Conformidade com os requisitos do GDPR

Regulamento geral sobre a proteção de dados (GDPR) é a legislação de privacidade da União Europeia que moderniza e harmoniza os requisitos de proteção de dados. Mesmo com vários requisitos novos ou aprimorados, os principais princípios subjacentes permanecem os mesmos. As novas regras carregam uma definição abrangente sobre dados pessoais e possuem amplo alcance, afetando toda empresa que coletar informações pessoais de indivíduos na União Europeia. Parte do regulamento exige que as pessoas tenham o direito de entender quais dados pessoais foram coletados, e de poderem excluir esses dados mediante solicitação, quando apropriado.

Para fins deste artigo, o termo Usuário se refere a um membro de uma empresa que envia contratos para assinatura. O termo Signatário se refere a um indivíduo que recebe e assina ou recusa o contrato. Um administrador de privacidade é um administrador de conta do Acrobat Sign com permissões especiais para remover informações pessoais do serviço, mediante solicitação de um remetente ou signatário.

A exclusividade do usuário é determinada pelo endereço de email usado para identificar o indivíduo. Uma pessoa que possui vários endereços de email pode ter múltiplos userIDs distintos no sistema. Todos os controles do GDPR no Acrobat Sign usam o endereço de email para localizar e gerenciar informações pessoais. Não há conexão entre os endereços de email exclusivos, e um administrador localizará dados apenas no endereço de email fornecido.

Recursos que oferecem compatibilidade com o GDPR

O Acrobat Sign oferece recursos para ajudar clientes a estarem em conformidade com o GDPR. Para obter mais informações sobre como a Adobe protege a sua privacidade, visite www.adobe.com/privacy.

Sob o GDPR, os indivíduos têm direitos aprimorados ao solicitar o acesso, a correção e a exclusão de suas informações pessoais.

• Acesso - a maioria das informações pessoais de um usuário ou signatário pode ser acessada diretamente por esse indivíduo por meio da interface do Acrobat Sign. Há uma pequena quantidade de informações de atividades que atualmente não estão disponíveis de forma direta. Um proprietário de conta individual precisará entrar em contato com o setor de privacidade da Adobe em adobe.com/privacy para solicitar acesso a essas informações. Um exemplo de relatório foi incluído posteriormente neste artigo.
• Correção - Todas as informações pessoais coletadas de usuários ou de signatários estão disponíveis na interface do usuário. Se alterações forem necessárias, o usuário ou o signatário podem fazê-las diretamente sem contatar a Adobe ou o administrador.
• Exclusão - Há ações diferentes a depender da função exercida na cerimônia de assinatura. Um usuário que enviar contratos deve fazer a solicitação à empresa pela qual foi contratado. A Adobe não pode participar desta interação e não gerencia os dados que o empregador coletou no curso da negociação. O processo de assinatura coleta uma quantidade mínima de informações sobre um signatário durante a cerimônia. A coleta inclui o nome, o endereço de e-mail, o endereço de IP e, opcionalmente, o número de telefone e o código OTP. Essas informações são armazenadas com o contrato assinado e gerenciadas pela empresa que enviou o contrato. Se um signatário precisa de informações a respeito de informações pessoais coletadas com esse contrato, será necessário entrar em contato com o remetente do contrato. A Adobe, como processadora de dados, não pode fornecer informações sobre o contrato ao signatário ou à empresa que enviou a ela o contrato. Como as únicas informações salvas sobre o signatário está no contrato, excluir o contrato também exclui as informações pessoais do signatário. Se o remetente concorda em excluir informações do signatário, será usado o menu de privacidade para localizar e excluir os contratos em que o signatário era um participante.

Com relação ao conjunto de ferramentas do Acrobat Sign, há três recursos prontos para uso:

• Logs de nível de usuário - um log de vários eventos (que inclui informações pessoais) acionado no ambiente do Acrobat Sign
• Exclusão de contrato - os administradores de privacidade estão autorizados a visualizar e excluir qualquer contrato criado por qualquer usuário na conta deles.
• Exclusão de usuários - Os administradores de privacidade têm autoridade para excluir qualquer usuário na conta deles.

