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完了した文書の Box への保存

 

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指定した Box フォルダーに、すべての完了した契約書のコピーを自動的に保存する Power Automate フローを作成します。

概要

このテンプレートにより、Adobe Acrobat Sign サービスから任意の Box ファイルに署名済み契約書を保存するプロセスが自動化されます。Acrobat Sign で契約書署名サイクルが完了すると、フローによって署名済み文書 PDF が取得され、新しいファイルが Box に作成されて、PDF が Box 上の指定された場所に保存されます。

契約書で定義されているすべての受信者が、この契約書に対して指定されたアクティビティ(署名、承認、フォームへの入力など)を完了した場合、契約書は完了したとみなされます。

前提条件

  • 有効な Box アカウントが必要です。
  • フローを実行する前に、Box に署名済み PDF の保存先フォルダーが存在する必要があります。

フローを有効にする

  1. ワークフロー/Power Automate/ワークフローの作成に移動します。

    Power Automate のワークフローの作成ページに移動します。

  2. 「今日は何を自動化しますか?」ページの検索バーに「Box」と入力します。

  3. 有効にするワークフローで「開始」を選択します。

    検索結果と「開始」ボタンがハイライト表示されたワークフローの作成ページ

  4. フローの作成ページには、次の内容が読み込まれます。

    • 編集可能なフロー名。これは、編集可能な元のテンプレートと同じ名前です。
    • フローを完了するために必要なコネクタ
      • コネクタは、API コードを囲むラッパーであり、必要な各サービスを認証するために必須の情報を収集し、特定のユーザーのニーズに合わせてフローをカスタマイズするための使いやすいインターフェイスを提供します。最初に認証された接続を確立する必要があります。次の手順では、コネクタに必要な情報を入力するように求められます。
      • コネクタを認証するには、コネクタの横にある 3 つのドットを選択します。サービス(アプリケーション)の認証パネルがポップアップ表示され、ユーザーの資格情報を入力できます。
        認証に成功すると、サービスと Power Automate 間の持続的接続が確立されます。
        3 つのドットの横に表示される緑色のチェックは、認証された接続が存在することを示します。

    ログイン」セクションの下にある各コネクタを認証します。

  5. すべてのコネクタが認証されたら、「次へ」を選択します。

    認証パネルが表示された、Acrobat Sign と Box 間の Power Automate

  6. ページが更新され、コネクタから必須フィールドが表示されます。

    このフローでは、以下が必要となります。

    • Box フォルダーのパス:署名済み PDF の保存先となる Box 内のフォルダーパス。

     

    コネクタの設定に必要なフィールドが表示されたフローの作成ページ。

    詳細モードで編集」を選択すると、コネクタの詳細表示と、フローの微調整に使用できるすべてのフィールドが開きます。

    必ず Power Automate について十分に理解してから、高度な編集を試みてください。

    すべてのコネクタを表示する高度な編集ビュー

  7. すべての必須フィールド値を入力したら、「フローの作成」を選択します。

    フローの作成には数秒かかる場合があります。  完了すると、フローの管理ページが表示されます。 

    フローの管理ページ。

    注意:

    フローは、「有効」ステータスで作成されます。フローをアクティブにしない場合は、アクションの上部のバーで「オフにする」オプションを選択します。

テンプレートの使用

このテンプレートは、(契約書のステータスが「完了」に更新されたとき)イベントによってトリガーされます。

適切に設定されて有効になっている場合は、トリガーイベントが発生するたびにフローが自動的に実行されます。ユーザー操作は不要です。

お客様の Power Automate アカウントに(統合に含まれる使用権限または Microsoft から直接購入した使用権限数を通じて)使用可能なトランザクションがある場合、フローは無効になるまで続行されます。

テンプレートのテスト

フローテンプレートに必要な詳細を入力した後、必ず「フローの作成」ボタンをクリックして、フローを使用するために有効にします。フローが有効になると、テストの準備が整います。

  1. Box フォルダーをチェックして、署名済みの契約書が追加されていることを確認します。

一般的なエラーのトラブルシューティング

  • 契約ワークフローが完了した後、フローがトリガーされないことがある

    このような場合、詳細ページに表示される(メッセージを含む)トリガーエラーがあるかどうかを確認して修正します。

  • コネクタの設定:複数の Box アカウントがある場合、現在のセッションが別のアカウントでログインされている場合があります。その結果、ファイルは実際のアカウントでは使用できなくなります。

    そのような場合は、必ず適切なアカウントにログインしてください。

  • 誤ったフォルダーパスを指定すると、フローエラーが発生する場合があります。例えば、/Apps/TestFiles/ を指定して、TestFiles または Apps が存在しない場合、エラーが発生します。

    ドロップダウンで使用可能なパスを選択/移動することをお勧めします。

  • 権限:Adobe Acrobat Sign に、Box フォルダーにアクセスするための適切な権限があることを確認してください。権限がない場合、文書を指定された場所に保存できません。

    通常、コネクタの右側にある緑色のチェックは、コネクタが適切に設定されていることを示すインジケータの 1 つです。エラーが発生した場合は、感嘆符が表示されます。クリックすると、詳細が表示されます。

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