Tvorba indexů PDF

K urychlení procesu vyhledávání v dlouhém souboru PDF můžete do dokumentu zahrnout index slov. Aplikace Acrobat dokáže tento index prohledávat mnohem rychleji než samotný dokument. Index je zahrnut ve všech kopiích daného souboru PDF. Uživatelé mohou prohledávat soubory PDF s indexy stejně jako soubory PDF bez vloženého indexu.

Přidání indexu do PDF

Aktualizace nebo odstranění indexu ze souboru PDF

O funkci katalogu (Acrobat Pro)

Specifickou skupinu souborů PDF můžete definovat jako katalog a vytvořit sjednocený index pro celou tuto kolekci dokumentů. Pokud uživatel hledá v souborech PDF v katalogu určitou informaci, je hledání díky indexu mnohem rychlejší.

Když distribuujete kolekci na CD, můžete k souborům PDF přidat i index.

Katalog můžete vytvořit pro dokumenty psané latinkou nebo čínskými, japonskými nebo korejskými znaky. Do katalogu můžete zahrnout text dokumentu, poznámky, záložky, pole formulářů, tagy, metadata objektů a dokumentu, přílohy, informace o dokumentu, digitální podpisy, obrazová metadata XIF (extended image file format) a uživatelské vlastnosti dokumentu.

Příprava souborů PDF pro indexování (Acrobat Pro)

Při indexování souborů PDF začněte vytvořením složky, která obsahuje kompletní soubory PDF s elektronickými funkcemi, jako jsou odkazy, záložky a prohledávatelný text. U naskenovaných dokumentů se ujistěte, že je text prohledávatelný. Dlouhé dokumenty je lepší rozdělit do menších souborů podle kapitol, zvýší se rychlost prohledávání. Prohledávatelnost také zlepšíte přidáním informací do vlastností dokumentu.

Před indexováním kolekce dokumentů vytvořte strukturu dokumentů na disku nebo síťovém serveru a zkontrolujte názvy souborů pro různé platformy. Názvy souborů pro různé platformy mohou být zkráceny, což může ztížit jejich vyhledávání. Postupujte podle těchto pokynů, abyste tomuto problému předešli:

• Přejmenujte soubory, složky a indexy podle konvencí pro pojmenovávání souborů pro MS-DOS® (osm nebo méně znaků následovaných třemi znaky přípony souboru), zejména pokud plánujete dodávat kolekci dokumentů a index na CD-ROM disku ve formátu ISO 9660.
  
• Odstraňte z názvů souborů a složek rozšířené znaky, jako jsou znaky s diakritikou a ne-anglické znaky. (Písmo používané funkcí Katalog nepodporuje znaky s kódy 133 až 159.)
• U indexů, které budou prohledávány uživateli se systémem macOS, nepoužívejte hluboko vnořené složky nebo cesty delší než 256 znaků.
• Pokud používáte systém macOS se serverem OS/2® LAN, konfigurujte server IBM® LAN Server Macintosh (LSM) tak, aby vyžadoval konvence pojmenování souborů pro MS-DOS®, nebo indexujte pouze svazky se systémem FAT (File Allocation Table). (Svazky HPFS [High Performance File System] mohou obsahovat dlouhé, nenačítatelné názvy souborů.)
• Pokud struktura dokumentů obsahuje podsložky, které nechcete indexovat, můžete je během procesu indexace vyloučit.

Přidání metadat do vlastností dokumentu (Acrobat Pro)

Chcete-li usnadnit vyhledání PDF, můžete do vlastností dokumentu přidat informace o souboru nazývané metadata. (Vlastnosti právě otevřeného PDF si můžete zobrazit pomocí příkazu Soubor > Vlastnosti dokumentu a kliknutím na záložku Popis.)

