使用应用程序内编辑工具创建表单

Adobe Sign 的最强大功能之一是能够创建可重复使用的表单和表单覆盖图,以定义签名者需要完成的字段。

先花点时间仔细研究您的签名流程并精心构建您的表单,无疑会为您和您的签名者节省大量的时间,提高签名者采用率,并最终使您的文档在更短的时间内完成。

在构建表单时,您需要经历四个阶段,其详情如下:

可重复使用的文档与字段覆盖图

可重复使用的文档与字段图层...哪个最适合您?

最终,这将可能由您的表单以及您生成文档的方式来做出决定。

如果您使用内容不会更改的样板文档,则需要创建一个可重复使用的文档。

这将包含信用卡收费表单、税务表单、申请等文档。

在这些示例中,除了签名者在字段中输入的信息外,没有任何与签名者相关的独有内容。

另一方面,表单字段图层只是一个置于已上传表单/文件之上的字段图层。当您拥有包含可变内容的表单时,便可使用它。例如,租赁协议中的自定义信息将通过文档内容获取,但用于客户的字段是相同的,且位于同一位置。

在这种情况下,您将生成一个上传的新文档,然后在文档顶部应用字段图层。

注意:

任何一个文件都可应用多个字段图层,这样您就可以构建符合自己用例的模块化字段图层。

角色-参与者以及如何正确识别它们

角色定义相关的各方(签名者、发件人等等)如何与文档/事务进行交互。对于表单而言(特别是多签名者表单),重要的是了解角色如何告知协议应当使哪些字段可用于每位签名者。 

每个字段都分配有一个角色。只有具有正确角色的签名者才可以访问分配给他们的字段。 

这一概念本身并不算太含糊,但由于其逻辑是计算机逻辑,因此您可能需要抛开某些词语的字面含义,才能真正理解该流程。单击此处以了解有关角色的更详细信息。

有以下三个关键角色需要了解:

发件人预填 - 此角色定义您希望发件人在第一位签名者之前填充的字段。如果您要迅速在文档中放入定价或折扣,则预填字段非常有用。

预填字段只能由发件人在试图发送文档时填充,如果存在必填的预填字段,则只有在填充这些字段之后才能发送文档。

在预填阶段之后,预填字段便不可进行编辑。文档的后续签名者均无法编辑预填字段。单击此处以了解有关预填流程的更多信息。

参与者 N(其中,N 是一个从 1 开始的递增数字)- 从这里开始变得有些棘手了...

参与者 1 是您将待签名或待批准文档发送到的第一个人(电子邮件地址)。 

参与者 2 是批准或签署文档的第二个人。

记住他们的诀窍是,签名者的角色基于您随后在“发送”选项卡的“收件人:”字段中输入的顺序。

“收件人”字段中的第一个电子邮件地址将为参与者 1。第二个将为参与者 2,依此类推...

够简单吧?

现在,当您熟悉了发送流程之后,您将注意到“发送”选项卡中有一个可选复选框名为我需要签名,并且该复选框会将发件人插入签名工作流程。

如果您坚持使用默认选项,则发件人将是最后一位签名者。

如果您有两位客户需要先签名,他们将分别为参与者 1 和参与者 2,而发件人将为参与者 3。

如果您选择更改设置以使发件人必须先签名,那么在以上示例中,发件人为参与者 1,而两位客户将分别为参与者 2 和参与者 3。

 

现在需要考虑这样一种情况,即文档被发送给三位签名者,但您希望通过一个并行的签名工作流程来发送文档。所有签名方都会在同一时间收到通知,并且不可预知哪位签名者将会首先签名。谁是参与者 1?

简短的回答是:可能是“收件人”字段中的第一个电子邮件地址

稍长的回答是:“收件人”字段中的第一个电子邮件地址(假设您没有选中我需要签名框,并且没有定义发件人首先签名)。

 

任何人 - 此角色允许任何签名者访问字段(包括预填签名方)。

“任何人”角色的诀窍在于,字段在被填充之前可用于任何人。在字段填充后,该字段的内容即会就此锁定,后续签名者均无法对其编辑。

注意:

如果您使“任何人”定义字段成为必填字段,则第一个访问该字段的人必须填充它。当您使用预填字段时,第一个人将始终为预填签名方,并且将为参与者 1。

字段类型

当前存在大量的字段类型,其中有许多用于非常特定的功能(如签名字段),少部分具有一般用途(如文本字段)。

这些字段划分为五个选项卡:

签名字段 - 这些字段是实际的签名字段,它们是电子签名的根源!

