注意:
下面的文章提供的是针对新版页面格式的说明。
单击此处可查看经典版页面布局的相同流程

 

Workflow Designer 可用于创建工作流程,从而根据您独特的业务需求定制签名流程。通过这一全新工具,管理员可使用直观的拖放式编辑器来轻松地设计和管理工作流程模板。该工具允许您轻松指定:将在协议中包含的文档;参与方的特性 - 其中包括预定义的名称、角色和路由方式;将由发送者预填充的表单字段;将发送给参与方的电子邮件;协议到期或密码选项;以及其他内容。

另外,工作流程也可以为用户创建易于掌握的发送体验,这样流程步骤每次都能得以持续执行。发送者在使用工作流程模板时,会得到带有自定义说明及各种字段的发送流程的指导,进而让发送流程变得更加简便好用,不易出错。

 

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新增功能...

2018 年 12 月版

在 2018 年 12 月版本中,向工作流程体验内添加了三个新元素:

  • 模板定义的字段分配
  • 现代版“发送”体验的可切换用户级访问权限
  • 改进了用于常见工作流程问题的错误报告

 

模板定义的字段分配

此新选项可将工作流程设计器中定义的收件人列表与您编辑表单上的相应字段分配紧密关联。

用例示例:

  • (客户)签名者先签名
    • (可选)共同签名者可以第二个签名
  • 销售代表应用内部会签

传统来看,根据在发送页面上将收件人编入索引的方式,此方法需要两个表单:

  • 一个表单用于单个签名者方案,将内部会签指定为第二个签名者索引
  • 一个表单用于共同签名者方案,其中共同签名者是第二个签名者索引,会签是第三个签名者索引

在“模板定义”规则结构下,您可以构建一个完全启用的表单,并定义所有可能的收件人字段。

强制实施收件人签名者索引(如工作流程设计器中的定义所示),而不考虑在发送协议时分配给任何已省略(可选)收件人的任何字段。

因此在上面的用例中,共同签名者始终是签名者索引 2,但如果在发送协议时未包括共同签名者,则将忽略那些 signer2 字段,而会签者(签名者索引 3)将仍只能访问 signer3 字段。

 

可通过导航到以下位置来启用此新功能:帐户 > 帐户设置 > 发送设置 > 自定义工作流程发送 > 启用模板定义的签名布局

ui_controls_for_templatedefinedsignatureplacment

注意:

启用模板定义的签名布局功能将会禁用在发送过程中创作协议的选项。

协议中涉及的每个收件人都分配有一个签名者索引号。在将收件人与他们可以添加内容的字段(例如签名字段)相关联时需要使用此索引号。

收件人可根据发送页面上的堆栈顺序获取其索引号。位于堆栈顶部的收件人为 1,下一个收件人为 2,依此类推。当将协议配置为“按顺序完成”时,会显示此索引号,而在将工作流程配置为“按任意顺序完成”时,仍会显示此索引号。

signing_index

 

在工作流程设计器中构建收件人流程时,将按照规则分配签名者索引:

  • 从上到下
    • 从左至右

在下面的示例中,签名者和共同签名者均位于堆栈的顶部。

  • “签名者”是位于顶部最左侧的收件人,因此将其指定为索引 1
  • “共同签名者”也位于顶部,但在签名者的右侧,因此将其指定为索引 2

在这个用例中,不分实体签名的先后顺序,因此它们会被插入并行签名流程中。但是,需要严格实施签名索引,以确保签名者将其内容应用于正确的“签名者”字段,并且共同签名者只能访问其分配的“共同签名者”字段。

four_recipients_-workflowdesignerflow

签名者和共同签名者完成签名后,由排在第三位的“销售代表”签名。

销售代表应用会签后,将请求执行第四步“执行批准”。

注意:

尽管将收件人取名为“签名者”、“共同签名者”、“销售代表”等,但这与字段分配无关。这些姓名只是管理员定义的标签,用于区分工作流程模板中的用户。 

 