Při přidávání údajů do vlastností dokumentu se řiďte následujícími doporučeními Adobe Recommendations:

• V poli Název použijte vhodný popisný název. Název souboru dokumentu by se měl objevit v dialogovém okně Výsledky hledání.
• K dosažení podobných informací používejte vždy stejnou možnost (pole). Nepřidávejte například důležitý výraz do možnosti Předmět u některých dokumentů a do možnosti Klíčová slova u jiných.
• Používejte stále jeden termín pro stejnou informaci. Nepoužívejte například v některých dokumentech geografie a v jiných dokumentech zeměpis.
• K identifikaci osoby nebo skupiny osob, které zodpovídají za obsah dokumentu, vyplňte pole Autor. Například autorem dokumentu o náborové politice firmy by mohlo být personální oddělení.
• Pokud používáte evidenční čísla dokumentů, přidejte je jako klíčová slova. Například do pole Klíčová slova zadejte dok=m234, čímž označíte specifický dokument mezi stovkami dokumentů na určité téma.
• Ke kategorizaci dokumentů podle typu použijte pole Předmět nebo Klíčová slova nebo obě tato pole společně. Jako údaj v poli Předmět můžete například použít slovo výkaz a jako údaj v poli Klíčová slova použít informace pro jednotlivé dokumenty, například týdenní nebo měsíční.
• Pokud již máte speciální znalosti o Adobe PDF, můžete při tvorbě indexu definovat vlastní datová pole, například Typ dokumentu, Číslo dokumentu nebo Identifikátor dokumentu. Tento postup doporučujeme pouze pokročilým uživatelům a není popsán ani v úplné nápovědě pro Acrobat.

Vytvoření indexu pro kolekci (Acrobat Pro)

Při sestavování nového indexu vytvoří aplikace Acrobat soubor s příponou .Pdx a novou pomocnou složku, která obsahuje jeden nebo více souborů s příponou .idx. Soubory IDX obsahují položky indexu. Všechny tyto soubory musí být dostupné pro uživatele, který chce index prohledávat.

Podívejte se na možnosti indexování

• Nezahrnout čísla: Vyberte tuto možnost, pokud chcete z indexu vyloučit všechna čísla, která se vyskytují v textu dokumentu. Vyloučením čísel můžete dosáhnout podstatného zmenšení indexu a rychlejšího prohledávání.
• Přidat ID k souborům Adobe PDF v 1.0: Vyberte tuto možnost, pokud vaše kolekce obsahuje soubory PDF vytvořené v aplikaci s verzí starší než Acrobat 2.0, která automaticky nepřidávala identifikační čísla. Identifikační čísla jsou potřebná, když se dlouhé názvy souborů macOS zkrátí při jejich převodu na názvy souborů MS-DOS®. Acrobat 2.0 a novější verze přidávají identifikátory automaticky.
• Při hledání neupozorňovat na změněné dokumenty: Když tato možnost není vybraná, objeví se zpráva při prohledávání dokumentů, které byly změněny od posledního vytvoření indexu.
• Uživatelské vlastnosti: Použijte tuto možnost, pokud chcete do indexu zahrnout uživatelské vlastnosti dokumentu. Budou se indexovat pouze uživatelské vlastnosti dokumentu, které již v indexovaných souborech PDF existují. Zapište vlastnost, proveďte výběr z nabídky Typ, a pak klikněte na Přidat. Tyto vlastnosti se objeví jako další kritéria v rozbalovacích nabídkách možností hledání v okně Prohledat PDF při prohledávání výsledného indexu. Pokud například zadáte uživatelskou vlastnost Název dokumentu a v nabídce Typ zvolíte, že je to textová vlastnost, uživatel prohledávající index pak může hledat v této uživatelské vlastnosti, když vybere Název dokumentu z nabídky Použít tato další kritéria.

• Pole XMP: Použijte tuto možnost, pokud chcete zahrnout uživatelská pole XMP. Uživatelská pole XMP se budou indexovat a objeví se v rozbalovacích nabídkách dalších kritérií, abyste je mohli prohledávat ve vybraných indexech.
• Vyloučená slova: Použijte k vyloučení určitých slov (maximálně 500) z výsledků prohledávání indexu. Zadejte slovo, klikněte na Přidat a opakujte podle potřeby. Vyloučením slov můžete zmenšit index o 10 až 15 %. Vyloučená slova mohou mít až 128 znaků a rozlišují se v nich malá a velká písmena.
• Tagy struktury: Použijte tuto možnost, aby bylo možné prohledávat specifické tagy elementů v dokumentech, které mají tagovanou logickou strukturu.

