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機能エンティティ下で契約書を送信するためのサービスアカウントの作成

 

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Adobe Acrobat Sign サービスアカウント

サービスアカウントは、企業レベルのアカウントのユーザーが、その目的のために明示的に生成されたユーザー ID の権限に基づいて、個人ユーザー ID を使用せずに契約書を送信できるようにするための手段です。

例えば、サービスアカウントを作成して、法的文書を送信できます。ユーザーのプロファイルは、個人の送信者ではなく法務部門を識別する機能名と電子メールアドレスを指定するように設計できます。一例として、NDA 契約を送信する必要があるすべてのユーザーは、法務サービスアカウントに切り替えて、そのプロファイルで送信することができます。これにより、取引の一貫性と信頼性を高めることができます。さらに、特定の性質を持つ契約書は、サービスアカウントのグループに限定することができ、機能タイプのすべての契約書は、ユーザーベース全体に配布するのではなく、特定のユーザーに限定できます。

サービスアカウントは、Adobe Admin Console を使用してアカウントの高度な共有と管理を有効にしている企業のお客様が利用できます。

テクニカルアカウントの製品カード

注意:

以下のプロセスでは、Acrobat Sign 環境からユーザーが手動でアクセスするサービスアカウントの使用について説明します。一元管理された関係者の代理で、API が契約書を送信できるようにする組織は、「API ドキュメントのテクニカルアカウント」を参照してください。

前提条件

サービスアカウントを有効にするには、Acrobat Sign アカウントが次の条件を満たしている必要があります。

  • エンタープライズ版レベルの ETLA サービスを利用している
  • Adobe Admin Console* でユーザーを管理している
  • 送信権限が有効になっている状態で、高度なアカウント共有が有効になっている
    • ユーザーの複数グループ所属(強く推奨)

* Adobe Admin Console に関するメモ

Adobe Admin Console には、ユーザー管理とライセンス割り当てのためのフレームワークが用意されています。大部分のお客様は Admin Console を 1 つのみ所有しています。

ただし、複雑なユーザー/ライセンス要件を持つ一部のお客様は、複数の Admin Console を所有することができます。この場合、1 つの Admin Console がフェデレーションユーザー管理を行い、もう一方の Admin Console で Acrobat Sign ライセンスを管理するため、サービスアカウントの作成などのプロセスで混乱が生じる場合があります。

複数のアカウントを所有している場合、または不明な点がある場合は、以下をお読みください。

概要

サービスアカウントの作成は、Adobe Acrobat Console への管理者レベルのアクセス権と Acrobat Sign のアカウントレベルの管理者権限が必要な複数手順のプロセスです。

このプロセスでは、管理者は次の操作を行う必要があります。

  1. (オプション)Acrobat Sign システムで新規グループを作成する。
    • サービスアカウント用の専用グループを作成すると、他のグループ構成とは異なる、厳密な契約書プロパティの非常にタイトな設定が可能になります。
  2. Adobe Admin Console で新しいサービスアカウントを作成する
    • これにより、他のユーザーが切り替えることができるサービスアカウントが作成され(高度なアカウント共有を使用)、契約書を送信できます。
  3. サービスアカウントのアカウントを、サービスアカウントの使用を許可するユーザーおよびグループと共有する
    • サービスアカウントを他のユーザーおよびグループと共有すると、ユーザーはサービスアカウントに切り替えて、そのユーザー ID プロファイルで送信される新しい契約書を生成できます。

アプリケーションの Acrobat Sign での固有のグループの生成の検討

サービスアカウントを固有のグループに追加すると、サービスアカウントの機能により、グループの送信パラメーターと署名パラメーター、および利用可能なワークフロー、テンプレート、およびレポート機能を指定できます。

例えば、法務取引用に設計されたサービスアカウントで、グループはデフォルトの認証要件、有効期限、自動 CC パーティ、および PDF 添付規則を定義できます。これらのすべてが、販売取引に適しているとは限らない可能性があります。

また、特定のライブラリテンプレートをサービスアカウントのグループに制限することで、そのテンプレートを使用するすべての契約書がサービスアカウントのみに関連付けられ、ユーザーベース全体に配布されることはありません。

個別グループを作成するには:

  1. Acrobat Sign にアカウントレベルの管理者としてログインします。

  2. 管理メニューの「グループ」タブに移動します。

  3. プラスアイコンをクリックして、新しいグループを作成します。

  4. グループのわかりやすい名前(例:サービスアカウントが作成される機能の名前)を入力します。

  5. グループを保存します。

    グループの作成

  6. (オプション)新しいグループを開き、送信する契約書のタイプに必要なデフォルト設定を構成します。

    1. グループのリストから新しいグループを選択して、リストの一番上にあるアクションバーを表示します。
    2. グループ設定」アクションを選択して、グループレベルの設定を開きます。
    グループレベルの設定にアクセスする

注意:

組織が以下の場合:

