Функция «Подписываю только я» заменена более элегантным и удобным интерфейсом «Заполнение и подписание». Пользователи всех уровней имеют доступ к операциям «Заполнение и подписание».

Описание функции

Заполнение и подписание позволяет пользователю легко и быстро отправлять документы, вводить необходимые данные, а также добавлять собственную подпись (при необходимости).

Текст можно ввести, щелкнув кнопкой мыши и начав вводить текст; при этом размещать специальные поля не требуется.

Флажки и точки с заполнением доступны для выбора (в качестве флажков и переключателей).

При необходимости можно добавить поля «Подпись» и «Инициалы».

После ввода необходимых данных пользователь может отправить копию подписанного документа одному или нескольким получателям.

Все введенные данные сохраняются и извлекаются в виде отчетов, при этом все транзакции записываются в отчет аудита так же, как для любого другого соглашения.

Видео, посвященное инструменту «Заполнение и подписание»

Способ применения

На странице Панель управления в Adobe Sign нажмите ссылку Заполнение и подписание в разделе Дополнительные функции (левый нижний угол). Откроется страница отправки раздела «Заполнение и подписание».

Nav to FaS

 

На странице отправки раздела Заполнение и подписание доступны два поля:

○ В раздел Файлы можно перетащить файлы, которые требуется подписать.

◘ Файлы также можно добавить из библиотеки или любого другого интегрированного источника (аналогично процедуре прикрепления файлов на странице «Отправка»).

○ Поле Название соглашения, в котором можно присвоить название соглашению.

◘ По умолчанию поле Название соглашения содержит имя первого файла, перемещенного в раздел Файлы

◘ При необходимости это значение можно изменить.

Примечание.

В процессе заполнения и подписания нет доступных полей форм, независимо от того, откуда добавлены файлы и какие типы полей применены (авторинг, текстовый тег или Acroform).

Agreement Name adoption

 

Можно добавить несколько файлов.

В процессе файлы отображаются в порядке, в котором они приведены в разделе Файлы.

Порядок файлов можно изменить методом перетаскивания.

Move Files

 

При изменении порядка документов в списке Файлы соответствующее значение в поле Название соглашения не меняется.

Reordered files

 

При удалении исходного документа, который определяет значение Название соглашения, поле Название соглашения получает новое значение (в соответствии с именем файла вверху списка Файлы).

Renamed Agreement

Примечание.

Если название соглашения будет каким-либо образом изменено, то это название станет постоянным (оно не будет меняться при изменении порядка файлов).

После добавления всех необходимых файлов и определения подходящего названия соглашения нажмите Далее.

 

Загрузится интерфейс Заполнение и подписание, содержащий отправленные файлы документов в соответствующем порядке.

В верхней части страницы «Заполнение и подписание» содержатся инструменты ввода.

Tool Bar

Инструменты ввода (располагаются слева направо):

A. Ввод текста — нажмите эту функцию, затем щелкните внутри документа в том месте, где требуется ввести текст. Для перехода к другому разделу документа необходимо щелкнуть в новой области и начать ввод текста. При вводе текста можно использовать переход на другую строку; это позволяет с легкостью вводить текст заметок, состоящих из нескольких строк.

B. Ввод флажка — эта функция позволяет вставить простой флажок.  Идеально подходит для добавления флажков в документ.

C. Ввод точки с заполнением — точки с заполнением также представляют собой простые графические объекты, которые обычно используются для работы с наборами переключателей, но могут быть применены к флажкам.

D. Поле подписи — в поле подписи пользователь может добавить подпись. Если в учетной записи сохранена подпись, то она используется по умолчанию. В противном случае пользователю предлагается стандартный набор параметров подписи в соответствии с настройками его учетной записи.

E. Поле для инициалов — так же, как поле подписи, поле для инициалов может содержать любое сохраненное изображение; если сохраненное изображение отсутствует, поле поддерживает обычные методы ввода.

 


Изменение размера шрифта

Для всех способов ввода можно настроить размер шрифта (используемый шрифт может быть больше или меньше, чем шрифт по умолчанию); при этом значение размера шрифта является уникальным для каждого способа ввода.

Для каждого способа ввода в соглашении можно настроить разные размеры шрифтов.

 

Для текста, флажков и точек с заполнением можно изменять размер шрифта пошагово (увеличивать или уменьшать размер до следующего предварительно заданного значения).

В верхней части каждого поля содержатся элементы управления: значок Удалить (значок корзины справа) и две буквы «A».