Soubory Čtěte pro katalog (Acrobat Pro)

Často je vhodné vytvořit samostatný soubor Čtěte a umístit ho do složky s indexem. Tento soubor Čtěte může obsahovat podrobnosti o indexu, například:

• Druh indexovaných dokumentů.

• Podporované možnosti prohledávání.

• Kontaktní osoba nebo telefonní číslo pro případné dotazy.

• Seznam čísel nebo slov, která jsou z indexu vyloučena.

• Seznam složek obsahujících dokumenty zařazené do indexu v síti LAN nebo seznam dokumentů zařazených do indexu na disku. Můžete připojit i stručný popis obsahu každé ze složek nebo každého z dokumentů.

• Seznam hodnot pro každý dokument, pokud jste hodnoty přiřadili do polí v dialogovém okně Informace o dokumentu.

  Pokud katalog obsahuje mimořádně velký počet dokumentů, zvažte vložení tabulky s přehledem hodnot přiřazených jednotlivým dokumentům. Tato tabulka může být součástí souboru Čtěte nebo může být v samostatném souboru. Při tvorbě indexu můžete tuto tabulku použít k zajištění jednotnosti.

Aktualizace indexu (Acrobat Pro)

Existující index můžete aktualizovat, obnovit nebo vyčistit.

Předvolby katalogu (Acrobat Pro)

Můžete nastavit předvolby pro indexování, které se použijí globálně pro všechny další vytvářené indexy. Některé z těchto předvoleb pak můžete pro jednotlivé indexy změnit, když při tvorbě indexu vyberete nové možnosti.

V dialogovém okně Předvolby vyberte v části Kategorie položku Katalog. Mnohé z možností jsou stejné jako ty popsané pro proces tvorbě indexu.

Plánované aktualizace indexu (Acrobat Pro)

K automatizaci procesu tvorby, obnovení, aktualizace a odstranění indexu můžete použít funkci Katalog společně s dávkovým souborem katalogu PDX (.Bpdx). Tento soubor obsahuje seznam cest souborů indexů a příznaky. Pomocí aplikace pro plánování, jako je Plánovač úloh systému Windows®, můžete naplánovat, kdy a jak často se mají tyto úkoly automaticky provádět. Stačí k tomu v aplikaci Acrobat zobrazit soubor BPDX a aplikace Acrobat index znovu vytvoří podle příznaků v souboru BPDX.

Pokud chcete použít soubory BPDX, přejděte do nabídky Předvolby > Katalog a poté zaškrtněte políčko u možnosti Povolit opětovné spouštění dávkových souborů katalogu (. Bpdx).

Přemísťování kolekcí a jejich indexů (Acrobat Pro)

Kolekci indexovaných dokumentů můžete vytvořit a otestovat na lokálním pevném disku a pak dokončenou kolekci dokumentů přemístit na síťový server nebo na jiný disk. Definice indexu obsahuje relativní cesty mezi definičním souborem indexu (PDX) a složkami obsahujícími indexované dokumenty. Pokud se tyto relativní cesty nezmění, index není třeba tvořit znovu poté, co jste sadu indexovaných dokumentů přemístili. Pokud je soubor PDX ve stejné složce jako složky obsahující indexované dokumenty, můžete zachovat jejich relativní cesty tím, že jednoduše přemístíte celou tuto složku.

Pokud se relativní cesty změní, musíte po přemístění kolekce indexovaných dokumentů vytvořit index. Můžete k tomu ale použít původní soubor PDX. Abyste tento původní soubor PDX mohli dále používat, přemístěte nejdříve indexované dokumenty. Pak zkopírujte soubor PDX do složky, kde chcete vytvořit index, a podle potřeby upravte seznamy zahrnutých a vyloučených složek a podsložek indexu.

Pokud je index umístěn na lokálním disku nebo na síťovém disku nezávisle na jakékoli části kolekce indexovaných dokumentů, potom přemístěním indexu nebo sady dokumentů se index poškodí. Pokud hodláte kolekci dokumentů přemístit na jiné místo na síti nebo na CD disk, vytvořte index ve stejném místě, kde je kolekce dokumentů.