Benvenuto nella guida di configurazione rapida di Adobe Sign.

Questa guida contiene i passaggi iniziali consigliati per configurare l'account di Adobe Sign e prepararsi per l'invio delle transazioni.

Di seguito sono riportate due schede, una per gli utenti del sistema e una per gli amministratori dell'account. Ogni scheda contiene un elenco delle funzioni da configurare e a destra di ciascuna funzione sono riportati i livelli di servizio per i quali sono disponibili.

Ti consigliamo di iniziare con la configurazione del tuo ID utente. In seguito, se sei anche l'amministratore dell'account, puoi passare alla scheda Amministratori e configurare le impostazioni dell'account.

Nota:

Gli account Pro sono account con licenza singola, quindi per impostazione predefinita il singolo utente è anche l'amministratore dell'account.

Utenti

Verificare le informazioni del profilo - Tutti gli utenti

Al primo accesso ad Adobe Sign, prenditi un minuto per esaminare le informazioni sull'utente. Tali informazioni vengono utilizzate nei diversi modelli, quindi è importante verificare che siano corrette.

  • Passa il mouse sopra il nome nell'angolo in alto a destra per aprire il menu, fai clic su Il mio profilo.

La pagina profilo mostra i valori specifici che Adobe Sign userà per personalizzare le transazioni. Particolare interesse per:

  • Il nome completo: utilizzato nelle comunicazioni e-mail e per la firma predefinita.
  • Il tuo titolo: viene compilato automaticamente se hai già un campo Titolo compilato.
  • Il nome dell'azienda: presente nelle comunicazioni e-mail, deve essere il nome legale completo della società.
  • Fuso orario: i timbri Ora/Data verranno inseriti nel fuso orario per una maggiore chiarezza durante l'esecuzione dei rapporti.

Se devi regolare contenuto, fai clic sul pulsante Modifica, apporta le modifiche necessarie, quindi salva le modifiche.

Definire la firma - Tutti gli utenti

Adobe Sign consente di utilizzare tre stili di firma, a seconda delle tue esigenze personali o aziendali:

  • Font di tipo “scrittura a mano” questo è lo stile predefinito, preferito dalla maggior parte degli utenti. Al nome viene applicato un font che simula l'aspetto di una firma autografa.

Se questa è l'opzione che ti interessa, non devi fare altro.

 

  • Biometrica traccia la tua firma con il mouse, uno stilo o un dito.  Per ottenere risultati ottimali, firma con il dito su un tablet.

Se questa è l'opzione che ti interessa, firma una transazione tracciando il tuo nome e salvala. Le firme biometriche possono essere salvate solo durante un evento di firma. Per accedere a un evento di firma, puoi usare la funzione Firmo solo io nella pagina iniziale.

Quando crei una firma biometrica, non dimenticare di selezionare la casella Salvala come mia firma in basso a destra una volta ottenuta la firma che vuoi salvare.

 

  • Immagine della firma: se hai già un'immagine della tua firma, puoi caricarla nel sistema cosicché venga usata come firma da Adobe Sign. Per caricare un'immagine della tua firma, accedi ad Adobe Sign e vai su Preferenze personali > La mia firma.

Nota:

Se scegli di utilizzare una firma biometrica o un'immagine, ricordati di impostare anche le tue iniziali.

Configurare eventi e avvisi personali - Enterprise Premium

Per controllare pienamente le transazioni, gli utenti Team possono configurare le notifiche di eventi e gli utenti Enterprise possono configurarle sia per gli eventi che per gli avvisi. 

Per accedere alla pagina Eventi/Avvisi, passa ad Preferenze personali > I miei eventi/avvisi.

 

Alcune definizioni:

Eventi: azioni che si verificano per una transazione (invio, visualizzazione, firma e così via).

Avvisi azioni previste che non si verificano entro un certo intervallo di tempo (non visualizzato entro otto ore, visualizzato ma non firmato entro tre ore e così via).

Sia le notifiche per gli eventi che per gli avvisi possono essere configurate in due modi. Puoi selezionare nessuno, uno o entrambi i modi selezionando le relative opzioni di configurazione. Queste opzioni sono:

E-mail: seleziona questa opzione per inviare un messaggio e-mail ogni volta che si verifica un evento o avviso. A seconda del volume di eventi e avvisi, questa opzione potrebbe dare luogo all'invio di numerosi messaggi. Si consiglia quindi di impostare questa opzione tenendo conto del volume di messaggi e-mail previsto.

