Предоставление доступа к учетной записи другому пользователю

Adobe Acrobat Sign защищает пользовательские материалы от других пользователей, которые явным образом не получили приглашение для просмотра и работы с материалами.

Подразумевается, что к документам имеют доступ все пользователи, которые их получили.  Документы библиотеки явным образом доступны с помощью свойств шаблона.

Однако в большинстве организаций существуют роли, которым доступен обзор транзакций без предоставления непосредственного доступа к документам, а также группы агентов, которые должны иметь доступ ко всем транзакциям группы.

Общий доступ к контенту позволяет одному пользователю или группе предоставить доступ к своим материалам другому пользователю или группе.

Можно предоставить доступ к материалам двумя способами.

• Базовый — только просмотр пользователем.
  • Если Пользователь A предоставляет доступ к контенту Пользователю X:
    • Пользователь X может просматривать (только просматривать) весь контент, который отображается на странице Управление Пользователя A.
• Расширенный — просмотр для группы и пользователя и дополнительная возможность изменения и отправки.
  • Если Пользователь A предоставляет доступ к контенту Пользователю X:
    • Пользователь X может просматривать весь контент на странице Управление Пользователя A.
    • Пользователь X может изменять документ, находящийся в процессе работы над ним (если эта возможность включена).
    • Пользователь X может отправить документ от имени пользователя (если эта возможность включена).
      • В истории и журнале аудита будет указано, что Пользователь X выполнил отправку от имени Пользователя A.
      • Владельцем документа и пользователем, который управляет документом, является Пользователь A.
    • Пользователь X может подписать документ от имени пользователя (если эта возможность включена).
  • Общий доступ для группы включен.
    • Если Пользователь A предоставляет доступ к содержимому для Группы N:
      • Все участники Группы N могут просматривать весь контент на странице Управление Пользователя A.
      • Все участники Группы N имеют права, заданные для общего документа Пользователя A (подписание, отправка и/или изменение).
    • Если группа Группа N предоставила общий доступ для Пользователя A:
      • Пользователь A может просматривать весь контент всех участников Группы N.
      • Пользователь A имеет права на подписание, отправку и/или изменение документов (в зависимости от заданных параметров) всех участников Группы N.

Расширенный общий доступ в настоящее время доступен только для учетных записей корпоративного уровня. Администраторы, которые хотят включить расширенный общий доступ, могут обратиться в службу поддержки клиентов для изменения своей учетной записи.

Доступность

Базовый общий доступ могут использовать все клиенты уровня Малый бизнес, Бизнес и Организация.

• Базовый общий доступ имеет ограничение: до 100 учетных записей с общим доступом для других пользователей и 100 учетных записей с общим доступом для данного пользователя.

Расширенный общий доступ можно подключить только для клиентов уровня Организация.

• Расширенный общий доступ по умолчанию поддерживает до 500 учетных записей с общим доступом для других пользователей и 500 учетных записей с общим доступом для данного пользователя.
  • Если вам необходим общий доступ более чем для 500 учетных записей, обратитесь к своему менеджеру по работе с клиентами.

Acrobat Pro для команд и все однопользовательские планы не поддерживают общий доступ к учетной записи пользователя.

• Acrobat Pro для команд и учетных записей одного пользователя может предоставлять общий доступ только к отдельным объектам на странице Управление.

Пользовательский интерфейс

Базовый общий доступ

Пользователи с базовым общим доступом могут создавать, просматривать и отменять общий доступ в разделе «Личные настройки». Эти возможности доступны всем пользователям (в том числе администраторам).

Пользователям доступны две отдельные страницы: «Просмотреть другие учетные записи» и «Предоставить общий доступ к учетной записи».

Чтобы запросить общий доступ, необходимо нажать значок «плюс» и ввести адрес электронной почты пользователя, которому будет предоставлен общий доступ.

После того как общий доступ запрошен, он находится в состоянии «Ожидание» до тех пор, пока пользователь не примет или отклонит приглашение.

Расширенный общий доступ (доступен только для уровня обслуживания «Организация»)

Если учетная запись преобразована в учетную запись с расширенным общим доступом, в пользовательском интерфейсе две отдельные страницы будут заменены одной страницей со вкладками — Состояние доступа.

Две вкладки соответствуют двум страницам базового общего доступа.

