Обзор

Средство создания рабочих процессов используется для создания процессов подписания документов, адаптированных к потребностям вашего бизнеса. С помощью этого нового инструмента администраторы могут с легкостью создавать шаблоны рабочих процессов и управлять ими в интуитивно понятном редакторе путем перетаскивания курсором. Удобно задаются следующие параметры: файлы для включения в документ; характеристики участников, включая предварительно определенные имена, роли и маршруты; поля формы, подлежащие заполнению отправителем; сообщения электронной почты, отправляемые участникам; срок действия документа, пароли и другие параметры.

Рабочие процессы также позволяют создать удобный пользовательский интерфейс для операции отправки, обеспечивающий единообразное выполнение каждого этапа процесса. Используя шаблон рабочих процессов, отправители могут выполнить процедуру отправки с помощью пользовательских инструкций и полей; это позволяет упростить процедуру отправки и сократить количество возможных ошибок.

Новые возможности

Выпуск за декабрь 2018 г.

В версии, выпущенной в декабре 2018 г., в интерфейс рабочих процессов были добавлены три новых элемента:

  • Назначение полей на основе шаблона
  • Возможность изменить уровень доступа пользователей к новому интерфейсу отправки
  • Улучшенные отчеты об основных ошибках в рабочих процессах

 

Назначение полей на основе шаблона

Эта новая функция обеспечивает тесную связь между списком получателей, добавленным в средстве создания рабочих процессов, и соответствующими назначениями полей на созданных формах.

Примеры использования:

  • Подписывающая сторона (сторона клиента) должна подписать документ первой
    • Затем при необходимости может быть добавлена подпись еще одной стороны
  • Специалист по продажам играет роль внутренней стороны, скрепляющей подпись

Традиционно для этого требовались две формы. Это связано с индексацией получателей на странице Отправка:

  • Одна форма предназначена для сценария с одной подписывающей стороной, когда внутренней стороне, скрепляющей подпись, назначается индекс второй подписывающей стороны
  • Другая форма предназначена для сценария с несколькими подписывающими сторонами, где совместно подписывающей стороне назначается индекс второй подписывающей стороны, а сторона, скрепляющая подпись, становится третьей

В структуре правила «template defined» создается только одна полнофункциональная форма, где заданы все возможные поля получателей.

Индекс подписывающей стороны получателя, заданный в средстве создания рабочих процессов, применяется принудительно. При отправке соглашения игнорируются поля, назначенные пропущенным (дополнительным) получателям.

Таким образом, в приведенном выше сценарии совместно подписывающей стороне всегда присваивается индекс 2, но если эта сторона не была включена в момент отправки соглашения, поля «signer2» игнорируются и доступ к полям «signer3» по-прежнему получает только сторона, скрепляющая подпись (сторона с индексом 3).

 

Чтобы включить эту новую функцию, выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Параметры отправки > Настраиваемый рабочий процесс отправки > Включить добавление подписи на основе шаблона

ui_controls_for_templatedefinedsignatureplacment

Взаимосвязь между получателями и полями

Каждому получателю, участвующему в подписании соглашения, назначается индекс, то есть порядковый номер подписывающей стороны. Этот номер позволяет связать получателя с полями, в которые ему разрешено вводить данные (например, с полями подписи).

Порядковый номер присваивается получателям в соответствии с позицией в списке на странице Отправка. Получателю на верхней позиции списка присваивается номер 1, следующему получателю – номер 2 и т. д. Этот порядковый номер отображается, когда для соглашения настроен параметр «Выполнить в определенном порядке». Если для рабочего процесса настроен параметр «Выполнить в любом порядке», этот номер не отображается, но используется.

signing_index

 

При создании процесса получателя в средстве создания рабочих процессов индекс подписывающей стороны присваивается в соответствии со следующими правилами:

  • Сверху вниз
    • Слева направо

В приведенном ниже примере основная подписывающая сторона и совместно подписывающая сторона находятся на верхней позиции в списке.

  • «Основная подписывающая сторона» – это крайний получатель слева в верхней строке списка, которому присваивается номер 1
  • «Совместно подписывающая сторона» – это получатель, который также находится в верхней строке списка, но справа от основной подписывающей стороны, поэтому ему присваивается номер 2.