Evento: gli eventi vengono visualizzati nella pagina iniziale (nella sezione Eventi/Avvisi) e saranno elencati in tutti i report creati sulla pagina Eventi/Avvisi.

Per questi eventi e avvisi sono inoltre disponibili due schede.

I miei eventi/avvisi contiene l'insieme delle opzioni per le transazioni di cui sei il mittente.

Nella parte inferiore della pagina puoi configurare i report per ricevere un riepilogo degli eventi selezionati. Il report può essere inviato una volta alla settimana, ogni giorno feriale oppure ogni giorno della settimana, a seconda delle tue preferenze. 

 

Eventi/avvisi condivisi sono le impostazioni per gli altri ID utente che hanno condiviso con te il proprio account. Per accedere alla pagina Eventi/avvisi condivisi, passa a Preferenze personali > Eventi/avvisi condivisi.

Definire il piè di pagina personalizzato - Enterprise Premium

Con un account Enterprise gli utenti possono creare un piè di pagina personalizzato, come un file di firma nell'e-mail.

Se l'opzione è attivata dall'amministratore dell'account, puoi impostarla in Preferenze personali > Piè di pagina per mia e-mail.

Se non vedi questa opzione, l'amministratore del tuo account può abilitarla a livello di account.

Il piè di pagina viene posizionato in fondo alle e-mail delle transazioni, ma prima di eventuali piè di pagina a livello di account.

Amministratori

Benvenuto, Amministratore!

Ora che hai configurato il tuo ID utente, puoi pensare alle decisioni relative all'account.

Le descrizioni di seguito sono piuttosto lunghe, ma con la corretta configurazione dell'account potrai offrire ai mittenti e ai firmatari un'esperienza di utilizzo positiva e ridurre le domande che invariabilmente accompagnano l'implementazione di nuove funzioni.

Nota: questa sezione non copre tutte le opzioni disponibili; per eventuali domande, contatta l'assistenza tecnica.

Installare l'archivio esterno - Tutti i piani

Proprio come per il backup del computer o del telefono, è consigliabile mantenere delle copie degli accordi firmati. Invece di scaricare gli accordi uno ad uno dalla pagina di gestione, l'archivio esterno può inviare una copia degli accordi firmati a un indirizzo e-mail alternativo, a un account Evernote o a un account Box.

Come effettuare l'impostazione

Accedi come amministratore dell'account e passa a: Account > Impostazioni account > Archivio esterno.

Per fare copie degli accordi del vostro account da inviare a un indirizzo e-mail alternativo, immetti l'indirizzo e-mail desiderato nel campo Invia una copia extra, quindi fai clic sul pulsante Salva modifiche.

Nota:

Il campo Archivio esterno ha un limite di 255 caratteri. Se hai bisogno di inviare i documenti firmati a più indirizzi di quanti possano rientrare in questo campo, puoi ricorrere a un elenco di distribuzione.

Per inviare una copia a Evernote o a Box, fai clic sul collegamento fai clic qui corrispondente e compariranno le istruzioni specifiche in una nuova finestra.

Configurare preferenze firma - Tutti i piani

Preferenze firma

Per queste impostazioni è necessario considerare numerose opzioni.

Vai ad Account > Preferenze firma.

Le prime due impostazioni consentono di controllare la formattazione automatizzata della riga in cui viene inserita la firma e i dati della firma che vengono inseriti sotto la linea:

  • Utilizza firme e iniziali formattate correttamente
    • Selezionando questa voce il contenuto della firma viene posizionato sotto la linea.
    • Se la disattivi, viene inserita solo la firma, senza altre marcature tipiche delle firme elettroniche.

  • Regola in modo dinamico la linea sotto la firma e le iniziali.
    • Puoi abilitare questa voce per regolare in modo dinamico la linea sotto la firma affinché sia pochi pixel più lunga rispetto a firma/iniziali effettive.
    • Se disattivi questa voce, viene stampata la linea completa per la lunghezza del campo firma originale.


Consenti ai destinatari di apporre firma e iniziali

La sezione successiva controlla il modo in cui i destinatari possono applicare la loro firma. In genere, a meno che non si voglia vincolare le opzioni per uno scopo aziendale specifico, si consiglia di consentire ai destinatari di applicare la firma in base alle proprie esigenze.

