Архивирование документов Adobe Sign с помощью сервисов хранения eOriginal

Цифровое управление и защита документов

Adobe Sign объединяется с eOriginal и помогает организациям соблюдать требования регуляторов, согласно которым важные подписанные документы должны архивироваться и храниться в защищенном цифровом хранилище. После подписания документа eOriginal может поместить его в надежное хранилище с высочайшим уровнем защиты, что позволяет выполнять требования регуляторов в полностью цифровой среде. Организации могут архивировать все документы в определенной учетной записи, все документы, созданные определенной группой (или подгруппой пользователей), а также отдельные документы.

После создания документа его исходная версия, отправленная в Adobe Sign, считается привилегированной копией. Привилегированная копия остается на серверах Adobe на протяжении всего цикла подписания. После завершения цикла подписания привилегированная копия архивируется и помещается в хранилище eOriginal. Таким образом документ превращается в юридический инструмент. Копия документа в формате PDF остается в Adobe Sign, но на нее наносится водяной знак «Копия», указывающий, что единственная подлинная версия документа находится в хранилище eOriginal:

Принцип работы

После завершения цикла подписания любая операция архивирования запускает сервис хранения eOriginal, и начинается передача привилегированной копии. Процесс выполняется асинхронно, по принципу вызова и отклика. После получения уведомления сервис хранения запрашивает информацию у Adobe Sign, и Adobe Sign предоставляет требуемые данные.

Последовательные запросы выполняются в режиме, приближенном к реальному времени. Это необходимо для того, чтобы сервис хранения отправил привилегированную копию в хранилище в момент завершения процесса подписания.

После добавления итоговой подписи выполняется указанная ниже последовательность действий.

  1. Отчет об аудите обновляется, и в нем регистрируется событие «Документ подготовлен к хранению».
    • Отчет об аудите создается, когда документ переходит в завершающую стадию, а процесс архивирования начинается только после завершения процесса подписания, поэтому в отчет об аудите невозможно добавить сведения о завершении процесса архивирования. Сведения о завершении процесса архивирования регистрируются в журнале операций, хранящемся на серверах Adobe Sign.
  2. На документ и на все связанные изображения наносятся водяные знаки. 
    • Одна копия итогового документа без водяных знаков сохраняется для передачи в хранилище электронных копий.
    • На этом этапе только поставщик хранилища электронных копий может извлечь версию без водяных знаков с помощью проверенного маркера доступа
  3. Сервису хранения направляется ping-запрос на обратный вызов хранилища, уведомляющий о том, что документ подготовлен к хранению. 
    • Adobe Sign отправляет сервису хранения уникальный идентификатор документа, так называемый функциональный ключ документа.
  4. Сервис хранения запрашивает журнал регистрации событий для данного документа, чтобы создать профиль документа.
  5. Adobe Sign предоставляет журнал регистрации событий.
    • Журнал регистрации событий содержит сведения о всех событиях, возникших в процессе подписания, включая идентификационные данные подписантов, дату и время каждого события, IP-адрес и сведения о местоположении (если они доступны).
  6. Сервис хранения запрашивает документ без водяных знаков.
  7. Adobe Sign предоставляет сервису хранения документ без водяных знаков.
  8. Сервис хранения подтверждает получение документа и уведомляет Adobe Sign о том, что процесс архивирования завершен.
  9. Копия итогового документа без водяных знаков удаляется из системы Adobe Sign.

Примечание.

Сервис хранения использует только итоговую (привилегированную) копию документа и связанных изображений.

Промежуточные версии документа, предшествующие добавлению итоговой подписи, не участвуют в процессе архивирования.

Эти неофициальные версии остаются на серверах Adobe Sign без водяных знаков, если они не удаляются каким-либо другим процессом (например, в соответствии с политикой хранения или Общим регламентом защиты данных (GDPR)).

Схема процесса архивирования

На этом этапе Adobe Sign хранит только копию итогового документа без водяных знаков. На миниатюры, отображаемые в Adobe Sign, также наносятся водяные знаки. Таким образом, существует только одна версия без водяных знаков, которая контролируется сервисом хранения.

После архивирования документа Adobe не хранит копии итогового документа с водяными знаками.