O recurso de Compartilhamento de conta está disponível para os planos para pequenas empresas, empresas de grande porte e serviços corporativos.
A natureza padrão do Adobe Acrobat Sign é proteger o conteúdo de um usuário de todos os outros usuários não convidados explicitamente para visualizar ou interagir com o conteúdo.
Os contratos incluem implicitamente todos os destinatários. Os documentos da biblioteca são compartilhados explicitamente nas propriedades do modelo.
No entanto, há funções na maioria das organizações que exigem a supervisão das transações sem o observador ou grupos de agentes estarem diretamente envolvidos, que precisam ter uma conscientização geral de todas as transações em seu grupo.
O compartilhamento de conteúdo do usuário permite que um usuário ou grupo compartilhe conteúdo com qualquer outro usuário ou grupo.
Dois tipos de compartilhamento de conteúdos do usuário estão disponíveis:
O compartilhamento avançado está disponível apenas para contas de nível empresarial. O administradores que desejam ativar o compartilhamento avançado devem entrar em contato com o gerente de sucesso para converter a conta.
Uma vez que a conta é convertida em compartilhamento avançado, não pode ser revertida ao compartilhamento básico. Esse é um processo unidirecional.
O compartilhamento básico está disponível para todos os pacotes corporativos, de negócios e de pequenas empresas.
O compartilhamento avançado está disponível somente para clientes empresariais.
O Acrobat Pro para equipes e todos os planos de usuário único não oferecem suporte ao compartilhamento de uma conta de usuário.
Os usuários em acordo com o modelo de compartilhamento básico podem criar, revisar e substituir os compartilhamentos na seção Preferências pessoais. Todos os usuários (inclusive administradores) têm a mesma experiência.
Há duas páginas discretas, uma para compartilhamentos de entrada (Visualizar outras contas) e outra para compartilhamentos de saída (Compartilhar minha conta):
Os usuários solicitam compartilhamentos ao clicar no ícone de adição e inserir o email do usuário com quem deseja compartilhar.
Depois que o compartilhamento for solicitado, há um estado "Pendente" até que o usuário solicitado aceite ou recuse o convite.
Quando uma conta é convertida em compartilhamento avançado, a interface do usuário é alterada de duas páginas distintas para uma página com guias chamada Status de compartilhamento:
As duas guias são alinhadas as duas páginas usadas nas regras de compartilhamento básico:
Os usuários criam compartilhamentos ao clicar no ícone de adição, que abre uma pop-up, permitindo que o usuário insira um endereço de email ou selecione usuários ou grupos específicos de uma lista dos objetos de grupo e de usuários da conta atual.
Após identificar os usuários/grupos para compartilhamento, o solicitante pode definir as permissões que deseja aplicar ao compartilhamento (enviar e/ou modificar):
Os administradores de conta têm permissão para criar um compartilhamento entre o usuário e qualquer outro usuário na sua conta do Acrobat Sign, sem necessidade de aprovação.
Os administradores de grupo têm permissão para criar um compartilhamento entre o usuário e qualquer outro usuário no grupo sem aprovação.
Os administradores de grupo que tentarem criar um compartilhamento com um usuário ou grupo fora do grupo criarão um compartilhamento "Pendente". O outro usuário deve aprovar explicitamente (aceitar) a solicitação de compartilhamento para que ele seja estabelecido.
Os usuários não administrativos podem solicitar um compartilhamento (com base nos controles configurados) que permaneça "Pendente" até que a outra parte aceite ou recuse a solicitação de compartilhamento.
Os administradores (com regras avançadas de compartilhamento) têm a capacidade de compartilhar o grupo que administram e a gerenciar os compartilhamentos que estão vinculados ao grupo (com o usuário).
O compartilhamento em grupo funciona mecanicamente da mesma forma que os compartilhamentos de usuário e, ao compartilhar com um grupo, o usuário terá acesso a todo o conteúdo de todos os usuários nesse grupo.
Se um usuário for removido do grupo, o conteúdo do usuário não está mais no grupo, portanto não é mais visível.
Para acessar o Compartilhamento a nível de grupo como um administrador do grupo:
Um grupo pode ser compartilhado com ele mesmo, fazendo com que todos os usuários do grupo tenham uma visualização completa de todos os outros usuários no grupo sem ter que definir compartilhamentos individuais.
Os administradores de conta podem gerenciar os compartilhamentos para todos os grupos da conta e criar compartilhamentos entre grupos sem exigir a aprovação por outro usuário.
Para acessar o compartilhamento em grupo como um administrador de conta:
Quando o menu Grupo for carregado, clique em Status de compartilhamento
O autor de um compartilhamento "Pendente" pode reenviar a solicitação ao usuário do destino ao:
Quando um usuário solicita um compartilhamento, o usuário de destino (ou o administrador de grupo, no caso de grupos) recebe um email com um link para aprovar o compartilhamento:
Como alternativa, um usuário pode aceitar ou recusar uma solicitação no aplicativo ao:
Ambos os modelos de compartilhamento permitem que uma parte cancele um compartilhamento a qualquer momento:
As permissões para um compartilhamento estabelecido entre usuários/grupos podem ser modificadas ao:
Há um atraso de 30 minutos entre a modificação das permissões de compartilhamento e a visualização do efeito dessas alterações.
O conteúdo compartilhado com o usuário é exibido na guia Gerenciar.
No canto superior esquerdo da página Gerenciar, você pode ver uma seta suspensa ao lado de Seus contratos
A página é atualizada para mostrar o conteúdo da página Gerenciar do usuário/grupo selecionado:
Os filtros no painel à esquerda do (Em andamento, Concluído, Formulários da Web) filtram o conteúdo da mesma forma como quando você visualiza o conteúdo.
O compartilhamento avançado permite que um usuário modifique os documentos e campos nos contratos de uma conta compartilhada (desde que o contrato ainda esteja qualificado).
Para modificar um contrato:
O compartilhamento avançado permite que um usuário envie um contrato em nome de um usuário compartilhado.
Esse contrato é de propriedade da conta compartilhada, como se o proprietário da conta os tivesse enviado.
Somente o histórico e o registro de auditoria indicarão que o contrato foi enviado por meio da conta compartilhada por outro usuário.
Para enviar um contrato de uma conta compartilhada:
A página é atualizada para mostrar uma interface limitada.
Um banner na parte superior da página indica que você está em uma conta compartilhada e identifica o usuário dessa conta.
No lado direito do banner há um link que retorna a sua conta.
O registro de Atividade do contrato exibe claramente que o contrato foi enviado em nome do usuário:
Os controles administrativos para compartilhamento de usuário podem ser encontrados em Configurações da conta > Configurações de segurança > Compartilhamento de conta
O controles de compartilhamento básico definem se o compartilhamento está permitido, e o método pelo qual o compartilhamento é iniciado:
O compartilhamento avançado permite um conjunto adicional de permissões:
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