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文書アップロード後の自動フィールド検出

 

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概要

新しいフォームをオーサリング環境にアップロードする際に、Adobe Acrobat Sign は文書を自動的に評価して、フィールドが必要と思われるページを示すランドマークを特定します。

署名フィールドタイプに近接している候補フィールドは、フィールドタイプが予測可能かどうかを判定するためにさらに評価され、論理フィールドタイプ(例えば、氏名、署名日、役職、会社名)を設定しようとします。

作成者は、候補フィールドを設定されたとおりに承認したり、削除したり、他のフィールドタイプに変換したりできます。

使用方法

フィールド検出は、文書をオーサリング環境に送信する際に自動的におこなわれます。これには、テンプレート、web フォームの作成プロセスや個別の送信イベントがあります。

  • 候補フィールドが識別されると、オーサリングウィンドウの上部中央に「すべてのフィールドを配置」ポップアップダイアログが表示されます。
  • 文書内のすべてのページが評価され、「すべてのフィールドを配置」ボタンが選択されている場合は、すべてのフィールドが配置されます。
  • ポップアップの右上にある「X」を選択すると、フィールドを配置せずダイアログが閉じます。
    • フィールド検出が最初に実行すると想定していた場所にフィールドを手動で配置すると、そのフィールドは自動検出が最初に定義した領域に収まるように配置されます。このフィールドは、通常どおりサイズ変更および移動できます。
    • フィールドを削除して再追加しても、フィールドの自動サイズ調整と適合はトリガーされず、配置されたフィールドにはフィールドのデフォルトサイズが使用されます。
自動フィールド検出の ML バージョン

  • フィールド配置ダイアログが閉じていて、再表示したい場合は、ウィンドウの右下隅にあるフィールドのリセットリンク(「戻る」ボタンと「送信」ボタンの上)を選択します。
フィールドのリセットリンク

  • 候補フィールドが検出されない場合、すべてのフィールドを配置ダイアログは表示されません。
注意:

次の場合、フィールド検出はトリガーされません。

作成者は、各フィールドを評価して、フィールドが正しく配置されていることを確認し、フィールドのプロパティ(特にフィールド名、フィールド割り当て、フィールドタイプ)を設定する必要があります。契約書に複数の受信者がいる場合、フィールドの割り当てが重要になります。

  • Acrobat Sign は、フィールド名を何にすべきかを判断できないため、すべてのフィールドに一般的な名前が適用されます(例:カスタムフィールド 1)。 
  • Acrobat Sign は、フィールドを割り当てる受信者を決定できません。デフォルトでは、すべてのフィールドが受信者リストの最初の受信者に割り当てられます。
受信者とフィールド名の編集

注意:

自動的に配置されたフィールドは、フィールド検証ルール、条件文、フォントの外観ツールなど、通常のフィールドオプションをすべてサポートします。

  1. 誤って配置された余分なフィールドを削除します。

    フィールド候補として解釈される行やボックスがある場合は、それらを削除または他の場所に移動する必要があります。

    余分なフィールドの削除

    フィールドを削除するには、次の 3 つの方法があります。

    • フィールドを選択して、キーボードの Delete キーを押します。
    • フィールドをダブルクリックして、プロパティパネルのフィールドを削除リンクを選択します。
    • フィールドを右クリックして、コンテキストメニューの「削除」オプションを選択します。
    「フィールドを削除」リンクがハイライト表示されているフィールドプロパティパネル

    注意:

    Shift キーを押したまま、ポインターでフォームをクリックし、ボックスを描くことで、複数のフィールドを選択できます。描いた領域に接触するすべてのフィールドが選択されます。

    その後、フィールドのグループを移動または削除できます。

    選択後に複数のフィールドを削除するには、Delete キーを使用するか、選択したフィールドのいずれかを右クリックして「選択したフィールドを削除」を選択します。

    選択後に複数のフィールドを移動するには、いずれかのフィールドをドラッグします。選択したすべてのフィールドが同時に移動します。

  2. 適切に配置されていない個々のフィールドをサイズ変更および移動します。

    必要に応じたフィールドのサイズ変更と移動

    フィールドをサイズ変更するには、フィールドの右下隅にポインターを合わせてドラッグし、フィールドの形状を調整します。

    フィールドを移動するには、フィールドの中心を目的の場所にドラッグします。

    ヒント :

    多くの場合、以下の操作が最も簡単です。

    1. フィールドをより小さくサイズ変更する
    2. フィールドを移動して、左上隅を正しいアンカー位置に配置する
    3. フィールドスペースに合うように、フィールドをサイズ変更する
  3. フィールドが正しいフィールドタイプとして識別されていることを確認します。