Буква «A» слева меньше, чем справа, и с ее помощью можно уменьшить размер шрифта на одно значение.

Буква «A» справа больше, чем слева, и с ее помощью можно увеличить размер шрифта на одно значение.

Stepped Size

Примечание.

Изменение размера шрифта для одного способа ввода распространяется на все последующие поля этого типа. 

Для получения оптимальных результатов рекомендуется ввести пример текста в первое поле, а затем изменить размер шрифта пропорционально размеру шрифта в остальном документе. После определения подходящего размера шрифта изменять этот параметр больше не потребуется.

 

Размеры полей флажков, точек с заполнением, подписи и инициалов могут быть динамически изменены; для этого необходимо щелкнуть и перетащить синий маркер поля ввода.

Drag Sizing

Аналогичным образом, изменение размера поля ввода таким способом сохраняется до следующего изменения (любым способом).


Перемещение полей ввода

После размещения все поля ввода можно переместить. В зависимости от конфигурации формы в некоторых случаях удобнее ввести текст в поле ввода в другом разделе формы, а затем переместить это поле в нужное место.

Для перемещения поля:

    ○ Нажмите поле один раз, чтобы выбрать его. На экране появятся границы поля.

    ○ При наведении курсора на поле значок курсора приобретает вид стрелки с четырьмя направлениями.  Нажав и удерживая кнопку мыши, перетащите поле в нужное место.

Move Input


Заполнение документа

Работайте с документом, размещая поля ввода в нужных местах.

Поле подписи не требуется.

Complete form

После заполнения документа нажмите Готово в правом верхнем углу окна.


Готово!

После нажатия кнопки Готово страница перезагрузится и отобразится страница «Подписание успешно завершено».

Эта страница содержит миниатюру документа, который только что был подписан (слева), и четыре «следующих шага», доступных для выбора:

○ Отправить копию — этот параметр запускает новый процесс отправки подписанного документа на один или несколько адресов электронной почты.

○ Загрузить копию — при нажатии этой ссылки копия подписанного документа PDF откроется в локальной системе.

○ Управлять операциями с документом — этот параметр открывает вкладку Управление.

○ Подписать другой документ — эта ссылка снова открывает страницу отправки документа Заполнение и подписание, которая позволяет подписать другой документ.

Pose Send page


Отправка копии

При выборе параметра Отправить копию откроется новое окно, в котором можно ввести адреса электронной почты для отправки документа.

Send a Copy to another

В поле Получатели необходимо ввести адреса электронной почты.  При отправке документа нескольким получателям адреса необходимо разделить запятыми.

○ При выборе ссылки Добавить меня в правом верхнему углу поля получателей адрес электронной почты пользователя будет добавлен в поле.

В поле Сообщение можно ввести любой текст, отправляемый вместе с документом.

 

Адресат получит сообщение электронной почты со ссылкой на документ и текст сообщения.

Получатели, имеющие активную учетную запись Adobe Sign, также могут получить доступ к документу на странице Управление в разделе Подписано.

 

После завершения процедуры отправки копии загрузится новая страница с сообщением об успешном завершении.

Пользователю доступны два параметра:

○ Управлять операциями с документом

○ Подписать другой документ

Post Share

Примечание.

Отправитель может в любое время поделиться копией документа с любым получателем посредством электронной почты на вкладке Управление.

Эта процедура полностью аналогична процедуре Отправить копию на странице «Подписание успешно завершено»; необходимо только выбрать инструмент Поделиться на странице Управление, чтобы ввести адрес электронной почты получателя.

Заполнение и подписание документов на странице «Управление»

Создатель документа может просматривать документ в процессе Заполнение и подписание на странице «Управление» так же, как любое другое соглашение.

Если процесс Заполнение и подписание прерывается до добавления подписи, то документ отображается в разделе Черновик.

Документы в процессе Заполнение и подписание, к которым успешно добавлена подпись, отображаются в разделе Подписано.

Sender - Manage page

 

Если форма не была подписана, документ отобразится в разделе «Заполнено». 

filled_form_on_themanagetab

 

Адресаты получают документ по электронной почте, а также могут получить общий доступ к документу в учетной записи Adobe Sign.

Все получатели, активировавшие учетную запись Adobe Sign, могут просматривать документ в соответствующем списке в разделе Подписано.

Светло-серый текст под значением Имя указывает, что к документу предоставлен общий доступ другим пользователем.

