A natureza padrão do Adobe Acrobat Sign é proteger o conteúdo de um usuário de todos os outros usuários não convidados explicitamente para visualizar ou interagir com o conteúdo.

Os contratos incluem implicitamente todos os destinatários.  Os documentos da biblioteca são compartilhados explicitamente nas propriedades do modelo.

No entanto, há funções na maioria das organizações que exigem a supervisão das transações sem o observador ou grupos de agentes estarem diretamente envolvidos, que precisam ter uma conscientização geral de todas as transações em seu grupo.

O compartilhamento de conteúdo do usuário permite que um usuário ou grupo compartilhe conteúdo com qualquer outro usuário ou grupo.

Dois tipos de compartilhamento de conteúdos do usuário estão disponíveis:

• Básico - somente exibição de usuário
  • Quando UserA compartilhar seu conteúdo com UserX:
    • O UserX pode visualizar (e somente visualizar) todo o conteúdo que é visível na página Gerenciar do UserA
• Avançado - a exibição do grupo e do usuário com as opções opcionais Modificar e Enviar
  • Quando UserA compartilhar seu conteúdo com UserX:
    • O UserX pode visualizar todo o conteúdo na página Gerenciar do UserA
    • O UserX pode modificar um contrato que esteja em andamento (se ativado)
    • O UserX pode enviar um contrato em nome do usuário (se ativado)
      • O UserX é indicado no registro do histórico e de auditoria e como envio em nome do UserA
      • O contrato é de propriedade e controlado pelo UserA
  • O Compartilhamento em grupo está ativado
    • Quando UserA compartilhar seu conteúdo com GroupN:
      • Todos os membros do GroupN podem visualizar todo o conteúdo na página Gerenciar do UserA
      • Todos os membros do GroupN têm autoridade da parte estabelecida (enviar e/ou modificar) para o UserA
    • Quando GroupN é compartilhado com o UserA:
      • O UserA pode exibir todo o conteúdo para todos os usuários no GroupN
      • O UserA tem autoridade para enviar e/ou modificar contratos (como configurado) para todos os membros no GroupN

O compartilhamento avançado está disponível apenas para contas de nível empresarial. O administradores que desejam ativar o compartilhamento avançado devem entrar em contato com o gerente de sucesso para converter a conta.

Disponibilidade

O compartilhamento básico está disponível para todos os pacotes corporativos, de negócios e de pequenas empresas.

• O compartilhamento básico tem um limite de 100 contas "compartilhadas" e 100 contas "compartilhadas comigo"

O compartilhamento avançado está disponível somente para clientes empresariais.

• O compartilhamento avançado tem um valor padrão de 500 contas que podem ser "compartilhadas" e 500 contas que podem ser "compartilhadas comigo"
  • Se você precisar de mais de 500 compartilhamentos, entre em contato com o gerente de sucesso

O Acrobat Pro para equipes e todos os planos de usuário único não oferecem suporte ao compartilhamento de uma conta de usuário.

• O Acrobat Pro para equipes equipes e contas de usuário único só pode compartilhar objetos individuais da página Gerenciar.

Interface do usuário

Compartilhamento básico

Os usuários em acordo com o modelo de compartilhamento básico podem criar, revisar e substituir os compartilhamentos na seção Preferências pessoais. Todos os usuários (inclusive administradores) têm a mesma experiência.

Há duas páginas discretas, uma para compartilhamentos de entrada (Visualizar outras contas) e outra para compartilhamentos de saída (Compartilhar minha conta):

Os usuários solicitam compartilhamentos ao clicar no ícone de adição e inserir o email do usuário com quem deseja compartilhar.

Depois que o compartilhamento for solicitado, há um estado "Pendente" até que o usuário solicitado aceite ou recuse o convite.

Compartilhamento avançado (disponível somente no nível de serviço corporativo)

Quando uma conta é convertida em compartilhamento avançado, a interface do usuário é alterada de duas páginas distintas para uma página com guias chamada Status de compartilhamento:

As duas guias são alinhadas as duas páginas usadas nas regras de compartilhamento básico:

• Minha conta compartilhada com > Compartilhar minha conta
• Compartilhado comigo > Exibir outras contas

Os usuários criam compartilhamentos ao clicar no ícone de adição, que abre uma pop-up, permitindo que o usuário insira um endereço de email ou selecione usuários ou grupos específicos de uma lista dos objetos de grupo e de usuários da conta atual.

• A seta à direita do nome do grupo expande os grupos para listar os usuários
• O ícone de adição adiciona o usuário/grupo à solicitação de compartilhamento (no campo de entrada superior)

Os administradores de conta têm permissão para criar um compartilhamento entre o usuário e qualquer outro usuário na sua conta do Acrobat Sign, sem necessidade de aprovação.

