Adobe Acrobat Sign 与 eOriginal 展开合作,以帮助组织在将重要签名文档归档到安全的数字保管库时符合相关的遵从标准和法规要求。在文档签名后,eOriginal 可按最高的保护和遵从级别将它安全地保存在一个完全数字化的环境中。组织可以选择归档特定帐户中的所有文档、由一个特定的组(或用户子集)发起的所有文档、或单个文档。
在文档创建后,已上载到 Acrobat Sign 的原始文档将被视为合同的授权副本。该授权副本将在整个签名周期内保留在 Adobe 服务器上。在签名周期结束后,该授权副本将被归档到 eOriginal 保管库中,并且此文档将成为法律文书。此文档的 PDF 副本将保留在 Acrobat Sign 中,但会标上“原始副本”的水印,以指示这个由 eOriginal 保管的文档是唯一的真实版本:
在签名周期结束之后,任何启用的待保管事务都将触发 eOriginal 保管服务,以发起授权副本的转移。这是一个异步的调用和响应流程,其中保管服务在收到通知后请求来自 Acrobat Sign 的信息,而 Acrobat Sign 提供所请求的内容。
这些按顺序的请求几乎是实时发生的,以确保授权副本在签名流程完成的那一刻由保管服务存储。
应用最终签名后,将按给出的顺序执行下列步骤:
保管服务仅涉及文档的最终(权威)副本和相关图像。
文档的临时版本(在最终签名之前)不会纳入保管过程。
这些非正式版本将以未添加水印的状态保留在 Acrobat Sign 服务器上,除非通过某些其他流程(如保留策略或 GDPR 操作)删除这些版本。
此时,Acrobat Sign 仅存储最终文档的带水印副本。缩略图图像(在 Acrobat Sign 中查看)也带有水印,以确保只有一个未添加水印的版本拥有保管服务。
一旦文档被保管,Adobe 将不再保留最终文档的任何未添加水印的副本。
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