上述设计器收件人流程将会生成发送页面模板,如下所示。

(在发送页面中,虽然未显示索引号,但堆栈顺序十分明显。)

four_recipient_workflowsendscreen

 

在编辑包含字段的表单时,会以显式的方式将每个字段分配给签名索引(暂时忽略“任何人”字段)。

在 Adobe Sign 编辑环境中,可通过选择参与人并为该参与人放置字段来完成此操作。

系统会对每个参与人进行着色,以便从视觉上区分为每个参与人分配的字段。

authoring_four_recipients

 

如果使用文本标签,则标签本身会提供一个参数(例如 :signer1),用于将字段指定给签名者索引。

text_tag_four_recipients

 

现代版“发送”体验的可切换用户级访问权限

默认情况下,加载“经典”工作流程界面的用户现在会在屏幕的右上角看到一个指向“尝试现代版体验”的链接。

注意:

已启用新客户工作流程发送体验(请参阅下面的 6 月版)的帐户看不到此链接。

classic_experience

 

单击此链接可将用户切换到仅适用于该事务的新界面。

如果需要,可以通过右上角的链接切换回经典体验。

modern_experience

注意:

可以联系您的成功经理,请求取消此切换链接。

 

改进了用于常见工作流程问题的错误报告

由于改进了对工作流程过程的控制,并提高了其安全性,旧版工作流程的某些元素将会在新界面中产生错误。已额外实施了错误陷阱,以便在遇到这些错误时能够更清楚地显示它们,并对其加以说明。

如果将帐户配置为使用“现代版发送”体验,并且启动了有问题的工作流程,则会向用户显示指示错误的红色横幅:

v3_error_message

 

如果默认情况下仍将帐户配置为使用经典版体验,则工作流程可能会继续按照这些规则运行。 

但是,尝试现代版体验链接会在圆圈中显示一个问号,以表示检测到错误。

单击问号会显示错误消息:

v2_error_message

 

如果发现多个问题,则会列出检测到的所有错误。

要想工作流程在新界面规则集下正常工作,管理员必须编辑工作流程并更正检测到的问题:

InvalidEmails

在经典版规则集下,电子邮件字符串可能会出现格式错误或分隔不当问题(例如,使用空格和逗号分隔)。

出现此错误时,管理员应检查:

  • 抄送电子邮件分隔是否正确
    • 现代版体验接受逗号或分号
  • 任何定义的收件人电子邮件字符串,以确保其构造正确无误
    • (例如,name@domain.tld)

DuplicateDocumentTitles

现代版体验需要在工作流程设计器的文档页面上为所有文档标题提供唯一值。

有关此错误的其他详细信息,请查看此处

InAccessibleLibraryDocuments

在设计工作流程时,管理员可以附加具有有限访问范围的文档模板。

如果超出此范围的用户尝试加载工作流程,则会无法附加文档并会触发安全违规。

例如,管理员可以创建一个新文档模板,其中包含将访问权限限制为仅限所有者的属性。由于管理员是所有者,因此他们可以将该文档附加到工作流程。 

系统的任何其他用户都不是所有者,因此他们不属于文档的范围。

当提示出现此错误时,管理员将需要调整所附加文档模板的属性。

有关查看和调整模板属性的步骤,请查看此处



2018 年 6 月版

在 2018 年 6 月的版本中,对工作流程设计器实施了一些更改,这些更改使它的功能更接近于手动发送过程。

新的功能包括:

  • 为一个或多个收件人使用数字签名
  • 将收件人配置为使用基于电话的(短信)收件人身份验证
  • 在发送过程中配置收件人组
  • 在发送过程中附加来自所有已启用源的文档

 

