В библиотеке шаблонов Adobe Sign представлены три налоговых документа США в качестве примера создания форм. Они полностью действительные и функциональные, но недоступны для редактирования пользователями, поскольку являются общими для всех учетных записей. В данной статье описывается процедура сохранения шаблона Adobe Sign в личную библиотеку для последующего редактирования полей (при необходимости) и отправки в локальную учетную запись.

Обзор

Создание копии шаблона из библиотеки занимает 2–3 минуты. В результате пользователь получает редактируемую версию документа.

Перед тем как начать описанную ниже процедуру, рекомендуется загрузить с веб-сайта IRS.gov версию формы IRS в формате PDF, которая впоследствии будет скопирована.  Правительственные органы регулярно изменяют эти формы, поэтому необходимо убедиться, что вы работаете с последней версией.

После загрузки формы PDF процедуру можно выполнить за два простых шага.

  • Скопируйте шаблон путем отправки соглашения
  • Измените свойства шаблона, чтобы обеспечить доступ к документу для других пользователей (необязательно)

Кроме того, в конце статьи описываются действия по отправке новой версии базовой формы и применению наложения полей к форме.

Внимание.

Для учетных записей, использующих API-интерфейсы, необходимо иметь в виду, что у каждого шаблона свой идентификатор documentID, поэтому при копировании шаблона из библиотеки Adobe Sign необходимо обновить documentID в вызовах API-интерфейса, чтобы использовать новую копию.


Копирование шаблона

Чтобы скопировать шаблон, необходимо отправить соглашение с помощью существующего шаблона Adobe Sign через среду авторинга, при этом сохранив копию.

  1. Перейдите на страницу Отправка в Adobe Sign и начните работу с соглашением.

  2. Выберите двух получателей соглашения.

    • Эти получатели могут быть недействительными, поскольку подписание соглашения не требуется (требуется только копия)
    • Соглашение будет отправлено, поэтому рекомендуется указать несуществующий адрес электронной почты 
      • например: noreply@myDomain.dom

    Примечание.

    Необходимо указать двух получателей, поскольку копируемый шаблон содержит поля для двух получателей. Если для соглашения указан только один получатель, то можно будет импортировать поля только для первого получателя.

  3. Прикрепите шаблон Adobe Sign, который требуется скопировать.

    • Прикрепляйте шаблоны по одному
    • В примере внизу используется шаблон I-9, однако процедура является одинаковой для всех шаблонов
  4. Установите флажок Предпросмотр и добавление полей подписи, затем нажмите Далее.

    • Откроется среда авторинга с формой
    Send page Configured
  5. В открытой среде авторинга можно выполнить следующие действия:

    • Установите флажок Сохранение в библиотеке документов
    • Нажмите кнопку Отправить
    Authoring page
  6. Появится запрос о присвоении имени новому шаблону, который будет сохранен в личную библиотеку документов.

    • Можно сохранить имя или изменить его на любое другое
    • После указания имени шаблона нажмите кнопку Сохранить и отправить
    Rename
  7. После нажатия кнопки Сохранить и отправить документ будет сохранен в качестве документа в личной библиотеке.

    • Соглашение также будет отправлено на подпись; это не будет иметь значения, если пользователь указал «безопасные» адреса электронной почты
    Sent Agreement


Обновление свойств шаблона

Копия формы теперь существует в личной библиотеке пользователя, однако чтобы разрешить использовать ее другим пользователям, необходимо расширить доступ к ней.

  1. Нажмите ссылку Управление в верхней части окна, чтобы открыть страницу Управление.

    Две новых записи будут отображены на странице «Управление»:

    • Фиктивное отправленное соглашение в разделе Отправлено на подпись
    • Шаблон документа в разделе Шаблоны библиотеки

    Примечание.

    На этом этапе рекомендуется отменить и удалить фиктивное соглашение, которое было использовано для копирования шаблона

  2. Нажмите ссылку Редактировать для шаблона документа.

