Visão geral

O designer de fluxo de trabalho é usado para criar os fluxos de trabalho que controlam os processos de assinatura, de modo a se ajustar as suas necessidades específicas de negócios. Com esta nova ferramenta, os administradores podem projetar e gerenciar modelos de fluxo de trabalho com facilidade com um editor intuitivo que utiliza ações de arrastar e soltar. É fácil especificar os documentos a serem incluídos em um contrato; as características dos participantes, incluindo nomes, funções e roteamentos predefinidos; os campos de formulário a serem pré-preenchidos pelo remetente; os emails a serem enviados para os participantes; a expiração do contrato ou opções de senha; e muito mais.

Os fluxos de trabalho também criam experiências de envio fáceis de seguir para os seus usuários, de modo que as etapas do processo sempre podem ser seguidas de maneira consistente. Os remetentes que usam um modelo de fluxo de trabalho são guiados pelo processo de envio com instruções e campos personalizados, tornando o processo de envio mais fácil de usar e menos suscetível a erros.

Novidades...

Com a versão de junho de 2018, várias alterações foram aplicadas ao Designer de fluxo de trabalho, trazendo-o mais próximo da funcionalidade do processo manual de Envio.

Os novos recursos incluem a capacidade de:

  • Usar assinaturas Digitais para um ou mais de seus destinatários
  • Configurar destinatários para usarem autenticação de destinatário com base em telefone (SMS)
  • Configurar Grupos de destinatários durante o processo de envio
  • Anexar documentos de todas as origens habilitadas durante o processo de envio

 

Todos os recursos acima são habilitados quando você aceitar o novo processo de Envio de fluxo de trabalho personalizado.

Esse novo processo de envio é exibido em uma nova página ajustável, parecida com a página de Envio, e pode ser habilitado navegando até: Conta > Configurações da conta > Configurações de envio > Envio de fluxo de trabalho personalizado

Observação:

Observe que dois defeitos conhecidos foram descobertos anteriormente ao lançamento da versão de junho. Ambos devem ser solucionados com uma versão de correção em agosto.

1. O HTML que permitia o uso de listas e a formatação de texto nas instruções não renderiza corretamente e exibe um HTML bruto na página.

Se você não estiver usando HTML em suas instruções, isso não será evidente

Soluções sugeridas:

  • Remova o HTML das instruções e atualize o fluxo de trabalho
  • Se o HTML bruto não causar impactos, ignore-o até que a correção seja aplicada em agosto
  • Aguarde até agosto para habilitar a nova experiência de fluxo de trabalho

 

2. Arquivos que são anexados no Designer de fluxo de trabalho não são anexados automaticamente durante o processo de envio. O arquivo deve ser anexado manualmente.

O link Adicionar arquivo referente ao anexo de arquivo exibe o arquivo na biblioteca (e somente esse arquivo).

Caso seja extremamente importante que o arquivo seja anexado automaticamente, não habilite a nova experiência de fluxo de trabalho até o lançamento da versão de correção em agosto.

navigate_to_customworkflowsend

 

Autenticação de destinatários

No Designer de fluxo de trabalho, todos os métodos de autenticação permitidos são exibidos no objeto do destinatário.

Os métodos de autenticação foram atualizados para serem exibidos como caixas de seleção, permitindo que o design de fluxo de trabalho disponibilize opções para o remetente. 

Se várias opções são marcadas no designer, essas mesmas opções estarão disponíveis para o remetente durante o processo de envio.

Esta versão também adiciona o telefone (SMS) como uma opção no designer.

workflow_phone_authentication

 

Grupos de destinatários

Os objetos de destinatários no designer agora podem ser marcados como grupos de destinatários. Isso permite que o remetente configure uma matriz de endereços de email que estão autorizados para assinar nessa etapa deassinatura.

Por exemplo, se você precisar que um ou cinco gerentes contra-assinem, é possível listar todos os cinco emails, mas somente um é necessário para aplicar uma assinatura.

workflow_recipientgrouppair

Observação:

Os destinatários no designer do fluxo de trabalho podem ser identificados como um grupo de destinatários, mas não são configurados no design do fluxo de trabalho.

O grupo de destinatários está disponível somente para configurar durante o processo de envio.

 

Arquivos anexos

Durante o processo de envio, documentos agora podem ser anexados de qualquer uma das origens do Adobe Sign habilitadas.

workflow_librarypair

 

A interface do usuário para a experiência de fluxo de trabalho de envio foi atualizada para um novo design moderno e ajustável, parecido com o da página de Envio.