В этом сценарии не имеет значения, какая из сторон поставит подпись первой, поэтому они включаются в процесс параллельного подписания. Тем не менее, порядковый номер подписи применяется принудительно, чтобы основная подписывающая сторона могла ввести данные в соответствующие поля, а у совместно подписывающей стороны был доступ только к назначенным ей полям.

four_recipients_-workflowdesignerflow

«Специалист по продажам» добавляет третью подпись, когда документ уже подписан основной и совместно подписывающей сторонами.

После того, как специалист по продажам поставит скрепляющую подпись, отправляется запрос на утверждение.

Примечание.

Имена получателей («Основная подписывающая сторона», «Дополнительная подписывающая сторона», «Специалист по продажам» и т. д.) не влияют на назначение полей. Это просто описательные метки, назначаемые администратором для разных пользователей в шаблоне рабочего процесса. 

 

Приведенный выше процесс получателя создает шаблон страницы Отправка (см. пример ниже).

(На станице Отправка порядок получателей в списке более очевиден, хотя порядковые номера не отображаются.)

four_recipient_workflowsendscreen

 

При создании формы с полями каждому полю явно присваивается порядковый номер подписи (поля «Все» в данный момент не рассматриваются).

В среде авторинга Adobe Sign для этого необходимо выбрать участника и разместить поля для этого участника.

Каждый участник обозначается определенным цветом, чтобы можно было различить поля, назначенные каждому из участников.

authoring_four_recipients

 

Если используется текстовые теги, сам тег предоставляет аргумент (например, :signer1), который связывает поле с порядковым номером подписывающей стороны.

text_tag_four_recipients

 

Возможность изменить уровень доступа пользователей к новому интерфейсу отправки

Пользователи, у которых по умолчанию загружается классический интерфейс рабочего процесса, теперь могут нажать на ссылку «Использовать новый интерфейс» в правом верхнем углу экрана и перейти к новому интерфейсу.

Примечание.

Учетные записи, для которых включена новая функция Настраиваемый рабочий процесс отправки (см. информацию об июньском выпуске ниже), не имеют доступа к этой ссылке.

classic_experience

 

При нажатии на эту ссылку пользователь переходит в новый интерфейс, где он может выполнить только данную выбранную транзакцию.

В правом верхнем углу экрана находится ссылка для возврата к классическому пользовательскому интерфейсу.

modern_experience

Примечание.

Эту ссылку для перехода можно отключить по запросу (обратитесь к менеджеру по работе с клиентами).

 

Улучшенные отчеты об основных ошибках в рабочих процессах

В связи с усовершенствованием контроля и безопасности рабочих процессов некоторые элементы традиционных процессов могут вызывать ошибки в новом интерфейсе.  Для более эффективного выявления и интерпретации этих ошибок был введен дополнительный треппинг.

Если для учетной записи настроен новый интерфейс отправки и запущен проблемный рабочий процесс, отображается красный баннер с сообщением об ошибке:

v3_error_message

 

Если в учетной записи по умолчанию используется классический интерфейс, рабочий процесс может выполняться по прежним правилам. 

Тем не менее, рядом со ссылкой Использовать новый интерфейс будет отображаться вопросительный знак, указывающий на обнаруженную ошибку. 

При нажатии на вопросительный знак отображается сообщение об ошибке:

v2_error_message

 

Если обнаружено несколько проблем, в списке будут перечислены все ошибки.

Чтобы рабочий процесс выполнялся без ошибок с правилами нового интерфейса, администратору необходимо отредактировать этот рабочий процесс и устранить обнаруженные проблемы:

Недопустимые строки адресов электронной почты

InvalidEmails

При использовании классического набора правил строки адресов электронной почты могут быть сформированы неправильно или содержать неправильные разделители (например, пробелы вместо запятых).

Если возникает такая ошибка, администратору необходимо проверить следующее:

  • Правильность разделителей в адресах электронной почты для копий
    • В новом интерфейсе допускаются запятые или точки с запятой
  • Структуру адресов электронной почты получателей
    • (например, name@domain.tld)

Дублированные названия документов

DuplicateDocumentTitles

В современном интерфейсе все названия документов на странице Документы в средстве создания рабочих процессов должны быть уникальными.

