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リンクなし通知を有効にする

 

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アカウントまたはグループが、アクティブなリンクを含まない契約書の電子メールを受信者に配信できるようにします。

概要

管理者はアカウントまたはグループの設定により、アクティブなハイパーリンクを含めずに契約書の電子メールを受信者に配信できます。受信者は代わりに、対話的に操作できる契約書にリンクする URL とアクセスコードが記載された平文の指示書を受信します。この機能を有効にすると、「確認して署名」および「リマインダー」テンプレートはいずれも更新されます。

コンプライアンス規制により、署名可能なマテリアルへのアクセスを提供する際に、アクティブリンクの挿入が禁止されるような場合には、この機能が適しています。

アクセスコードを入力すると、従来の電子メールテンプレートでハイパーリンクを選択する操作のみが置き換えられます。アクセスコードが確認されると、受信者は利用条件に同意し、設定された認証方法を完了し、従来のプロセスと同じように契約書の操作を完了する必要があります。

リンクなし通知は、「署名を依頼」エクスペリエンスの新バージョンとクラシックバージョンで利用できます。

利用対象:

リンクなし通知機能は、ビジネスおよびエンタープライズのライセンスプランで利用できます。

設定範囲:

リンクなし通知機能は、アカウントレベルとグループレベルで有効にすることができます。

この機能のコントロールは、電子メール設定/リンクなし通知を有効にするに移動して評価できます。

使用方法

この設定を有効にしても、送信者には影響しません。以前と同じプロセスとワークフローを使用して送信します。受信者に送られる電子メールテンプレートのみ変更されます。

受信者は、電子メールに記載された手順に従って契約書にアクセスします。

  1. 契約書の確認と署名を行うための電子メールが送られます。

    この電子メールには、次の 3 つの重要な要素があります。

    A. アクセスコードを受け付けるページの URL
    B. 受信者の電子メールアドレス
    C. アクセスコード

    契約書のアクセスコードを強調表示した電子メールの本文。

    注意:

    リマインダー電子メールは同じような形式であり、テキスト形式で契約書にアクセスするための 3 要素を含みます。

  2. URL をコピーしてブラウザーの新しいタブに貼り付けて、「文書」ページにアクセスします。

  3. 受信者の電子メールアドレスとアクセスコードを入力(コピーして貼り付け)します。

    送信」を選択します。

    電子メールとアクセスコードのフィールドが入力された「文書にアクセス」ページ

  4. ページが更新され、「確認して署名」ボタンと、オプションで「委任」ボタン(受信者に対して委任が有効になっている場合)が表示されます。

    「確認して署名」および「委任」ボタンが表示された状態で、オプションがポップアップします。

    確認して署名」ボタンを選択すると、電子サイン環境にリダイレクトされ、受信者に利用条件への同意を求めるか、(契約書の設定に応じて)認証を開始します。

    委任」ボタンを選択すると委任ページが開き、受信者は署名権限を別の関係者に適宜委任できます。

    受信者は次の情報を入力します。

    • 契約書を完成させるユーザーの電子メールアドレス
    • 必要に応じて、新しい委任者が契約書について説明するためのメッセージ

    委任が設定されると、受信者は「委任」ボタンを選択して委任プロセスを実行します。

    フィールドに内容が入力された委任ポップアップ

    システムに委任が承認されると、完了メッセージが表示されます。

    委任が正常に承認された場合の完了メッセージ。

    新しい委任者に「確認して署名」電子メールがただちに送信されます。ここには、新しいアクセスコードと委任者から提供されたメッセージが記載されています。

ベストプラクティス

アクセスコードの処理は複雑ではありませんが、受信者にとっては、単にハイパーリンクを選択するよりも手間が増えます。この機能は、コンプライアンス関連の理由がある場合にのみ有効にしてください。

設定

この機能のコントロールは、電子メール/リンクなし通知を有効にするに移動して評価できます。

リンクなし通知を有効にするコントロールがハイライトされた電子メール設定ページ

監査レポートおよびアクティビティリスト

この監査レポートは、アクセスコードを使用して送信された電子メールを明示的に識別します。

送信された電子メールの監査レポートでは、イベントが強調表示されてアクセスコードのテキストを示します。

注意:

契約書の「アクティビティ」リストでは、アクセスコードを使用して送信された契約書は識別されません

知っておくべきこと

  • どの契約書に対しても、リマインダー電子メールが新しくトリガーされると、この設定が評価され、正しいテンプレートが選択されます。設定が変更され、新しいリマインダーがトリガーされると、新しい設定値が適用され、その値に関連するテンプレートが配信されます。
  • リンクなし通知は、カスタム電子メールテンプレートでサポートされます。
  • 「不正を報告」リンクが有効になっているアカウントでは、関連する URL の印刷バージョンが電子メールのフッターに表示されます。
電子メールのフッターの不正を報告するためのリンクなし URL

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