    配置された候補フィールドのほとんどはテキストフィールドです。ただし、他の一般的な 1 行のフィールドタイプに簡単に変換できます。

    フィールドでキャプチャするコンテンツのタイプについてフォームを評価します。単純なテキストではない場合は、フィールドタイプを編集し、適切なフィールドタイプがあるかどうかを確認します。

    フィールドタイプを確認して編集するには、次の手順を実行します。

    1. フィールドをダブルクリックして、プロパティパネルを開きます。
      • またはフィールドを右クリックして、コンテキストメニューの「編集」オプションを選択します。
    2. フィールドタイプドロップダウンを展開して、フィールドのメニューからタイプを選択します。
    3. OK」を選択してフィールドのプロパティを保存します。

     

    フィールドタイプの編集

  4. 右側のパネルからフィールドを選択し、目的の場所にドラッグ&ドロップして、不足しているフィールドを手動で配置します。

    必要に応じて、フィールドをサイズ変更したり、位置を調整したりできます。

    必要に応じたフィールドの配置

    注意:

    自動的に配置されたフィールドは、フィールドのサイズと形状を、そのフィールドを含む行またはボックスに合わせようとします。

    手動で配置されたフィールドは、デフォルトのフィールドの「フットプリント」を使用して配置されるため、サイズ変更が必要になる場合があります。

    自動配置されたフィールドを削除して手動で置換した場合、自動配置されたフィールドに何らかの問題があったと想定し、デフォルトのフットプリントが使用されます。

  5. 必要に応じて、フィールドを割り当てます。

    最初の受信者がすべてのコンテンツをフォームに入力する必要がある場合、デフォルトの「割り当て先」値が必要な値です。

    ただし、送信者がフィールドに事前入力する必要がある場合や、複数の受信者がいる場合、「割当先」フィールドが正しい受信者に適切に割り当てられるように、フィールドを確認および調整する必要があります。

    受信者を調整するには、次の手順を実行します。

    1. フィールドをダブルクリックして、プロパティパネルを開きます。
      • またはフィールドを右クリックして、コンテキストメニューの「編集」オプションを選択します。
    2. 割当先ドロップダウンを展開して、フィールドに入力する受信者をドロップダウンから選択します。
      • 事前入力」フィールドは、契約書が生成されて最初の受信者に送信される前に、送信者が入力します。
      • 全員」フィールドには、任意の受信者が入力できます。関係者がフィールドに入力すると、そのフィールドの値はロックされ、その他の受信者はアクセスできなくなります。
    3. OK」を選択してフィールドのプロパティを保存します。
    フィールドの受信者の編集

  6. 意味が分かる名前を付けてレポートを読みやすくし、データマッピングをしやすくします。直感的な名前を付けると、後でレポートが生成される際の操作性が向上します。

    フィールドの名前を変更するには、次の手順を実行します。

    1. フィールドをダブルクリックして、プロパティパネルを開きます。
      • またはフィールドを右クリックして、コンテキストメニューの「編集」オプションを選択します。
    2. フィールド名の横にある「編集」アイコン  を選択して、フィールドのフルネームを入力します。フィールド名により、レポートの列名が定義されることに注意してください。フィールドにわかりやすい名前を追加すると、(フォームを実際に目で見なくても)CSV レポートを読む際に理解しやすくなります。
    3. OK」を選択してフィールドのプロパティを保存します。
    フィールド名の編集

 

文書の進捗状況を確認し、必要に応じてフィールドを更新 / 確認します。

すべてのフィールドを配置したら、「保存」または「送信」をクリックして、オーサリングプロセスを完了します。

テンプレートを作成している場合、「管理」ページからフィールドを完全に編集できます。

保存または送信前にオーサリング環境を離れると、文書は、「管理」ページの「下書き」セクションに表示されますが、すべてのフィールド配置は失われます。

有効/無効にする方法

自動フィールド検出機能をアカウントレベルおよびグループレベルで有効または無効にできるのは、Acrobat Sign サポートのみです。

グループレベルの設定も可能で、その場合は、アカウントレベルの値よりも優先されます。

知っておくべきこと

ページ総数が 25 を超える契約書の場合、自動フィールド検出は起動されません。

注意:

自動フィールド検出は、3 つのサーバークラスターのいずれかで処理され、他の Acrobat Sign データが処理される場所とは異なる場合があります。文書のオーサリングをホストするサーバー環境は、自動フィールド検出(以下を参照)に使用するサーバークラスターによって決定されます。自動フィールド検出がユースケースに対して適切であるかどうかを確認するには、法務担当者にお問い合わせください。

 オーサリング環境  自動フィールド検出サーバークラスター
 NA1、NA2、NA3、NA4  米国バージニア州のクラスター VA6
 EU1、EU2  アイルランドのダブリンのクラスター IRL1
 AU1、IN1、JP1、SG1  日本の東京のクラスター JPN3

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