Дополнительные сведения об этой ошибке можно найти здесь

Недоступные документы библиотеки

InAccessibleLibraryDocuments

При создании рабочего процесса администратор может прикрепить шаблон документа с ограниченным доступом.

Если пользователь, находящийся за пределами этой области доступа, пытается загрузить рабочий процесс, документ не прикрепляется и регистрируется нарушение правил безопасности.

Например, администратор может создать новый шаблон документа и настроить его свойства так, чтобы этот документ был доступен только его владельцу.  Администратор может прикрепить этот документ к рабочему процессу, поскольку он является владельцем этого документа. 

Любой другой пользователь системы не является владельцем документа, поэтому он находится вне области доступа к этому документу.

При появлении этой ошибки администратору необходимо изменить свойства прикрепленного шаблона документа.

Инструкции по проверке и настройке свойств шаблона можно найти здесь



Выпуск за июнь 2018 г.

В выпуски за июнь 2018 года представлен ряд изменений средства создания рабочих процессов, благодаря чему его функциональность стала ближе к процессу отправки вручную.

К новым функциям относятся следующие:

  • Использование цифровых подписей для одного или нескольких получателей
  • Настройка получателей для использования аутентификации получателей по телефону (SMS)
  • Настройка групп получателей в процессе отправки
  • Прикрепление документов со всех подключенных источников в процессе отправки

 

Все перечисленные выше функции становятся доступны, если вы дали согласие на участие в новом настраиваемом рабочем процессе отправки.

В этом новом процессе отправки отображается новая плавающая страница, во многом похожая на страницу «Отправка». Этот процесс можно включить в разделе Учетная запись > Параметры учетной записи > Параметры отправки > Настраиваемый рабочий процесс отправки

ui_controls_for_v3sendpage

Аутентификация получателей

В средстве создания рабочих процессов все активные методы аутентификации отображаются в объекте получателя.

Методы аутентификации были обновлены для отображения в качестве флажков, что позволяет рабочему процессу разрешать параметры для отправителя. 

Если в средстве создания рабочих процессов выбраны несколько параметров, данные параметры будут доступны отправителю в процессе отправки.

В данном выпуске в качестве параметра средства создания рабочих процессов доступно использование телефона (SMS).

workflow_phone_authentication

Группы получателей

Объекты получателей в средстве теперь можно пометить как группы получателей.  Это позволяет отправителю настраивать массив адресов электронной почты, для которых разрешено подписывание на данном этапе добавления подписи.

Например, если необходима дополнительная подпись одного из пяти менеджеров, можно перечислить все пять адресов электронной почты, но только один должен поставить подпись.

workflow_recipientgrouppair

Примечание.

Получатели могут быть идентифицированы как группа получателей в средстве создания рабочих процессов, однако группы невозможно настроить в нем.

Группу получателей можно настроить только в процессе отправки.

Вложенные файлы

Теперь в процессе отправки можно прикрепить документы из любого подключенного источника Adobe Sign.

workflow_librarypair

 

Пользовательский интерфейс отправки рабочего процесса обновлен и имеет современный плавающий дизайн, подобно странице отправки.

Инструкции, ранее располагавшиеся справа от списка получателей, теперь перемещены в сворачиваемое окно в верхней части страницы.

new_workflow_sendexperience

Создание пользовательского рабочего процесса

Рабочие процессы могут создавать только администраторы. Администраторы учетных записей могут создавать рабочие процессы для всей учетной записи или для определенных групп в учетной записи. Администраторы групп могут просматривать все рабочие процессы, но редактировать только рабочие процессы в своей группе.

При создании рабочего процесса необходимо указать следующие сведения:

  • Информация о рабочем процессе — необходимо указать сведения о рабочем процессе (имя, пользовательские инструкции для отправителей, предоставление необходимых прав на использование рабочего процесса).
  • Сведения о соглашении — необходимо определить и настроить сведения о документе, которые отображаются на странице Отправка.
  • Получатели — необходимо создать маршруты путем добавления получателей (подписывающих и утверждающих сторон) в соответствии с последовательностью подписания документа.
  • Сообщения электронной почты — необходимо указать сообщения электронной почты, которые требуется отправить различным участникам на разных этапах процесса подписания.
  • Документы — необходимо указать документы, которые должны быть добавлены в рабочий процесс.
  • Поля для ввода отправителями — необходимо определить поля, которые могут быть использованы отправителями для ввода соответствующих данных при отправке документа. Указанная отправителем информация будет добавлена в документ перед его отправкой подписывающим и утверждающим сторонам.