签名字段只捕获签名者的签名值。如果一位签名者具有多个签名字段,则将需要填充第一个字段,而对于任何后续字段,签名者只需单击它们,即可应用相关值。

缩写签名与签名字段一样,只需填充一次,然后只要单击其他字段就可以了。

签名块实际上是一些容器对象,其中包含您的帐户完成签名所需的全部字段。默认情况下,签名块将只包含签名字段和电子邮件字段。此外,帐户管理员还可以配置签名首选项以要求填写职称和/或公司值。如果这些值是必填的,则签名块也将包含它们。

签名者信息字段 - 这些字段收集或显示有关签名者/签名的信息。

您首先将注意到字段存在两种不同的颜色:蓝色和白色。

蓝色字段允许客户与它们进行交互,白色字段则是由系统填充的。签名者将无法直接在白色字段中输入信息。

这些字段具有一种特殊用途,它们可以使用户在需要再次签名时能够更轻松一些。

您有可能会看到自己的个人首选项页面,其中定义了您的姓名、职称和公司。

这些字段填充签名者配置文件中的相关信息。

注意:公司字段不是一个用于获取公司名称的通用输入字段。该字段必须要分配一个角色,并且在该字段中输入的内容将存储为与其关联的参与者角色的公司信息。

如果您置入参与者的职称和/或公司字段,则服务将把该内容存储为签名者的职称/公司信息,并且会在系统下次要求他们通过这些字段签名时自动填充该信息。

签名者姓名字段将显示签名者在其签名字段中键入的内容的编排版本。该字段将首先显示为表单的空白部分,直到签名被应用之后,才会填充该字段。

可将其视为您在“打印您的姓名”行(位于许多表单的签名行正下方)中所需的字段。

电子邮件(地址)将自动填充签名者的电子邮件地址。电子邮件地址是一个已知值,因此我们只需在此处插入它即可。

注意:与职称和公司字段一样,您不应使用该字段来尝试收集电子邮件地址。如果您需要收集电子邮件地址,则应当使用文本字段(请参见下文)。

日期 - 此字段将显示参与者在将其签名应用于文档时的当前日期。这不是一个用于日期的通用输入字段。如果您需要输入字段,请使用文本字段。

数据字段 - 数据字段允许收集除签名者标识信息以外的文档相关信息。您可以借助这些字段收集客户的信息,到目前为止,这些字段都是最为常用的类型。

文本字段是一种通用输入字段,用于输入您需要从签名者那里获取的内容。比如信用卡信息、地址、电话号码、注释或描述之类的内容...也就是完成合同流程所需的一切内容。

下拉字段在您提供一系列选项并且允许客户选取其中之一时非常有用。

复选框是您在拥有一系列选项,并且您希望客户尽可能多地选择这些选项时所使用的对象。

单选按钮正好与复选框相对,在您拥有一系列选项但只允许签名者选择其中之一时使用。

更多字段 - 与数据字段不太一样,“更多字段”选项卡包含文件附件选项,以及在文档中定义超链接“热点”的功能。

图章 - 这些字段类型由 Adobe Sign 填充,可显示文档中不太常见的事务型数据

“参与者图章”显示字段所针对的参与者(角色)的姓名、时间和电子邮件地址。

“事务号”将显示事务编号(当您遇到问题并需要获得事务跟踪支持时,它会为您带来极大的便利)。

注意:

字段有许多可配置的属性,如果您要对可用的选项一探究竟,可以从这篇详尽的文章开始了解

布局/对齐工具

在置入所有字段后,最后一步是将所有内容正确对齐,以使表单看起来美观专业。

在字段功能区的最左端,您将看到一个铅笔和尺子图标。单击该图标会弹出对齐工具。

选择一个字段(要作为“样例”的字段),然后按住 Ctrl(或 Command)按钮并选择另一个字段。您将看到图标变亮,然后您可以单击任一图标,以使字段分别与图标中所见的小行对齐。例如,第一个图标显示两个字段顶部的行,这样,这些字段将与它们的顶部边缘对齐。

大小选项将允许您选择多个字段,然后将它们调整为相同大小。

第一个图标调整的是字段的高度,第二个图标调整的是字段的宽度,第三个图标同时调整这两个维度。字段的大小将完全调整为第一个所选字段的大小。

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