Příprava k recenzi dokumentu PDF

Ve spravované recenzi můžete pomocí průvodce nastavit svou recenzi, určit umístění dokumentu a pozvat účastníky. Není nutné importovat poznámky, povolovat přidávání poznámek pro uživatele aplikace Reader nebo ručně sledovat odezvy recenzentů.

Acrobat obsahuje dva typy spravovaných recenzí: sdílené a e-mailové recenze. Pro každý typ recenze existuje průvodce, který vám pomůže rozeslat PDF se speciálními nástroji a pokyny pro recenzenty.

Nástroj Sledování sleduje všechny spravované recenze. Nástroj Sledování poskytuje přístup k souboru PDF a informace o recenzi a jejích účastnících. Iniciátoři recenze mohou pomocí nástroje Sledování měnit termíny recenze, přidávat recenzenty a ukončovat recenze. Díky nástroji Sledování se účastníci dozví o nových poznámkách, změně termínů a přidání recenzentů i když je aplikace Acrobat zavřená. Nástroj také poskytuje informace o chybových stavech serveru.

Sdílené recenze

Sdílené recenze jsou formou recenze nejvíce zaměřenou na spolupráci, protože účastníci mohou číst poznámky ostatních účastníků a reagovat na ně. Poznámky účastníků jsou uloženy v úložišti nebo na interním serveru. Acrobat synchronizuje poznámky v pravidelných intervalech stahováním posledních změn. Recenzenti jsou upozorněni na nové poznámky, jakmile jsou vytvořeny, a mohou zobrazit poznámky jiných recenzentů a reagovat na ně.

E-mailové recenze

E-mailové recenze jsou ideální v případě, že recenzenti buď nemají přístup ke společnému serveru, nebo při recenzování dokumentu nevyžadují možnost spolupráce.

V e-mailové recenzi posílá iniciátor recenzentům PDF jako přílohu e-mailu. Recenzenti přidají své poznámky a vrátí dokument zpět pomocí tlačítka Poslat poznámky v pruhu zpráv dokumentu. Když iniciátor dostane tyto poznámky, může je sloučit do své kopie PDF.

Primárním omezením e-mailových recenzí je to, že účastníci si v průběhu recenze nemohou prohlížet poznámky ostatních. Iniciátor si může poznámky prohlédnout až po jejich přijetí.

Výběr možnosti distribuce recenzí a formulářů

Acrobat poskytuje několik možností distribuce v průvodci Poslat ke sdílené recenzi a Rozeslat formulář. Při výběru možnosti distribuce vezměte v potaz požadavky na zabezpečení distribuovaného souboru, servery nebo weby, pomocí kterých mohou vaši příjemci soubor stáhnout a způsob, jakým chcete přijímat poznámky nebo data formuláře.

Interní server

Pokud všichni vaši příjemci pracují za bránou firewall a všichni mají přístup ke společnému serveru, můžete použít umístění na vlastním interním serveru. Serverem může být síťová složka, pracovní prostor Microsoft SharePoint (pouze pro systém Windows) nebo složka na webovém serveru. Můžete odkaz na distribuovaný soubor PDF zahrnout do e-mailové zprávy nebo ho odeslat jako přílohu. U recenzí aplikace Acrobat odesílá publikované poznámky na server. U formulářů aplikace Acrobat odpovědi po vrácení ukládá na váš pevný disk.

Pokud zvolíte vlastní server, průvodce vás vyzve k uložení profilu s umístěním serveru a zvolenými možnostmi distribuce. Při příštím rozesílání PDF bude uložený profil dostupný jako možnost v průvodci.

E-mail

V průvodci Rozeslat formulář je možnost pro odeslání formuláře jako přílohy e-mailu. Formulář můžete odeslat pomocí vlastního e-mailového klienta nebo webmailu. Můžete také použít průvodce a vytvořit e-mailovou zprávu s přiloženým souborem formuláře. Jakmile příjemci vyplní a odešlou formulář, odpovědi budou vráceny do vaší poštovní schránky. Každá odpověď se zkopíruje do souboru odpovědí portfolia PDF, který můžete uspořádat a exportovat do tabulky.

