Используйте Разрешения на предоставление доступа для управления тем, как пользователи в вашей организации делятся контентом и управляют соглашениями от имени других.
Этот набор элементов управления виден только в меню администратора при включении расширенного общего доступа к учетной записи.
Разрешения на предоставление доступа к учетной записи позволяют администраторам:
- Контролировать, могут ли пользователи делиться с внутренними или внешними участниками.
- Определять, что могут делать пользователи с общим доступом — например, отправлять или изменять соглашения.
- Ограничивать общий доступ только соглашениями, отправленными из группы (исключая те, которые отправлены в группу).
Эти настройки применяются к общему доступу, инициированному пользователями или администраторами.
В отличие от общего доступа к соглашениям, который всегда включен и используется для обмена отдельными соглашениями по электронной почте, Общий доступ к учетной записи контролирует доступ к общему контенту на уровне пользователей и групп.
Конфигурация
Доступность
- Acrobat Standard и Acrobat Pro: недоступно
- Acrobat Sign Solutions: поддерживается; доступно. если включен расширенный общий доступ к учетной записи
- Acrobat Sign for Government: поддерживается; доступно, если включен расширенный общий доступ к учетной записи
Диапазон настроек
Администраторы могут настроить разрешения на предоставление доступа к учетной записи на уровне учетной записи и группы.
Настройки применяются через основную группу каждого пользователя.
Чтобы получить доступ к этой функции, в меню конфигурации администратора выберите Параметры безопасности > Разрешения на предоставление доступа к учетной записи.
Разрешения на предоставление доступа
Управление порядком совместного использования
Администраторы могут разрешать или ограничивать общий доступ:
- Внутренним пользователям или группам — участникам той же учетной записи Acrobat Sign.
- Внешним пользователям — людям за пределами учетной записи, включая пользователей с тем же доменом, которые не являются частью организации.
Эти параметры независимы и могут быть включены или отключены по отдельности.
Определение действий для пользователей с общим доступом (только для внутренних пользователей)
Когда включен внутренний общий доступ, администраторы могут включить следующие параметры для пользователей с общим доступом:
- Отправка соглашений — создание и отправка новых соглашений от имени владельца.
- Изменение существующих соглашений — редактирование уже существующих соглашений, как если бы они были первоначальным отправителем.
Чтобы предоставить доступ к этим действиям:
- Отношения общего доступа должны явно их разрешать.
- Пользователь с общим доступом должен переключиться на профиль владельца в Acrobat Sign.
После переключения пользователь с общим доступом получает доступ к вкладкам владельца Главная, Отправка и Управление.
Ограничить видимость соглашений для общих групп
По умолчанию, когда группа становится общей, пользователь или группа, получившие к ней доступ, могут видеть:
- Соглашения, отправленные из группы
- Соглашения, отправленные в группу от других пользователей
Администраторы могут ограничить этот вид, показывая только исходящие соглашения (отправленные из группы), повышая конфиденциальность для чувствительных входящих соглашений — таких как личные предложения или HR-коммуникации.
Эта настройка применяется только при предоставлении общего доступа к группе. Если пользователь явно предоставляет доступ к своей учетной записи другому пользователю или группе, список соглашений не фильтруется.
Пользовательский интерфейс
- Когда общий доступ разрешен, получатель получает приглашение по электронной почте.
- Если общий доступ заблокирован, отправитель видит ошибку с объяснением, что общий доступ отключен.
- Пользователи с общим доступом должны переключить профили, чтобы действовать от имени владельца.
Рекомендации
- Ограничьте внешний общий доступ. Большинству организаций не нужно предоставлять общий доступ за пределами своей учетной записи. Если нужно это сделать:
- Временно включите внешний общий доступ.
- Настройте общий доступ.
- Отключите его снова, когда закончите.
- Предоставляйте права на отправку или изменение только доверенным внутренним пользователям.
- Предоставляйте доступ только к соглашениям, отправленным из группы, если у вас нет веской причины для отслеживания входящих соглашений.