Обязательные поля отмечены красной звездочкой. Некоторые метки полей доступны для редактирования (эти метки отмечены значком карандаша), например «Название документа:».

editable label

Нажмите значок карандаша, чтобы ввести пользовательскую метку. Эта метка будет отображаться на странице отправки при использовании рабочего процесса для отправки документа. Чтобы восстановить первоначальную метку, нажмите значок отмены.

Информация о рабочем процессе

1. Выполните вход в качестве администратора учетной записи и выберите Учетная запись > Рабочие процессы.

2. Nav to Workflow

2. Нажмите кнопку Создание нового рабочего процесса, чтобы открыть средство создания рабочих процессов. 

Create New

Откроется средство создания рабочих процессов, на панели Информация о рабочем процессе отобразится следующая информация:

workflow_-_workflowinfo

На баннере Средства создания рабочих процессов отобразится имя рабочего процесса, используемое по умолчанию (например, «Новый рабочий процесс»).

Точка рядом с именем рабочего процесса указывает, является ли рабочий процесс черновиком/неактивным (точка серого цвета) или активным (точка зеленого цвета).

В правой части расположены следующие элементы управления:

  • Закрыть — нажмите, чтобы закрыть рабочий процесс
  • Сохранить — нажмите для сохранения изменений
  • Активация/деактивация — нажмите, чтобы активировать (или деактивировать) рабочий процесс для выбранной группы

 

1. На странице Информация о рабочем процессе укажите следующие сведения:

  • Название рабочего процесса — укажите название рабочего процесса. Это название отображается на баннере средства создания рабочих процессов, в раскрывающемся списке Использовать рабочий процесс на панели управления, а также вверху страницы отправки (если рабочий процесс используется для отправки документа). 
  • Инструкции для отправителя — введите инструкции по использованию рабочего процесса. Эти инструкции отображаются в верхней части страницы Отправка, когда рабочий процесс используется для отправки документа.

Примечание.

Инструкции можно добавлять с помощью HTML-тегов. Следующие HTML-теги и их атрибуты можно использовать в разделе инструкций: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src=”полный путь”> и <a href=”полный путь”>.

Чтобы использовать пути src или href, необходимо добавить эти пути в список доверенных. Отправьте соответствующие URL-адреса своему менеджеру по работе с клиентами.

  • Активировать для — укажите, какие пользователи могут использовать рабочий процесс. Можно выбрать Все группы или некоторые группы в учетной записи.

 

Ниже приведен пример информации о рабочем процессе

Workflow Info

Информация о документе

1. Нажмите Сведения о соглашении на панели слева.

workflow_-_agreementinfo

2. В разделе Сведения о соглашении укажите сведения о документе, которые будут отображаться на странице Отправка для отправителя:

  • Название соглашения — введите название документа. Это название отображается на странице Отправка, когда рабочий процесс используется для отправки документа, а также в заголовке сообщения электронной почты «Требуется подпись/Требуется утверждение». Это поле является обязательным и имеет редактируемую метку.
  • Сообщение — введите сообщение для получателей. Это сообщение отображается на странице Отправка, когда рабочий процесс используется для отправки документа. Это поле является обязательным и имеет редактируемую метку.
  • Копия — при необходимости укажите адреса электронной почты для отправки копий сообщения. Адреса электронной почты должны быть разделены запятой или точкой с запятой
    • Минимально — укажите минимальное количество адресов электронной почты, которые можно добавить в поле «Cc».
    • Максимально — укажите максимальное количество адресов электронной почты, которые можно добавить в поле «Cc».
    • Доступно для редактирования — включите этот параметр, чтобы разрешить отправителям изменять адреса получателей копий на странице Отправка.
  • Язык получателя — с помощью этого параметра отправитель может указать язык для получателя.  Этот параметр определяет, отображается ли средство выбора языка на странице Отправка, а также (если средство отображается) определяет язык по умолчанию.
  • Параметры отправки
    • Установить пароль для открытия загруженных файлов PDF — включите этот параметр, чтобы позволить отправителю устанавливать пароль для загружаемых файлов PDF.
      • При выборе этого параметра для метода подтверждения личности подписывающей стороны будет установлено значение «Пароль» (при этом будет использован тот же пароль).
      • Обязательно — включите этот параметр, чтобы всегда требовать введения пароля для загружаемых файлов PDF. Если этот параметр установлен, отправители не могут отключить его на странице Отправка; для дальнейшего использования рабочего процесса им потребуется ввести пароль.
    • Срок выполнения — включите этот параметр, чтобы разрешить указывать срок выполнения на странице Отправка.
      • дн. для выполнения соглашения — выберите количество дней по умолчанию, в течение которых получатели должны завершить процесс подписания. Указанное количество дней всегда доступно для редактирования на странице Отправка.
    • Разрешить редактирование документов перед отправкой — включите этот параметр, чтобы разрешить отправителям изменять поля форм документов в окне авторинга с помощью параметра «Предварительный просмотр» на странице Отправка.
      • Включить редактирование по умолчанию — включите этот параметр, чтобы автоматически активировать функцию предварительного просмотра на странице Отправка.

