В настоящее время процесс «Рукописная подпись» доступен на всех уровнях обслуживания.

Описание функции

В некоторых случаях требуется получить физическую подпись. Это может быть связано с юридическими или нормативными требованиями, правилами или предпочтениями обеих сторон, которые считают физические подписи более надежными.

Процесс «Рукописная подпись» в Adobe Sign позволяет получать физические подписи, одновременно обеспечивая надлежащий контроль доступа, высокое качество и точность итоговых документов и преимущества электронной обработки и аудита.

Традиционные факсимильные подписи зависят от конкретных моделей факса, используемых в процессе подписания.  Каждая последующая подпись увеличивает количество аналоговых «помех», что зачастую приводит к значительному снижению четкости итогового документа.

Новый процесс «Рукописная подпись» позволяет получателю ввести данные в любое поле в электронном формате (включая добавление дополнительных файлов), а затем распечатать точный цифровой документ для подписи.  Подписывающая сторона сканирует подписанный документ, сохраняя его в электронной форме, и загружает файл с помощью той же ссылки в сообщении электронной почты, которая использовалась для получения документа. Благодаря сканированию или фотокопированию подписанного документа, загруженного в виде файла, значительно повышается качество итогового соглашения.

Примечание.

  • Новый процесс «Рукописная подпись» доступен только в новом интерфейсе отправки.  Пользователи классического интерфейса отправки могут по-прежнему использовать процесс «Факс».
  • Процесс «Факс» недоступен в новом интерфейсе отправки.
  • Предполагается, что процесс «Рукописная подпись» (загрузка цифрового документа) полностью заменит процесс «Факс» после полного удаления классической страницы «Отправка» в 4-м квартале 2017 г.

Что изменится

Для отправителей

С точки зрения отправителей процесс работы с документами или шаблонами останется прежним. Единственное изменение заключается в том, что теперь отправителю необходимо выбрать параметр «Рукописная подпись» вместо параметра «Факсимиле».

Среди преимуществ процесса «Рукописная подпись» можно отметить следующие расширенные возможности:

  • Персонализированные сообщения для получателей, которые могут содержать личные инструкции
  • Подтверждение личности подписывающей стороны
  • Возможность предварительного заполнения полей перед отправкой документа на подпись
  • Замена текущей подписывающей стороны
  • Изменение соглашения после отправки (но до подписания)
  • Возможность запрашивать у первой подписывающей стороны дополнительные документы, которые будут прикреплены к соглашению
  • Напоминания, согласованные с процессом «Электронная подпись»
  • Отчеты о данных в предварительно заполняемых полях и полях на форме первой подписывающей стороны
  • Возможность добавления обязательных полей и проверки полей для первой подписывающей стороны
  • Расширенный список получателей, который может включать в себя столько же участников, сколько существует в процессе «Электронная подпись»
  • Полная поддержка всех доступных типов получателей (утверждающие, заполняющие, принимающие и т. д.)
    • Отправителям рекомендуется помещать себя (или назначенную сторону) на последнюю позицию в списке получателей с ролью «Утверждающий».  Это позволяет проверить правильность загруженных документов.

 

Для подписывающих сторон

С точки зрения подписывающих сторон процесс «Рукописная подпись» больше похож на процесс «Электронная подпись». Разница заключается в том, что подписывающей стороне необходимо распечатать документ, прежде чем поставить подпись.

  • Получателю отправляется уведомление по электронной почте со ссылкой на документ.
  • Когда получатель открывает документ в электронном виде, отображается окно с обзором трехэтапного процесса подписания:

 

  • Получатель может заполнить любые запрошенные или обязательные поля формы.
  • Затем получатель нажимает кнопку «Далее» и переходит к инструкциям по загрузке:

 

  • Получатель нажимает кнопку «Загрузить», чтобы загрузить документ с заполненными полями.
  • Открывается окно с предложением открыть или сохранить файл.
  • Получатель открывает файл PDF и распечатывает страницы документа.
  • Получатель физически подписывает документ.
  • Получатель сканирует подписанный документ и сохраняет его в цифровом формате.
    • Adobe Sign поддерживает все основные форматы файлов (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
    • В Adobe Sign нельзя загрузить сразу несколько файлов. Если документ состоит из нескольких изображений, необходимо объединить их в один файл.
  • При нажатии на ссылку в исходном сообщении электронной почты с темой «Подпишите» открывается интерфейс передачи файла (при необходимости можно повторно загрузить файл).
 