As instruções que previamente estavam localizadas à direita da lista de destinatários foram movidas para a parte superior da página em uma janela flexível.

new_workflow_sendexperience

Criar um fluxo de trabalho personalizado

Somente os administradores podem criar fluxos de trabalho. Os administradores de conta podem criar fluxos de trabalho para toda a conta ou para grupos específicos da conta. Os administradores de grupos poderão ver todos os fluxos de trabalho, mas somente poderão editar aqueles contidos em seu grupo.

Criar um fluxo de trabalho consiste em definir as seguintes informações:

  • Informações sobre o fluxo de trabalho—Defina o próprio fluxo de trabalho, incluindo a aplicação de um nome, a inserção de instruções personalizadas para os remetentes que o utilizam e a concessão de permissões de uso.
  • Informações do contrato—Defina e personalize as informações do contrato que são exibidas na página Enviar.
  • Destinatários—Crie um roteamento, adicionando destinatários (signatários e aprovadores) na ordem de assinatura exigida.
  • Emails—Especifique os emails a serem enviados aos diferentes participantes nas várias etapas do processo de assinatura.
  • Documentos—Especifique os documentos que devem ser incluídos no fluxo de trabalho.
  • Campos de entrada do remetente—Defina os campos que os remetentes podem usar para inserir informações ao enviar o contrato. As informações de entrada enviadas são mescladas ao contrato antes de ser enviado para os signatários ou aprovadores.

Os campos obrigatórios são identificados com um asterisco vermelho. Alguns rótulos de campo são editáveis, conforme
indicado pelo ícone de lápis (por exemplo, Nome do contrato:).

editable label

Clique no ícone de lápis para inserir um rótulo personalizado. Este rótulo será exibido na página Enviar quando o fluxo de trabalho for usado para enviar um documento. Para reverter ao rótulo original, clique no ícone de reversão.

Informações sobre o fluxo de trabalho

1. Faça logon como um administrador de conta e navegue para: Conta > Fluxos de trabalho.

2. Nav to Workflow

2. Clique no botão Criar um novo fluxo de trabalho para abrir o designer de fluxo de trabalho. 

Create New

O designer de fluxo de trabalho abre e o painel Informações sobre o fluxo de trabalho é exibido:

workflow_-_workflowinfo

No banner Designer de fluxo de trabalho, o nome padrão do fluxo de trabalho é exibido (por exemplo, Novo fluxo de trabalho).

O ponto ao lado do nome do fluxo de trabalho indica se o fluxo de trabalho é um rascunho/inativo (ponto cinza) ou ativo
(ponto verde).

Os seguintes controles estão localizados à direita:

  • FecharClique para fechar o fluxo de trabalho.
  • Salvar—Clique para salvar suas alterações.
  • Ativar/Desativar—Clique para ativar (ou desativar) o fluxo de trabalho para o grupo selecionado.

 

1. Na página Informações sobre o fluxo de trabalho, insira as seguintes informações:

  • Nome do fluxo de trabalho—Insira um nome para o seu fluxo de trabalho. Este nome é exibido no banner do designer de fluxo de trabalho, no menu suspenso Usar um fluxo de trabalho no painel e na parte superior da página Enviar, quando o fluxo de trabalho é usado para enviar um contrato. 
  • Instruções para o remetente—Insira instruções sobre como usar o fluxo de trabalho. Estas instruções são exibidas na parte superior da página Enviar, quando o fluxo de trabalho é usado para enviar um contrato. 

Observação:

As instruções podem ser adicionadas usando tags HTML. As seguintes tags HTML e seus atributos podem ser usadas na seção de instruções: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="fully qualified path"> e <a href="fully qualified path">.

Se você pretende usar caminhos src ou href, precisará ter os caminhos permitidos. Envie as URLs para o seu Gerente de sucesso do cliente.

  • Ativar para—Especifique quem pode usar o fluxo de trabalho. As opções são Todos os grupos ou os grupos da sua conta.