Logs de nível de usuário

Qualquer usuário pode fazer uma solicitação ao Centro de privacidade da Adobe para fornecer o log de suas atividades que incluem informações pessoais no sistema do Acrobat Sign.

Essa informação é retornada sob em formato CSV, contendo:

• A data do evento
• O tipo do evento
• O endereço IP a partir do qual o evento foi acionado

Exclusão de contrato

Aplicável somente a contratos enviados por usuários sob a autoridade do administrador de privacidade.

Quando um signatário faz uma solicitação para ter as suas informações removidas do sistema do Acrobat Sign, o administrador de privacidade da conta pode pesquisar usando o endereço de email do usuário e receber todos os contratos dos quais o endereço de email participou e que foram criados na conta do administrador.

Se o administrador de privacidade determina que o contrato não é mais necessário, ele pode excluí-lo absoluta e irrevogavelmente do serviço.

Os destinatários que entram em contato com o Acrobat Sign serão redirecionados para consultar a aba Gerenciar e a entrar em contato com a empresa que criou originalmente a transação, com a finalidade de excluir o contrato.

O Acrobat Sign, como um processador de dados do cliente, nunca excluirá um contrato por solicitação de um destinatário.

Exclusão de usuário

Aplicável somente aos usuários sob a autoridade do administrador de privacidade

Quando um funcionário solicitar que suas informações sejam excluídas dos sistemas, esta ferramenta exclui completamente todas as informações do usuário dos servidores do Acrobat Sign. 

Os usuários devem fazer essa solicitação diretamente ao administrador de privacidade da conta. Somente o administrador de privacidade tem autoridade para excluir usuários.

O suporte do Acrobat Sign não pode excluir usuários de uma conta e, se solicitado a fazê-lo, encaminhará o usuário ao administrador da conta.

Como usuários podem solicitar que dados sejam removidos do Acrobat Sign

Excluir as informações pessoais dos sistemas do Acrobat Sign exige que os ativos do usuário sejam resolvidos da maneira correta. Esse processo varia de acordo com o tipo de usuário/conta envolvidos, que podem ser agrupados em quatro categorias:

Excluir informações de um usuário

Excluir um usuário do servidor do Acrobat Sign requer primeiro que você tenha autoridade do sistema sobre essa userID. Se o usuário não estiver em sua conta, você não tem autoridade para excluí-lo.

Para determinar se o usuário está sob sua autoridade:

Excluir contratos de um usuário

Verifique se o endereço de email está correto e se você está prestes a excluir a userID correta. 

Uma vez que a userID é excluída, ele será irrevogavelmente desativado.

Excluir contratos de um usuário

O GDPR garante que os usuários (normalmente signatários) tenham o direito excluir todos os registros que contenham as informações pessoais deles dos sistemas que não tenham mais uma necessidade corporativa de serem mantidos.

Dentro do contexto do Acrobat Sign, isso significa que o usuário deve entrar em contato com a empresa com a qual assinou os documentos para avaliá-los no sistema e excluí-los se necessário.

Um administrador de privacidade deve ser designado dentre os administradores da conta, permitindo que ele tenha a autoridade para visualizar todos os contratos e exclui-los conforme necessário.

O processo para estar em conformidade com o GDPR é simples, e a decisão de excluir ou preservar os contratos fica por conta somente do administrador de privacidade da conta.

Para revisar e excluir o conteúdo de um usuário:

Habilitar um administrador como administrador de privacidade

O acesso à página de privacidade é limitado à administradores de privacidade. 

O usuário só terá acesso quando estiver marcado como um administrador de privacidade.

Para ativar o Administrador de privacidade:

Centro de privacidade da Adobe

Qualquer solicitação de ação que não seja suportada pelas ferramentas internas da interface de usuário, ou qualquer pergunta em relação à conformidade GDPR, deverá ser enviada para o Centro de privacidade da Adobe.

Os agentes dos setores de suporte e sucesso do cliente não têm acesso às ferramentas que excluem o conteúdo dos servidores.