Sono disponibili tre opzioni:

  • Digitando nome e iniziali: digitare il proprio nome è il processo più facile per la maggior parte dei firmatari, in quanto non richiede alcuna azione extra. Il destinatario digita il nome e viene applicato un font di tipo script.
    • Scegli in modo dinamico il font della firma: sono presenti più font di tipo script nel sistema di Adobe Sign. Per impostazione predefinita vengono applicati in un ordine fisso.  Se questa opzione è attivata, all'inizio il font utilizzato è casuale.
  • Disegnando firma e iniziali a mano libera sul display con il mouse, lo stilo o un dito: se questa opzione è attivata, i destinatari avranno la possibilità di disegnare fisicamente la propria firma.
  • Caricando un'immagine di firma e iniziali: se attivata, i destinatari possono caricare un'immagine della propria firma dal sistema locale.


Consenti ai destinatari di usare la propria firma salvata

Questa sezione di opzioni consente di decidere se i destinatari possono utilizzare una firma salvata esistente (le firme biometriche e basate su immagini vengono salvate).  Se decidi di non consentire l'uso delle firme salvate, il destinatario dovrà esplicitamente digitare, disegnare o caricare la firma, a seconda dei tipi di firma attivi.

Le opzioni disponibili sono:

  • Tutti i destinatari: se selezionati, a tutti i destinatari è consentito utilizzare le loro firme salvate.
  • Destinatari interni: questa opzione consente solo ai destinatari che esistono anche come utenti nel tuo account Adobe Sign di utilizzare le loro firme salvate.
  • Nessuno: non consente l'uso di una firma salvata da parte di tutti i destinatari.

 

In questa sezione è disponibile una casella di selezione aggiuntiva:

  • Consenti agli utenti nel mio account di caricare un'immagine e salvarla nel proprio profilo come firma e iniziali: attivando questa opzione gli utenti nel tuo account Adobe Sign potranno caricare un'immagine della propria firma nella sezione Preferenze personali.

Configurazione del nome host e della società: tutte le pianificazioni

Aggiungere il tuo branding aziendale è un metodo eccellente per personalizzare Adobe Sign per gli utenti nel tuo account, nonché i tuoi firmatari.

Il nome della società e il nome host dell'URL

In questa sezione potrai impostare il nome della società e un nome host per il tuo account. Questi possono avere un aspetto di base, ma personalizzeranno il vostro account. 

Queste due impostazioni sono a livello di account e non possono essere regolate a livello di gruppo.

Accedi come amministratore dell'account e passa a: Account > Impostazioni account > Configurazione account.

Ragione sociale

Il valore immesso in questo campo viene visualizzato in tutta la corrispondenza e-mail da Adobe Sign. In questo modo, viene immesso automaticamente nei campi Ragione sociale qualora i tuoi utenti debbano firmare un documento.

Per impostazione predefinita, Adobe Sign consente agli utenti di modificare le impostazioni personali, inclusa la Ragione sociale per i loro utenti individuali.  Se preferisci impostare una ragione sociale non modificabile per tutti gli utenti, puoi selezionare la casella Imposta nome azienda per tutti gli utenti nell'account.

 

Hostname

Impostando il nome host per gli account verrà modificato l'URL a cui accedono gli utenti e l'URL in cui vi sono gli accordi per i firmatari.

Il risultato è un URL personalizzato con il nome dell'host.

Carica il logo: Team, Business ed Enterprise.

Il marchio è importante. I tuoi clienti vogliono vedere il tuo logo sulle transazioni che ricevono. Il logo che carichi verrà riportato su tutti i messaggi e-mail inviati da Adobe Sign.

Sono supportate le immagini in formato JPEG, GIF o PNG, e quest'ultimo è quello che offre solitamente i risultati migliori.

Accedi come amministratore dell'account e passa a: Account > Impostazioni account > Configurazione account > Carica logo.

Fai clic sul pulsante Carica, quindi individua l'immagine che desideri usare. Tieni presente che le immagini con dimensioni 60 pixel di altezza e 200 pixel di larghezza funzionano meglio.