 

A seguir está um exemplo de Informações sobre o fluxo de trabalho

Workflow Info

Informações do contrato

1. Clique em Informações do contrato no painel esquerdo.

workflow_-_agreementinfo

2. Na seção Informações do contrato, defina as informações do contrato como devem ser mostradas na página Enviar para o remetente:

  • Nome do contrato—Insira o nome do contrato. Este nome é exibido na página Enviar, quando o fluxo de trabalho é usado para enviar um contrato, e no cabeçalho do email “Por favor, assine/Por favor, aprove”. Este campo é obrigatório e o rótulo é editável.
  • Mensagem—Insira uma mensagem para os destinatários. Esta mensagem é exibida na página Enviar quando o fluxo de trabalho é usado para enviar um contrato. Este campo é obrigatório e o rótulo é editável.
  • Cc—Se necessário, insira o endereço de email para destinatários em Cc.
    • Mínima—Especifique o número mínimo de endereços de email que podem ser incluídos para Cc.
    • Máxima—Especifique o número máximo de endereços de email que podem ser incluídos para Cc.
    • Editável—Ative esta opção para permitir que os remetentes editem os endereços em Cc do fluxo de trabalho na página Enviar.
  • Idioma do remetente—O remetente pode usar essa opção para especificar o idioma do destinatário. Essa configuração define se o seletor de idioma deve ser exibido na página Enviar e, em caso afirmativo, qual o idioma padrão a ser exibido.
  • Opções de envio
    • Definir senha para abrir o PDF baixado—Ative esta opção para permitir que o remetente especifique uma senha para um PDF baixado.
      • Definir esta opção também definirá a verificação do signatário por senha e usará o mesmo valor de senha.
      • Obrigatório—Ative essa opção para sempre exigir uma senha para o PDF baixado. Se essa opção for definida, os remetentes não poderão desativá-la na página Enviar e deverão digitar uma senha.
    • Prazo de conclusão—Ative esta opção para permitir a especificação de um prazo de conclusão na página Enviar.
      • dias para concluir o contrato—Selecione o número de dias padrão que os destinatários terão para concluir o processo de assinatura. O número de dias especificado é sempre editável na página Enviar.
    • Permitir autoria de documentos antes do envio—Ative esta opção para permitir que os remetentes modifiquem os campos de formulário do documento no ambiente de autoria usando a opção de visualização na página Enviar.
      • Ativar autoria por padrão—Ative esta opção para ativar automaticamente a opção de Visualização na página Enviar.

 

A seguir está um exemplo de Informações do contrato:

Agreement Info

Destinatários

1. Clique em Destinatários no painel esquerdo para acessar a seção Roteamento de destinatários.

workflow_-_recipients

2. Na seção Roteamento de destinatários, é possível especificar os destinatários e a ordem de distribuição de acordo com as suas necessidades. É possível criar fluxos de trabalho bastante complexos com roteamento serial, paralelo, híbrido ou híbrido aninhado. As instruções a seguir destacam a funcionalidade disponível para roteamentos de destinatários.

  • Para adicionar outro destinatário antes ou depois de um destinatário existente:
    • Clique no ícone Adicionar
    • Selecione a função (todas as funções habilitadas para a conta estarão disponíveis) que você deseja inserir
recip1

 

  • Para especificar uma ramificação paralela, clique no ícone Adicionar acima de um destinatário e selecione Ramificações paralelas
Recip2

 

  • Para excluir um destinatário, passe o mouse sobre a bolha do destinatário e clique no ícone Excluir.
Recip4

 

  • Para personalizar um destinatário, passe o mouse sobre a bolha e clique no ícone Editar.
recipient_properties

Ao editar um destinatário, é possível configurar o seguinte:

  • Rótulo do destinatário—Personalize o rótulo do destinatário. Por exemplo, altere o rótulo Destinatário padrão para Comprador. 
    • Os rótulos dos destinatários devem ser exclusivos em um fluxo de trabalho.
  • Endereço de email—Digite o endereço de email padrão do destinatário.
  • O destinatário é o remetente—Quando selecionado, o remetente será inserido como o destinatário
  • Marcar como grupo de destinatários—Quando selecionado, o destinatário será exibido como um grupo de destinatários vazio para o remetente durante o processo de envio. O remetente deve configurar os endereços de email para o grupo de destinatários
  • Função—Atualize a função do destinatário (Signatário ou Aprovador).
  • Obrigatório—Ative esta opção se a assinatura do destinatário for obrigatória.
  • Editável—Ative esta opção para permitir que o remetente atualize o endereço de email deste destinatário na página Enviar.
  • Verificação de identidade—Selecione o tipo de verificação de identidade obrigatória para o signatário
    • As opções disponíveis são Nenhuma, Adobe Sign, Telefone, KBA, Senha e Identidade da Web
    • Somente as opções que foram habilitadas para a conta do Adobe Sign serão disponibilizadas

Observação:

Ativar a senha como verificação de identidade adicionará a mesma senha à segurança do documento, impedindo a exibição do PDF até que a senha seja inserida.

