Архивирование документов Adobe Sign с помощью сервисов хранения eOriginal

Цифровое управление и защита документов

Adobe Sign объединяется с eOriginal и помогает организациям соблюдать требования регуляторов, согласно которым важные подписанные документы должны архивироваться и храниться в защищенном цифровом хранилище. После подписания документа eOriginal может поместить его в надежное хранилище с высочайшим уровнем защиты, что позволяет выполнять требования регуляторов в полностью цифровой среде. Организации могут архивировать все документы в определенной учетной записи, все документы, созданные определенной группой (или подгруппой пользователей), а также отдельные документы.

После создания документа его исходная версия, отправленная в Adobe Sign, считается привилегированной копией. Привилегированная копия остается на серверах Adobe на протяжении всего цикла подписания. После завершения цикла подписания привилегированная копия архивируется и помещается в хранилище eOriginal. Таким образом документ превращается в юридический инструмент. Копия документа в формате PDF остается в Adobe Sign, но на нее наносится водяной знак «Копия», указывающий, что единственная подлинная версия документа находится в хранилище eOriginal:

Принцип работы

После завершения цикла подписания любая операция архивирования запускает сервис хранения eOriginal, и начинается передача привилегированной копии. Процесс выполняется асинхронно, по принципу вызова и отклика. После получения уведомления сервис хранения запрашивает информацию у Adobe Sign, и Adobe Sign предоставляет требуемые данные.

Последовательные запросы выполняются в режиме, приближенном к реальному времени. Это необходимо для того, чтобы сервис хранения отправил привилегированную копию в хранилище в момент завершения процесса подписания.

После добавления последней подписи:

  1. Сервис хранения eOriginal получает уведомление посредством ping-запроса, который сигнализирует о том, что процесс подписания документа, подлежащего архивированию, завершен. Adobe Sign отправляет сервису хранения уникальный идентификатор документа, так называемый функциональный ключ документа.
  2. Сервис хранения запрашивает маркер доступа для готового подписанного документа.
  3. Adobe Sign проверяет, разрешено ли данному приложению хранения запрашивать маркер доступа для документа. Таким образом, привилегированную копию документа может получить только приложение хранения. Adobe Sign предоставляет уникальный одноразовый маркер доступа.
  4. После этого сервис хранения запрашивает журнал регистрации событий для документа, чтобы создать профиль документа.
  5. Adobe Sign предоставляет журнал регистрации событий, который содержит сведения о всех событиях, возникших в процессе подписания, включая идентификационные данные подписантов, дату и время каждого события, IP-адрес и сведения о местоположении (если они доступны).
  6. Сервис хранения запрашивает версию подписанного документа без водяного знака, предоставляя одноразовый маркер доступа.
  7. Adobe Sign проверяет одноразовый маркер доступа и предоставляет сервису хранения версию копию документа без водяного знака.
  8. Сервис хранения подтверждает получение документа и уведомляет Adobe Sign о том, что процесс архивирования завершен.
  9. Adobe Sign обновляет журнал регистрации событий, и документу присваивается статус «Помещено в хранилище».
  10. Все версии документа, созданные в процессе подписания, снабжаются водяными знаками, а копии документов без водяных знаков удаляются.
Схема процесса архивирования

На этом этапе Adobe Sign просто хранит копию документа с водяным знаком, включая копии в формате PDF, относящиеся к разным этапам цикла подписания. Миниатюры документов не снабжаются водяными знаками, так как это просто изображения, не используемые в юридических целях.

Документы без водяных знаков можно получить через сервис хранения только после помещения документа в хранилище.

Загрузить

Эта работа лицензируется в соответствии с лицензией Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported  На посты, размещаемые в Twitter™ и Facebook, условия Creative Commons не распространяются.

Правовые уведомления   |   Политика конфиденциальности в сети Интернет