Una volta scelta un'immagine, il logo viene visualizzato a destra del pulsante Carica:

Se devi modificare in qualsiasi momento il logo, fai clic sul pulsante Cancella e il logo verrà rimosso.

Configurare le impostazioni globali

La sezione Impostazioni globali della scheda Account è una delle più articolate e tutte le impostazioni sono specifiche a seconda dei diversi casi d'uso.

Di seguito viene descritta ogni opzione con i relativi consigli, ma è possibile che il tuo caso specifico sia diverso dal tipo di utilizzo più comune.

Passa ad Account > Impostazioni account > Impostazioni globali.

  • Allega un file CSV con i dati del modulo ai messaggi e-mail dell'accordo firmato del mittente
    Se utilizzi dei moduli e desideri ottenere un file CSV con i dati dei campi per ciascun documento firmato, seleziona questa casella di controllo. Tuttavia, l'uso di singoli file CSV per ciascuna transazione può diventare poco pratico.

    Se devi raccogliere i dati o inviarli al sistema CRM aziendale, prendi in considerazione lo sviluppo di una soluzione basata su API.

  • Visibilità limitata dei documenti
    Questa funzione consente di mostrare ai vari firmatari solo i file designati nella transazione. Per sfruttare al meglio la funzione Visibilità limitata dei documenti, è importante valutare a fondo il flusso di firme relativo ai documenti che devi inviare e il modo in cui allegare tali documenti.

    Se intendi inviare una transazione di grandi dimensioni e composta da più file a più firmatari e vuoi evitare che uno o più utenti vedano parti del documento, questa impostazione è ciò che fa per te.  Di seguito è riportato un breve video che ti potrà essere di aiuto nella decisione.

  • Certifica copia dei documenti per
    Attivando questa funzione certifichi che tutti i documenti PDF consegnati o scaricati da Adobe Sign includeranno un certificato Adobe CDS. Nei documenti con CDS viene indicato visivamente che il documento non è stato manomesso.
    Puoi scegliere di applicare i certificati CDS alle copie distribuite agli agenti interni, ai firmatari esterni, a tutti gli utenti o a nessuno.

Nota:

I certificati CDS impediscono di rimuovere la protezione del PDF finale, pertanto se hai bisogno di modificare le copie del documento finale (suddividerle in file, aggiungere un timbro di elaborazione ecc.), dovrai rimuovere i CDS per i destinatari interni.

  • Allega una copia in PDF del documento firmato nelle e-mail inviate a
    Una volta completata la transazione, per impostazione predefinita tutte le parti coinvolte ne riceveranno una copia. Questa impostazione consente di definire che tali copie vengano inviate solo agli utenti interni, solo agli utenti interni, a entrambi o a nessuno.

    Questa impostazione dipende dalla natura dei documenti. Se devi raccogliere informazioni riservate, potrebbe essere utile non inviare le copie firmate tramite e-mail per ragioni di sicurezza. In tal caso i clienti potrebbero tuttavia contattarti per richiedere una copia del documento. Per casi simili, consigliamo di chiedere al firmatario di registrarsi per ottenere un account gratuito per Adobe Sign: potrà così ottenere la copia firmata direttamente da Adobe Sign.

  • Allega un report di audit ai documenti completati
    Se devi allegare dei report audit alla copia del documento firmato inviato per e-mail, seleziona questa opzione almeno per il mittente.

  • Unisci documenti multipli in un documento dopo la firma
    Quando carichi più file per una transazione, Adobe Sign li concatena in un singolo PDF prima di inviarli per la firma.

    Questa impostazione determina se le tue e-mail di notifica “Firmato e archiviato” contengono un unico PDF di grandi dimensioni o se il documento è diviso in più file.

Nota:

Questa impostazione si applica solo alla copia allegata all'e-mail di notifica “Firmato e archiviato”. Le copie scaricate successivamente da Adobe Sign avranno sempre un singolo PDF.

  • Invia una copia extra di ogni accordo firmato a questi indirizzi e-mail

È nuovamente l'archivio esterno, ma questa impostazione può essere configurata a livello di gruppo (per i clienti Enterprise) e consente di instradare i contratti di vendita completati al reparto Contabilità o NDA completati al reparto Legale (ad esempio).


  • Carica documento firmato
    Abilita questa impostazione se desideri consentire ai firmatari di stampare, firmare e inviare il documento via fax. Se il modulo ti verrà restituito firmato in forma cartacea e questa impostazione non è attivata, non ti sarà possibile chiudere la transazione in Adobe Sign.