Certifique-se de clicar em Salvar para salvar as configurações do destinatário.

 

A seguir está um exemplo de informações dos Destinatários e um roteamento em que os rótulos dos signatários (Comprador e Diretor de vendas) e do aprovador (Vice-presidente de vendas) foram personalizados. 

Recip Example

Emails

1. Clique em Emails no painel esquerdo para ir para a seção Emails.

Na seção Emails, é possível controlar quais emails serão enviados durante o processo de assinatura e aprovação com base em vários eventos. 

Por exemplo, é possível especificar que emails de notificação sejam enviados aos destinatários e Ccs quando um contrato for cancelado. 

2. Marque as caixas dos eventos aos quais deseja acionar uma notificação de email.

workflows_-_emails

Observação:

Alguns eventos de email não são editáveis:

  • “Sempre” significa que o email do evento e os destinatários do email sempre acontecerão.
  • “-” significa que a combinação de destinatário do email e evento não é válida e nenhum email será enviado.

Documentos

1. Clique em Documentos no painel esquerdo para ir para a seção Documentos.

workflows_-_documents

 

2. Na seção Documentos, é possível configurar o seguinte:

  • Título do documento—Insira um título para o documento. Esse título é exibido na área Documentos da página Enviar quando você envia usando o fluxo de trabalho.
  • Arquivos—Clique no ícone Adicionar arquivo para anexar um documento da sua biblioteca do Adobe Sign. Este documento é anexado automaticamente quando você envia usando esse fluxo de trabalho.
    • Se nenhum arquivo for selecionado, o fluxo de trabalho permite que o remetente forneça um arquivo ao enviar o contrato.
    • Excluir arquivo–Se você anexar o arquivo errado, pode clicar no ícone Excluir (X) ao lado do nome do arquivo para removê-lo.
  • Nome do documento—Insira um nome significativo que identifique o documento para o remetente. O nome do documento carregado da biblioteca é padrão, mas pode ser substituído.
  • Obrigatório—Especifica se o documento é obrigatório.
  • Adicionar documento—Clique no botão Adicionar documento para inserir linhas para documentos adicionais.
  • Excluir linha—Clique no ícone Excluir linha (X) para excluir toda a linha.

Observação:

Apenas os arquivos carregados por upload na biblioteca do Adobe Sign podem ser anexados a Fluxos de trabalho no criador.

Durante o processo de envio, os remetentes podem anexar arquivos de qualquer origem habilitada nas configurações do Adobe Sign.

 

A seguir está um exemplo de uma seção Documentos configurada:

Document Info

Campos de entrada do remetente

1. Clique em Campos de entrada do remetente no painel esquerdo para acessar a seção Campos de entrada do remetente.

Esses campos de entrada estão mapeados aos campos de formulário definidos nos documentos anexados (como parte do design do fluxo de trabalho ou como um arquivo carregado pelo remetente).

O remetente pode usar esses campos para pré-preencher o conteúdo antes de enviar o contrato ao destinatário.

workflow_-_senderinputfield

2. No painel Campos de entrada do remetente, clique em Adicionar campo.

input firld record

Para cada linha adicionada, é possível configurar o seguinte:

  • Título do campo—Insira um título para o campo. Esse valor será exibido na página Enviar para referência do remetente.
  • Nome do campo do documento—Digite o nome de um campo no documento anexado da biblioteca.
    • O nome do campo inseridas aqui deve corresponder ao nome do campo do formulário no documento.
  • Valor padrão—Insira um valor padrão, se houver.
  • Obrigatório—Ative esta opção se um valor para este campo precisar ser inserido antes de enviar o contrato.
  • Editável—Ative esta opção para permitir que o remetente do contrato modifique o valor padrão.
  • Clique no ícone Excluir linha (X) para excluir toda a linha.

 

A seguir está um exemplo de Campos de entrada do remetente

Sendere Input fields

Quando o fluxo de trabalho tiver sido completamente configurado, clique em Salvar na parte superior da página.

Para ativar o fluxo de trabalho imediatamente, clique em Ativar. O fluxo de trabalho pode ser editado a qualquer momento.

Enviar usando um fluxo de trabalho personalizado

É possível enviar um contrato usando um fluxo de trabalho. Quando você seleciona um fluxo de trabalho, a página Enviar exibe os campos personalizados definidos, incluindo as instruções personalizadas, os destinatários padrão e assim por diante.

