外部アーカイブの設定


外部アーカイブの設定

管理者は、Adobe Acrobat Sign の外部アーカイブ機能を設定して、正常に完了したすべての契約書に関する署名および保存済み電子メールのコピーを、追加の電子メールアドレスに自動的に配信することができます。この自動コピーには、常に署名済み契約書の PDF、監査レポートの PDF、フィールドデータ CSV(存在する場合)が含まれています。これは、これらの文書を添付するかどうかと、添付する条件を管理するアカウント/グループの設定には関係ありません。

外部アーカイブは、アカウントレベルとグループレベルの両方の設定に対し、次の 2 つの場所で設定できます。

  • アカウント/グループ管理者メニューの「外部アーカイブ」タブ。
  • アカウントレベルの「グローバル設定」タブ、およびグループレベルの「グループ設定」タブ。

両方のインターフェイスは同じプロパティ値を共有しているため、一方を編集すると、もう一方が自動的に更新されます。

グループレベルの設定は、最初にアカウントレベルの設定を継承し、その継承されたプロパティを削除またはそのプロパティに追加するように設定できます。「ユーザーの複数グループ所属」を活用するアカウントでは、グループを使用して特定の文書ワークフローを定義する場合に、グループレベルの設定を効果的に使用できます。(例えば、法務グループは、完了したすべての契約書に法務部門を含め、アカウントレベルで設定されている一般的なアーカイブアドレスを削除できます。)

受信メールを受信するサードパーティアプリケーションを含む、任意の有効な電子メールアドレスを使用できます。 

この「外部アーカイブ」タブには、Box および Evernote アプリケーションの受信メールアドレスの検索に関する指示が表示されます。その他すべての電子メールアドレスも、同様に機能します。

外部アーカイブインターフェイスへの電子メールの追加

注意:

次のプロセスでは、グローバル/グループ設定インターフェイスについて説明します。  外部アーカイブインターフェイスはまったく同様に機能します。

  1. 管理者としてログインし、アカウント設定/グローバル設定/すべての署名済み契約書の追加コピーを次の電子メールアドレスに送信
    の順に進みます。

  2. 電子メールアドレスを追加」ボタンを選択します。

    外部アーカイブコントロールに移動

  3. アーカイブの電子メールアドレスを入力するためのオーバーレイが開きます。

    入力が正しいことを確認するために、電子メールアドレスを 2 回入力します。

    アーカイブ電子メールを入力

    アーカイブ電子メールが正しいことを確認します。これは、すべての契約書のコピーを誤った相手に自動送信しないようにするためです。

  4. 保存」をクリックします。

  5. 電子メールアドレスは、電子メールフィールドに個別のオブジェクトとして保存されます。

    • 複数のアドレスを保存できます。
    • 電子メールアドレスの右側にある「X」を選択すると、フィールドからこの電子メールアドレスが削除されます。

    署名済み契約書文書を自動的に受信するすべての電子メールアドレスを追加します。

    設定したアーカイブ電子メール

  6. 設定を保存するためにすべての電子メールアドレスを保存したら、ウィンドウの右下隅にある「保存」を選択します。

    設定を保存

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