通过 eOriginal 保管服务归档 Adobe Sign 文档

以数字化方式管理和保护文档。

Adobe Sign 与 eOriginal 展开合作,以帮助组织在将重要签名文档归档到安全的数字保管库时符合相关的遵从标准和法规要求。在文档签名后,eOriginal 可按最高的保护和遵从级别将它安全地保存在一个完全数字化的环境中。组织可以选择归档特定帐户中的所有文档、由一个特定的组(或用户子集)发起的所有文档、或单个文档。

在文档创建后,已上载到 Adobe Sign 的原始文档将被视为合同的授权副本。该授权副本将在整个签名周期内保留在 Adobe 服务器上。在签名周期结束后,该授权副本将被归档到 eOriginal 保管库中,并且此文档将成为法律文书。此文档的 PDF 副本将保留在 Adobe Sign 中,但会标上“原始副本”的水印,以指示这个由 eOriginal 保管的文档是唯一的真实版本:

工作原理

在签名周期结束之后,任何启用的待保管事务都将触发 eOriginal 保管服务,以发起授权副本的转移。这是一个异步的调用和响应流程,其中保管服务在收到通知后请求来自 Adobe Sign 的信息,而 Adobe Sign 提供所请求的内容。

这些按顺序的请求几乎是实时发生的,以确保授权副本在签名流程完成的那一刻由保管服务存储。

应用最终签名后,将按给出的顺序执行下列步骤:

  1. 通过“文档可以安全保管”事件更新审计报告
    • 由于审计报告必须在协议达到终止状态时完成,并且保管过程仅在签名过程完成后才发生,因此无法将审计报告更新为指示保管过程已完成。事务事件(存储在 Adobe Sign 服务器上)的历史记录将指示保管过程的完成情况。
  2. 文档和所有相关图像均带有水印。 
    • 将保留最终文档的一个无水印副本,供最终上载到 eVaulting 提供程序。
    • 此时,只有 eVaulting 提供程序可以使用经验证的访问令牌来检索未添加水印的版本
  3. 通过 ping 保管回调通知保管服务,文档已可以保管。 
    • Adobe Sign 会将该文档的唯一标识(称为“文档功能密钥”)发送到保管服务。
  4. 保管服务会请求文档审计记录以创建文档的配置文件。
  5. Adobe Sign 提供审计记录
    • 该审计记录包含在签名过程中所发生事件的完整记录,其中包括签名者的身份、每个事件的日期和时间、IP 地址和位置信息(如果有)。
  6. 保管服务将请求未添加水印的文档。
  7. Adobe Sign 将未添加水印的文档提供给保管服务。
  8. 保管服务将确认文档已被接收,并通知 Adobe Sign 该保管过程已完成。
  9. 最终合同的无水印副本将会从 Adobe Sign 系统中清除。

注意:

保管服务涉及文档的最终(权威)副本和相关图像。

文档的临时版本(在最终签名之前)不会纳入保管过程。

这些非正式版本将以未添加水印的状态保留在 Adobe Sign 服务器上,除非通过某些其他流程(如保留策略或 GDPR 操作)删除这些版本。

电子保管流程的图表

此时,Adobe Sign 仅存储最终文档的带水印副本。缩略图图像(在 Adobe Sign 中查看)也带有水印,以确保只有一个未添加水印的版本拥有保管服务。

一旦文档被保管,Adobe 将不再保留最终文档的任何未添加水印的副本。

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