 

Ниже представлен пример сведений о документе:

Agreement Info

Получатели

1. Нажмите Получатели на панели слева, чтобы открыть раздел Последовательность получателей.

workflow_-_recipients

2. В разделе Последовательность получателей можно указать получателей и их последовательность в соответствии со своими требованиями. Можно создать очень сложные рабочие процессы с последовательным, параллельным, гибридным или взаимосвязанным гибридным порядком получателей.  Следующие инструкции демонстрируют доступные функции для определения последовательности получателей.

  • Добавление нового получателя до или после существующего:
    • Нажмите значок «Добавить»
    • Выберите роль (будут доступны все роли, подключенные для данной учетной записи), которую необходимо вставить
recip1

 

  • Для создания параллельной последовательности нажмите значок «Добавить» над получателем и выберите Параллельные последовательности
Recip2

 

  • Чтобы удалить получателя, наведите курсор на выноску получателя, затем нажмите значок «Удалить».
Recip4

 

  • Чтобы изменить получателя, наведите курсор на выноску, затем нажмите значок «Изменить».
recipient_properties

Следующие данные о получателе могут быть изменены:

  • Метка получателя — измените метку получателя. Например, измените метку получателя по умолчанию на значение «Покупатель».
    • Метки получателей должны быть уникальными в пределах каждого рабочего процесса.
  • Адрес электронной почты — введите адрес электронной почты получателя по умолчанию.
  • Данный получатель является отправителем — если флажок установлен, отправитель будет вставлен в качестве получателя.
  • Отметить как группу получателей — если флажок установлен, получатель будет отображен в качестве пустой группы получателей для отправителя в процессе отправки.  Отправитель должен настроить адреса электронной почты для группы получателей.
  • Роль — измените роль получателя (подписывающая или утверждающая сторона).
  • Обязательно — включите этот параметр, если подпись этого получателя является обязательной.
  • Доступно для редактирования — включите этот параметр, чтобы разрешить отправителю изменять адрес электронной почты данного получателя на странице Отправка.
  • Проверка удостоверения — выберите метод проверки удостоверения для подписывающей стороны.
    • Доступны следующие варианты: «Нет», Adobe Sign, «По телефону», «Контрольные вопросы KBA», «Пароль» и «Веб-удостоверения».
    • Будут отображены только параметры, активированные для учетной записи Adobe Sign.

Примечание.

При выборе пароля в качестве метода проверки удостоверения этот же пароль будет использован для защиты документа (документ PDF будет недоступен для просмотра без ввода пароля).

Необходимо нажать Сохранить, чтобы сохранить все внесенные настройки.

 

Ниже представлен пример сведений о получателе и последовательности получателей; в этом примере метки двух подписывающих сторон (покупателя и директора по продажам) и утверждающей стороны (вице-президента по продажам) были изменены. 

Recip Example

Сообщения электронной почты

1. Нажмите Сообщения электронной почты на панели слева, чтобы открыть раздел Сообщения электронной почты.

В разделе Сообщения электронной почты можно указать, какие сообщения будут отправлены во время подписания и утверждения документа на основе различных событий. 