  • ユーザー同期ツール(UST)を使用してアドビと Active Directory 間でユーザーを自動的に同期する
  • Acrobat Sign でユーザーを手動で追加または作成することを許可しない

すべてのサービスアカウントのユーザー ID のプライマリグループになる例外グループを作成する必要があります。

同期プロセスがユーザー ID に影響しないようにするために(ユーザー ID がディアクティベートされたり、権限が削除されたりする場合がある)、グループの名前が UST 設定に追加されます。

新しいサービスアカウントを作成する

注意:

新しいサービスアカウントを作成する前に、受信者からの返信/質問に使用できる電子メールアドレスを指定する必要があります。(例:legal_agreements@my_domain.dom)

新しいサービスアカウントを作成するには:

  1. (フェデレーション同期用)Admin Console に管理者としてログインします。

  2. 設定ID に移動します。

    新しいユーザーを作成するディレクトリを選択します。

    アクティブドメイン

  3. 同期」タブを選択します。

  4. 設定に移動」を選択します。

    ディレクトリ設定 - 「同期」タブ

  5. 編集を有効にする」を選択します。

    編集が有効になっている場合、Adobe Admin Console 内のみのユーザーデータを編集できます。IdP は編集内容で更新されません。

    テクニカルアカウント

    注意:

    編集は、1 時間のみ、または手動で無効にされるまで有効のままとなります。

  6. ライセンス用 Admin Console にログインします(複数の Admin Console を使用している場合)。

  7. ユーザー/ユーザーを追加に移動します。

  8. 新しいサービスアカウントを次のように設定します。

    • 電子メールまたはユーザー名:受信者からの返信電子メールをキャプチャする電子メールアドレスを使用します。
    • ID タイプ:Federated ID
    • 名/姓:この値は Acrobat Sign システムで使用され、監査レポートに反映されます。コンテキストを提供する値を使用します。例:法務部門
    • SSO ユーザー名:同じ電子メール値を使用します。
    • 国/地域:会社に適した国または地域を選択します。
    • Acrobat Sign 製品プロファイルを選択します。
    • ユーザーの役割を「ユーザー」に設定します。

    完了したら、「保存」をクリックします。

    テクニカルアカウント

  9. フェデレーション同期用 Admin Console にもう一度ログインして、IdP データの同期を有効にします。

  10. 設定/ID/{Directory}/同期/設定に移動の順に選択します。

    編集を無効にする」をクリックして、IdP とのデータの同期を再度有効にします。

  11. 新しいサービスアカウントが Acrobat Sign システムで自動的に生成されます。

サービスアカウントを、サービスアカウントの使用を許可されているグループまたはユーザーと共有する

グループへの共有を作成すると、グループ内のすべてのユーザーとの共有接続が確立され、グループのユーザーがサービスアカウントインターフェイスに切り替えて契約書を作成できるようになります。

1 人のユーザーに直接共有すると、そのユーザーだけに接続が確立されます。

  1. Acrobat Sign にアカウント管理者としてログインします。

  2. 管理メニューの「ユーザー」タブに移動します。

  3. ユーザーリストからサービスアカウントを選択し、リストの一番上にあるアクションから「ユーザー詳細を編集」を選択します。

    ユーザー詳細を編集

  4. 左側のパネルメニューで「共有ステータス」を選択します。

    • ユーザーのアカウントの共有先」タブが選択されていることを確認します。
    • プラスアイコン を選択して、新しい共有関係を作成します。
    ユーザーのアカウントの共有先

  5. サービスアカウントのアカウントを共有するグループまたはユーザーを選択します。

    1. 検索ボックスの右側にある 3 行のアイコンをクリックします。
    2. グループまたはユーザーの横にあるプラスアイコン をクリックして選択します。
      • 個人ユーザーを追加するには、グループを展開してそのグループから個人ユーザーを選択します。
    3. 表示以外の追加権限」オプションの下の「送信」を有効にします。
    4. 保存」をクリックします。
    テクニカルアカウント

新しいサービスアカウントをテストする

ユーザーがサービスアカウントにアクセスできることをテストするには、次の手順を実行します。

  1. サービスアカウントがアカウントを共有しているユーザーにログインします。

  2. 右上隅にある自分の名前を選択すると、ユーザーのサブメニューが表示されます。

  3. メニューから「アカウントを切り替える」を選択します。

    オーバーレイには、共有されているユーザーアカウントのリストが表示されます。  サービスアカウントを選択し、「OK」をクリックします。

    アカウントを切り替える

  4. ユーザービューが更新され、サービスアカウントのインターフェイスが表示されます。

    • これは青いバナーで識別できます。

    送信ページに移動し、自分に契約書を送信します。

    • サービスアカウントがあるグループに直接割り当てられたテンプレートは、送信可能であることに注意してください。
    共有ユーザーアカウント

  5. 受信したメールは、サービスアカウントの名前と電子メールアドレスを表示するように適切にフォーマットされます。

    プロキシメール

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