  • Integrazione con Twitter
    Gli utenti possono pubblicare una notifica Twitter ogni volta che completano una transazione.

  • Delega per utenti nel mio account
    In questo caso, “delegare” significa consentire a un altro firmatario (indirizzo e-mail) di firmare il documento a nome tuo. La delega non toglie al firmatario originale la possibilità di accesso, ma autorizza un altro utente a firma a nome suo.

    In generale, si consiglia di semplificare il più possibile il processo di firma, e quindi di consentire la delega. Tuttavia, in alcuni casi può essere necessario disattivarla, e consentire la firma solo al firmatario designato.

Nota:

Tieni presente che questa impostazione si riferisce agli utenti appartenenti al tuo account Adobe Sign (non a tutti gli utenti dell'azienda). Non copre eventuali firmatari che non dispongono di un ID utente per Adobe Sign nel tuo account.

  • Autorizzazione a firmare
    Questa impostazione determina il tipo di accesso predefinito per firmare un documento, per gli utenti appartenenti al tuo account di Adobe Sign.

    In generale, si consiglia di consentire a tutti di firmare per impostazione predefinita. Se pensi di usare Adobe Sign per documenti relativi alle Risorse Umane, è importante offrire a tutti la possibilità di firmare.
    Se per impostazione predefinita scegli di non autorizzare tutti gli utenti a firmare, dovrai di volta in volta autorizzare esplicitamente chiunque ne abbia la necessità.

    Suggerimento: come amministratore, non sei autorizzato automaticamente come firmatario. Pertanto, se dovrai firmare dei documenti e per impostazione predefinita tale autorizzazione non ti è stata concessa, passa a Utenti e gruppi, fai clic sul tuo indirizzo e-mail e attiva l'autorizzazione a firmare.

  • Delega per utenti esterni al mio account
    Simile all'impostazione precedente, ma specifica per gli utenti che non appartengono al tuo account di Adobe Sign.

  • Imposta un fuso orario da utilizzare per gli accordi creati dagli utenti in questo account
    Questa opzione consente di impostare il fuso orario per le date che vengono riportate sulle transazioni.

  • Autorizzazioni amministratori gruppi
    Gli utenti Enterprise possono essere organizzati in gruppi, per i quali può essere utile nominare degli amministratori.

    Queste impostazioni permettono di consentire o meno agli amministratori dei gruppi di aggiungere nuovi utenti o modificare le impostazioni a livello del proprio gruppo (tali impostazioni sono simili a quelle visualizzate nella sezione Impostazioni globali).

Nota:

Adobe Sign si basa su un modello relazionale del tipo principale-secondario e i gruppi costituiscono gli oggetti secondari dell'account. Un nuovo gruppo eredita quindi le proprietà dell'account. Inoltre, le modifiche apportate a livello di gruppo hanno precedenza sulle impostazioni a livello di account.

Configurare la pagina Invia

Le impostazioni di invio sono le funzioni che sono rese disponibili nella scheda Invio per gli utenti abilitati all'invio. Questa sezione approfondisce tutte le configurazioni disponibili su tale pagina.

Come le Impostazioni globali, anche queste dipendono dai vari casi d'uso.

Questa sezione è piuttosto lunga, quindi mettiti comodo e passa ad Account > Impostazioni account > Impostazioni di invio.

  • Nuova esperienza di invio
    Questa impostazione consente di abilitare la nuova esperienza di invio. Puoi inoltre consentire agli utenti di passare dall'esperienza nuova e classica e viceversa.

  • Mostra la pagina Invio dopo l'accesso
    Questa impostazione indirizza gli utenti che accedono ad Adobe Sign direttamente alla scheda Invio (anziché alla pagina iniziale).

    Eventuali tempi di attesa prolungati al primo accesso sono dovuti agli script in esecuzione nella pagina iniziale per la generazione di report accurati. Questa funzione è utile se gli utenti preferiscono passare direttamente al processo di invio e non vogliono prendere visione dei dati della pagina iniziale.

  • Invia documento per approvazione
    Questa funzione è utile per i flussi di lavoro in cui si richiede l'approvazione di uno o più utenti, ma non la loro firma.