Например, можно указать, что уведомления и их копии будут отправлены получателям в случае отмены документа. 

2. Установите флажки для событий, в результате которых будут отправлены уведомления.

workflows_-_emails

Примечание.

Некоторые события недоступны для редактирования:

  • «Всегда» — сообщение электронной почты будет всегда отправляться получателям
  • «-» — событие и получатель не согласованы, сообщение не будет отправлено

Документы

1. Нажмите Документы на панели слева, чтобы открыть раздел Документы.

workflows_-_documents

 

2. В разделе Документы можно настроить следующие параметры:

  • Заголовок документа — введите заголовок документа. Этот заголовок отображается в области «Документы» на странице Отправка при использовании данного рабочего процесса.
  • Файлы — нажмите значок «Добавить файл», чтобы прикрепить документ из библиотеки Adobe Sign. Этот документ будет автоматически прикреплен при использовании данного рабочего процесса.
    • Если файл не выбран, то рабочий процесс позволяет отправителю добавить файл при отправке документа.
    • Если документ помечен как обязательный, он автоматически прикрепляется к соглашению при запуске рабочего процесса
    • Удалить файл — если прикреплен ненужный файл, нажмите значок «Удалить» (X) рядом с именем файла, чтобы удалить его.
  • Имя документа — введите значимое имя, идентифицирующее документ для отправителя. Имя документа, загруженного из библиотеки, устанавливается по умолчанию, но может быть изменено пользователем.
  • Обязательно — укажите, является ли документ обязательным.
  • Добавить документ — нажмите кнопку Добавить документ, чтобы добавить строки для дополнительных документов.
    •  Названия документов должны быть уникальными
  • Удалить строку — нажмите значок «Удалить строку» (X), чтобы удалить всю строку.

Примечание.

В средстве создания к рабочему процессу можно прикрепить только файлы из библиотеки Adobe Sign.

При прикреплении файла к рабочему процессу убедитесь, что в свойствах шаблона разрешен доступ для получателя.

В процессе отправки отправители могут прикреплять файлы из любого источника, подключенного в настройках Adobe Sign.

 

Ниже представлен пример раздела Документы:

Document Info

Поля ввода отправителя

1. Нажмите Поля для ввода отправителями на панели слева, чтобы открыть раздел Поля для ввода отправителями.

Эти поля для ввода связаны с полями форм, определенных в документах, прикрепленных в качестве составной части рабочего процесса или загруженного отправителем файла.

С помощью этих полей отправитель может предварительно заполнить формы перед отправкой документа получателю.

workflow_-_senderinputfield

2. На панели Поля для ввода отправителями нажмите Добавить поле.

input firld record

Затем для каждой добавленной строки можно указать следующие параметры:

  • Заголовок поля — введите заголовок поля. Этот заголовок будет отображаться на странице Отправка в качестве сопутствующей информации для отправителя.
  • Имя поля документа — введите имя поля для прикрепленного документа из библиотеки.
    • Указанное здесь имя поля должно совпадать с именем поля формы в документе.
  • Значение по умолчанию — при необходимости введите значение по умолчанию.
  • Обязательно — включите этот параметр, если значение для этого поля должно быть указано перед отправкой документа.
  • Доступно для редактирования — включите этот параметр, чтобы разрешить отправителю документа изменять значение по умолчанию.
  • Нажмите значок «Удалить строку» (X), чтобы удалить всю строку.

 

Ниже представлен пример раздела Поля для ввода отправителями

Sendere Input fields

После завершения настройки рабочего процесса нажмите Сохранить вверху страницы.

Чтобы активировать рабочий процесс незамедлительно, нажмите Активировать. Рабочий процесс доступен для редактирования в любое время.

Отправка с использованием пользовательского рабочего процесса

Можно отправить документ с использованием рабочего процесса. Если выбран рабочий процесс, то на странице Отправка отображаются пользовательские поля, в том числе пользовательские инструкции, получатели, заданные по умолчанию, и т. д.