  • Когда подписывающая сторона нажимает кнопку Загрузить и отправить, открывается окно для поиска нужного файла на локальном компьютере.
  • После загрузки файла никаких дополнительных действий со стороны получателя не требуется. Соглашение передается следующей подписывающей стороне, или процесс подписания завершается.

 

Для клиентов с интеграциями или API-интерфейсом

При включении или встраивании новой страницы «Отправка» в собственное приложение процесс «Рукописная подпись» устанавливается в качестве поведения по умолчанию. 

Клиентам, которые используют API-интерфейс для получения данных или файлов соглашений, не требуется вносить изменения в существующий код. Процесс подписания документа не влияет на то, каким способом предоставляется доступ к готовому документу.

Поскольку предварительно заполняемые поля и поля первой подписывающей стороны сохраняются в электронном виде, можно импортировать данные из этих полей (если в системе настроен перенос данных).

 

Примечание.

Клиенты, по-прежнему использующие классическую страницу «Отправка», могут пользоваться функцией отправки по факсу до 4-го квартала 2017 г. Затем классическая версия страницы «Отправка» будет удалена, и функция отправки подписанных документов по факсу станет недоступна.

Почему необходимы эти изменения

Отправка подписанных документов по факсу успешно используется в юридических целях, однако при этом могут возникать многочисленные проблемы, как правило, связанные со спецификой используемых устройств. Наиболее распространенные проблемы:

  • Плохое качество итогового документа — четырехкратная отправка документа по факсу приводит к появлению большого количества аналоговых «помех».
  • Ошибки в операциях — пользователи могут совершать ошибки, включая отправку документов по факсу в перевернутом виде. Получив пустой документ, Adobe Sign не может присоединить его к соответствующему соглашению.
  • Низкий уровень защиты — отправленные документы могут сохраняться в памяти факса, а это небезопасно. Кроме того, нет никакой гарантии, что документ будет доставлен именно назначенному получателю.
  • Ограниченное количество получателей — механизм присоединения полученных по факсу страниц к соглашению основан на QR-кодах, размещенных по углам страниц. Поскольку у страницы всего четыре угла, в операциях с факсом могут участвовать только четыре подписывающих стороны.
  • Предварительное заполнение полей — текущая система отправки документов по факсу поддерживает только отправку документа назначенной стороне и не позволяет предварительно заполнять поля документа.
  • Сбор данных — отправленный по факсу документ не содержит полей, на основе которых система может создать отчет, поэтому сбор данных приходится выполнять вручную.

Отправка по номеру факса

Процесс «Рукописная подпись» не поддерживает отправку по номеру факса. Избавление от механических проблем, связанных с распечаткой документов на факсе, — одно из основных преимуществ нового решения. Отказ от факса как от источника позволяет достичь следующих результатов:

  • Обеспечение высокого качества документов — качество не снижается благодаря отсутствию аналоговых помех, создаваемых самим факсом
  • Более эффективная доставка и отчеты о доставке — в отчетах о передаче данных, которые создает факс, отсутствует информация о том, что доставленная копия документа пригодна для чтения и документ доставлен назначенному лицу
  • Более высокий уровень защиты — многие факсы находятся в общественных местах, где доступ к данным могут получить посторонние лица
  • Улучшение взаимодействия между подписывающими сторонами и проверка подписывающих сторон — благодаря технологиям электронной подписи в процесс обработки соглашения можно включить проверку подписывающих сторон и личные сообщения. Это позволяет открыто контролировать и инструктировать участников процесса подписания.

Параметр «Включить рукописную подпись»

Чтобы включить новую функциональность «Рукописная подпись», сначала необходимо перейти на новый интерфейс отправки.

  1. Выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Параметры отправки.
  2. Прокрутите страницу вниз до параметра Разрешенные типы подписи.
  3. Установите флажок Разрешить отправителям посылать документы для добавления рукописной подписи.
  4. Нажмите кнопку Сохранить, чтобы подтвердить изменения.

 

После включения этой функции на странице «Отправка» появится соответствующий параметр.

Примечание.

Если включена функция «Ограниченная видимость документа» (Учетная запись > Параметры учетной записи > Глобальные настройки), необходимо явно включить рукописную подпись в этих настройках, чтобы соответствующий параметр появился на странице «Отправка». 

Если включены обе функции, «Ограниченная видимость документа» и «Рукописная подпись», то при отправке любого соглашения параметры видимости документа игнорируются и для подписывающей стороны доступно все содержимое документа.

Эта работа лицензируется в соответствии с лицензией Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported  На посты, размещаемые в Twitter™ и Facebook, условия Creative Commons не распространяются.

Правовые уведомления   |   Политика конфиденциальности в сети Интернет