Обеспечьте доступ к подписанным документам, возможность их чтения и их соответствие требованиям на десятилетия вперед.
PDF/A — это специализированный формат, разработанный для длительного сохранения документов. Он ограничивает такие функции, как шифрование, внешние шрифты и неподдерживаемые мультимедийные объекты, чтобы файлы всегда оставались самостоятельными и доступными.
Использование PDF/A помогает соответствовать нормативным требованиям, защищает целостность документов и предотвращает возможные проблемы с форматом файлов в будущем. Acrobat Sign обеспечивает соответствие документа PDF/A на всех этапах рабочего процесса соглашения — от добавления до подписания и хранения.
Рабочие процессы PDF/A особенно удобны для организаций, которым требуется долгосрочное архивирование, например организациям в области финансов, здравоохранения и государственным учреждениям.
Преимущества использования рабочих процессов PDF/A
- Соответствие нормам и требованиям к хранению
- Сохранение считываемого и стабильного формата документа
- Отсутствие затрат на переформатирование или перенос архивных файлов
- Увеличение доверия к целостности подписанных записей
Acrobat Sign поддерживает преобразование файлов в форматы PDF/A-2B или PDF/A-3B.
Конфигурация
Доступность
- Acrobat Standard и Acrobat Pro: отключено; не подлежит настройке
- Acrobat Sign Solutions: поддерживается
- Acrobat Sign for Government: поддерживается
Диапазон настроек
Администраторы могут включить эту функцию на уровнях учетной записи и группы.
Чтобы получить доступ к этой функции, в меню администраторов для настройки перейдите в Глобальные настройки > Рабочие процессы PDF/A.
Доступны следующие настройки:
Включение рабочих процессов PDF/A предоставляет администраторам доступ к элементам управления PDF/A и указывает Acrobat Sign проверять и преобразовывать файлы в формат PDF/A.
Администраторы должны выбрать один из двух уровней соответствия, в который Acrobat Sign будет преобразовывать файлы, когда нормализация включена. Это уровень по умолчанию для любого создаваемого соглашения, если нормализация отключена:
| Уровень соответствия | Описание | Лучше всего подходит для |
|---|---|---|
| PDF/A-2b | Сохраняет визуальный вид документа для долгосрочного архивирования. Обеспечивает сохранение текста, шрифтов, изображений и цветов с течением времени. Это наиболее часто используемый уровень для обеспечения соответствия. |
Общие потребности в соответствии требованиям и стандартном архивировании. |
| PDF/A-3b | Обеспечивает такое же визуальное сохранение, как и 2b, но также позволяет встраивать файлы, не являющиеся PDF/A (например, XML, CSV или электронные таблицы), внутрь PDF для удовлетворения дополнительных потребностей в ведении записей. | Организации, которым необходимо хранить исходные данные или дополнительные файлы вместе с подписанным файлом PDF. |
Включите нормализацию PDF/A, чтобы активно преобразовывать загруженные файлы в выбранный уровень соответствия.
- PDF файлы будут проверены и преобразованы в выбранный уровень соответствия. Загруженные PDF с выбранным уровнем соответствия будут оценены и при необходимости исправлены.
- Если рабочие процессы PDF/A включены, но нормализация не активирована, Acrobat Sign оценивает каждый загруженный файл и принимает уровень соответствия первого загруженного файла PDF/A с поддерживаемым стандартом.
- Если ни один из загруженных PDF-документов не является PDF/A, то соглашение по умолчанию использует уровень соответствия, выбранный в элементах управления.
При преобразовании файлов в выбранный стандарт файлов и их проверке могут возникнуть ошибки. Эти ошибки могут возникать из нескольких источников и приведут к остановке процесса соглашения.
Если включена опция игнорирования ошибок проверки, Acrobat Sign проигнорирует ошибки и продолжит создание соглашения. Эти соглашения могут не полностью соответствовать стандарту PDF/A и не должны рассматриваться как таковые ни по какой причине.
В этой ситуации пользователь должен переформатировать исходный файл так, чтобы он больше не вызывал ошибок.
Наиболее распространенные ошибки заключаются в том, что исходный документ:
- Содержит шрифты, которых нет в списке поддерживаемых шрифтов.
- Использует цветовую схему, отличную от sRGB.
Элементы управления защитой паролем подписанных документов для администраторов изменены, чтобы отключить любые параметры, позволяющие применять пароль защиты:
Оба интерфейса — Запросить подпись и Средство создания рабочего процесса — удаляют параметр для добавления пароля на уровне пользователя:
Acrobat Sign не поддерживает редактирование или цифровое подписание документов PDF/A.
Включение рабочих процессов PDF/A автоматически отключает параметр Загрузить и подписать в Acrobat для рабочих процессов цифровой подписи. Соглашения должны подписываться с помощью облачных подписей.
Acrobat Sign не поддерживает загрузку и физическое подписание соглашения.
Включение рабочих процессов PDF/A автоматически отключает параметр Загрузить и подписать в Acrobat для рабочих процессов цифровой подписи. Соглашения должны подписываться с помощью облачных подписей.
Способ применения
Если этот параметр включен, рабочий процесс PDF/A включает этапы проверки для обеспечения полного соблюдения требований:
- Поддерживается преобразование документов Word. Документы не в формате PDF сначала конвертируются в формат PDF, затем в формат с выбранным уровнем соответствия PDF/A.
- PDF-документы проверяются на соответствие выбранному уровню соответствия: PDF/A-2b или PDF/A-3b.
- Файлы, соответствующие требованиям PDF/A, принимаются и сохраняются в процессе подписания.