Процесс отправки

1. На панели управления выберите рабочий процесс в раскрывающемся списке Использовать рабочий процесс, затем нажмите Запустить.

workflow_menu_onthedashboardpage

 

Откроется страница Отправка:

whole_workflow_pagebysection

На примере страницы Отправка вверху отображаются следующие настроенные параметры:

А. В разделе «Информация о рабочем процессе»:

○ Название рабочего процесса (Договор об оказании услуг GlobalCorp <50K) вверху

○ Инструкции для отправителя (Данный рабочий процесс используется для контрактов до 50K...)

B. В разделе «Сведения о соглашении»:

○ Пользовательское название документа (Договор об оказании услуг GlobalCorp для 2018 г.)

○ Сообщение (Посмотрите договор об оказании услуг во вложении...)

○ Защитить подписанный документ паролем (разрешено, но не определено)

C. В разделе «Получатели»:

○ Отображение пользовательских меток для получателей (Подписант и Скрепляющие подпись) и сертифицированных получателей (Специалисты юридического отдела)

○ Адреса электронной почтыскрыт,если отправителем является один из подписантов; вместо него отображается «Я»

○ Адреса электронной почты для группы получателей (Специалисты юридического отдела) указываются отправителем

D. В разделе «Документы»:

○ Название предварительно прикрепленного контракта (Договор об оказании услуг) отображается в области «Документы»

○ Имя файла, который должен быть загружен отправителем (Справочный документ), также отображается

E. В разделе «Поля для ввода отправителями»:

○ Указанные поля отображаются в области «Поля»

○ Значение по умолчанию импортируется, но оно доступно для редактирования

 

2. Заполните поля, которые являются обязательными для рабочего процесса.

В приведенном выше примере указаны следующие обязательные поля:

  • Адрес электронной почты специалистов юридического отдела
  • Адреса электронной почты для отправки копий (дополнительно)
  • Загрузка файла Справочный документ
  • Сведения для обязательных полей (Продукт и Общая стоимость)
  • Параметры Защититьподписанный документпаролем и Предпросмотр, размещение подписей или добавление полей форм (необязательно для данного рабочего процесса)

3. Нажмите Отправить.

4. При необходимости в окне авторинга можно изменить соответствующие поля, затем нажать Отправить.

Подписание и утверждение документа с помощью рабочего процесса

В рабочем процессе документ отправляется получателям в указанной последовательности. Подписывающие и утверждающие стороны могут подписывать документы с помощью ссылки в сообщении электронной почты «Требуется подпись/Требуется утверждение» или на страницах «Управление» (если они являются зарегистрированными пользователями Adobe Sign). Эта процедура аналогична стандартной процедуре отправки.

Отчеты с историей и аудитом для документа, используемого в рабочем процессе, доступны на странице «Управление». Когда документ находится в работе, можно добавлять напоминания и выполнять другие задачи.

Изменение пользовательского рабочего процесса

Обновление существующих рабочих процессов

1. Выполните вход в качестве администратора учетной записи и выберите Учетная запись > Рабочие процессы.

24. Nav to Workflow

2. В списке Рабочие процессы выберите нужный рабочий процесс.

workflows

 

3. В контекстном меню нажмите Открыть. Откроется средство создания рабочих процессов.

После открытия средства создания рабочих процессов соответствующий рабочий процесс становится полностью доступным для редактирования. Все разделы могут быть изменены, при этом изменения не сохраняются до нажатия кнопки «Обновить».

 

В средстве создания рабочих процессов можно выполнить следующие изменения:

workflow_header

 

A) Клонировать рабочий процесс — при нажатии этого значка потребуется указать новое название рабочего процесса; после этого под названием будет сохранена точная копия рабочего процесса.

B) Удалить рабочий процесс — при выборе этого параметра потребуется подтвердить действие удаления, после подтверждения рабочий процесс будет удален без возможности восстановления.

C) Закрыть — этот параметр позволяет закрыть средство создания рабочих процессов без сохранения изменений.

D) Обновить — если рабочий процесс был изменен, то при нажатии этой кнопки эти изменения будут сохранены.

E) Деактивация — с помощью этой кнопки можно изменить статус рабочего процесса с «Активного» на «Черновик». Рабочие процессы, имеющие статус «Черновик», недоступны для использования другими пользователями.

 

Эта работа лицензируется в соответствии с лицензией Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported  На посты, размещаемые в Twitter™ и Facebook, условия Creative Commons не распространяются.

Правовые уведомления   |   Политика конфиденциальности в сети Интернет