Обзор
Клиентам из отраслей со строгим регулированием часто требуется, чтобы сопоставленные с получателями значения имен оставались неизменными на протяжении всего жизненного цикла соглашения. Может возникнуть проблема, если предоставленное значение имени изменяется в процессе подписания.
Например, если отправитель включает в процесс получателя, имеющего роль пользователя Acrobat Sign в учетной записи. Добавление внутреннего получателя предоставляет системе Acrobat Sign уже известный профиль пользователя, и в момент отправки соглашения имя пользователя импортируется из этого профиля в записи по аудиту и на страницу Управление.
Когда внутренний пользователь открывает такое соглашение, имя из его профиля автоматически подставляется в поле для подписи. Если подписывающая сторона не будет выполнять других действий, ее имя будет использовано как подпись и в отчете об аудите будет отображаться внутреннее имя пользователя. При этом подписывающая сторона может изменить имя, указанное в разделе подписи. В этом случае новое значение имени будет использоваться во всех дальнейших операциях — в отчете об аудите и на странице Управление.
Если заказчик будет изучать промежуточный отчет об аудите для проверки системы на соответствие нормам, такое изменение между промежуточным и окончательным отчетами об аудите может быть сочтено нарушением.
Чтобы устранить эту проблему, администраторы могут настроить для своих учетных записей или групп параметр запроса у отправителя имен для каждого получателя при настройке соглашения. Заполнение имени может быть обязательным или нет (в зависимости от требований документа).
Эта возможность применяется только к тем соглашениям и веб-формам, которые создаются через веб-приложение Acrobat Sign.
Отправка новых соглашений
Если параметр запроса имен получателей включен, на странице Отправка появляется дополнительное поле Введите имя получателя в разделе настройки получателя. Значок звездочки в текстовом поле означает, что ввод имени обязателен.
Если параметр включен, для всех получателей доступно поле ввода имени. Если ввод имени обязателен, для всех получателей необходимо указать имя.
Если имя указывается отправителем, в процессе подписания поле с именем доступно только для чтения, то есть получатель не может его изменить.
Эта настройка влияет только на получателей. Стороны, указанные в качестве получателей копии, не требуют указания значения имени.
Поддерживаемые функции
Обновление имени получателя
Исходный отправитель соглашения может изменить значение имени для получателя, открыв соглашение на странице Управление, выбрав нужного получателя и нажав ссылку Изменить:
В отчете об аудите изменение имени отображается как замена одной подписывающей стороны на другую с тем же значением адреса электронной почты:
Возможность изменять имя получателя доступна только до того момента, как первый получатель добавит свою подпись. После того, как первый получатель завершит свои действия с соглашением, все значения имен становятся постоянными.
Замена получателя
Замена текущего получателя выполняется точно так же, но с единственным исключением: значение имени является обязательным при добавлении нового получателя.
В отчете об аудите содержится информация о замене подписывающей стороны с новыми значениями имени и адреса электронной почты:
Получатель соглашения может передать свои полномочия в отношении соглашения, нажав ссылку Передать в электронном письме «Просмотреть и подписать» или с помощью параметра Передать подписание другому лицу на странице добавления подписей:
В отчете об аудите содержится информация о замене подписывающей стороны с новыми значениями имени и адреса электронной почты:
Текущие ограничения
Настраиваемые рабочие процессы в настоящее время не поддерживают требование имени для заранее определенных получателей.
Добавление аутентификации, которая требует значение имени (например, аутентификация на основе знаний), по-прежнему возможно:
Группы получателей
Группы получателей не требуют указывать значение имени для каждого получателя в группе:
Настройка веб-форм
Если включена настройка Требовать имя получателя при отправке, в конфигурации веб-формы будет предусмотрено поле для ввода имени для всех дополнительных подписывающих сторон:
Пользовательский интерфейс получателя
Интерфейс получателя не изменяется существенным образом, если настроено требование значения имени. По сути, заметны лишь следующие отличия:
- Текстовые подписи автоматически заполняют значение имени, которое в них определено, и это значение невозможно изменить.
- Нарисованные подписи и изображения предоставляют значение в поле имени в состоянии только для чтения.
Значение имени, сопоставленное с отчетом об аудите (и с другими интерфейсами, где отображается имя), будет отлично от имени подписи. По этой причине нарисованные подписи (в том числе на мобильных устройствах) и изображения могут отображать другое значение строки имени, отличное от указанного в документе и в аудиторском следе.
Включение и отключение функции
Чтобы включить или отключить требование имен получателей, перейдите в раздел Настройки учетной записи > Настройки отправки > Требовать ввести имя получателя при отправке из веб-приложения Adobe Acrobat Sign».
Эту функцию можно настроить на уровнях учетной записи и группы.
Эта настройка, требующая указывать имя получателя, встраивается в транзакцию при отправке соглашения. Изменение этой настройки немедленно применяется ко всем новым соглашениям, но не влияет на уже отправленные соглашения.
Связанные настройки
Подписанты могут изменять свои имена или инициалы
Если настроен параметр Подписанты могут изменять свои имена или инициалы, получатель может изменить свое имя в момент добавления подписи.
Если параметр не настроен, предоставленное отправителем имя доступно получателю только для чтения.
Если получатель изменяет имя, предоставленное отправителем, в отчет об аудите вносится запись, фиксирующая это изменение:
Методы аутентификации, которые фиксируют значение имени
В меню Настройки отправки есть несколько методов аутентификации, дополнительные параметры которых могут требовать имя подписывающей стороны на странице Отправка (например, аутентификация на основе знаний).
Если эти параметры применяются в сочетании с настройкой Требовать имя получателя при отправке, добавляемое для записи получателя имя автоматически импортируется в поля имени для аутентификации.
Если значение имени изменяется в связи с методом аутентификации, значения имени в записи получателя обновляются соответствующим образом. Возможность использовать разные значения в этих двух интерфейсах отсутствует.
Для известных для этой учетной записи пользователей (существующих пользователей Acrobat Sign в надежной учетной записи) на странице Управление может отображаться имя, отличное от имени, указанного отправителем.
Это происходит, потому что при построении таблицы соглашений имя, используемое на странице Управление берется из значения профиля пользователя. В следующем исправлении данное поведение будет изменено, чтобы используемое имя совпадало с именем, указанным отправителем.
Условие: требование имени получателя включено для учетной записи отправителя.
Когда соглашение отправляется на адрес электронной почты пользователя, зарегистрированный для пользователя в системе Acrobat, для событий Напоминаний в отчете об аудите используется имя профиля получателя (вместо указанного имени получателя).