Nota:

È possibile progettare i moduli affinché un approvatore possa compilare i dati di alcuni campi senza firmare il documento.

  • Creazione di documenti allegati
    Questa impostazione abilita tutti i vari canali che consentono a un utente di allegare un documento. Se devi rispettare regole rigorose per il controllo delle versioni dei documenti, probabilmente è meglio disattivare tutto eccetto la libreria in cui si trovano le versioni correnti dei moduli.

  • Completa automaticamente il nome del documento
    La compilazione automatica del nome del documento può far risparmiare tempo, ma tieni presente che il documento adotterà il nome del primo file allegato. Se attivi questa opzione, potresti anche voler offrire al mittente la possibilità di modificare il nome del documento, per coprire eventuali esigenze.
  • Lingue
    Questa impostazione consente agli utenti di impostare la lingua per la firma dei firmatari esterni nella pagina di invio.
  • Modelli messaggio
    Questa funzione permette agli utenti che devono gestire numerose transazioni di risparmiare molto tempo. Con i modelli per messaggi puoi impostare un nuovo messaggio predefinito e definire ulteriori modelli personalizzati. Configura questa opzione se devi inviare gli stessi documenti con lo stesso messaggio più volte al giorno.

  • Messaggi privati ai destinatari
    Consente l'invio per includere un messaggio privato a ciascuno dei destinatari.

  • Tipi di firma consentiti
    Per impostazione predefinita, è attivata solo firma elettronica. Tuttavia molti utenti preferiscono ancora stampare i documenti e inviarli via fax. Se alcuni dei tuoi clienti preferiscono questo metodo, abilita l'opzione Invio accordo tramite fax.

  • Impostazioni firma mittente
    Queste impostazioni sono progettate per i casi in cui il mittente sarà il controfirmatario del documento. In tal caso, vale la pena definire le impostazioni predefinite in base al flusso di lavoro specifico, per ridurre al minimo le modifiche che i mittenti dovranno effettuare per ogni transazione.

  • Promemoria
    Se il processo richiede l'impostazione di promemoria, questa impostazione ti permette di configurare l'iterazione e il messaggio del promemoria, riducendo ulteriormente il tempo che i mittenti dovranno dedicare a ogni invio.

  • Protezione con password di documenti firmati
    Se l'opzione è attivata, l'utente deve immettere una password per poter aprire il PDF firmato o per visualizzarlo online.

    Una piccola seccatura, ma una buona misura di sicurezza.

  • Verifica identità firmatario per i firmatari dell'account
    Adobe Sign consentono di applicare diversi metodi di autenticazione a due fattori per i firmatari. A seconda del caso di utilizzo, puoi attivare una o più di queste opzioni e consentire o meno ai mittenti di scegliere il metodo desiderato.

Nota:

Puoi selezionare una o tutte le opzioni, ma se desideri attivare il metodo di Autenticazione telefonica, devi innanzitutto attivare l'opzione Consenti ai mittenti di impostare le opzioni di verifica identità firmatario per ciascun destinatario.

  • Scadenza documento
    Se i documenti devono essere firmati entro uno specifico intervallo di tempo, ad esempio se un prezzo speciale è disponibile solo per i prossimi xx giorni, puoi definire uno specifico intervallo oltre il quale il documento non potrà più essere firmato.

    Se attivi questa opzione, è consigliabile attivare anche l'opzione Consenti modifica delle impostazioni di scadenza dopo l'invio del documento. Anche se non dovrai sempre estendere la scadenza, può risultare comodo avere la possibilità di farlo.

  • Nuova esperienza di anteprima e creazione
    Abilita la nuova esperienza di creazione. Consenti agli utenti di scegliere l'esperienza di creazione nuova o classica.

  • Visualizza in anteprima, posiziona firma o aggiungi campi
    Se devi aggiungere spesso dei campi ai documenti, può essere utile attivare lo strumento di trascinamento dei campi per impostazione predefinita. Tuttavia, se lavori con documenti sottoposti al controllo delle versioni, sarà preferibile non permettere agli utenti di modificare i campi.

  • Ordine di firma
    La maggior parte dei documenti che vediamo sono firmati in ordine sequenziale e questa è quindi l'impostazione predefinita. Tuttavia, se nel tuo flusso di lavoro è più diffuso un processo di firme in parallelo, in cui viene richiesto a tutti di firmare allo stesso tempo, puoi configurare anche questo scenario.