当您选择进入新的自定义工作流程发送过程时,会启用所有上述功能。

这个新的发送过程显示在新的可重排页面中,这个页面与“发送”页面非常类似,可通过导航到以下位置来启用:帐户 > 帐户设置 >“发送”设置 > 自定义工作流程发送

ui_controls_for_v3sendpage

在工作流程设计器人员,任何已启用的身份验证方法都显示在收件人对象中。

身份验证方法已更新,将显示为复选框,这样可在工作流程设计中允许发件人的选项。 

如果在设计器中选中了多个选项,则在发送流程中这些选项还将可用于发件人。

此版本还在设计器中添加了手机(短信)选项。

workflow_phone_authentication

现在,可以将设计器中的收件人对象标记为收件人组。这样发件人就可以配置一组允许在该步骤中签字的电子邮件地址。

例如,如果您需要五位经理中的一位经理进行会签,则可以将五位经理全部列出来,但是只有其中一位需要应用签名。

workflow_recipientgrouppair

注意:

可以将工作流程设计器中的收件人确认为一个收件人组,不过,这个过程并非在工作流程设计期间配置。

只能在发送过程中配置收件人组。

在发送过程中,现在可以从任何已启用的 Adobe Sign 源附加文档。

workflow_librarypair

 

工作流程体验的用户界面发送已更新为现代化的可重排设计,类似于“发送”页面。

以前位于收件人列表右侧的说明已移动到可折叠窗口的页面顶部。

new_workflow_sendexperience


创建自定义工作流程

只有管理员可以创建工作流程。帐户管理员可以为其整个帐户或帐户中的某些特定组,创建工作流程。组管理员可以看到所有工作流程,但只能编辑其组内的工作流程。

创建工作流程需要定义下列信息:

  • 工作流程信息 - 定义工作流程本身,其中包括命名工作流程、为使用工作流程的发送者输入自定义说明,以及授予使用该工作流程的权限。
  • 协议信息 - 定义和自定义将显示于发送页面的协议信息。
  • 收件人 - 按照要求的签名顺序添加收件人(签名者和审批者),从而创建一个路由。
  • 电子邮件 - 指定要在签名流程的不同步骤中发送给不同参与方的电子邮件。
  • 文档 - 指定工作流程中应包含哪些文档
  • 发送者输入字段 - 定义发送者在发送协议时可用于输入信息的字段。发送输入信息将被合并到协议中,然后才会发送给签名者和审批者。

必填字段以红色星号标识。某些字段标签是可以编辑的,使用
铅笔图标来标识,例如“协议名称”:

editable label

单击铅笔图标可输入自定义标签。当使用工作流程发送文档时,该标签将显示在“发送”页面。要恢复为原始标签,请单击恢复图标。

  1. 以帐户管理员身份登录,然后依次导航至:帐户 > 工作流程

    2_nav_to_workflow
  2. 单击新建工作流按钮,以打开工作流程设计器。

    Create New
  3. Workflow Designer 将打开并显示工作流程信息面板:

    workflow_-_workflowinfo

    Workflow Designer 横幅中会显示工作流程的默认名称(例如“新工作流程”)。

    工作流程名称旁的圆点可指示工作流程是草稿/不活动状态(灰色圆点),还是活动状态
    (绿色圆点)。

    以下控件位于横幅右侧:

    • 关闭 - 单击可关闭工作流程
    • 保存 - 单击可保存更改
    • 激活/取消激活 - 单击可激活(或取消激活)选定组的工作流程

     

    在“工作流程信息”页面中输入以下信息:

    • 工作流程名称 - 输入工作流程的名称。该名称将显示在 Workflow Designer 横幅中、“主页”上的“使用工作流程”下拉菜单中,以及使用工作流程发送协议时的“发送”页面顶部。
    • 面向发送者的说明 - 输入有关使用工作流程的说明。使用工作流程发送协议时,这些说明将显示在“发送”页面的顶部。

    注意:

    可以使用 HTML 标记来添加说明。在说明部分,可以使用以下 HTML 标记及其属性:<p>、<br>、<b>、<i>、<u>、<ul>、<ol>、<li>、<img src=”fully qualified path”> 和 <a href=”fully qualified path”>。

    如果您计划使用 srchref 路径,则需要将路径列入白名单。请向您的客户成功经理发送相应的 URL

    • 激活对象 - 指定谁可以使用工作流程。它的选项包括所有组或者您帐户内的组。

     

