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Conformidade com os requisitos do GDPR

 

Guia do Adobe Acrobat Sign

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Acrobat Sign Developer

Suporte e solução de problemas

Observação:

Com base no requisito do GDPR para obter o consentimento do usuário antes de armazenar dados no dispositivo dele, alguns usuários podem receber uma ou mais solicitações para ativar cookies:

  • Os usuários que acessam o Adobe Acrobat Sign em locais que aplicam o GDPR precisam ativar os cookies do serviço central
    • Os cookies de desempenho e de publicidade pessoal podem ser ativados ou desativados clicando no botão Personalizar
    • Os cookies podem ser gerenciados a qualquer momento clicando no link Desempenho do cookie na parte inferior direita de todas as páginas da Web do Acrobat Sign:

  • As contas que migram para o domínio adobesign.com (do echosign.com) precisam configurar os cookies duas vezes, pois cada domínio deve ter cookies exclusivos
Cuidado:

Declaração de isenção de responsabilidade: este guia é destinado a ser uma orientação e não constitui parecer jurídico. Procure conselhos da assessoria jurídica da sua marca para satisfazer os requisitos nas regiões onde você opera.

O que é o RGPD?

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) é a nova legislação de privacidade da União Europeia que harmoniza e moderniza os requisitos de proteção de dados. Mesmo com vários requisitos novos ou aprimorados, os princípios subjacentes fundamentais permanecem iguais. As novas regras têm uma definição abrangente sobre dados pessoais e possuem amplo alcance, afetando toda empresa que coletar informações pessoais de pessoas físicas na União Europeia. Parte do regulamento requer que as pessoas físicas tenham o direito de saber quais dados pessoais foram coletados e solicitar a exclusão desses dados, quando apropriado.

Para os fins deste artigo, o termo “usuário” refere-se a um membro de uma empresa que envia contratos para assinatura. O termo “signatário” refere-se a uma pessoa física que recebe e assina ou recusa o contrato. Um administrador de privacidade é um administrador de contas do Acrobat Sign com controles especiais para remover informações pessoais do serviço, mediante solicitação recebida de um remetente ou signatário.

A exclusividade do usuário é determinada pelo endereço de email usado para identificar a pessoa. Uma pessoa que possui vários endereços de email pode ter vários IDs de usuário diferentes no sistema. Todos os controles do RGPD do Acrobat Sign usam endereços de email para localizar e gerenciar informações pessoais. Não há nenhuma conexão entre os endereços de email exclusivos, e o administrador localizará apenas os dados no endereço de email fornecido.

Recursos que oferecem compatibilidade com o GDPR

O Acrobat Sign oferece recursos para ajudar clientes a estarem em conformidade com o GDPR. Para obter mais informações sobre como a Adobe protege a sua privacidade, visite www.adobe.com/br/privacy.

Sob o GDPR, os indivíduos têm direitos aprimorados ao solicitar o acesso, a correção e a exclusão de suas informações pessoais.

  • Acesso - a maioria das informações pessoais de um usuário ou signatário pode ser acessada diretamente por esse indivíduo por meio da interface do Acrobat Sign.  Há uma pequena quantidade de informações de atividade que não está disponível diretamente no momento.  O proprietário de conta individual deve entrar em contato com o setor de privacidade da Adobe, em adobe.com/privacy, para solicitar acesso a essas informações. Um exemplo de relatório foi incluído mais adiante neste artigo.
  • Correção: todas as informações pessoais coletadas de usuários ou signatários estão disponíveis na interface.  Se forem necessárias alterações, o usuário ou o signatário podem fazê-las diretamente, sem contatar a Adobe ou o administrador.
  • Exclusão: há ações diferentes, dependendo da função exercida no ato de assinatura. Um usuário que enviar contratos deve fazer a solicitação à empresa pela qual foi contratado.  A Adobe não pode participar dessa interação e não gerencia os dados que o empregador coleta comercialmente.  O processo de assinatura coleta uma quantidade mínima de informações sobre um signatário durante o ato.  São coletados nome, endereço de email, endereço IP e, opcionalmente, número de telefone e código de uso único. Essas informações são armazenadas com o contrato assinado e gerenciadas pela empresa que enviou o contrato. Se um signatário precisa de informações a respeito de informações pessoais coletadas com esse contrato, será necessário entrar em contato com o remetente do contrato.  A Adobe, na condição de processadora de dados, não pode fornecer ao signatário informações sobre o contrato ou sobre a empresa que enviou contrato. Como as únicas informações salvas sobre o signatário estão no contrato, excluir o contrato também exclui as informações pessoais do signatário. Se o remetente concordar em excluir informações do signatário, usará o menu de privacidade para localizar e excluir os contratos dos quais o signatário participava.

