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一括送信の概要

一括送信(SiB)機能を使用すると、ユーザーは、契約書の 1 回限りの「親」テンプレートを作成し、受信者のリストを指定できます。「一括送信」トランザクションが送信されると、受信者レコードごとに「子」契約書が生成されます。最大 1,000 件の子トランザクションを実行できます。すべての子契約書は、他の契約書が生成される範囲で個別の独立した契約書です。

ただし、子契約書はすべて同じ親テンプレートから作成されるため、ユーザーは、「一括送信」親トランザクションを「管理」ページで表示し、子契約書の全体的なステータスを確認できます。

受信者レコードのリストをテンプレートに追加するには、次の 2 つの方法があります。

  • 手動 – この場合、送信者は、ユーザーの電子メールアドレスを手動で入力(またはペースト)します。
    • このオプションでは、受信者の数が 1 人の外部受信者に制限されます。
    • 外部受信者が署名した後、送信者をオプションの受信者として含めることができます。 
  • カンマ区切り値(CSV)ファイルのアップロード - CSV は、各行が受信者レコードを示し、様々な列で契約書のプロパティが定義されたスプレッドシートです。これらのプロパティは、契約書の受信者に合わせてパーソナライズできます。これにより、送信者は、受信者に合わせて契約書をカスタマイズする方法をより幅広く制御できます。 CSVファイル方式の利点は次のとおりです。
    • 複数の受信者を指定できます(1 つの契約書につき最大 100 人)。
    • 受信者ごとのパーソナライズ:
      • 受信者名
      • 役割
      • 認証方法
      • プライベート受信者メッセージ
    • 契約書レベルのカスタマイズ:
      • 契約書名
      • ローカリゼーション
      • グローバル契約書メッセージ
      • 有効期限
      • 署名フロー
    • CSV の値が契約書のフィールドに挿入されるカスタムの結合フィールド。これにより、住所、商品またはサービスのリスト、価格、割引など、受信者に固有の詳細を契約書に追加できます。

利用対象:

「一括送信」は、Acrobat Pro および Acrobat Sign Solutions の ライセンスプランで使用できます。

設定範囲:

一括送信のコントロールは、アカウントレベルとグループレベルで有効にすることができます。

一括送信のレポート機能

一括送信に含まれる契約書のレポートデータを生成するには、いくつかのオプションがあります。使用されるオプションは、収集する情報の種類によって異なります。

「一括送信」親オブジェクトに明示的に関連付けられたすべてのレポートは、「管理」ページで、「一括送信」フィルターを選択し、レビューする特定の「一括送信」親テンプレートを開いて、アクセスすることができます。

ベース完了率の確認のみを行う場合、またはドリルダウンして個々の契約書を見つける場合は、アクションリストの「契約書の概要」テーブルを使用できます。

すべての子契約書の印刷可能なテーブルは、「アクティビティレポートを表示」アクションを使用して生成することができます。

契約書の定義と、受信者ごとのフィールドレベルのすべての入力は、「フォームフィールドデータをダウンロード」アクションを使用して CSV ベースでアクセスできます。

標準のレポート環境では、印刷可能なチャートやグラフを作成し、フィールドレベルのデータを CSV 形式で提供できます。

完了したすべての子契約書を「管理」ページからダウンロード

「一括送信」トランザクションを送信し、受信者が子契約書の完了を開始すると、送信者は、親トランザクションに関連するすべての完了した契約書を「管理」ページからダウンロードできます。

ダウンロードがトリガーされると、完了ステータスの契約書のみがダウンロードされます。キャンセル済み、辞退、期限切れ、進行中の契約書はダウンロードされまれません。
要求ごとに最大 1.5 GB のデータをダウンロードできます。

一括送信トランザクションが表示され、「完了した契約書をダウンロード」アクションがハイライトされた管理ページ

ダウンロードすると、要求したユーザーのローカルシステムに zip ファイルが配信されます。ファイル名は、「一括送信」トランザクションの名前に基づいて付けられ、その末尾にトランザクション番号が追加されます。