    下面是工作流程信息的一个示例。

    Workflow Info

  1. 单击左边栏的协议信息

    workflow_-_agreementinfo
  2. 2. 在协议信息部分,定义面向发送者的发送页面上应该显示的协议信息。

    • 协议名称 - 输入协议的名称。当工作流程用于发送协议时,此名称将显示在发送页面,同时也会显示在“请签名/请审批”电子邮件的标题中。此字段为必填字段,且标签可以编辑。
    • 信息 - 为收件人输入信息。当工作流程用于发送协议时,此信息将显示在发送页面。此字段为必填字段,且标签可以编辑。
    • 抄送 - 如果需要,请输入抄送方的电子邮件地址。电子邮件地址必须以逗号或分号分隔
      • 最小 - 指定可以添加到“抄送”中的最小电子邮件地址数量。
      • 最大 - 指定可以添加到“抄送”中的最大电子邮件地址数量。
      • 可编辑 - 启用此选项后,发送者可以在发送页面编辑工作流程抄送地址。
    • 收件人语言 - 发送者可以使用此选项指定适用于收件人的语言。此设置可以定义是否在发送页面上显示语言选择器,如果是,则显示默认语言。
    • 发送选项
      • 设置用于打开已下载 PDF 的密码 - 启用此选项后,发送者可以为已下载的 PDF 指定一个密码。
        • 设置此选项将同时设置“签名者验证密码”,并使用同样的密码值。
        • 必需 - 启用此选项后,始终需要为已下载的 PDF 设置密码。如果设置了此选项,那么发送者无法在发送页面禁用选项,并且必须提供密码。
      • 完成截止日期 - 启用此选项后,可以在发送页面指定完成截止日期。
        • 协议完成天数 - 指定收件人必须完成签名流程的默认天数。始终可以在发送页面编辑指定的天数。
      • 允许在发送前创作文档 - 启用此选项后,发送者可以使用发送页面的“预览”选项,在创作环境中修改文档表单字段。
        • 默认启用创作 - 启用此选项后,可在发送页面自动启用预览选项。

     

    下面是协议信息的一个示例:

    Agreement Info

  1. 单击左边栏的接收者,可访问“接收者路由”部分

    workflow_-_recipients
  2. 在“接收者路由”部分,您可以根据自己的需要指定接收者和路由顺序。您可以使用序列、并行、混合或嵌套混合路由,构建非常复杂的工作流程。下面的说明强调了适用于“收件人路由”的功能。

    • 要在现有收件人之前或之后添加其他收件人,请执行以下操作:
      • 单击添加图标
      • 选择要插入的角色(为帐户启用的所有角色都将可用)
    recip1

     

    • 要指定并行分支,请单击收件人上方的按钮并选择并行分支
    Recip2

     

    • 要删除收件人,请将光标移动到收件人气泡上,然后单击删除图标
    Recip4

     

    • 要自定义收件人,请将光标移动到气泡上,然后单击编辑 图标
    recipient_properties

    在编辑收件人时,您可以配置以下信息:

    • 收件人标签 - 自定义收件人标签。例如,将默认收件人标签更改为“购买者”。
      • 工作流程中的收件人标签必须是唯一的
    • 电子邮件地址 - 输入收件人的默认电子邮件地址
    • 此收件人是发件人 - 如果选中此选项,会将发件人作为收件人插入
    • 标记为收件人组 - 如果选中此选项,在发送过程中,该收件人的收件人将显示为空的收件人组。发送人必须为收件人组配置电子邮件地址
    • 角色 - 更新收件人的角色(签名者或审批者)
    • 必需 - 如果收件人的签名是必需的,请启用此选项
    • 可编辑 - 启用此选项后,发送者可以在发送页面更新此收件人的电子邮件地址
    • 身份验证 - 选择要求签名者使用的身份验证类型
      • 可能的选项有:“无”、“Adobe Sign”、“电话”、“KBA”、“密码”和“Web 标识”。
      • 将只会显示已为 Adobe Sign 帐户启用的选项

    注意:

    启用密码作为身份验证方式后,将向“文档安全”添加同样的密码,输入密码后才能查看 PDF。

  3. 请务必单击保存,以保存所有收件人配置。

     