Os administradores de grupo têm permissão para criar um compartilhamento entre o usuário e qualquer outro usuário no grupo sem aprovação.

Os administradores de grupo que tentarem criar um compartilhamento com um usuário ou grupo fora do grupo criarão um compartilhamento "Pendente".  O outro usuário deve aprovar explicitamente (aceitar) a solicitação de compartilhamento para que ele seja estabelecido.

• As solicitações de compartilhamento com um grupo gera um email para o administrador do conjunto, que aceita ou recusa todos os compartilhamentos pendentes.

Os usuários não administrativos podem solicitar um compartilhamento (com base nos controles configurados) que permaneça "Pendente" até que a outra parte aceite ou recuse a solicitação de compartilhamento.

Compartilhamento de grupo

Os administradores (com regras avançadas de compartilhamento) têm a capacidade de compartilhar o grupo que administram e a gerenciar os compartilhamentos que estão vinculados ao grupo (com o usuário).

O compartilhamento em grupo funciona mecanicamente da mesma forma que os compartilhamentos de usuário e, ao compartilhar com um grupo, o usuário terá acesso a todo o conteúdo de todos os usuários nesse grupo.

Se um usuário for removido do grupo, o conteúdo do usuário não está mais no grupo, portanto não é mais visível.

Para acessar o Compartilhamento a nível de grupo como um administrador do grupo:

• Efetue logon no usuário administrador do grupo
• Acesse Grupo > Meu grupo de usuários > Status de compartilhamento

Os administradores de conta podem gerenciar os compartilhamentos para todos os grupos da conta e criar compartilhamentos entre grupos sem exigir a aprovação por outro usuário.

Para acessar o compartilhamento em grupo como um administrador de conta:

• Acesse Conta > Grupos > {selecione o grupo que deseja compartilhar}

Quando o menu Grupo for carregado, clique em Status de compartilhamento

Controles adicionais para gerenciar compartilhamentos entre contas

Visualização de conteúdo compartilhado

O conteúdo compartilhado com o usuário é exibido na guia Gerenciar.

No canto superior esquerdo da página Gerenciar, você pode ver uma seta suspensa ao lado de Seus contratos

• Clique na seta para exibir a lista de usuários/grupos compartilhados com você
• Selecione usuário/grupo que deseja visualizar
• Há também a opção de selecionar Todos os contratos compartilhados, que retorna todo o conteúdo compartilhado

A página é atualizada para mostrar o conteúdo da página Gerenciar do usuário/grupo selecionado:

Controles de compartilhamento avançado

Controles

Os controles administrativos para compartilhamento de usuário podem ser encontrados em Configurações da conta > Configurações de segurança > Compartilhamento de conta

• O compartilhamento pode ser configurado no nível da conta, propagando as configurações para todos os grupos
• O compartilhamento também pode ser configurado no nível de grupo, substituindo os valores de nível de conta herdados.

O controles de compartilhamento básico definem se o compartilhamento está permitido, e o método pelo qual o compartilhamento é iniciado:

• Não permitir compartilhamento de conta - a interface do compartilhamento de conta é removida da interface do usuário da conta/grupo configurada.
• Permitir solicitação para compartilhamento de conta - permite que os usuários na conta/grupo configurada solicitem a exibição do conteúdo de outro usuário
• Permitir compartilhamento da própria conta - permite que os usuários na conta/grupo configurada compartilhem sua conta com outro usuário
• Ambos - o usuário pode solicitar e oferecer compartilhamento 

O compartilhamento avançado permite um conjunto adicional de permissões:

• Com contas externas – quando ativado, os usuários podem compartilhar uma visualização do conteúdo de suas contas com usuários em outras contas do Acrobat Sign.
  • Compartilhar com uma conta externa estabelece um relacionamento somente leitura.
• Com contas internas – quando ativado, os usuários podem compartilhar o conteúdo com outros usuários em sua contas (as mesmas) do Acrobat Sign.
  • Ativar o compartilhamento com as contas internas permite duas opções adicionais:
    • Envio — permite que a parte "compartilhada" envie novos contratos em nome da parte que compartilha.
      • O histórico e a trilha de auditoria indicam claramente que o contrato foi enviado pela parte “compartilhada” em nome da parte que compartilha.
      • O contrato é de propriedade e gerenciado pela parte que compartilha, como se ela própria tivesse enviado.
    • Modificar transações existentes – permite que a parte “compartilhada” modifique contratos em andamento.