O processo de envio

1. No Painel, selecione um fluxo de trabalho do menu suspenso Usar um fluxo de trabalho e clique em Início.

workflow_menu_onthedashboardpage

 

A página Enviar é exibida:

whole_workflow_pagebysection

No exemplo da página Enviar mostrado acima, as seguintes personalizações são exibidas:

A. Na seção Informações sobre o fluxo de trabalho:

○ O nome do fluxo de trabalho (Contrato de serviço GlobalCorp <50K) na parte superior

○ Instruções para ao remetente (este fluxo de trabalho é usado para contratos inferiores a 50k...)

B. Na seção Informações do contrato:

○ Nome personalizado do contrato (Contrato de serviço GlobalCorp para 2018)

○ A mensagem (Segue em anexo o contrato de serviço...)

○ Proteger o documento assinado com senha (Permitido, mas não definido).

C. Na seção Destinatários:

○ Os rótulos personalizados dos destinatários (Signatário e Contra-signatário) e dos destinatários certificados (Equipe jurídica) são exibidos

○ O endereço de emailéoculto quando o remetente for um dos signatários, e em vez disso é listado como “Eu mesmo”

○ Os endereços de email para o grupo de destinatários (Equipe jurídica) são inseridos pelo remetente

D. Na seção Documentos:

○ O nome do contrato pré-anexado (Contrato de serviço) é exibido na área Documentos.

○ O nome do arquivo que o remetente deve fazer upload, o Documento de referência, também é exibido.

E. Na seção Campos de entrada do remetente:

○ Os campos definidos são exibidos na área Campos.

○ O valor padrão é importado, mas pode ser editado.

 

2. Preencha os campos que são obrigatórios para o seu fluxo de trabalho.

No exemplo acima, isso seria:

  • O endereço de email da Equipe jurídica
  • Quaisquer endereços de email em Cc (opcional).
  • Faça upload do arquivo Documento de referência
  • As informações de campo obrigatórias (Produto e Custo total)
  • Os campos Protegero documento assinado com senha e Exibir e posicionar assinaturas ou incluir campos de formulário, que são opcionais para este fluxo de trabalho.

3. Clique em Enviar.

4. Opcionalmente, no ambiente de autoria, faça modificações nos campos conforme necessário e clique em Enviar.

Assinar e aprovar um contrato de fluxo de trabalho

O contrato de fluxo de trabalho é enviado na ordem especificada no roteamento. Os signatários e os aprovadores podem assinar usando o link no email Por favor, assine/Por favor, aprove ou em suas páginas Gerenciar, se forem usuários registrados no Adobe Sign. Isso funciona da mesma maneira que o processo de envio padrão.

O histórico e o relatório de auditoria do contrato de fluxo de trabalho podem ser acessados na página Gerenciar. Quando o contrato está em processo, é possível adicionar lembretes e executar outras tarefas.

Editar um fluxo de trabalho personalizado

Como atualizar fluxos de trabalho existentes

1. Faça logon como um administrador de conta e navegue para: Conta > Fluxos de trabalho.

24. Nav to Workflow

2. Na lista Fluxos de trabalho, clique para selecionar um fluxo de trabalho.

workflows

 

3. No menu de contexto, clique em Abrir. O designer de fluxo de trabalho é exibido

Quando o designer de fluxo de trabalho for aberto, o fluxo de trabalho poderá ser totalmente editado. Todas as seções podem ser alteradas conforme necessário e nenhuma alteração será salva até que o botão Atualizar seja clicado.

 

No designer de fluxo de trabalho, é possível fazer as seguintes alterações:

workflow_header

 

A) Duplicar fluxo de trabalho - Selecionar esse ícone solicitará que você defina um novo nome de fluxo de trabalho e salve uma cópia exata sob esse novo nome.

B) Excluir fluxo de trabalho - Esta opção solicitará que você confirme que deseja excluir o fluxo de trabalho e que concorda que, ao fazer isso, ele será excluído e não poderá se recuperado.

C) Fechar - Essa ação fecha o designer de fluxo de trabalho sem salvar alterações.

D) Atualizar - Se você fizer quaisquer alterações no fluxo de trabalho, clicar nesse botão salvará as alterações.

E) Desativar - Esse botão altera o status do fluxo de trabalho de Ativo para Rascunho. Fluxos de trabalho de rascunho não estão disponíveis para o uso de qualquer usuário.

 

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