Průvodce Poslat ke sdílené recenzi vám umožní odeslat odkaz na PDF e-mailem, nebo soubor PDF přiložit k e-mailu.

Povolení poznámek uživatelům aplikace Reader (Acrobat Pro)

Když v PDF povolíte práva pro přidávání poznámek, mohou se uživatelé programu Reader 8 zúčastnit recenze tohoto PDF. Když PDF s právy pro přidávání poznámek otevřete v Readeru, obsahuje pruh zpráv dokumentu a nástroje pro přidávání poznámek, které jsou jinak nedostupné.

Po zahájení spravované recenze jsou práva k přidávání poznámek automaticky povolena. Nepoužijete-li spravovanou recenzi (například pokud PDF odešlete přímo e-mailem), můžete přesto povolit poznámky.

• Otevřete PDF a vyberte příkaz Soubor > Uložit jako jiný > PDF s rozšířením pro Reader > Zapnout vytváření poznámek a měření.

Výběr e-mailové aplikace pro recenze

Pro provádění e-mailových recenzí a posílání poznámek potřebujete e-mailovou aplikaci a připojení k poštovnímu serveru nebo webmailový účet. Acrobat podporuje většinu e-mailových aplikací. Máte-li nainstalováno více e-mailových aplikací, můžete určit, která aplikace se spustí při odesílání PDF aplikací Acrobat. Proveďte jeden z následujících úkonů:

• (Windows) Dvakrát klikněte na Možnosti Internetu v ovládacích panelech. V dialogovém okně Vlastnosti Internetu vyberte záložku Programy, a pak vyberte preferovanou e-mailovou aplikaci. Změnu aktivujete restartem aplikace Acrobat.

• (Windows) Změňte nastavení MAPI ve své e-mailové aplikaci. Aplikace Acrobat a Reader používají ke komunikaci s e-mailovou aplikací rozhraní MAPI (Messaging Application Program Interface). Většina e-mailových aplikací se dodává s nastavením MAPI pro tuto komunikaci. Další informace o konfigurování e-mailové aplikace si najděte v nápovědě příslušné e-mailové aplikace.

• (Mac OS) V aplikaci Mail zvolte Mail > Nastavení, vyberte Obecné, a pak zvolte preferovanou e-mailovou aplikaci z nabídky Výchozí aplikace pro čtení zpráv. Změnu aktivujete restartem aplikace Acrobat. Pokud vaše aplikace není v seznamu, zvolte z nabídky Vybrat a najděte požadovanou aplikaci. Pokud ale vyberete aplikaci, která není uvedena v nabídce Výchozí aplikace pro čtení zpráv, Acrobat ji nemusí nutně podporovat.

Určení serveru

Pokud PDF rozesíláte pomocí vlastního umístění serveru, můžete zadat síťovou složku, server systému Windows se spuštěnou službou Microsoft SharePoint Services nebo složku na webovém serveru. Účastníci musí mít ke zvolenému serveru přístup pro čtení i zápis. Požádejte správce sítě, aby vám poskytl vhodné umístění na serveru pro ukládání poznámek. Pro vytvoření serveru není potřeba žádný další software.

Síťové složky

Pokud jsou všichni příjemci v rámci místní sítě, jsou síťové složky a servery služby SharePoint nejlepšími možnostmi pro server poznámek. Síťové složky jsou obecně nejlevnější a nejspolehlivější.

Stránky webu SharePoint

Pokud vaši příjemci pracují za firewallem a všichni mají přístup ke společnému serveru, můžete použít vlastní interní umístění na serveru, například web Microsoft SharePoint. Další informace najdete v části Hosting sdílených recenzí na webu SharePoint.

Servery WebDAV

Servery WebDAV (webové servery používající protokol WebDAV) jsou nejvhodnější, pokud jsou recenzenti mimo firewall nebo mimo místní síť. Další informace o konfigurování použití služby WebDAV v aplikaci Acrobat najdete v článku Hostování sdílené recenze: Alternativa ke službě Acrobat.com.