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完了した web フォーム文書の SharePoint ライブラリへの保存

 

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指定した SharePoint フォルダーに、すべての完了した web フォームのコピーを自動的に保存する Power Automate フローを作成します。

概要

このテンプレートにより、web フォームから生成した署名済み契約書を任意の SharePoint ファイルに保存するプロセスが自動化されます。Web フォームの署名サイクルが完了すると、フローによって署名済み文書 PDF が取得され、新しいファイルが SharePoint に作成されて、PDF が SharePoint 上の指定された場所に保存されます。

契約書で定義されたすべての受信者が、この web フォームに対して指定されたアクティビティ(署名、承認、フォームへの入力など)を完了した場合、web フォームは完了したとみなされます。

使用例

  • 製造 – 顧客サービスチームが顧客のフィードバックを追跡して、会社の製品やサービスの向上に活用できるように、顧客が完了したアンケートを保存します。
  • 大学 – 大学が施設の改善、学部の再編成などに取り組むことができるように、学生が完了したアンケートを保存します。
  • 健康 – クリニックや医療センターがサービスを向上できるように、患者が完了したアンケートを保存します。

前提条件

  • 有効な SharePoint Online アカウントが必要です。
  • フローを実行する前に、SharePoint に署名済み PDF の保存先フォルダーが存在している必要があります。

フローを有効にする

  1. ワークフロー/Power Automate/ワークフローの作成に移動します。

    Power Automate のワークフローの作成ページに移動します。

  2. 「今日は何を自動化しますか?」ページの検索バーに「SharePoint」と入力します。

  3. 有効にするワークフローで「開始」を選択します。

    検索結果と「開始」ボタンがハイライト表示されたワークフローの作成ページ

  4. フローの作成ページには、次の内容が読み込まれます。

    • 編集可能なフロー名。これは、編集可能な元のテンプレートと同じ名前です。
    • フローを完了するために必要なコネクタ
      • コネクタは、API コードを囲むラッパーであり、必要な各サービスを認証するために必須の情報を収集し、特定のユーザーのニーズに合わせてフローをカスタマイズするための使いやすいインターフェイスを提供します。最初に認証された接続を確立する必要があります。次の手順では、コネクタに必要な情報を入力するように求められます。
      • コネクタを認証するには、コネクタの横にある 3 つのドットを選択します。サービス(アプリケーション)の認証パネルがポップアップ表示され、ユーザーの資格情報を入力できます。
        認証に成功すると、サービスと Power Automate 間の持続的接続が確立されます。
        3 つのドットの横に表示される緑色のチェックは、認証された接続が存在することを示します。

    ログイン」セクションの下にある各コネクタを認証します。

  5. すべてのコネクタが認証されたら、「次へ」を選択します。

    認証パネルが表示された、Acrobat Sign と SharePoint 間の Power Automate

  6. ページが更新され、コネクタから必須フィールドが表示されます。

    このフローでは、以下が必要となります。

    • Acrobat Sign webフォーム名/ID:Acrobat Sign で認証されたユーザーが使用できる web フォームのドロップダウンリスト。ドロップダウンから web フォームを選択します。
    • SharePoint サイトアドレス:SharePoint サイトの URL。例:https://example.com/sites/sitename
    • SharePoint フォルダーのパス:契約書の保存先となるフォルダーのファイルパス。

     

    コネクタの設定に必要なフィールドが表示されたフローの作成ページ。

    詳細モードで編集」を選択すると、コネクタの詳細表示と、フローの微調整に使用できるすべてのフィールドが開きます。

    必ず Power Automate について十分に理解してから、高度な編集を試みてください。

    3 つのコネクタを表示する高度な編集表示

  7. すべての必須フィールド値を入力したら、「フローの作成」を選択します。

    フローの作成には数秒かかる場合があります。  完了すると、フローの管理ページが表示されます。 

    フローの管理ページ。

    注意:

    フローは、「有効」ステータスで作成されます。フローをアクティブにしない場合は、アクションの上部のバーで「オフにする」オプションを選択します。

テンプレートの使用

このテンプレートは、(web フォームの契約書ステータスが「完了」に更新されたときに)イベントによってトリガーされます。

適切に設定されて有効になっている場合は、トリガーイベントが発生するたびにフローが自動的に実行されます。ユーザー操作は不要です。

お客様の Power Automate アカウントに(統合に含まれる使用権限または Microsoft から直接購入した使用権限数を通じて)使用可能なトランザクションがある場合、フローは無効になるまで続行されます。

テンプレートのテスト

フローテンプレートに必要な詳細を入力した後、必ず「フローの作成」ボタンをクリックして、フローを使用するために有効にします。フローが有効になると、テストの準備が整います。

  1. SharePoint フォルダーをチェックして、署名済みの契約書が追加されていることを確認します。

一般的なエラーのトラブルシューティング

  • 契約ワークフローが完了した後、フローがトリガーされないことがある

    このような場合、詳細ページに表示される(メッセージを含む)トリガーエラーがあるかどうかを確認して修正します。

  • コネクタの設定:複数の SharePoint アカウントがある場合、現在のセッションが別のアカウントでログインされている場合があります。

    その結果、ファイルは実際のアカウントでは使用できなくなります。そのような場合は、必ず適切なアカウントにログインしてください。

  • 誤ったフォルダーパスを指定すると、フローエラーが発生する場合があります

    例えば、/Apps/TestFiles/ を指定して、TestFiles または Apps が存在しない場合、エラーが発生します。

    ドロップダウンで使用可能なパスを選択/移動することをお勧めします。

  • 権限:Adobe Acrobat Sign に、SharePoint フォルダーにアクセスするための適切な権限があることを確認してください。権限がない場合、文書を指定された場所に保存できません。

    通常、コネクタの右側にある緑色のチェックは、コネクタが適切に設定されていることを示すインジケータの 1 つです。エラーが発生した場合は、感嘆符が表示されます。クリックすると、詳細が表示されます。

  • 探している web フォームが「Web フォーム」フィールドの下に表示されない 

    Acrobat Sign コネクタの横にある 3 つのドットを選択し、ポップアップウィンドウで現在のユーザーの役割(管理者、グループ管理者、またはユーザー)を選択して、Acrobat Sign 接続を再確立します。

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