    Puoi anche consentire al mittente di scegliere il flusso di lavoro migliore per le sue transazioni, per avere massima flessibilità.

Caricare l’intestazione o il piè di pagina per l’e-mail

Puoi sfruttare altre opportunità di branding.

In Account > Impostazioni e-mail troverai le seguenti opzioni:

Piè di pagina e-mail: questa impostazione è valida per l'intero account e inserisce un testo nella parte inferiore dei messaggi e-mail. È utile per inserire informazioni di marketing o note legali.

Consenti agli utenti di creare i piè di pagina delle e-mail: questa impostazione consente ai singoli utenti di impostare il contenuto da usare come firma

Immagini intestazione e piè di pagina: le immagini usate nelle intestazioni e nei piè di pagina dei messaggi e-mail sono simili a quelle dei logo, ma più grandi. Ti permettono di mettere in evidenza gli elementi di branding e di far sapere al cliente da chi proviene il messaggio.

Come per il logo, sono supportate immagini in formato JPEG, GIF e PNG. 

Utilizza immagini di 200 pixel di altezza e fino a 600 pixel di larghezza.

Per ogni opzione trovi un collegamento per Caricare una nuova immagine. che ti permette di trovare l'immagine sul sistema locale. Fai clic su Salva.

 

Configurare le impostazioni di sicurezza

Le impostazioni di sicurezza di Adobe Sign corrispondono alle impostazioni tramite password che trovi in molte applicazioni, con l'aggiunta di un paio di funzioni specifiche per i documenti.

Per configurare le funzioni di sicurezza, passa ad Account > Impostazioni account > Impostazioni di sicurezza.

  • Impostazioni Single Sign-on
    Se i tuoi utenti si autenticano da una base di utenti Adobe o Google, puoi abilitare l'impostazione appropriata e disattivare quella che non prevedi di utilizzare.

  • Impostazioni Ricordami
    Consente di ricordare i dati di accesso dell'utente per un periodo di tempo specificato. Scegli il periodo di tempo dall'elenco a discesa.

  • Criterio password di accesso
    Con questa impostazione puoi definire la frequenza con cui deve essere impostata una nuova password e la quantità di password precedenti ricordate da Adobe Sign per impedire che vengano impostate password già utilizzate.

  • Forza password di accesso
    La robustezza o forza di una password è importante per garantire la sicurezza dell'account. Si consiglia di impostare questa opzione sul valore più elevato che possa essere tollerato dagli utenti.

  • Tipo cifratura PDF
    Per i livelli di cifratura dei file PDF, è utile sapere quale versione di Reader verrà utilizzata dai firmatari. I metodi di cifratura più avanzati richiedono versioni di Reader più recenti.

    In genere, se il firmatario di destinazione dispone di competenze tecniche di base, puoi scegliere la cifratura AES a 128 bit. Acrobat 7 è stato rilasciato all'inizio del 2005 e la maggior parte degli utenti hanno effettuato l'aggiornamento.

  • API
    Consente alle applicazioni di partner non certificate di accedere a dati da questo account. Consenti agli utenti non amministratori di un account di sviluppare applicazioni che utilizzano l'API Adobe Sign.

  • Intervalli IP consentiti
    Se temi l'accesso da parte di utenti esterni, puoi limitare l'intervallo di indirizzi IP accettati dal sistema. Assicurati tuttavia che nessuno degli utenti aziendali debba lavorare da casa o su un dispositivo mobile all'esterno della rete aziendale.

  • Condivisione account
    Questa funzione è molto utile per gestire i tuoi utenti, ma si consiglia di controllare con chi possono essere condivisi gli account. Molti amministratori scelgono di creare condivisioni di account solo per la creazione di nuovi utenti e di disattivare l'impostazione a livello dell'intero account.

  • Verifica identità firmatario
    Vuoi che gli utenti effettuino l'accesso prima di firmare un documento? A seconda del caso, questo potrebbe essere un buon mezzo di sicurezza.

  • Password per firma accordo
    Consente di applicare un criterio di password per proteggere la firma o la visualizzazione dei documenti.

  • Complessità della password del processo di firma degli accordi
    Consente di specificare la complessità delle password.

