Príprava na recenziu dokumentu PDF

V spravovanej recenzii používate sprievodcu na nastavenie recenzie, určenie umiestnenia dokumentu a pozvanie účastníkov. Nemusíte importovať poznámky, povoľovať pridávanie poznámok pre používateľov aplikácie Reader ani manuálne sledovať odpovede recenzentov.

Aplikácia Acrobat zahŕňa dva typy spravovaných recenzií: zdieľané a e-mailové recenzie. Pre každý typ recenzie existuje sprievodca, ktorý vám pomôže rozoslať dokument PDF so špeciálnymi nástrojmi a pokynmi pre recenzentov.

Všetky spravované recenzie sleduje funkcia Sledovanie. Funkcia Sledovanie poskytuje prístup k súboru PDF a informáciám o recenzii a jej účastníkoch. Iniciátori recenzie môžu pomocou funkcie Sledovanie meniť termíny recenzií, pridávať recenzentov a ukončovať recenzie. Funkcia Sledovanie informuje účastníkov o sprístupnení nových poznámok, zmene termínov a pridaní recenzentov, a to aj vtedy, ak je aplikácia Acrobat zatvorená. Poskytuje aj informácie o chybách servera.

Zdieľané recenzie

Zdieľané recenzie predstavujú najvyššiu formu spolupráce pri recenzii, pretože ich účastníci môžu čítať poznámky ostatných účastníkov a odpovedať na ne. Poznámky účastníkov sa ukladajú v úložisku na internom serveri. Aplikácia Acrobat pravidelne synchronizuje poznámky, aby bolo možné preberať najnovšie zmeny. Recenzenti sú upozorňovaní na pridanie nových poznámok a môžu čítať poznámky iných recenzentov a odpovedať na ne.

E-mailové recenzie

E-mailové recenzie sú ideálne v prípadoch, ak recenzenti nemajú prístup k spoločnému serveru alebo ak pri recenzii dokumentov nevyžadujú prístup založený na spolupráci.

V e-mailovej recenzii posiela iniciátor recenzentom súbor PDF ako prílohu e-mailu. Recenzenti pridajú svoje poznámky a vrátia dokument späť pomocou tlačidla Odoslať poznámky na lište správ dokumentu. Keď iniciátor dostane tieto poznámky, môže ich zlúčiť do svojej kópie súboru PDF.

Hlavným obmedzením e-mailových recenzií je to, že účastníci si v priebehu recenzie nemôžu prezerať poznámky ostatných. Iniciátor si môže poznámky prezrieť až po ich prijatí.

Výber možnosti distribúcie pre recenzie a formuláre

Aplikácia Acrobat poskytuje v sprievodcovi odoslaním na zdieľanú recenziu a rozoslaním formulára niekoľko volieb rozoslania. Pri výbere voľby zvážte požiadavky na zabezpečenie rozosielaného súboru, aké servery alebo webové lokality môžu príjemcovia použiť na prevzatie súboru a ako chcete prijímať poznámky alebo dáta formulára.

Interný server

Ak príjemcovia pracujú za bránou firewall a majú prístup k spoločnému serveru, môžete použiť vlastné umiestnenie interného servera. Týmto serverom môže byť sieťový priečinok, pracovný priestor Microsoft SharePoint (len v systéme Windows) alebo priečinok webového servera. Môžete zahrnúť odkaz na rozosielaný súbor PDF alebo môžete súbor odoslať ako prílohu e-mailovej správy. V prípade recenzií odosiela aplikácia Acrobat publikované poznámky na server. V prípade formulárov aplikácia Acrobat ukladá odpovede pri ich návrate na pevný disk.

Keď zadáte vlastný server, sprievodca zobrazí výzvu na uloženie profilu s vybratým umiestnením servera a voľbami rozoslania. Pri ďalšom rozosielaní súboru PDF bude uložený profil dostupný ako voľba v sprievodcovi.

E-mail

Sprievodca rozoslaním formulára obsahuje voľbu odoslania formulára ako prílohy e-mailu. Formulár môžete odoslať pomocou vlastného e-mailového klienta alebo webovej e-mailovej služby. Tiež môžete pomocou sprievodcu vytvoriť e-mailovú správu s priloženým súborom formulára. Keď príjemcovia vyplnia a odošlú formulár, odpovede sa vrátia do vašej poštovej schránky. Každá odpoveď sa skopíruje do súboru s odpoveďami portfólia PDF, ktorý môžete usporiadať a exportovať do tabuľky.

Sprievodca odoslaním na zdieľanú recenziu umožňuje odoslať odkaz na súbor PDF e-mailom alebo priložiť súbor PDF k e-mailu.