Sharee Manage


История / отчет об аудите

Вкладка «История» на странице «Управление» содержит сводку всех действий, принятых в отношении документа.

Строка «Общий доступ к документу предоставлен для» содержит сведения о получателях документа.

Hiostory tab

 

Отчет об аудите содержит те же события, что и для соглашения того же формата.

Audit Report


Экспорт введенных данных

Документы в процессе «Заполнение и подписание», содержащие введенный текст, можно экспортировать в файл CSV, включающий все данные полей.

 

Пользователи

Исходный пользователь, создавший документ в процессе «Заполнение и подписание», может экспортировать сведения о документе и содержимое полей на вкладке «Управление».

Просто нажмите один раз нужное соглашение, чтобы выбрать его, затем нажмите значок «Содержит данные форм»

CSV Icon

Файл CSV будет загружен в локальную систему; пользователь может открыть его с помощью любого приложения для работы с файлами в формате CSV (наиболее распространенное приложение — Excel).

Файл CSV содержит введенные данные в столбцах под заголовком «MULTILINEDATA».

CSV from Manage

 

Администраторы

Администраторы могут просматривать соглашения в процессе Заполнение и подписание в экспортированных отчетах.

Если учетная запись настроена для экспорта данных полей, то администраторы также могут просматривать заголовки «MULTILINEDATA» с соответствующим содержимым полей.

Report Data

Примечание.

Учетная запись администраторов должна иметь включенный параметр Экспорт данных для просмотра данных полей в экспортированных отчетах.  Чтобы включить параметр «Экспорт данных» для учетной записи, обратитесь в службу поддержки Adobe Sign.

Включение и отключение функции

По умолчанию функция Заполнение и подписание / Подписываю только я доступна всем уровням пользователей.

Если администратору необходимо удалить функцию Заполнение и подписание / Подписываю только я со страницы «Панель управления», он может отправить соответствующий запрос в службу технической поддержки Adobe Sign.

Эту функцию можно включить и отключить на уровне пользователей, групп и учетных записей.

 

Индивидуальные и групповые учетные записи

Для индивидуальных и групповых учетных записей функция Заполнение и подписание включена по умолчанию. 


Учетные записи уровня Business и Enterprise

Несмотря на то что функции Заполнение и подписание и Подписываю только я существуют параллельно, администраторы могут выбрать любую функцию в качестве функции по умолчанию, а также позволить пользователям выбирать подходящую функцию.

Чтобы изменить эти настройки, перейдите в раздел: «Учетная запись» > «Параметры учетной записи» > «Параметры отправки» > «Новое представление "Заполнение и подписание"»

Nav to Settings

Существуют два варианта на выбор:

○ Использовать новое оформление «Заполнение и подписание» по умолчанию

◘ При выборе этого параметра в качестве панели управления по умолчанию будет использован интерфейс Заполнение и подписание

◘ Если параметр не выбран, то в качестве панели управления по умолчанию будет использован интерфейс Подписываю только я

○ Разрешить пользователям переключаться...

◘ Если этот параметр выбран, то пользователь может воспользоваться ссылкой для переключения между двумя интерфейсами

 

Параметры конфигурации

Администраторы учетных записей Business и Enterprise могут добавить цифровые подписи в качестве варианта подписей следующими способами:

  • Обратитесь к менеджеру по работе с клиентами и подайте запрос на активацию данной опции.
  • Убедитесь, что цифровые подписи активированы для вашей учетной записи.
    • Выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Настройки подписи > Размещение цифровых подписей.
    • Активируйте по крайней мере следующие функции:
      • Разрешить рабочие процессы цифровых подписей
      • Разрешить цифровое подписание в облаке внутренним подписывающим сторонам этой учетной записи 
      • Выберите хотя бы одного поставщика сервисов подписания в облаке
    • Нажмите Сохранить.
fill_and_sign_options

 

Опция «Цифровая подпись» — третья опция в меню Подписание.

add_digital_signature

При добавлении опции «Цифровая подпись» запускается процесс цифрового подписания, при котором подписант напрямую перенаправляется к параметру выбора поставщика сервиса подписания.

После подписания документа и нажатия кнопки Готово документ сохраняется в разделе Подписано на вкладке «Управление».

Эта работа лицензируется в соответствии с лицензией Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported  На посты, размещаемые в Twitter™ и Facebook, условия Creative Commons не распространяются.

Правовые уведомления   |   Политика конфиденциальности в сети Интернет