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受信者の電話への契約書 URL の送信を有効にする

 

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受信者のスマートフォンに契約書のリンクを直接送信するオプションを有効にします。

概要

SMS リンク通知機能を使用すると、契約書の URL を受信者のスマートフォンに直接配信できます。受信者は、電子メールにアクセスする必要はありません。これは、急を要する場合でも、受信者にすぐに署名可能な文書を提示できるため便利です。

受信者に対して SMS リンクオプションを有効にすると、署名、リマインダー、契約完了のリンクなど、署名者関連のすべてのリンクが指定された電話番号に直接配信されます。

SMS リンクは、従来の電子メール形式に加えるか、あるいは置き換えて配信できます。

利用対象:

SMS リンク通知は、エンタープライズライセンスプランでのみ使用可能です。

設定範囲:

この機能は、アカウントレベルとグループレベルで有効にすることができます。

使用方法

SMS リンクオプションが有効になっている場合、送信者は電子メール、SMS、またはその両方のうち、どのオプションで契約書の署名リンクを送信するかを選択できます。「SMS」オプションを選択した場合、送信者が電話番号を指定する必要があります。

  • 「電子メール」のみが選択されている場合は、何も変更されず、受信者の電子メールがリンクの配信に使用されます。
  • 「SMS」のみが選択されている場合、受信者レコードが更新され、電話番号が使用されます。国コードは、電話番号フィールドの左にあるドロップダウンから選択できます。
  • 両方のオプションが選択されている場合、受信者レコードが更新され、電話番号のフィールド(必須)が追加されます。
  • 電子メールと SMS の両方が使用可能な場合のデフォルトのレコード設定では、電子メールが有効にされ SMS が無効になっています。送信者は、SMS を毎回明示的に有効にする必要があります。

SMS リンクは受信者ごとに設定されます。
アドホック受信者グループがサポートされます。各メンバーは個別に設定する必要があり、グループのすべてのメンバーは設定に従って通知されます。

3 つの受信者レコード(電子メールのみが選択されたレコード、SMS のみが選択されたレコード、これら両方が選択されたレコード)が表示されている送信ページ

受信者に送信される短いメッセージには、契約書の送信元、契約書名、署名者を契約書の電子サインページに直接配信するリンクが表示されます。
認証が設定されている場合、受信者は認証を受けないと契約書を取り扱うことができません。

スマートフォンに表示されている契約書メッセージと URL。

ベストプラクティス

ビジネス上の理由を特定した場合は、SMS リンク通知を有効にします。SMS リンク通知は、電話認証と同じプレミアムトランザクションを消費するため、これらのプレミアムトランザクションの使用量の予算を立てる必要があります。

SMS リンク通知と電話認証の両方を使用している場合は、消費量に細心の注意を払ってください。トランザクションプールを使い切ると、リンク通知(および電話認証)が失敗し、トランザクションが再度使用可能になるまで契約書プロセスが停止します。

設定

この機能のコントロールは、送信設定/契約書通知の送信方法に移動して評価できます。

「契約書通知の送信方法」コントロールがハイライト表示されている「送信設定」管理メニュー

この設定を無効にすると、「電子メール」が選択され、設定操作機能が制限されていることが受信者レコードに表示されます。

送信リンクオプションが展開され、設定が制限されている受信者レコード

この設定を有効にすると、リンクの配信方法を送信者が制御できるようになります。
デフォルトでは、電子メールが選択され、SMS は無効になっています。

送信リンクオプションが展開され、設定が構成可能になっている受信者レコード

SMS リンク通知の消費

SMS トランザクションが消費されるのは、契約書の参加に関して受信者が最初に通知されるときです。SMS プールから消費されるこの 1 つのトランザクションには、受信者への最大 3 通の通知が含まれます。

  1. リンクが付いた最初の「署名してください」メッセージ。
  2. リンクが付いた 1 通の「リマインダー」メッセージ。
    • SMS 経由で送信される「リマインダー」通知は 1 通だけです。受信者が複数のリマインダーを受信するように設定されている場合(例:毎日)、1 通のリマインダーが送信され、それ以降、リマインダーはキャンセルされます。
  3. リンクが付いた 1 通の「完了済みの契約書」または「委任済み」メッセージ(受信者がアクションを完了する方法によって決まります)。

受信者グループのメンバー全員に同時に通知されます。受信者グループに 5 人のメンバーがいて、3 人が SMS 通知を受信するように設定している場合、3 つの SMS トランザクションが消費されます。

リンクの有効期限が切れるまでは、新しいリンクが要求されても、追加の SMS トランザクションを消費することなく、新しいリンクが配信されます。

最初のリマインダーの後に設定された全リマインダーには、それぞれ 1 つの SMS トランザクションが請求され、1 つの SMS リンクのみが送信されます(例:毎週のリマインダーを設定した場合、1 つの SMS リンクが請求され、1 つの SMS リンクが送信されると、リマインダーが終了します)。 

ヒント :

SMS に加えて電子メール配信を設定した場合、電子メールのリマインダーサイクルは切り捨てられず、設定されたスケジュールに従って電子メール通知が配信されます。

注意:

SMS リンク通知は、電話認証と同じプールのトランザクションを消費します。これを忘れないことが重要です。

委任

任意の方法による署名の委任はサポートされておらず、委任された受信者は電子メール形式で配信されたリンクを取得することになります。

 使用可能な数のトラック

アカウントで使用可能な SMS トランザクションの数を監視するには、次の手順を実行します。

  • アカウント設定/送信設定/契約書通知の送信方法の順に移動します。
  • 使用状況を確認」リンクにマウスポインターを置きます。
情報ポップアップが表示され、「使用状況を確認」リンクがハイライト表示されている送信設定ページ
トランザクションの使用状況はポップアップバルーンで分類され、SMS 配信および電話認証トランザクションによる消費量を表示します。

管理ページのレコード

電子メールによる契約書の送信が有効になっている場合、「管理」ページで契約書を表示すると、電子メールアドレス(または受信者名)が、「受信者」列にリストされます。

SMS のみが有効になっている場合、部分的にマスクされた電子メールアドレス形式の電話番号が「受信者」列に表示されます。(例:XXXXXX1212@sms.adobesign.com)

2 つの契約書レコードが表示されている管理ページ。1 つは電子メールが使用されている場合の例で、もう 1 つは SMS のみが使用されている場合の形式。

個々の受信者レコードを表示している場合(受信者の置き換え時または認証方法の編集時)、電話番号はマスクされずに表示されます。

SMS 配信方法と配信先の電話番号がハイライト表示されている受信者レコード

注意:

SMS リンクオプションのみ(電子メール通知なし)で送信された契約書は、受信者の「管理」ページに表示されません。

監査レポートとアクティビティログ

監査レポートとアクティビティログには、受信者が文書に署名するための最初のリクエストに SMS がいつ使用されたかが明確に示されます。
グループがリマインダーイベントを記録するように設定されている場合、監査レポートにもリマインダーイベントが記録されます。

  • 電話番号の最後の 4 桁のみが表示されます。
送信されている SMS リンクのレコードがハイライト表示されている監査レポート

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