• «К моей учетной записи» = «Предоставить общий доступ к учетной записи»
• «Доступ предоставлен мне» = «Просмотреть другие учетные записи»

Пользователи могут предоставить общий доступ, нажав знак плюса. Откроется всплывающее окно, в котором пользователь может ввести адрес электронной почты или выбрать пользователей или группы из списка пользователей и групп данной учетной записи.

• Кнопка со стрелкой справа от имени группы открывает для просмотра пользователей группы.
• Знак плюса позволяет добавить пользователя/группу в запрос на предоставление общего доступа (поле для ввода вверху).

Совместное использование в группе

Администраторы (при расширенном общем доступе) могут предоставлять общий доступ для группы, администратором которой они являются, а также управлять общим доступом для группы (в отличие от общего доступа для пользователей).

Общий доступ для группы аналогичен общему доступу для пользователей. Однако группа содержит больше материалов, и общий доступ для группы предоставляет доступ ко всему контенту всех пользователей в группе.

Если пользователь удален из группы, его содержимое больше не принадлежит группе и недоступно для просмотра.

Предоставление общего доступа на уровне группы администратором группы:

• Войдите в систему как администратор группы.
• Выберите Группа > Моя группа пользователей > Состояние доступа.

Администраторы учетных записей могут управлять общим доступом для всех групп в своей учетной записи, а также могут настраивать общий доступ между группами без подтверждения пользователей.

Администратор учетной записи может настроить общий доступ для группы следующим образом.

• Выберите Учетная запись > Группы > {выберите группу для общего доступа}.

После загрузки меню «Группы» нажмите Состояние доступа.

Дополнительные элементы управления общим доступом между учетными записями

Просмотр общего контента

Контент, к которому вам предоставлен доступ, отображается на вкладке Управление.

В левом верхнем углу страницы «Управление» размещена стрелка выпадающего меню (рядом с полем Ваши документы).

• Нажмите стрелку, чтобы открыть список пользователей/групп, к которым у вас есть общий доступ.
• Выберите пользователя/группу для просмотра.
• Также можно выбрать Все общие документы, чтобы отобразить все общее содержимое.

Страница обновится для отображения содержимого страницы Управление выбранного пользователя/группы.

Элементы управления расширенным общим доступом

Элементы управления

Элементы управления администратора для предоставления общего доступа представлены в разделе Параметры учетной записи > Параметры безопасности > Общий доступ к учетной записи.

• Общий доступ можно настроить на уровне учетной записи. При этом настройки будут применены ко всем группам.
• Общий доступ можно также настроить на уровне группы. При этом наследованные параметры уровня учетной записи будут переопределены.

Элементы управления базовым общим доступом позволяют разрешить или запретить общий доступ, а также определить метод создания общего доступа.

• Не разрешать совместно использовать учетные записи — интерфейс предоставления общего доступа к учетной записи удаляется из пользовательского интерфейса учетной записи/группы.
• Разрешить запрос на совместное использование учетной записи — позволяет пользователям учетной записи/группы отправлять запрос для просмотра контента другого пользователя.
• Разрешить совместно использовать свою учетную запись — позволяет пользователям учетной записи/группы предоставлять общий доступ к своей учетной записи другому пользователю.
• Оба варианта — пользователь может запрашивать и предоставлять общий доступ.

Расширенный общий доступ предоставляет дополнительные разрешения.

• С внешними учетными записями — если этот параметр включен, пользователи могут предоставить доступ к просмотру контента своей учетной записи пользователям в других учетных записях Acrobat Sign.
  • Предоставление доступа к внешней учетной записи устанавливает связь только для чтения.
• С внутренними учетными записями — если этот параметр включен, пользователи могут предоставить доступ к своему контенту другим пользователям той же учетной записи Acrobat Sign.
  • Если общий доступ с внутренними учетными записями включен, пользователю доступны три дополнительных параметра.
    • Подписание/утверждение — позволяет пользователю, которому предоставлен доступ, подписывать документы от имени пользователя, предоставившего доступ.
      • В отчете об аудите четко указано, что документ подписан от имени пользователя, предоставившего доступ.
        
    • Отправка — позволяет пользователю, которому предоставлен доступ, отправлять новые документы от имени пользователя, предоставившего доступ.
      • В истории и отчете об аудите будет указано, что документ был отправлен пользователем, которому предоставлен доступ, от имени пользователя, предоставившего доступ.
      • Владельцем документа и тем, кто им управляет, будет пользователь, предоставивший доступ (так же, как при самостоятельной отправке).
    • Изменение существующих транзакций — позволяет пользователю, которому предоставлен доступ, изменять документы, находящиеся в работе.