživatelé v dané skupině převezmou šablonu úrovně skupiny.

Např.: Účet služby Adobe nemá zavedenu funkci CEMT, ale skupina Acrobat Sign v rámci účtu má zavedenu přizpůsobenou šablonu Podepište dokument. Honza, uživatel ve skupině Acrobat Sign, použije přizpůsobenou šablonu při rozesílání dohod. Všechny ostatní skupiny v rámci účtu Adobe by nadále používaly standardní e-mailovou šablonu.

To lze zařídit!

Pokud chce skupina HR ve vašem účtu mít jinou podobu šablon v porovnání se skupinu Legal, může skupina HR navrhnout své šablony podle svých představ. Upozorňujeme, že odlišné šablony znamenají samostatné poplatky.

Ne, nejedná se o jinou šablonu. Funkce CEMT je aktuálně platná pouze pro přímé účastníky procesu podepisování. (podepisující, schvalovatele, delegáty)

Obrázky jsou rozhodně důležitou součástí sdělení v e-mailu a služba Acrobat Sign obrázky v přizpůsobených šablonách podporuje. Obrázky však musejí být hostovány externě vaším týmem nebo společností, společnost Adobe žádné obrázky nehostuje.

Aby byl formát HTML konzistentní u různých e-mailových klientů, doporučuje se rozvržení vycházející z tabulek. Doporučuje se také používat staré styly atributů pro tabulky a pouze jednoduché vložené styly. Tagy stylu <style> mnoho e-mailových klientů ruší.

Funkce CEMT je testována na následujících e-mailových klientech:

Microsoft Outlook
Apple Mail
Gmail
AOL mail
Yahoo! mail

Ne.

Funkce CEMT platí pouze pro e-maily odeslané účastníkům během dohody.

V případě webového formuláře jej podepisující, který vyplňuje webový formulář, obdrží přizpůsobený, podepsaný a vyplněný, ale není možné přizpůsobit hlavní stránku po dokončení webového formuláře prostřednictvím funkce CEMT.

Hlavní stránku lze změnit, pokud vytváříte webový formulář prostřednictvím našeho rozhraní API.

Získejte pomoc rychleji a snáze

Nový uživatel?