- Если проверка документа не пройдена, документ блокируется и отображается сообщение об ошибке:
- {File Name}: файл не соответствует спецификации PDF/A — указывает на то, что добавленный файл не соответствует требованиям PDF/A-2b.
- {File Name}: невозможно добавить файл — указывает на то, что защита паролем или шифрование препятствуют добавлению файла.
Подписанный документ и его отчет об аудите содержат маркеры соответствия, определяющие состояние PDF/A.
Отчеты об аудите и журналы действий
Для рабочих процессов PDF/A будет создано событие аудита, указывающее, что соглашение соответствует нормам PDF/A и уровень соответствия нормам PDF/A.
- Отчет об аудите также соответствует стандарту PDF/A.
- Журнал действий также включает примечание о соответствии PDF/A.
Важная информация
Соответствие требованиям документов PDF/A ограничивает некоторые функции Acrobat Sign:
- Защита паролем отключена для документов PDF/A.
- Возможность добавления параметра Защита подписанных документов паролем к соглашению (через настройки соглашения или средство создания рабочих процессов) отключается, чтобы предотвратить применение пароля.
- Элементы управления в меню администратора, требующие изменения пароля подписанного документа, чтобы удалить все параметры, разрешающие пароли.
- Шифрование отключено, даже если для расшифрования документа не требуется пароль. Подписанные документы PDF/A не шифруются после загрузки.
- Цветовая схема должна быть sRGB. Преобразование может не удаться, если в исходном документе указана цветовая схема, отличная от sRGB, например, CMYK.
- Встроенные шрифты - Документы должны содержать только встроенные шрифты. Если пользователь предоставляет документ не в формате PDF, который Acrobat Sign может преобразовать в PDF, этот документ должен использовать только поддерживаемые шрифты.
- Acrobat Sign может встраивать шрифт только из набора шрифтов, используемых для изменения документов.
- Acrobat Sign не может встраивать нелицензированные шрифты.
Поддерживаемые шрифты
Adobe Acrobat Sign поддерживает следующие категории шрифтов для PDF/A:
- Шрифты Microsoft Office — поддерживаются шрифты, обычно включенные в стандартную установку Microsoft Office.
Дополнительные поддерживаемые шрифты
- Adobe Arabic
- Adobe Caslon Pro
- Adobe Clean
- Adobe Devanagari
- Adobe Fan Heiti Standard
- Adobe Fangsong Standard
- Adobe Garamond Pro
- Adobe Gothic Standard
- Adobe Hebrew
- Adobe Heiti Standard
- Adobe Jenson Pro
- Adobe Kaiti Standard
- Adobe Ming Standard
- Adobe Myungjo Standard
- Adobe Pi Standard
- Adobe Song Standard
- Adobe Text Pro
- Adobe Thai
- Alexa Standard
- Arno Pro
- Balzano Standard
- Banshee Standard
- Bell Centennial Standard
- Bickham Script Pro
- Birch Standard
- Blackoak Standard
- Brioso Pro
- Brush Script Standard
- Caflisch Script Pro
- Caliban Standard
- Century Old Style Standard
- Chaparral Pro
- Charlemagne Standard
- Cooper Black Standard
- Copal Standard
- Coriander Standard
- Cottonwood Standard
- Courier Standard
- Cronos Pro
- Cutout Standard
- Flood Standard
- Fusaka Standard
- Garamond Premier Pro
- Giddyup Standard
- Graphite Standard
- Heisei Kaku Go Standard
- Heisei Maru Go Standard
- Heisei Min Standard
- Hobo Standard
- Hypatia Sans Pro
- Immi Five O Five Standard
- Ironwood Standard
- Juniper Standard
- Kazuraki SP2N
- Kazuraki SPN
- Kepler Standard
- Kozuka Gothic Pr6N
- Kozuka Gothic Pro
- Kozuka Gothic Pro VI
- Kozuka Gothic Standard
- Kozuka Mincho Pr6N
- Kozuka Mincho Pro
- Kozuka Mincho Pro VI
- Kozuka Mincho Standard
- Letter Gothic Standard
- Lithos Pro
- Madrone Standard
- Mesquite Standard
- MICR Standard
- Minion Pro
- Myriad Arabic
- Myriad Hebrew
- Myriad Pro
- Myriad Standard
- Mythos Standard
- News Gothic Standard
- Nueva Standard
- OCRA Standard
- OCRB Standard
- Orator Standard
- Ouch Standard
- Pepperwood Standard
- Poetica Standard
- Ponderosa Standard
- Poplar Standard
- Postino Standard
- Prestige Elite Standard
- Quake Standard
- Rad Standard
- Rosewood Standard
- Ryo Clean Plus N
- Ryo Display Plus N
- Ryo Display Standard
- Ryo Gothic Plus N
- Ryo Gothic Standard
- Ryo Text Plus N
- Ryo Text Standard
- Sanvito Pro
- Shuriken Standard
- Stencil Standard
- Strumpf Standard
- Symbol Standard
- Tekton Pro
- Toolbox Standard
- Trajan Pro
- Utopia Standard
- Viva Standard
- Voluta Script Pro
- Warnock Pro
- Willow Standard
- Woodtype Ornaments Standard
- Zebrawood Standard
Японские шрифты
- BIZ UDMingcho
- BIZ UDPGothic
- HG S Kyokasho
- HG S Mincho
- Hiragino Kyokasho
- Hiragino Maru Gothic
- Hiragino Mincho
- Hiragino Reisho
- Hiragino Seikaishotai
- Hiragino Soei Kakupoptai
- Meiryo
- MS Mincho
- OCR B
- UD Digi Kyokasho N
- Yu Mincho
