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契約書のレポートチャートとデータの書き出し

 

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データ書き出しとレポートチャートの概要

新しいレポートエクスペリエンスにより、エンタープライズおよびビジネスのサービス階層のユーザーは、カスタマイズされたビューで独自のカスタムレポートやデータ書き出しを作成、保存、管理できます。

レポートは、ユーザーが定義した契約書データの概要を含む 1 つ以上のグラフを返すテンプレートです。ユーザーが使用できるレポートの数と種類は、システム内のユーザーの権限レベルと、ユーザー ID に適用される権限範囲によって決まります。

データの書き出しでは、ユーザーが権限範囲内の契約書から特定のフィールドデータを抽出する手段を提供します。ユーザーはフィルターを適用して、ユーザー、グループ、ワークフロー、または契約書名によって返されるデータセットにフォーカスできます。

フィルター処理された契約書のセット内で、CSV ファイルに書き出す個別のフィールドを定義し、不要なトランザクションデータからの書き出しを除去できます。

データ書き出しの例

レポートタイプには次のものがあります。

  • 契約書(すべてのユーザー):契約書レポートは、完了率、完了までの時間、ワークフローの使用状況、ボリュームのトレンド、送信者/グループのトレンドなど、契約書アクティビティの指標を返します。契約書チャートは 11 種類あります。
  • トランザクションの消費(開発中):システムを介したユーザー、グループ、ワークフロー、または全体的なボリュームのトレンド別のトランザクション数を返します。トランザクションの消費チャートは 4 種類あります。
  • ユーザー(開発中):ユーザーレポートは、作成されたユーザー/グループ、ユーザー/グループの増加トレンド、ユーザーアクティビティなどのユーザーの指標にフォーカスします。ユーザーチャートは 6 種類あります。
注意:

トランザクションとユーザーレポートタイプは、このドキュメントに紹介のために記載されていますが、現在開発中であり、現在のリリースでは利用できません。

レポートチャートの例

デフォルトのダッシュボード(概要)

新しいレポートエクスペリエンスを最初に開くと、デフォルトのダッシュボードが読み込まれます。

ダッシュボードには、過去 7 日間の契約書トラフィックの概要が自動的に読み込まれ、上部に概要が表示されます。また、完了した契約書の割合、契約書合計数のトレンド、契約書の完了までの平均時間が 3 つのチャートに表示されます。

デフォルトのランディングページ

書き出しおよびレポートのフィルタリング

ほとんどのアカウントで、生成されるボリュームが多いので、契約書データセットを制限して、選択した時間枠、イベント、またはワークストリームの値のみを返す必要があります。

書き出しとレポートの両方で、同じプライマリフィルタリングシステムを使用して、返されるデータセットに含まれる契約書の数を制限します。

データセットを制限するには、次の手順を実行します。

  • 日付範囲:契約書の作成日に基づいて、返されるデータセットをタイムボックスに制限します。
  • ワークストリームフィルター:契約書に関連する既知のワークストリーム値に基づいて、返されるデータセットを制限します。
    • フィルターが選択されていない場合は、データ範囲内のすべての契約書が返されます。
    • ワークストリームフィルターは追加機能です。フィルターのいずれか 1 つ(または複数)に適合するすべての契約書が、返されるデータセットに含まれます。
    • フィルタリングカテゴリは次のとおりです。
      • 送信者:アカウント内の送信ユーザーに基づいたフィルタリング
      • ワークフロー:契約書の送信に使用されるワークフローに基づいたフィルタリング
      • 契約書名:契約書の名前でフィルタリング。共通の契約名を使用する web フォームやその他のソースからの契約書に適しています。
      • グループ:送信元のグループに基づいて契約書をフィルタリング
日付およびオブジェクトフィルター

選択すると、ワークストリームフィルターによってサブフィルターが公開され、ユーザーが認識しているフィルタータイプ内の値から(複数選択ドロップダウンリストを使用して)明示的に選択できるようになります。

フィールドに文字列を入力して、一致する値のリストを作成できます。

複数の値を選択できます。

オブジェクトサブフィルター

データの書き出し

データの書き出しはすべてのユーザーが使用でき、契約書データのフィールドレベルでの書き出しが可能です。

書き出しは、書き出しの作成時に使用可能なデータの静的ダウンロードです。書き出しのデータを更新するには、最初にデータを更新する必要があります。

書き出しは、契約書、トランザクションの消費、ユーザーのコンテキストでデータを取得するために作成できます。

書き出されたフィールドデータは、書き出しの作成時に明示的に選択され、いつでも編集できます。

レポートチャート

レポートチャートが使用できるかどうかは、ユーザーの Acrobat Sign システムの権限レベルによって異なります。

現在利用可能なチャート:

  • 11 種類の契約書チャート
開発中:
  • 4 種類のトランザクションの消費チャート
  • 6 種類のユーザーチャート
レポートタイプ チャート
ユーザー グループ管理者 アカウント管理者
契約書 完了済み契約書 はい はい はい
契約書 完了までの平均時間 はい はい はい
契約書 ワークフローごとの契約書 はい はい はい
契約書 ワークフローごとの契約書完了 はい はい はい
契約書 完了時間のトレンド はい はい はい
契約書 契約書数のトレンド はい はい はい
契約書 契約書の完了時間 はい はい はい
契約書 送信者ごとの契約書 いいえ* はい はい
契約書 送信者ごとの契約書完了 いいえ* はい はい
契約書 グループごとの契約書 いいえ** いいえ** はい
契約書 グループごとの契約書完了 いいえ** いいえ** はい
         
開発中
トランザクションの消費 トランザクション数のトレンド いいえ** いいえ** はい
トランザクションの消費 送信者ごとのトランザクション いいえ** いいえ** はい
トランザクションの消費 グループごとのトランザクション いいえ** いいえ** はい
トランザクションの消費 ワークフローごとのトランザクション いいえ** いいえ** はい
ユーザー 1 日のユーザー作成数 いいえ いいえ はい
ユーザー 1 日に作成されたグループ数 いいえ いいえ はい
ユーザー 一定期間のユーザー合計 いいえ いいえ はい
ユーザー 一定期間のグループ合計 いいえ いいえ はい
ユーザー 一意の送信者 (1 日あたり) いいえ いいえ はい
ユーザー ユーザーログインアクティビティ いいえ いいえ はい

*これらのレポートは、ユーザーがメンバーであるグループからのデータへのアクセス権を付与されている場合に有効になります。

**これらのレポートは、ユーザーにアカウント全体のデータへのアクセス権が付与されている場合に有効になります。

チャート形式

すべてのチャートは、同じレイアウトと機能で構築されます。

  1. 保存されたチャートの名前が上部に表示されます。
  2. 現在適用されているフィルターは、次のようなチャートを生成します。すべてのフィルターを編集できます。
    • すべてのチャート:表示されるチャートを指定します。1 つ以上のチャートを追加でき、元のチャートは削除できます。
    • 日付範囲:チャートの生成に使用される契約書の日付範囲を更新できます。
    • フィルターワークフロー送信者契約書名またはグループのフィルターを追加または変更します。
  3. ステータスに基づく契約書の数値概要
  4. グラフィカルチャート
  5. テーブルデータ:以下を選択できます。
    • チャートの詳細を表示:チャート自体のみを拡大表示します。
    • データテーブルを表示:チャートのテーブルベースの表現。
    • 未加工データを表示:チャートの生成に使用された個別の契約書のテーブルリスト。
注意:

既存のレポートを編集して保存しても、新しい設定でレポートの名前を変更することはできません

レポートの新しいバリエーションを作成する場合は、最初にレポートを複製し、新しいレポートの性質に従って複製に名前を付けます。

チャートのレイアウト

棒グラフ、折れ線グラフ、および散布図では、グラフデータ要素の上にポインタを置くと、詳細が表示されます。

グラフデータ要素

契約書チャートの例

トランザクションの消費チャートの例(開発中)

ユーザーグラフの例(開発中)

レポートデータにアクセスするためのユーザー権限の割り当て

新しいレポート環境では、レポートデータへのユーザーアクセスは、アカウントレベルの管理者のみが管理メニューの「ユーザー」インターフェースを使用して設定できます。

  1. ユーザー」タブに移動します。

  2. 編集するユーザーを検索/選択します。

  3. ユーザーリストの一番上にあるアクションのリストから「レポートオプション」を選択します。

  4. オーバーレイは、ユーザーのためのオプションを示します。

    • ユーザー自身のデータおよびユーザーが管理者であるグループのデータ:ユーザーの契約書およびユーザーがグループ管理者として識別されるグループに関連するすべての契約書へのアクセスを許可します。
      • ユーザーがグループ管理者でない場合、ユーザーは自分の契約書にのみアクセスできます。
    • ユーザー自身のデータおよびユーザーが所属するグループのデータ:ユーザーの契約書およびユーザーがメンバーとして識別されるグループに関連するすべての契約書へのアクセスを許可します。
    • アカウント全体のデータ:すべてのグループのすべての契約書へのアクセスを許可します。
      • トランザクションの消費のレポートと書き出しを実行するために必要です。
  5. 設定を保存します。

    ユーザーのアクセス権は、リアルタイムで更新されます。

    ユーザーの権限範囲

注意:

新しい環境には、アカウント設定/レポート設定で見つかった設定は含まれません

書き出しの作成

データの書き出しにより、完了した契約書のデータマイニングが可能になります。その際、ニーズに対して重要ではないデータの列を選別する必要はありません。

ここでは、有効な名前の値をフィールドに適用すると便利です。

新しいデータ書き出しを作成するには:

  1. 新規書き出し
    」をクリックします。

  2. データの書き出しタイプを選択します。

    データ書き出しタイプ

  3. フィルターを定義します。

    • 書き出しの日付範囲を選択します(契約書の最終変更日に基づいて評価されます)。
    • 必要に応じて、1 つ以上のワークストリームフィルターを追加して、データセットをターゲットの契約書のみに制限します。
      • フィルターが選択されていない場合は、選択した日付範囲内のすべての契約書データが返されます。
                
