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契約書の受信者を置き換えるオプションの設定

 

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受信者を置き換え」機能は、契約書のアクションをまだ完了していない受信者(電子メールアドレス)を更新するための機能です。

概要

送信者は、契約書作成時の入力ミスから、受信者側での署名要件の変更まで、様々な理由で受信者の電子メールアドレスを更新する必要が生じる場合があります。受信者が契約書に対するアクションを完了していない場合に限り、契約書のアクションを新しい電子メールアドレスに再割り当てすることができます。

新たに特定された受信者は、元の受信者を契約書から削除するか、代替受信者として追加することで、元の受信者を完全に置き換えることができます。置き換えの機能では、いずれかの新しい受信者が契約書のアクションを完了することができます。

利用対象:

  • チーム版およびエンタープライズ版のライセンスプランでは、「受信者を置き換え」アクティビティを設定するコントロールが使用できます。
  • 個人版ライセンスプランでは、設定可能なコントロールにアクセスすることはできません。「置き換え」アクティビティのみ使用できます。

設定範囲:

受信者を置き換える方法

管理ページから受信者を置き換えることができるのは、元の送信者のみです。

  1. 管理」タブで、編集する契約書を選択します。
    契約書リストの右側にコンテキストメニューが開きます。

  2. コンテキストメニューの「受信者」セクションで、編集する受信者をマウスでポイントします。

    • 受信者の値を示す情報バブルが左側に表示されます。
  3. 構成されている設定に応じて、次の 1 つ以上のオプションがバブルに表示されます。
    署名のニーズに応じて、最適なオプションを選択します。

    • 受信者を置き換え - このオプションでは、元の受信者を置き換えて、契約書への今後のアクセスを辞退します。新しく割り当てられた受信者のみが、契約書の参加を完了できます。
    • 代替受信者を追加 - 代替受信者の追加には、元の受信者に契約書を完了する権限を付与したままで、新しい受信者を有効な参加者として追加する操作が含まれます。
    「受信者を置き換え」UI がハイライト表示された管理ページ

  4. 情報バブルが更新され、新しい受信者の電子メールアドレスの入力が求められます

    • 新しい受信者の新しい電子メールアドレスと、オプションのメッセージを入力します。
    • 置き換え」(または代替受信者を追加する場合は、「追加」)を選択します
    管理ページの「受信者を置き換え」インターフェイス

    更新後、ページの上部に成功バナーが表示され、古い電子メールと新しい電子メールが表示されます。

    受信者を置き換えた後の成功メッセージ。

    電子メールは、契約書に追加された直後に新しい受信者に配信されます。

    注意:

    受信者が代替受信者として追加されると、管理ページの受信者レコードが変更され、すべての参加者がリストされた拡張可能なグループとして受信者が表示されます。

     

    受信者グループを展開すると、両方の参加者が表示されます。

設定

この機能のコントロールは、グローバル設定/受信者を置き換え
に移動して評価できます。

受信者を置き換え」機能のデフォルト設定は次のとおりです。

  • 個人用ライセンスアカウントの「受信者を置き換え」。
    • 新しい受信者のみが参加できます。
    •  個人用サービスプランのユーザーは、グローバル設定メニューにアクセスできず、このデフォルト設定は変更できません。
  • チームおよびエンタープライズアカウントの「代替受信者を追加」。
    • 新しい受信者と元の受信者の両方が参加できます。
    • チームおよびエンタープライズのサービスプランでは、アカウントレベルまたはグループレベルでデフォルト操作を変更できます。
管理者 UI での「受信者を置き換え」コントロール

設定可能なオプションは次のとおりです。

アクティビティリストと監査レポート

アクティビティリストには、受信者が置き換えられた場合と、別の受信者が追加された場合に、イベントが明記されます。

各イベントタイプの直後に「送信済み」イベントが表示され、電子メールが配信されたことが示されます。

「受信者を置き換え」と「受信者を追加」イベントがハイライト表示された契約書のアクティビティリスト。

監査レポートには、受信者が置き換えられた場合、または代替参加者として追加された場合に、イベントが適切に反映されます。

置き換えられた受信者と追加された代替受信者がハイライト表示された監査レポート。

知っておくべきこと

  • 置き換えることができるのは、契約書のアクションを完了していない受信者のみです。
  • 以前使用した電子メールアドレスと同じ電子メールで受信者を置き換えることはできません。つまり、受信者 A を受信者 B に置き換えてから、受信者 B を受信者 A に置き換えることはできません。置き換えアクションにより契約書から受信者を削除後、その受信者を再度追加することはできません。
  • 委任者の役割が割り当てられた受信者を置き換えることはできません。
  • 従来の一括送信経由で送信された契約書では、「受信者を置き換え」機能は使用できません。新しい一括送信環境は、「受信者を置き換え」と「代理受信者を追加」オプションの両方をサポートしています。
  • 同じ受信者インデックスを複数回置き換えられます。
    • 含める」オプションを使用すると、受信者グループ内の受信者候補の人数が増えます。
    • 置き換えアクションを使用した場合はいつでも、現在の受信者のリストは、新しく指定された単一のアドレスに置き換えられます。
  • 受信者グループの受信者は個別に置き換えることができ、新しい受信者を追加することもできます。
    • 受信者を置き換えずに、削除するオプションはありません。
  • 並行参加順序に含まれる受信者は個別に置き換え可能です。
  • ハイブリッドルーティング順序で定義されている受信者は個別に置き換えることができます。

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