如今,“书面”签名工作流程适用于各种服务级别。

功能说明

有时,我们需要获取一个实体签名。这其中的原因可能出自于:法律或合规性要求、政策倾向,或者只是因为一方或双方喜欢使用实体格式的签名。

Adobe Sign“书面”签名工作流程支持获取实体签名,这不仅可以确保适当的访问控制、维护最终文档的质量和清晰度,而且还可以利用电子处理和审核的种种好处。

传统的传真解决方案需要依赖签名流程中涉及的各台传真机。每添加一个签名就会增加一定数量的“噪点”,而且生成的文档往往会有明显的保真度损失。

新的“书面”工作流程允许收件人以电子方式填写任何字段内容(其中包括添加其他文件),然后打印精确的数字化文档以进行签名。随后,签名者将已签名的文档重新扫描为电子格式,并使用最初提供文档时的相同电子邮件链接,上载该文件。通过使用已签名文档的扫描件或照片作为上载文件,可极大地提高最终协议的质量。

注意:

  • “书面”签名工作流程仅适用于新版“发送”体验。使用经典版“发送”体验的用户可继续使用“传真”签名工作流程。
  • “传真”工作流程不适用于新版“发送”体验。
  • 当经典版“发送”页面于 2017 年第 4 季度完全停用时,“书面”(数字上载)工作流程将计划彻底取代传真工作流程。

更改了哪些方面

对于发件人

对发件人来说,工作流程或文档模板没有任何变化。唯一的变化是需要选择“书面”选项,而不是“传真签名”选项。

从好的方面来讲,“书面”签名工作流程允许使用的选项更加广泛,例如:

  • 围绕任何独立的说明,向收件人提供个性化消息
  • 签名者验证
  • 在发送文档以获取签名之前,可预先填写字段
  • 替换当前签名者
  • 在发送协议后(但是在签名之前)对其进行修改
  • 可要求首位签名者附加支持文档
  • 提醒的内容与电子签名工作流程保持一致
  • 字段内容可由那些为预填字段和首位签名者报告的字段数据组成
  • 可要求首位签名者必须填写字段并验证相应的字段
  • 扩展后的收件人列表可包含与电子工作流程中一样多的签名者数量
  • 完全支持所有可用的收件人类型(审批人、表单填写人、接受人等)
    • 作为一种最佳做法,建议发件人把自己(或指定方)安排成具有审批人角色的最后一位收件人。这样一来,就可以对上载的文档进行完整性检查。

 

对于签名者

对于签名者来说,“书面”签名工作流程从某种意义上讲更像是电子工作流程,只是签名者必须打印文档,才能应用他们的签名:

  • 收件人通过电子邮件获得通知,其中,电子邮件包含了指向文档的链接。
  • 收件人以电子方式打开文档,将会首先看到流程的 3 步摘要:

 

  • 收件人可以填写任何要求/必填的表单字段
  • 准备就绪后,收件人可单击“下一步”按钮,进入“下载”的说明部分:

 

  • 收件人单击“下载”按钮以下载文档,并填写相应的字段内容。
  • 此时,屏幕上将会打开一个窗口,询问收件人是要打开文件还是保存文件
  • 在 PDF 处于打开状态的情况下,打印 PDF 页面
  • 实际手动签署文档
  • 将文档重新扫描为数字格式
    • Adobe Sign 接受以任何普遍接受的格式(PDF、JPG、GIF、TIF、BMP)返回的文件。
    • 由于 Adobe Sign 只接受一个文件,因此如果涉及多幅图像,则需要将它们连接为一个文件。
  • 单击最初的“请签署”电子邮件中的链接,以打开上载文件的界面(或者,如果需要,可再次下载文档)
 
  • 单击上载以提交按钮,可打开一个窗口。通过该窗口,签名者可以浏览本地系统中要上载的文件
  • 上载文件后,收件人就完成了操作,协议将移至下一位签名者,或结束签名流程

 

对于集成/API 客户

对于已在应用程序中启用/嵌入新版“发送”页面的客户来说,“书面”签名工作流程将成为默认行为。

那些使用 API 来检索数据或协议文件的客户,无需更改任何现有的代码。用于签署文档的工作流程,不会影响您访问已完成协议的方式。

由于预填字段和首位签名者字段都是采用电子方式捕捉的,所以如果您定义了数据映射,则可以导入此类字段数据。

 

注意:

那些继续使用经典版“发送”页面的客户,仍可以选用回传签名方式,直至 2017 年第 4 季度,即经典版“发送”页面(以及回传签名)停用之时为止。

为什么更改

尽管回传协议在获取合法签名方面表现得非常成功,但是很容易产生许多问题,这主要是由于参与设备的性质各不相同。常见问题包括:

  • 最终文档的质量欠佳 - 如果对文档重复发送四次传真,则会在文档中产生大量“噪点”
  • 交易失败 – 出现错误,人们每天传真文档时可能会将文档的字面放反。因为收到的是空文档,所以 Adobe Sign 无法路由该文档,进而无法附加到相关的协议中。
  • 安全性较差 – 通过传真机发送文档的过程不安全,而且无法保证将文档递送给指定的收件人
  • 签名者的数量有限 – 将传真页面路由到协议的机制是基于页面边角的 QR 代码。由于每个页面只有四个角,所以传真交易被限制为四个签名者。
  • 预填写字段 - 当前的回传系统旨在简化文档发送给指定方的过程,不允许预先填写文档字段。
  • 数据捕捉 – 在回传文档中,没有系统可以读取并采用报告形式返回给您的字段,而且收集数据的过程更像是手动过程。

发送到传真号码

“书面”签名工作流程不支持发送到传真号码。新解决方案的主要优点之一在于:摆脱了在传真机上打印时产生的机械问题。撇开作为源头的传真机,我们可以:

  • 确保文档质量 – 避免传真机本身产生的噪点
  • 改进流程且成功发送日志 –“传真传送报告”无法提供以下信息:是否已传送文档的可读副本,以及谁是文档的传送目标
  • 提高安全性 – 大多数的传真机都放置在公共区域,这样一来,任何人都可以看到生成的内容
  • 改进签名者的验证/沟通过程 – 借助电子签名流程,可以将签名者验证和私人消息纳入协议工作流程中,进而允许您通过签名流程明确地审查和指导签名者

启用“书面”签名选项

若要应用新的“书面”签名流程,您的帐户必须首先使用新版“发送”体验。

  1. 导航至帐户 > 帐户设置 > 发送设置
  2. 向下滚动至允许的签名类型
  3. 选中该选项,以允许发件人发送文档进行书面签名
  4. 单击保存,确认所做的更改

 

启用这项功能后,您会在“发送”页面上看到该选项已经可以使用

注意:

如果您正在使用“有限文件可见性”(帐户 > 帐户设置 > 全局设置),则需要先在这些设置中明确启用“书面签名”,只有这样,“书面”选项才会显示在“发送”页面上。

任何同时使用“有限文件可见性”“书面”签名工作流程发送的协议,都将忽略“文件可见性”设置,并将为签名者提供整个文档。

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