Adobe Sign 的“历史记录”和“审计报告”功能可供系统中的所有用户使用。每一份与用户关联的协议都有历史记录和相关的审计报告。

功能说明

Adobe Sign 中的每份协议都经历了一系列的事件“里程碑”,里程碑定义了事务的进度。

这些里程碑可能包括以下事件:

  • 文档创建
  • 对已发送事务的修改
  • 发送给收件人的电子邮件
  • 收件人查看的电子邮件
  • 收件人权限的委派
  • 应用于协议中的签名/批准意见
  • 已完成/已拒绝/已取消状态

 

里程碑以两种格式记录,其内容相似但目标略有不同:

历史记录面板是对事务在端到端流程中所处位置的“概览”摘要,您可以在 Adobe Sign 应用程序中查看。

  • “历史记录”面板包含的信息量很少,仅显示事件、注册该事件的用户/收件人(通过电子邮件地址确定),以及事件的时间/日期戳(根据本地系统设置,可调整为查看者所在的时区)
  • 更改文档的每个事件(例如,修改、收件人操作)都包含一个链接,通过此链接,可在该事件之后立即显示文档
  • “历史记录”事件的范围涵盖整个事务。因此,您可能会看到审计报告(更多地受限于文档交互)中未包含的信息
    • 当事务仍在“处理中”时,历史记录列表的底部将显示协议工作流程中剩余的预期收件人列表
    • “保留”和“eVaulting”事件将在文档完成后发生
  • “历史记录”面板嵌入在 Web 应用程序的“管理”选项卡中显示的协议对象中。如果因为某种原因而将协议从用户帐户中删除,则“历史记录”内容将随着该项目视图而丢失,并且无法恢复
history_list

审计报告包含与“历史记录”面板相同的协议里程碑,但是涵盖的信息更多,其中包括:
  • 记录事件的系统的 IP 地址
  • Adobe Sign 服务器上权威文档的事务 ID
audit_report

审计报告应该是权威文档,它阐释了从“开始创建文档”到“完全确定下来”这一段期间,对文档执行了哪些处理。可将这些报告保存为 PDF 文件,或根据需要将其打印以用于内部处理。

  • 需要注意的一个关键区别是,在审计报告显示的所有事件中,其时区均标准化为 GMT 时区(“历史记录”选项卡则显示的是当地时间)。这样可以确保审核者在审核跨多个时区的用户事务时,不会产生混淆。
  • 将日期戳的格式设置为 YYYY-MM-DD
  • 审计报告的存储独立于在 Web 应用程序的“管理”选项卡中看到的协议对象。如果从“管理”页面删除对象,将不会删除审计报告。

 

审计报告分为两个阶段:

  • “临时”报告 – 当事务仍在“处理中”时,审计报告是在发出请求时根据协议记录的事件生成的。根据定义,这份报告是不完整的,并且在下一个收件人提交记录事件时可能会发生更改。

临时报告在该报告顶部有明确的标记,以确保在保存/打印时不会将其误解为最终文档

interim_report
  • “最终”报告 – 一旦协议达到最终状态(已签名、已取消、已拒绝或已过期),就会生成并存储最终的审计报告。不能将与事务相关的其他事件(例如,保留)添加到报告中。这将创建一个完成的事件报告,指明为签名文档而发生的事件,并不会创建其他内容。
final_audit_report


新增功能

在 2018 年 12 月版中,对审计报告进行了一些更改:

  • 已将 GMT(而不是发件人的时区设置)作为审计报告中用于记录事件的时区标准
  • 日期戳的格式为 YYYY-MM-DD
  • 已删除文档的缩略图图像
  • 当协议程处于即将完成的过程时,审计报告将明确显示该报告的“临时”状态
    • 协议经过完全处理后,审计报告将明确表明,此为“最终”版本

注意:

新的审计报告仅适用于 12 月版的团队帐户、个人帐户、免费帐户、开发人员帐户和试用帐户。

商业和企业帐户将在 2 月版(计划于 2 月 12 日发布)中采用这些更改。

paired_audit_reports


使用方式

通过单击历史记录选项卡,可在“管理”页面的右下角显示“历史记录”面板:

nav_to_history

 

审计报告可通过“历史记录”选项卡访问。

导航到历史记录选项卡,然后单击面板右上角的审计报告链接:

nav_to_audit_reportpairs


如何启用或禁用

默认情况下,已为所有用户启用了“历史记录”面板和“审计报告”,并且无法禁用。

 


配置选项

审计报告有三个用于控制报告访问权限的 UI 控件,以及一个 API 设置:

  • 将审计报告附加到已签署并存档的电子邮件中
  • 将审计报告附加到从“管理”页面下载的文档中
  • 允许通过事务验证页面访问审计报告
  • 调用 getLatestDocument 时,通过 API 附加审计报告


将审计报告附加到已签署并存档的电子邮件中

此控件位于全局设置页面中(用于组级别调整的组设置

默认情况下,此选项设置为“全部”,并且可在“帐户”或“组”级别对其进行配置。

要问的问题是“谁应该通过已签署并归档的电子邮件获得审计报告?”

这些选项包括:

  • 从不 – 没有人可获得审计报告
  • 仅发件人 – 仅协议的发件人可获得附加的审计报告
  • 全部(默认) – 所有参与者均可获得审计报告

如果包括在内,审计报告将以附加的 PDF 形式与协议连接。


将审计报告附加到从“管理”页面下载的文档中

默认情况下,此选项处于禁用状态,可以在“帐户”或“组”级别将其启用/禁用。

此控件位于全局设置页面中(用于组级别调整的组设置

启用后,用户从“管理”页面下载的所有文档都将包含审计报告,并作为协议 PDF 的一部分。

download_pdf_icon


允许通过事务验证页面访问审计报告

默认情况下,此选项处于禁用状态,可以在“帐户”或“组”级别将其启用/禁用。

此控件位于全局设置页面中(用于组级别调整的组设置

启用后,拥有协议事务 ID 的任何人都可以在验证器页面上访问审计报告。

viewable_audit_reportenabled


调用 getLatestDocument 时,通过 API 附加审计报告

可以将审计报告自动附加到使用 getLatestDocument 调用检索的任何文档。

默认情况下,此选项为 False。

此设置必须由您的成功经理启用,并适用于所有调用实例。

仍在处理的文档将获得一份“临时”报告。

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