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Registro delle attività sugli accordi e report di audit

Guida di Adobe Acrobat Sign

Novità

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Amministrazione

Inviare, firmare e gestire gli accordi

Funzionalità e flussi di lavoro avanzati per gli accordi

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Acrobat Sign per sviluppatori

Supporto e risoluzione dei problemi

Panoramica

Ogni accordo in Acrobat Sign passa attraverso una serie di eventi che fungono da “tappe intermedie” e definiscono il progresso della transazione.

Queste tappe intermedie possono comprendere eventi quali:

  • Creazione del documento
  • Modifiche alla transazione inviata
  • E-mail inviate ai destinatari
  • E-mail visualizzate dai destinatari
  • Delega dell'autorità di destinatario
  • Firme/approvazioni applicate agli accordi
  • Stato di completato/rifiutato/annullato

 

Le tappe intermedie vengono registrate in due formati dal contenuto simile ma con obiettivi leggermente differenti:

Elenco delle attività

L’elenco Attività è un riepilogo “panoramico” di dove si trova la transazione nel processo end-to-end, visualizzato all’interno dell’applicazione Acrobat Sign.

  • Tale elenco contiene una quantità minima di informazioni: evento, utente/destinatario (identificato dal suo indirizzo e-mail) che ha registrato l’evento, e data/ora dell’evento (secondo il fuso orario di chi lo visualizza in base alle impostazioni di sistema locali).
  • Ogni evento che modifica il documento (ad esempio una modifica o un’azione del destinatario) contiene un collegamento che mostra il documento subito dopo quell’evento
  • L’ambito dell’Elenco attività comprende l'intera transazione. Di conseguenza, è possibile vedere informazioni che non sono incluse nel report di audit (che è più ristretto verso l'interazione del documento)
    • Se la transazione è ancora “in corso”, la parte inferiore della voce dell’Elenco attività mostra un elenco dei destinatari anticipati che rimangono nel flusso di lavoro dell'accordo
    • Eventi di mantenimento e eVaulting che hanno luogo dopo che il documento è completato
  • L’Elenco attività costituisce un elemento dell’accordo e viene eliminato da azioni che eliminano esplicitamente gli accordi (ad es.: l’RGPD). Se l’accordo viene eliminato dall’account dell’utente per qualsiasi ragione, il contenuto della Cronologia è perso con quella vista dell’oggetto e non può essere recuperato

I Report di audit contengono le stesse punti cardine dell’accordo del pannello Cronologia ma includono l’ID transazione del documento autorevole sul server Acrobat Sign.

Gli amministratori possono opzionalmente abilitare la raccolta di indirizzi IP se necessario.

Report di audit

I report di audit sono intesi come documenti autorevoli che articolano come un documento è stato manipolato a partire dal momento in cui è stato creato fino a quando è stato completamente risolto. Possono essere salvati come file PDF e stampati per le operazioni interne in base alle necessità.

  • Una differenza importante è che il Report di audit mostra tutti gli eventi standardizzati sul fuso orario GMT. Ciò riduce la possibilità di confusione per gli auditor che rivedono transazioni da utenti in diversi fusi orari.
    • L’Elenco attività viene generato dinamicamente per il visualizzatore e riflette tutti gli eventi nel fuso orario del suo sistema locale.
    • La marca temporale del campo firma visibile incorporata nell’accordo riflette il fuso orario del sistema locale del firmatario al momento della firma. Il codice del fuso orario è disponibile per fornire un contesto durante la visualizzazione del PDF.
  • Il formato della marca temporale è impostato su AAAA-MM-GG.
  • I report di audit vengono archiviati indipendentemente dagli oggetti dell'accordo visualizzati nella scheda Gestione dell'applicazione Web. L'eliminazione di un oggetto dalla pagina di gestione non elimina il report di audit.

 

Il report di audit presenta due fasi:

  • Il report “provvisorio”: mentre una transazione è “in corso”, il report di audit viene generato dagli eventi registrati contro l'accordo al momento della richiesta. Per definizione, questo report è incompleto e soggetto a modifiche quando il destinatario seguente aggiunge un evento registrato.

I report provvisori sono contrassegnati chiaramente nella parte superiore del report per assicurare che non vengano interpretati erroneamente come documenti finali qualora venissero salvati/stampati.

  • Il report “finale”: quando l'accordo raggiunge uno stato conclusivo (firmato, annullato, rifiutato o scaduto), il report di audit finale viene generato e archiviato. Non è possibile aggiungere al report alcun ulteriore evento che si verifichi in relazione alla transazione (ad esempio, mantenimento). Ciò crea un report completo esclusivamente degli eventi che si sono verificati per ottenere il documento firmato.

Una volta effettuato l’accesso, seleziona Gestisci > Stato dell’accordo che desideri visualizzare > Seleziona il nome dell’accordo, quindi seleziona Scarica report di audit nel riquadro a destra.

Come utilizzare questa funzione

L’elenco Attività viene visualizzato nella pagina Gestisci facendo clic sul collegamento Attività nella parte inferiore delle opzioni tail di destra:

Attività

 

È possibile accedere al report di audit mediante la scheda Gestisci.

Seleziona l’accordo e fai clic su Scarica report di audit

Scarica report di audit

Configurazione

Disponibilità:

Il registro Attività e il Report di audit sono  disponibili per tutti gli account Acrobat Sign.

Ambito di configurazione:

Il registro Attività e i Report di audit sono abilitati per impostazione predefinita e non possono essere disabilitati.

Molte impostazioni possono influenzare gli eventi riportati (e la terminologia utilizzata) nei Report di audit. Se ritieni che alcuni eventi debbano essere inclusi nel report di audit, verifica con l’amministratore del tuo gruppo o account la possibilità di aggiungerli.

I metodi disponibili che consentono l’accesso al Report di audit agli utenti sono quattro:

  • Allega il report di audit all’e-mail Firmato e archiviato.
  • Allega il report di audit ai documenti scaricati dalla pagina Gestisci.
  • Consenti accesso al report di audit mediante la pagina di verifica della transazione.
  • Allega il report di audit tramite API quando viene richiamato getLatestDocument.

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