Функцию удаления информации пользователя Adobe Sign может использовать администратор конфиденциальных данных для всех учетных записей с несколькими лицензиями.

Описание функции

Adobe Sign позволяет полностью удалить из системы Adobe Sign всю информацию, сохраненную в userID, в соответствии с Общим регламентом по защите данных (General Data Protection Regulation, GDPR). После инициации удаления оно выполняется без возможности отмены.

Доступ к этому инструменту имеют только администраторы учетных записей с включенным параметром администратор конфиденциальных данных.

Только администраторы конфиденциальных данных имеют право удалять идентификаторы userID, которые находятся в их учетной записи (как правило, сотрудников компании).


Способ применения

Для удаления пользователя с сервера Adobe Sign необходимо, чтобы у вас были соответствующие права на управление идентификатором userID. Если пользователь не находится в вашей учетной записи, у вас нет прав на его удаление.

 

Чтобы определить, являетесь ли вы администратором пользователя, выполните следующие действия:

  • В пользовательском интерфейсе выберите Учетная запись > Пользователь.
  • Нажмите на значок Параметры (три полоски у правого края экрана).
  • Выберите Показать всех пользователей.
  • Выполните Поиск адреса электронной почты данного пользователя.
navigate_to_users

 

Если адрес электронной почты не найден в учетной записи, появится сообщение Нет пользователей, подходящих под текущий фильтр.

user_not_found

 

Если пользователь существует, вы получите только одну запись (поскольку адрес электронной почты уникальный).

 

Чтобы удалить пользователя, выполните следующие действия:

  • Проверьте, что адрес электронной почты указан правильно, и вы собираетесь удалить тот идентификатор userID, который нужен.
  • Нажмите запись пользователя один раз, чтобы ее выделить. Над записью пользователя появятся ссылки действий.
  • Если состояние пользователя не Неактивно, нажмите ссылку Деактивировать.
    • Можно удалять только пользователей в состоянии Неактивно.
  • Нажмите ссылку Удаление информации о пользователе.
delete_the_user

 

Отобразится задача «Удаление пользователя», в которой будет указано, что вы собираетесь выполнить.

При удалении пользователя будет выполнено следующее:

  • Отмена всех документов, которые в данный момент инициированы данным пользователем
  • Отклонение всех документов, которые находятся в процессе выполнения,  и данный пользователь является получателем
  • Отключение всех активных виджетов, созданных этим пользователем
  • Запрет осуществления API-вызовов любыми интегрированными решениями, связанными с этим пользователем
  • Удаление всех сохраненных шаблонов библиотеки, созданных этим пользователем
  • Удаление всех общих ресурсов учетной записи, которыми поделился или которые получил этот пользователь

 

Под этими строгими предупреждениями указаны три следующих режима:

  • Сохранить соглашения, инициированные этим пользователем, но удалить информацию о пользователе, включая указанные выше ресурсы.
    • Выберите этот режим, если пользователь создал документы, которые все еще нужны компании.
      • Доступ к документам будет автоматически предоставлен учетной записи администратора, удаляющего пользователя (см. примечание ниже).
    • Применимо только к завершенным документам.
    • При необходимости вы сможете удалить эти документы позже.
  • Удалить информацию о пользователе, включая указанные выше ресурсы и все документы, инициированные этим пользователем.
    • Все удаляется.
  • Не удалять информацию о пользователе сейчас.
    • Режим по умолчанию.

Примечание.

Если выбран режим Сохранить соглашения:

  • Доступ к готовому содержимому, созданному этим идентификатором userID, предоставляется учетной записи администратора, который удаляет этого пользователя.
  • Адрес электронной почты удаляемого идентификатора userID сохраняется, поэтому на него могут быть указаны правильные ссылки из истории или отчета об аудите.
  • Поскольку адрес электронной почты сохраняется, в системе нельзя создать нового пользователя с таким же адресом электронной почты.
  • Если требуется создать новый идентификатор userID с использованием сохраненного адреса электронной почты, сначала необходимо удалить все общее содержимое, иначе такой пользователь не будет создан (из-за одинакового адреса электронной почты в системе).

Выберите подходящий режим и нажмите Удаление информации о пользователе (или Отмена).

delete_user_challenge

 

Появляется еще один последний запрос на подтверждение действия:

  • Нажмите Удаление информации о пользователе, если уверены.
    • Либо нажмите кнопку Отмена.
delete_user_challenge-part2

 

Отобразится сообщение об успешном выполнении, указывающее, что идентификатор userID удален из базы данных.

  • Без чувства сожаления… нажмите кнопку OK.
delete_user_success


Параметры конфигурации

Кроме включения и отключения этой функции дополнительные параметры не предусмотрены.


Включение и отключение функции

Доступ к функции «Удаление информации о пользователе» имеют только администраторы конфиденциальных данных.

Доступ получает только пользователь, отмеченный как «Администратор конфиденциальных данных».

Для активации администратора конфиденциальных данных выполните следующие действия:

  • Войдите в систему в качестве администратора учетных записей.
  • Выберите Учетная запись > Пользователи.
  • Один раз нажмите пользователя, которого требуется назначить администратором конфиденциальных данных.
  • Выберите пункт Редактировать в меню, расположенном над списком пользователей.
navigate_to_users

 

Когда откроется панель пользователя:

  • Установите в нижней части панели флажок Пользователь является администратором конфиденциальных данных.
  • Нажмите Сохранить.

Эта работа лицензируется в соответствии с лицензией Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported  На посты, размещаемые в Twitter™ и Facebook, условия Creative Commons не распространяются.

Правовые уведомления   |   Политика конфиденциальности в сети Интернет