Richiedi un motivo per la firma

La funzione Motivi di firma consente al firmatario di specificare il motivo per il quale firma l’accordo. Questo tipo di informazioni è richiesto in alcuni processi di lavoro (ad esempio: Title 21 CFR parte 11).

• L’inserimento di un motivo può essere obbligatorio o facoltativo.
• Il campo Motivo può essere applicato ai campi di firma elettronica o digitale.
  
  • Non è invece applicabile ai campi per le iniziali.
• Il motivo può essere selezionato da un elenco predefinito creato dall’amministratore di Acrobat Sign, oppure può essere immesso in un campo di testo a forma libera. 

Utilizzo

Quando Motivi di firma è abilitato, il firmatario deve fornire il motivo per cui sta firmando immediatamente dopo aver digitato, disegnato o caricato la sua firma. La firma viene visualizzata in un nuovo pannello con uno dei seguenti elementi:

• Un campo di testo libero in cui il firmatario può immettere un motivo personalizzato

• Elenco a discesa di motivi consentiti (definiti in Acrobat Sign)

Una volta specificato il motivo, il firmatario fa clic su OK e la procedura di compilazione e firma procede come di consueto.

Entrambe le opzioni generano un blocco di firma in cui è riportata la firma e, a destra, il motivo:

Inoltre per entrambe le opzioni il motivo viene elencato nel file CSV del rapporto dell’accordo:

Opzioni di configurazione

Sono disponibili quattro opzioni per l’acquisizione del motivo della firma.

Con le prime due si indica se è consentito specificare un motivo nella procedura di firma. Le firme elettroniche e digitali sono abilitate in modalità discreta:

• I firmatari possono fornire un motivo di firma per i flussi di lavoro di firma elettronica: applica il campo del motivo ai campi di firma elettronica.
• I firmatari possono fornire un motivo di firma per i flussi di lavoro di firma digitale basati sul cloud: applica il campo del motivo ai campi di firma digitale.

Con queste opzioni il firmatario può ma non deve obbligatoriamente fornire un motivo per la firma.

Tuttavia, se consenti al firmatario di fornire un motivo, devi definire un elenco di motivi validi o permettere al firmatario di immettere un motivo proprio.

Con le altre due opzioni è possibile controllare i motivi applicati:

• I firmatari devono fornire un motivo di firma: quando questa opzione è abilitata, tutti i firmatari (interni ed esterni) devono fornire un motivo.
• I firmatari possono fornire un motivo di firma personalizzato: questa opzione consente al firmatario di immettere un proprio motivo in un apposito campo di testo.
  • Se non viene impostato un elenco di motivi predefiniti ed è stata attivata l’opzione che consente al firmatario di fornire un motivo di firma, questa opzione deve essere abilitata.

Sotto alle opzioni è riportato l’elenco dei motivi definiti.

Se non sono ammessi motivi personalizzati, questo elenco deve contenere almeno una voce.

Per aggiungere un nuovo motivo, fai clic sull’icona più (+) 

La finestra di dialogo Crea viene visualizzata in sovrapposizione per configurare il motivo. Ogni motivo ha tre elementi:

• Nome del motivo della firma: nome assegnato al record del motivo. 
  • Consente di ordinare i motivi, che possono essere disponibili per più lingue.
• Testo del motivo della firma: testo effettivo che verrà inserito nella firma e nel rapporto di audit. 
  • Il testo del motivo ha una lunghezza massima di 128 caratteri.
  • Questo testo sarà visibile al firmatario nella finestra di selezione del motivo.
• Lingua: verranno presentati solo i motivi con una lingua che corrisponde alla lingua dell’ambiente del firmatario. Se invii degli accordi in lingua francese, verranno segnalati come disponibili solo i motivi per la lingua francese.
  • Se il firmatario usa una lingua per la quale non esiste un motivo predefinito, verrà accettato un motivo personalizzato.

Una volta configurato il motivo, fai clic su Salva.

Il motivo diventa subito disponibile per tutti i firmatari.

Per modificare o eliminare un motivo dall’elenco, fai un solo clic sul motivo per selezionarlo.

In alto a sinistra nella stessa sezione vengono visualizzate le opzioni Modifica ed Elimina:

Attivazione e disattivazione

La funzione Motivo della firma può essere attivata a livello di account dall’amministratore dell’account di Acrobat Sign.

Sono inoltre consentite impostazioni a livello di gruppo, che sovrascriveranno eventuali valori a livello di account. 

Per accedere a queste opzioni, scegli: Impostazioni account > Impostazioni Bio-Pharma

Aspetti da considerare...

• I motivi della firma funzionano con i campi per firma elettronica e digitale.
  • Ogni firmatario può avere un solo campo di firma digitale, e più campi di firma elettronica.
• I motivi della firma non sono applicabili se per la firma viene utilizzato unicamente un timbro.