完了した契約書は、zip ファイル内に含まれています。各ファイルは、個々の子契約書のトランザクション ID に基づいた名前が付いています。監査レポートは、管理ページからダウンロードした場合は添付されず、ダウンロードを API 経由で開始した場合はリクエストできます。

名前がハイライト表示された zip ファイルの例、および zip ファイル内の実際の PDF

注意:
  • ダウンロードプロセス中に画面から離れたり、他のアクションを実行したりしないでください。ダウンロードがキャンセルされます。
  • 6 分以上かかるダウンロードは自動的にキャンセルされます。少なくとも 1 回はダウンロードをやり直してみて、エラーが解決しない場合は、各項目を個別にダウンロードします。
  • ダウンロードされた契約書のレポートは現在ありません。一部の契約書がダウンロードされていないことが判明したら、もう一度ダウンロードプロセスを試してください。

ベストプラクティス

ベース文書には十分にテストされたテンプレートを使用してください。これは、複数の受信者がいる場合には特に重要です。フィールドが適切に割り当てられていることを確認するための一連のフィールドレベルのテストと、有用な検証を使用して正しいコンテンツを取得する操作を数回繰り返したとしても、数百に上る個々の契約書をキャンセルすることに比べればはるかに短時間で済みます。

テンプレートを作成するときは、レポートで意味のある列ヘッダーが返されるように、意味のあるフィールド名を使用します。 

データガバナンスに関する設定考慮事項

一括送信には、SiB テンプレートによって作成された子契約書の数に関して送信者が受信する通知の数を指定する、「ロールアップ」と呼ばれるプロパティがあります。デフォルト値は 3 です。これは、3 つ以下の子契約書が生成された場合にのみ、送信者に通知されることを意味します。ロールアップ設定は、お客様には公開されておらず、Acrobat Sign サポートチームによってのみ変更できます。

データガバナンスでは、契約書が最終ステータス(完了、キャンセル済み、期限切れ)に達した後、Acrobat Sign システムからどのくらい早く削除されるかを指定します。

「一括送信」プロセスを通じて送信された完了した契約書を操作する必要があるお客様は、「データガバナンス」によって子契約書がシステムから自動的に削除される前に子契約書の「完了」通知を受信するように、ロールアップ数を(場合によっては、「無制限」の値に)拡張できます。

ヒント :

完了後のアクティビティを自動化してユーザーの手作業を減らし、データガバナンスルールから契約書が外される場合がある問題を防止するために、Power Automate 統合を調査することをお勧めします。

知っておくべきこと

  • 新しい「一括送信」インターフェイスはまだ開発中で、今後のリリースではさらに多くのオプション(追加の認証方法、契約書で定義された CC 関係者、契約書で定義されたリマインダーなど)が予定されています。
  • 一括送信の従来のバージョンにある「送信者が最初に署名」オプションは、現在新しいバージョンにはありませんが、今後のリリースで手動プロセスとして追加される予定です。CSV アップロード方式を使用しているお客様は、送信者が署名する必要がある各レコードの受信者として、送信者を CSV に追加する必要があります。
  • グループセレクターを変更しても、送信者のページ上のロゴは変更されません。後続の電子メールと署名エクスペリエンスでは、契約書の送信元となるグループに正しいロゴが使用されます
  • (親)テンプレートレベルでの「一括送信」トランザクションのすべての子契約書のキャンセル操作は、子契約書が署名されていない場合にのみ可能です。いずれかの子契約書が署名されている場合は、「キャンセル」アクティビティがテンプレートのインターフェイスから削除されます。既存の契約書は契約書レベルでキャンセルする必要があります。
  • CSV ファイルオプションには多くのオプションフィールドがありますが、必須なのは電子メールのみです。CSV プロセスに慣れると、フィールドの結合などの高度なフィールドオプションを容易に使用できるようになり、CSV が提供するより価値の高い可能性が広がります。

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