  4. フィルターが正しく設定されたら、ウィンドウの右上隅にある「列を選択」をクリックします。

    書き出しフィルターを設定

  5. CSV に書き出すフィールドを選択します。

    • 選択された各フィールドは、テーブル上の列です。
    • テーブルの各行は、1 件の受信者レコードを表します。
      • 受信者が複数の契約書には、複数の行を含めることができます。

    使用可能なフィールドは、次の 4 つのカテゴリで表示されます。

    • 契約書:契約書トランザクションに関連するフィールド
      • 契約書外部 ID:外部 ID は、API または統合を介して追加されます
      • 契約書ステータス:完了、進行中、期限切れなど
      • 契約書名:契約書の作成時に指定された名前
      • 契約書 ID:トランザクションに割り当てられた内部 Acrobat Sign ID
      • 作成日:契約書が作成された日時スタンプ
      • トランザクション日:
      • 最終イベント日:契約書が最後に変更された時刻
      • ワークフロー:契約書の送信に使用されるワークフローの ID 番号
      • タイプ:契約書の作成に使用するテンプレートのタイプ
    • 署名者:契約書の受信者に関連するフィールド
      • 署名者の名:受信者が入力した名の値
      • 署名者の姓:受信者が入力した姓の値
      • 署名者の電子メール:受信者の電子メールの値
      • 署名者アカウント:受信者のアカウント ID(存在する場合)
    • 送信者
      • 送信者の名:送信元ユーザーの名
      • 送信者の姓:送信元ユーザーの姓
      • 送信者の電子メール:送信元ユーザーの電子メールアドレス
      • 送信者アカウント:送信元ユーザーのアカウント ID
    • フォームフィールド:契約書で作成されたカスタムフィールドです
     
    フィールドを選択

    書き出したデータセットにフィールドを追加するには:

    • カテゴリを選択し、フィールドをシングルクリックして選択します。
    • 列の上部にある「追加」リンク(または右矢印)をクリックして、返される値のリストにフィールドを追加します。
      • 返されたデータセットからフィールドを削除する必要がある場合は、フィールドをシングルクリックして選択し、列の上部にある「削除」リンクをクリックします(または左矢印をクリックします)。

    フィールドの「すべてを選択」オプションは両方の列で使用でき、必要に応じて移動する列の使用可能なすべてのフィールドを選択します。

  6. 書き出すフィールドレベルのデータを定義したら、「保存」をクリックします。

  7. データ書き出しの「ファイル名」を入力し、「保存」をクリックします。

    このファイル名は、書き出しフィルターページで書き出しを識別するために使用されます。

    フィルターリストの書き出しに名前を付ける

  8. 書き出しフィルターによりページが更新され、新しいデータ書き出しが上部に表示されます。

    少しの間、書き出しが作成されていることを示すステータス列が表示されます。データセットがかなり大きい場合は、数秒かかることがあります。

    書き出しの作成

  9. 書き出しステータスが「準備完了」に変わったら、書き出しレコードにマウスを置き、「ダウンロード」クイックアクションを選択します(または、アクションメニューから「ダウンロード」を選択します)。

    書き出しをダウンロード

  10. ダウンロードした CSV のファイル名を入力します。

    これは、ダウンロード後のファイルの実際の名前です。

    ダウンロードしたファイル名の入力

  11. ダウンロード」をクリックします。

    成功メッセージが表示され、CSV がローカルシステムにダウンロードされます。

    CSV のダウンロード

  12. ダウンロードされた CSV には、選択したフィールドを含む定義済みの名前が付けられます。

    ダウンロードされた CSV

レポートの作成

契約書レポートを使用すると、定義された時間枠内の契約書のビューを作成し、1 つ以上のチャートで構成される数値の概要テーブルに表示できます(チャートのタイプは、実行するレポートによって異なります)。

新しい契約書レポートを作成するには:

  1. 新規レポート
    」を選択します

  2. レポートタイプを選択します。

    レポートタイプを選択

  3. レポートのチャートを 1 つ以上選択します。 

    続行」をクリックします。

    チャートを選択

  4. レポートのフィルターを定義します。

    レポートを表示」をクリックします。

    フィルターを定義

  5. ページが更新され、上部にはフィルターがリスト表示されたレポートが表示されます。

    保存」をクリックします。

    表示されたフィルター付きのレポート

  6. レポート名を入力して、「保存」をクリックします。

    このレポート名は、レポートフィルターページでレポートを識別するために使用されます。

    レポートをシステムレポートレコードに保存

  7. ページがデフォルトの概要ダッシュボードに更新され、レポートが保存されたことを示す成功メッセージが表示されます。

    成功メッセージ

    いつでも、使用したレポートタイプのレポートフィルターに戻り、レポートを開いて現在のデータを表示できます。

    レポートを開く

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