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署名済み文書からのフィールドデータの抽出と Excel シートの更新

 

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完了した契約書からフォームフィールドデータを自動的に抽出し、そのデータをオンラインの Excel 文書に入力する Power Automate フローを作成します。

概要

このテンプレートにより、Acrobat Sign で署名済み契約書からフォームフィールドデータが自動的に抽出され、抽出した情報でオンラインの Excel シートが更新されます。Acrobat Sign で契約書ワークフローが完了すると、テンプレートは署名済み文書を取得し、フォームフィールドデータを抽出して、抽出したデータで指定の Excel シートを更新します。

契約書で定義されたすべての受信者が、この契約書に対して指定されたアクティビティ(署名、承認、フォーム入力など)を完了したとき、契約書は完了したとみなされます。

使用例

  • 売上 – 顧客名、連絡先情報、購入金額などのデータを署名済み契約書から抽出して、売上実績のレポートを生成します。
  • 顧客満足度 – 顧客満足度評価、フィードバック、会社の製品およびサービスを改善するための提案などのデータを署名済みの調査から抽出します。
  • 人事 – 従業員の業績評価、目標、業績などのデータを、署名済みの業績レビューから抽出して、従業員の業績を追跡します。

前提条件

  • 有効なオンラインの Excel および OneDrive for Business アカウントが必要です。
  • フローを実行する前に、抽出先のブックが OneDrive 上にある必要があります。

フローを有効にする

  1. ワークフロー/Power Automate/ワークフローの作成に移動します。

    Power Automate のワークフローの作成ページに移動します。

  2. 「今日は何を自動化しますか?」ページの検索バーに「抽出」と入力します。

  3. 有効にするワークフローで「開始」を選択します。

    検索結果と「開始」ボタンがハイライト表示されたワークフローの作成ページ

  4. フローの作成ページには、次の内容が読み込まれます。

    • 編集可能なフロー名。これは、編集可能な元のテンプレートと同じ名前です。
    • フローを完了するために必要なコネクタ
      • コネクタは、API コードを囲むラッパーであり、必要な各サービスを認証するために必須の情報を収集し、特定のユーザーのニーズに合わせてフローをカスタマイズするための使いやすいインターフェイスを提供します。最初に認証された接続を確立する必要があります。次の手順では、コネクタに必要な情報を入力するように求められます。
      • コネクタを認証するには、コネクタの横にある 3 つのドットを選択します。サービス(アプリケーション)の認証パネルがポップアップ表示され、ユーザーの資格情報を入力できます。
        認証に成功すると、サービスと Power Automate 間の持続的接続が確立されます。
        3 つのドットの横に表示される緑色のチェックは、認証された接続が存在することを示します。

    ログイン」セクションの下にある各コネクタを認証します。

  5. すべてのコネクタが認証されたら、「次へ」を選択します。

    認証パネルが表示された、Acrobat Sign と Excel 間の Power Automate

  6. ページが更新され、コネクタから必須フィールドが表示されます。

    このフローでは、以下が必要となります。

    • Excel Online の場所:ファイルストレージの場所をドロップダウンから選択します。
    • Excel Online 文書ライブラリ:ドロップダウンから文書ライブラリを選択します。
    • Excel Online ファイル:更新する個々の Excel ファイルをドロップダウンから選択します。ファイルの設計によっては、ファイル構造を下に移動する必要があります。

     

    コネクタの設定に必要なフィールドが表示されたフローの作成ページ。

    詳細モードで編集」を選択すると、コネクタの詳細表示と、フローの微調整に使用できるすべてのフィールドが開きます。

    必ず Power Automate について十分に理解してから、高度な編集を試みてください。

    5 つのコネクタを表示する高度な編集表示

  7. すべての必須フィールド値を入力したら、「フローの作成」を選択します。

    フローの作成には数秒かかる場合があります。  完了すると、フローの管理ページが表示されます。 

    フローの管理ページ。

    注意:

    フローは、「有効」ステータスで作成されます。フローをアクティブにしない場合は、アクションの上部のバーで「オフにする」オプションを選択します。

テンプレートの使用

このテンプレートは、(契約書のステータスが「完了」に更新されたとき)イベントによってトリガーされます。

適切に設定されて有効になっている場合は、トリガーイベントが発生するたびにフローが自動的に実行されます。ユーザー操作は不要です。

お客様の Power Automate アカウントに(統合に含まれる使用権限または Microsoft から直接購入した使用権限数を通じて)使用可能なトランザクションがある場合、フローは無効になるまで続行されます。

テンプレートのテスト

フローテンプレートに必要な詳細を入力した後、必ず「フローの作成」ボタンをクリックして、フローを使用するために有効にします。フローが有効になると、テストの準備が整います。

  1. Excel シートをチェックして、契約書のデータが追加されていることを確認します。

一般的なエラーのトラブルシューティング

  • 契約ワークフローが完了した後、フローがトリガーされないことがある

    このような場合、詳細ページに表示される(メッセージを含む)トリガーエラーがあるかどうかを確認して修正します。

  • コネクタの設定:複数の OneDrive for Business アカウントがある場合、現在のセッションが別のアカウントでログインされている場合があります。

    その結果、ファイルは実際のアカウントでは使用できなくなります。そのような場合は、必ず適切なアカウントにログインしてください。

  • 誤ったフォルダーパスを指定すると、フローエラーが発生する場合があります

    例えば、/Apps/TestFiles/ を指定して、TestFiles または Apps が存在しない場合、エラーが発生します。

    ドロップダウンで使用可能なパスを移動することをお勧めします。

  • 権限:Adobe Acrobat Sign に、OneDrive フォルダーにアクセスするための適切な権限があることを確認してください。権限がない場合、文書を指定された場所に保存できません。

    通常、コネクタの右側にある緑色のチェックは、コネクタが適切に設定されていることを示すインジケータの 1 つです。エラーが発生した場合は、感嘆符が表示されます。クリックすると、詳細が表示されます。

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