使用“批量发送”功能批量发送协议


通过使用 .CSV 文件导入收件人及其详细信息来发送“批量发送”

您可以使用 CSV 文件导入接收者的电子邮件地址,并将每个接收者的自定义数据合并到文档字段中。您还可以在发送给每个签名者的电子邮件中自定义消息,以要求他们签署文档。

.CSV 的全称为逗号分隔值,Excel 文件可保存为这种格式。

注意:

该视频介绍了如何在“批量发送”事务中设置和使用 .CSV 文件。它还介绍了如何在“批量发送”事务中跟踪所有已发送文档的状态。


设置您的 .CSV

在设置您的 .CSV 之前,有必要了解文档中字段的名称。根据您将字段添加到文档的方式,还可以通过另一种方法来执行此操作:

  • 如果文档是通过标记(文本或 PDF)创建的,请使用您在标记中定义的字段名称。例如,{{Address1_es_:signer1}} 具有字段名 Address1
  • 如果您使用拖放式环境,请编辑您的文档并双击该字段。该字段的名称位于属性窗口的顶部。

在知道了文档中的字段名称后,请打开“批量发送”发送页面中找到的示例,或创建一个 Excel 文件。

注意:
  • CSV 文件中必须具有至少两个唯一的电子邮件地址。
  • 发送者的电子邮件地址不可包含在 CSV 中。
  1. 第一行为字段名称和信息标记。对于您已添加的自定义字段,请将字段名称添加到列标题中。

    信息标记如下所示:

    _es_signer_email (必填)签名者的电子邮件地址

    _es_signer_name (选填)在签名中使用的签名者姓名

    _es_signer_fullname (选填)在文档中显示的签名者姓名

    _es_signer_company (选填)签名者公司

    _es_signer_title (选填)签名者职称

    _es_agreement_message (选填) 发送给签名者的电子邮件中包含的消息。

    所使用的其他名称(电话和邮政编码)是我们已添加到文档中的自定义字段。

    CSV 格式的信息标记

  2. 下一行填充签名者特定信息。这里,我们为自定义字段设置了电子邮件地址、全名、公司名、职称、自定义消息和其他信息。

    已填写签名者信息

  3. 最后,请将文件以 .CSV(逗号分隔)(*.csv) 的格式保存到您的本地系统上。

    • 使用双字节字符的客户必须以 CSV UTF-8(逗号分隔)(*.csv) 的格式保存 CSV 文件
    将 CSV 保存到您的本地系统


使用 .CSV 发送

  1. 在创建 .CSV 之后,单击“主页”上的批量发送

    从“主页”发送 Mega Sign

  2. 在“批量发送”发送页面上,单击从文件导入收件人和合并字段链接,以使用 .CSV 进行发送。

    从文件导入收件人和合并字段

  3. 单击上传

    上传

  4. 查找并附加要使用的 CSV 文件。

  5. 根据需要配置其他选项:

    • 身份验证 - 将此选项设置为应用双重因素身份验证
    • 我需要签名 - 如果您(发件人)需要会签文档,请选中此复选框。
    • 协议名称 - 在“管理”页面中显示的协议名称。
    • 消息 - 包含在“请签署”电子邮件中的全局消息(如果未使用 .csv 明确导入其他消息)。
    • 语言 - 电子邮件以及屏幕上的说明中应使用的语言。
    • 设置此文件的到期日(可选)- 定义协议在自动过期前保持有效的天数
    • 设置用于打开签名 PDF 的密码(可选)- 定义用于保护已签名文档的密码。
    • 预览、定位签名或添加表单字段 - 允许发件人在模板上放置字段。

    完成后,单击下一步

    选择选项并发送

    注意:

    处于“预填”或“草稿”状态的“批量发送”协议将在创建后 24 小时自动过期。

添加自动的文档过期功能

自动的文档过期功能提供了帐户级别和组级别配置。过期时间可按照默认的时间限制来定义,与此同时,发件人可通过一项可选设置来编辑相关的默认值。

衡量文档过期的方式如下所示:以协议创建之时为起点,按整天(24 小时为增量)来计算。例如,如果您将协议配置为 3 天后过期,那么协议会刚好在发送后 72 小时过期(如果在未完成的情况下)。

每位收件人都必须在截止日期之前完成签名流程。任何未在截止日期之前完成的协议都将自动过期。

设置过期日期

注意:

如果剩余的收件人都是内部人员(会签人),帐户或组管理员则可以配置文档过期设置,以忽略过期期限。

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