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概要
署名順序コントロールでは、契約書に適用されるデフォルトの署名ワークフローと、送信者がこのワークフローを変更できる範囲を指定します。
次の 2 つのデフォルト値のいずれかを選択する必要があります。
- 受信者が入力された順に署名 — 順次署名。受信者は、送信ページにリスト表示された順序で契約書を受信します。最初の受信者に契約書へのアクセス権が付与され、この受信者が自分の役割を完了すると、次の受信者に通知されます。契約書が完了するまで、各受信者に順番にアクセス権が付与されます。
- 受信者は任意の順に署名 — 並行署名。すべての受信者に一度に通知され、全員が都合の良い時間に契約書のアクティビティを完了できます。すべての受信者が自分の役割を完了すると、契約書が完了します。
さらに、次の 2 つのオプションコントロールがあります。
- 送信者が署名の順序を選択することを許可 — このオプションを選択すると、送信ページに切替スイッチが表示され、送信者が順次署名ワークフローと並行署名ワークフローを切り替えられるようになります。無効になっている場合は、デフォルトのワークフローが適用されます。
- 送信者がハイブリッドルーティングの順序を指定できるようにする — 有効にすると、送信者は、契約書の順次ルーティングと並行ルーティングを含む混合ワークフローを作成できます。例えば、アンケート調査が並行ワークフローで従業員のグループに送信され、すべてのグループメンバーが各自のアクションを完了すると(グループプロセスが順次解決された後に)、調査が承認マネージャーに送信されます。
使用方法
デフォルトのワークフローが自動的に適用されます。いずれのオプション設定も有効になっていない場合は、デフォルトのワークフローのみが使用できます。送信者が送信ページから送信する場合、送信者にデフォルトのワークフローを上書きする権限はありません。
送信者が署名順序の変更を許可されている場合、受信者リストの上部にある送信ページに切替スイッチが表示されます。送信者は、ワークフローを自由に切り替えることができます。
送信ページでハイブリッドワークフローを設定するには、デフォルトのワークフローが順次ワークフローになっている必要があります。ハイブリッドワークフローが有効になっている場合、送信者はハイブリッドワークフローを自由に作成できます。それ以外のアクセス権は不要です。
ベストプラクティス
1 つのグループのみを含むアカウント、または「ユーザーの複数グループ所属(UMG)」が有効になっていないアカウントでは、ワークフローを切り替えるオプションが表示され、送信者は契約書の署名フローを最適な方法で作成することができます。
UMG が有効になっているアカウントでは、グループから送信される契約書のデフォルトワークフローを厳密に定義し、ワークフローを変更するためのオプションを削除するグループの作成を検討する必要があります。これにより、送信ページに UI オプションが表示されないようにし、契約書が常に正しいワークフローで送信されるようにします。
ハイブリッドワークフローは特定のユースケースでは役立ちますが、送信者は毎回文書フローを正しく設定する必要があります。エンタープライズのお客様の場合、カスタム送信ワークフローを使用すると、送信者の設定の負担を軽減し、ワークフローテンプレートに埋め込むことができます。
並i行署名ワークフローの使用を想定していないアカウントでは、順次ワークフローを選択し、切り替えオプションとハイブリッドオプションの両方を無効にする必要があります。
設定
利用対象:
署名順序コントロールは、エンタープライズのライセンスプランで使用できます。
チームおよび個人プランでは、次の機能が使用できます。
- 順次署名に設定されたデフォルトのワークフロー
- 有効にするワークフローを切り替えるオプション
- ハイブリッドワークフローを無効にするオプション
設定スコープ:
署名順序コントロールは、アカウントレベルとグループレベルで有効にすることができます。
この機能のコントロールは、送信設定/署名順序に移動して評価できます。
デフォルトのワークフローが順次ワークフローの場合、署名順序は受信者レコードの先頭に数値で示されます。
一番上のレコードは常に番号 1 としてインデックス付けされ、2 番目のレコードは常に番号 2 としてインデックス付けされます。(ワークフロー内に並行セクションがあることを示す同じインデックスで複数の受信者をグループ化できるハイブリッドワークフローが存在する場合を除く)。
関連設定
受信者グループは、並行して契約書にアクセスできる全員のユーザーのリストを定義しますが、グループ全体の代理で受信者のアクションを完了できるのは 1 人のグループメンバーのみです。概念的には、配布リストを 1 人の受信者の電子メールアドレスとして使用するのと似ています。
受信者グループは、エンタープライズライセンスアカウントでのみ使用できます。
受信者グループを有効にするコントロールにアクセスするには、送信設定/受信者グループに移動します。