Povolenie pridávania poznámok pre používateľov aplikácie Reader (Acrobat Pro)

Keď v súbore PDF nastavíte povolenia na pridávanie poznámok, používatelia aplikácie Reader 8 alebo jej novšej verzie sa môžu zúčastniť recenzie daného súboru PDF. Keď súbor PDF s povoleniami na pridávanie poznámok otvoríte v aplikácii Reader, bude obsahovať lištu správ dokumentu a nástroje na pridávanie poznámok, ktoré sú inak nedostupné.

Keď inicializujete spravovanú recenziu, povolenia na pridávanie poznámok sa automaticky zapnú. Ak spravovanú recenziu nepoužívate (ak napríklad súbor PDF odošlete priamo e-mailom), môžete aj tak zapnúť povolenia na pridávanie poznámok.

• Otvorte súbor PDF a vyberte položky Súbor > Uložiť ako iné > PDF rozšírené pre aplikáciu Reader > Povoliť pridávanie poznámok a meranie.

Výber e-mailovej aplikácie pre recenzie

Na e-mailové recenzie a odosielanie poznámok potrebujete buď e-mailovú aplikáciu a pripojenie na poštový server, alebo webový e-mailový účet. Aplikácia Acrobat podporuje väčšinu e-mailových aplikácií. Ak máte nainštalovaných viac e-mailových aplikácií, môžete určiť, ktorá aplikácia sa má spustiť, keď aplikácia Acrobat odosiela súbor PDF. Vykonajte jeden z týchto úkonov:

• (Windows) Dvakrát kliknite na položku Možnosti siete Internet na ovládacom paneli. V dialógovom okne Internetové vlastnosti vyberte kartu Programy a potom vyberte preferovanú e-mailovú aplikáciu. Reštartujte aplikáciu Acrobat na aktivovanie zmeny.

• (Windows) Zmeňte nastavenie MAPI v e-mailovej aplikácii. Aplikácie Acrobat a Reader používajú na komunikáciu s e-mailovou aplikáciou rozhranie MAPI (Messaging Application Program Interface). Väčšina e-mailových aplikácií sa dodáva s nastavením MAPI pre túto komunikáciu. Ďalšie informácie o konfigurácii e-mailovej aplikácie nájdete v pomocníkovi príslušnej e-mailovej aplikácie.

• (Mac OS) V aplikácii Mail vyberte voľby Mail > Nastavenia, vyberte položku Všeobecné a potom vyberte preferovanú e-mailovú aplikáciu v ponuke Predvolené aplikácie na čítanie správ. Reštartujte aplikáciu Acrobat na aktivovanie zmeny. Ak vaša aplikácia nie je v zozname, v menu vyberte položku Vybrať a vyhľadajte požadovanú aplikáciu. Ak vyberiete aplikáciu, ktorá nie je uvedená v menu Predvolené aplikácie na čítanie správ, aplikácia Acrobat nemusí túto aplikáciu podporovať.

Zadanie servera

Ak súbor PDF rozosielate prostredníctvom vlastného umiestnenia servera, môžete vybrať sieťový priečinok, server so systémom Windows, na ktorom sa používa služba Microsoft SharePoint Services, alebo priečinok webového servera. Účastníci musia mať k vybratému serveru prístup na čítanie aj zápis. Požiadajte správcu siete, aby vám poskytol vhodné umiestnenie na sieti na ukladanie poznámok. Na vytvorenie servera nie je potrebný žiadny ďalší softvér.

Sieťové priečinky

Ak všetci príjemcovia pracujú v miestnej sieti, najlepšou voľbou pri výbere servera poznámok sú sieťové priečinky a servery SharePoint. Sieťové priečinky sú obyčajne najlacnejšie a najspoľahlivejšie.

Lokality SharePoint

Ak vaši príjemcovia pracujú za sieťou firewall a všetci majú prístup k spoločnému serveru, môžete používať vaše vlastné umiestnenie na internom serveri, napríklad lokalitu služby Microsoft SharePoint. Ďalšie informácie nájdete v časti Hosťovanie zdieľaných recenzií na lokalite SharePoint.

Servery WebDAV

Servery WebDAV (webové servery používajúce protokol WebDAV) sú najvhodnejšie, ak sú recenzenti za bránou firewall alebo mimo miestnej siete. Ďalšie informácie o konfigurácii aplikácie Acrobat na používanie služby WebDAV nájdete v časti Hosťovanie zdieľanej recenzie: alternatíva lokality Acrobat.com.