    • Откроется среда авторинга
    Manage page - edit
  3. После открытия среды авторинга разверните раздел Свойства шаблона в правом верхнем углу окна.

    В этом разделе доступны следующие функции:

    • Переименовать шаблон
    • Изменить «ТИП ШАБЛОНА» (рекомендуется выбрать значение Оба)
    • Изменить область доступа («ИСПОЛЬЗУЕТСЯ») для группы или всей организации (при необходимости)
    Template Properties
  4. Нажмите Сохранить, чтобы сохранить измененные свойства шаблона.

    • Откроется страница «Успешно» с указанием того, что шаблон был успешно сохранен
    Success

Поздравляем!  Шаблон Adobe Sign был успешно скопирован в личную учетную запись!


Создание другой версии документа с помощью существующего наложения полей

Если клиентам необходимо отправить новую версию формы (поскольку формы регулярно изменяются), можно быстро создать новый шаблон документа и применить наложение полей из существующего шаблона.

Для этого требуется выполнить два действия:

  • Отправить новую форму
  • Применить наложение полей

Для этого необходимо иметь копию версии документа, к которой требуется применить наложение полей.  Документы IRS можно получить на веб-сайте IRS.gov.

Пользователь также должен быть владельцем шаблона, который требуется использовать для наложения полей в новой форме.


Отправка формы

  1. Перейдите на страницу Панель управления в Adobe Sign.

  2. Нажмите ссылку Добавить шаблон в библиотеку в левом нижнем углу страницы.

    • Откроется страница Создание шаблона библиотеки
    Nav to Create Template
  3. На странице Создание шаблона библиотеки можно выполнить следующие действия:

    • Введите Имя шаблона
      • Рекомендуется использовать уникальное имя шаблона (имя может быть изменено в дальнейшем)
    • Отправьте новый файл, на базе которого создается новый шаблон документа
    • Нажмите кнопку Предпросмотр и добавление полей
      • Откроется среда авторинга
    Create NEw TEmplate


Применение наложения полей

  1. В открытой среде авторинга можно выполнить следующие действия:

    • Нажмите раскрывающийся список Шаблоны полей в левом верхнем углу экрана
    • Выберите нужный шаблон
    Select Field template
  2. После выбора шаблона нажмите кнопку Применить.

    Apply Tempalte

     

    Документ будет обрабатываться некоторое время (будет применено наложение полей).

    После завершения форма будет обновлена и все поля будут применены

    Applied Template
  3. Если структура страницы была похожей (как правило, такими являются формы IRS), размещение полей будет выполнено с почти максимальной точностью.  

    Однако рекомендуется потратить немного времени и просмотреть шаблон, чтобы убедиться, что поля размещены нужным образом.

    Теперь можно настроить поля и их свойства в соответствии с предпочтениями пользователя.

    После получения нужного результата нажмите кнопку Сохранить в правом нижнем углу, чтобы сохранить шаблон документа.

    Completed second form

     

    После сохранения документа новый шаблон будет добавлен на страницу Управление в разделе Шаблоны библиотеки.

    New Form on Manage
  4. Протестируйте документ внутри системы, чтобы убедиться, что все работает нужным образом.

    Если вы уверены в правильности формы, выполните следующие действия:

    • Отредактируйте новый шаблон на странице Управление
    • Установите окончательное Имя шаблона для отображения
    • Измените Свойства шаблона, чтобы предоставить доступ вашей группе или организации

    Примечание.

    При необходимости можно изменить Свойства шаблона устаревшей формы, чтобы установить значение доступа Только я. Это позволит сохранить форму в безопасности на случай, если потребуется вернуться к прежнему шаблону.

Эта работа лицензируется в соответствии с лицензией Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported  На посты, размещаемые в Twitter™ и Facebook, условия Creative Commons не распространяются.

Правовые уведомления   |   Политика конфиденциальности в сети Интернет