    下面是收件人信息和路由的一个示例,在此示例中,已对签名者(购买者和销售总监)和审批者(销售副总裁)的标签进行了自定义。

    Recip Example

  1. 单击左边栏的电子邮件,以移至电子邮件部分

    • 电子邮件部分,您可以根据不同的事件,控制要在签名和审批流程中发送的电子邮件。
    • 例如,您可以指定在协议被取消时,向收件人和抄送人发送通知电子邮件。
    workflows_-_emails
  2. 对于您想要触发电子邮件通知的事件,请选中相应的复选框

  1. 单击左边栏的文档,可移至“文档”部分

    workflows_-_documents
  2. 文档部分,您可以配置以下信息

    • 文档标题 - 输入文档的标题。使用工作流程发送时,此标题将显示在发送页面的“文档”区域
    • 文件 - 单击“添加文件”图标可附加来自 Adobe Sign 库的文档。使用工作流程发送时,将会自动附加此文档
      • 如果没有选择文件,那么在使用工作流程发送协议时允许发送者提供文件
      • 如果将文档标记为必需,那么当工作流程启动时,它将自动附加到协议
      • 删除文件 - 如果附加了错误的文件,则可以单击文件名称旁边的图标 (X) 来删除该文件
    • 文档名称 - 输入可以为发送者标识文档内容的有意义的名称。已上传的库文档的名称是默认的,但是可以覆盖
    • 必需 - 指定是否必须提供文档
    • 添加文档 - 单击添加文档按钮可以增加行数,以便附加更多文档
      • 文档标题必须是唯一值
    • 删除行 - 单击删除行图标 (X) 可删除整个行
  3. 下面是一个已配置的“文档”部分示例:

    Document Info

  1. 单击左边栏的发送者输入字段,可访问“发送者输入字段”部分。

    这些输入字段将映射至附加文档中定义的表单字段(既可以作为工作流程设计的一部分,也可以作为发送者上传的文件)。

    向收件人发送协议之前,发送者可以使用这些字段预填充内容。

    workflow_-_senderinputfield
  2. 发送者输入字段面板中,单击添加字段

    input firld record

    随后,您可以为添加的每一行配置以下信息:

    • 字段标题 - 输入字段的标题。这个值将显示在发送页面上,供发送者参考
    • 文档字段名称 - 为附加的库文档上的字段输入字段名称
      • 在此输入的字段名称必须与文档中的表单字段名称匹配
    • 默认值 - 输入默认值(如果存在)。
    • 必填 - 如果在发送协议之前必须输入该字段的值,则启用此选项
    • 可编辑 - 启用此选项将允许协议的发送者修改默认值
    • 单击删除行图标 (X) 可以删除整个行

     

    下面是一个发送者输入字段的示例:

    Sendere Input fields


使用自定义工作流程发送

您可以使用工作流程发送协议。选择了工作流程后,发送页面将显示所定义的自定义字段,其中包括自定义说明和默认收件人等。


签署和审批工作流程协议

工作流程协议将按照路由中指定的顺序发送。签名者和审批者可以使用“请签名/请审批”电子邮件中的链接完成签名,注册的 Adobe Sign 用户也可以在自己的“管理”页面完成签名。这与标准发送流程的工作方式相同。

可以通过“管理”页面,访问工作流程协议的历史记录和审计报告。如果协议仍在处理中,您可以添加提醒并执行其他任务。


编辑自定义工作流程

  1. 以帐户管理员身份登录,然后依次导航至:帐户 > 工作流程

    24_nav_to_workflow
  2. 在“工作流程”列表中,单击以选择一个工作流程

    workflows
  3. 在上下文菜单中,单击打开。此时会显示 Workflow Designer

    Workflow Designer 打开后,可以对工作流程进行完整地编辑。您可以根据需要,更改所有部分,只有在单击“更新”按钮后,这些更改才会得以保存。

     

    在 Workflow Designer 中,您可以进行以下更改:

    workflow_header

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