Com relação ao conjunto de ferramentas do Acrobat Sign, há três recursos prontos para uso:

  • Logs de nível de usuário - um log de vários eventos (que inclui informações pessoais) acionado no ambiente do Acrobat Sign
  • Exclusão de contratos: os administradores de privacidade têm autoridade para visualizar e excluir qualquer contrato criado por qualquer usuário dentro de suas contas.
  • Exclusão de usuários: os administradores de privacidade têm autoridade para excluir qualquer usuário dentro de suas contas.

 

Admins de privacidade podem gerenciar informações e contratos de usuário fazendo logon no Admin Console e editando o perfil de usuário.

Logs de nível de usuário

Qualquer usuário pode fazer uma solicitação ao Centro de privacidade da Adobe para obter o registro de suas atividades, que incluem informações pessoais, no sistema do Acrobat Sign.

Essas informações são retornadas na forma de um arquivo CSV, contendo:

  • A data do evento
  • O tipo do evento
  • O endereço IP a partir do qual o evento foi acionado

Exclusão de contrato

Aplicável somente a contratos enviados por usuários sob a autoridade do administrador de privacidade.

Quando um signatário faz uma solicitação para remover suas informações do sistema do Acrobat Sign, o administrador de privacidade da conta pode pesquisar o endereço de email do usuário e receber todos os contratos dos quais o endereço de email participou e que foram criados na conta do administrador.

Se o administrador de privacidade determinar que o contrato não é mais necessário, ele pode excluí-lo absoluta e irrevogavelmente do serviço.

Os destinatários que entrarem em contato com o Acrobat Sign serão redirecionados para consultar a guia Gerenciar e entrar em contato com a empresa que criou a transação originalmente, com a finalidade de excluir o contrato.

O Acrobat Sign, como processador de dados do cliente, nunca excluirá um contrato por solicitação de um destinatário.

A janela “Privacidade” com contratos exibidos e o link “Baixar contrato” realçado

Exclusão de usuários

Aplicável somente aos usuários sob a autoridade do administrador de privacidade

Quando um funcionário solicitar que suas informações sejam excluídas dos sistemas, essa ferramenta exclui completamente todas as informações do usuário dos servidores do Acrobat Sign. 

Os usuários devem fazer essa solicitação diretamente ao administrador de privacidade da conta. Somente o administrador de privacidade tem autoridade para excluir usuários.

O suporte do Acrobat Sign não pode excluir usuários de uma conta e, se receber uma solicitação para isso, encaminhará o usuário ao administrador da conta.

Guia “Usuários” com as opções de um usuário inativo exibidas e o link “Excluir informações do usuário” realçado

Observação:

Contas individuais e gratuitas

Usuários que existem como a única pessoa em uma conta ou que têm somente uma conta gratuita não poderão excluir a si mesmos. Nesse caso, o usuário precisará entrar em contato com o Centro de privacidade da Adobe.

O usuário precisa fornecer o endereço de email dele e uma instrução explícita para excluir o usuário associado ao endereço de email dos sistemas do Acrobat Sign. O Centro de privacidade da Adobe tomará as medidas adequadas para garantir que o usuário seja excluído.

Como usuários podem solicitar que dados sejam removidos do Acrobat Sign

A exclusão de informações pessoais dos sistemas do Acrobat Sign exige que os ativos do usuário sejam devidamente resolvidos.  Esse processo varia de acordo com o tipo de usuário/conta envolvido, que pode ser agrupado em três categorias:

Centro de privacidade da Adobe

Qualquer solicitação para realizar uma ação não permitida pelas ferramentas dentro da interface ou dúvidas relativas à conformidade com o RGPD deverão ser enviadas ao Centro de privacidade da Adobe.

Os agentes de suporte e sucesso não têm acesso às ferramentas que excluem o conteúdo dos servidores.

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