  • Autenticazione basata su conoscenza
    Puoi limitare il numero dei tentativi dei firmatari per convalidare la loro identità prima dell'annullamento dell'accordo.

Abilitare l'API se necessario - Solo Enterprise

Pensi di utilizzare l'API? Se vuoi che uno sviluppatore possa integrare Adobe Sign con il sistema CRM aziendale (o altri tipi di integrazioni supportate tramite API), questa opzione può esserti utile.

Adobe Sign supporta due tipi di API: SOAP e REST.

Passa ad Account > API Adobe Sign.

L'utilizzo dell'API di Adobe Document Cloud per accedere ai dati utente richiede i token OAuth.

Se hai un'applicazione precedente che non supporta OAuth, puoi creare una chiave di integrazione.

Se non visualizzi il collegamento per creare una chiave di integrazione, contatta il servizio di assistenza.

In questa pagina trovi anche

Inoltre, una volta attivata l'API, a sinistra trovi un nuovo collegamento, Registro richiesta API. Questo registro contiene il codice XML in entrata dalle chiamate API e può essere prezioso per la risoluzione di eventuali problemi relativi al codice.

 

L'API REST è disponibile mediante l'opzione Applicazioni API.

Una volta sulla pagina, fai clic sul collegamento Crea una nuova applicazione, assegna un nome all'applicazione e fai clic sul pulsante Crea applicazione.

Vengono generati e visualizzati il nuovo ID applicazione e il Segreto.

Configurare gruppi: Business ed Enterprise

Può essere molto utile organizzare gli utenti in gruppi in base alle funzioni richieste, specialmente in presenza di requisiti di firma diversi o strutture gerarchiche da rispettare.

Creare un gruppo con Adobe Sign è davvero semplice. Semplicemente passa ad
Account > Utenti o Account > Gruppi.

 

Una volta sulla pagina del gruppo, fai clic sul pulsante + nell'angolo in alto a destra della pagina e immetti il nuovo nome del gruppo nel campo.

È disponibile anche un collegamento per configurare le impostazioni per il gruppo, fai clic sulla riga per visualizzare il collegamento per le impostazioni del gruppo. Tali impostazioni sono quasi identiche alle Impostazioni globali che hai configurato a livello di account. Tuttavia, poiché i gruppi sono oggetti secondari dell'account, le impostazioni del gruppo hanno precedenza su quelle dell'account.

Il nome di un gruppo può essere modificato in qualsiasi momento.

Aggiungere utenti: Team, Business ed Enterprise

È giunto il momento di aggiungere gli utenti.

Sono disponibili due metodi per la creazione di nuovi utenti con Adobe Sign:

Uno alla volta

oppure

Più alla volta tramite file CSV

Il processo per singolo utente è piuttosto semplice. Semplicemente passa a
Vai a Account > Utenti, quindi fai clic sul pulsante più (+) nella barra degli strumenti visualizzata accanto alla casella di ricerca. Viene visualizzata la finestra di dialogo Crea.

 

Inserisci l'indirizzo e-mail, il nome e il cognome, quindi seleziona un gruppo a cui assegnare l'utente (se necessario).

È disponibile anche una casella di controllo, Visualizza i loro accordi. Questa opzione consente di creare una condivisione di account dal nuovo utente al tuo utente amministratore. Seleziona questa casella se desideri poter monitorare le transazioni del nuovo utente.

In caso contrario, puoi comunque creare una condivisione utilizzando la funzione Condivisione account.

Una volta creato l'utente, viene inviato un messaggio e-mail all'indirizzo specificato, con la richiesta di impostare le password. Dopodiché l'utente è attivo e pronto per l'invio del primo documento.

Il metodo di creazione multipla è questo: vai su Account > Utenti, quindi fai clic sul pulsante + nella barra degli strumenti visualizzata accanto alla casella di ricerca. Nella finestra di dialogo Crea, fai clic su Crea più utenti alla volta.

 

Tale processo consente di creare un file CSV contenente almeno le colonne per indirizzo e-mail e nome/cognome. Per il formato corretto, consulta il file CSV di esempio: fai clic sul collegamento per scaricare il file CSV di esempio. Prepara il file nel formato specificato. Una volta che il file è pronto, fai clic su Sfoglia e seleziona il file.

Uno svantaggio di questo processo è che non è possibile creare la condivisione dall'utente al tuo amministratore di account.

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