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ユーザーを複数のグループに割り当てる

 

Adobe Acrobat Sign ガイド

新機能

  1. プレリリースノート
  2. リリースノート
  3. 重要な通知

入門

  1. 管理者向けクイックスタートガイド
  2. ユーザー向けクイックスタートガイド
  3. 開発者向け
  4. ビデオチュートリアルライブラリ
  5. FAQ

管理者

  1. Admin Console の概要
  2. ユーザー管理
    1. ユーザーを追加
    2. ユーザーを一括で追加
    3. ディレクトリからユーザーを追加
    4. MS Azure Active Directory からのユーザーの追加
    5. 機能重視のユーザーの作成
      1. テクニカルアカウント – API ドリブン
      2. サービスアカウント – 手動
    6. プロビジョニングエラーが発生しているユーザーの確認
    7. 名前/メールアドレスの変更
    8. ユーザーのグループメンバーシップの編集
    9. グループインターフェイスを使用したユーザーのグループメンバーシップの編集
    10. ユーザーの管理者役割への昇格
    11. ユーザー ID タイプと SSO
    12. ユーザー ID の切り替え
    13. MS Azure を使用したユーザー認証
    14. Google フェデレーションを使用したユーザー認証
    15. 製品プロファイル
    16. ログインエクスペリエンス
  3. アカウント/グループ設定
    1. 設定の概要
    2. グローバル設定
      1. アカウントレベルと ID
      2. 自己署名ワークフロー
      3. 一括送信
      4. Web フォーム
      5. カスタム送信ワークフロー
      6. Power Automate ワークフロー
      7. ライブラリ文書
      8. 契約書からフォームデータを収集する
      9. 文書の表示制限
      10. 署名済み契約書の PDF コピーの添付
      11. 電子メールへのリンクの追加
      12. 電子メールへの画像の添付
      13. メールに添付されるファイルの名前
      14. 文書への監査レポートの添付
      15. 複数の文書を 1 つに結合
      16. 署名済み文書をアップロード
      17. アカウント内のユーザーの委任
      18. 外部受信者による委任の許可
      19. 署名の権限
      20. 送信の権限
      21. e シールを追加する権限
      22. デフォルトのタイムゾーンの設定
      23. デフォルトの日付形式の設定
      24. ユーザーの複数グループ所属(UMG)
        1. アップグレードして UMG を使用
      25. グループ管理者の権限
      26. 受信者を置き換え
      27. 監査レポート
        1. 概要
        2. トランザクション確認ページでの未承認アクセスの許可
        3. リマインダーの追加
        4. 表示イベントの追加
        5. 契約書ページ/添付ファイル数の追加
      28. 製品内メッセージとガイダンス
      29. PDF のアクセシビリティ
      30. 新しいオーサリング機能
      31. 医療機関のお客様
    3. アカウント設定
      1. ロゴを追加
      2. 会社のホスト名/URL のカスタマイズ
      3. 会社名を追加
    4. 署名の環境設定
      1. 適切に書式設定された署名
      2. 受信者による署名の許可
      3. 署名者による名前の変更
      4. 受信者が保存した署名を使用するのを許可
      5. カスタムの利用条件と消費者への情報開示
      6. フォームフィールド間の受信者の移動
      7. 署名を辞退
      8. 印鑑ワークフローを許可
      9. 署名者による役職または会社名の入力を必須とする
      10. 署名者が手書き署名を印刷および配置するのを許可
      11. 電子サイン時のメッセージの表示
      12. 署名の作成時にモバイルデバイスの使用を必須とする
      13. 署名者から IP アドレスを要求
      14. 参加スタンプから会社名と役職を除外
    5. デジタル署名
      1. 概要
      2. ダウンロードして Acrobat で署名
      3. クラウド署名で署名
      4. ID プロバイダーのメタデータを含める
      5. 制限されているクラウド署名プロバイダー
    6. e シール
    7. デジタル ID
      1. デジタル ID ゲートウェイ
      2. ID チェックポリシー
    8. レポート設定
      1. 新しいレポートエクスペリエンス
      2. 従来のレポート設定
    9. セキュリティ設定
      1. シングルサインオン設定
      2. アカウント記憶設定
      3. ログインパスワードポリシー
      4. ログインパスワードの強さ
      5. Web セッション期間
      6. PDF 暗号化のタイプ
      7. API
      8. ユーザーおよびグループ情報へのアクセス
      9. 許可する IP 範囲
      10. アカウント共有
      11. アカウント共有権限
      12. 契約書の共有制御
      13. 署名者の ID 確認
      14. 契約書の署名パスワード
      15. 文書のパスワード強度
      16. 地理的な場所で署名者をブロック
      17. 電話認証
      18. ナレッジベース認証(KBA)
      19. ページの抽出を許可
      20. 文書リンクの有効期限
      21. Webhook/コールバック用のクライアント証明書のアップロード
      22. タイムスタンプ
    10. 送信設定
      1. ログイン後に送信ページを表示
      2. 送信時に受信名を必須とする
      3. 既知のユーザーの名前値をロック
      4. 受信者の役割を許可
      5. 受信者グループ
      6. 必須フィールド
      7. 文書の添付
      8. フィールドのフラット化
      9. 契約書を変更
      10. 契約書名
      11. 言語
      12. プライベートメッセージ
      13. 許可されている署名タイプ
      14. リマインダー
      15. 署名済み文書のパスワード保護
      16. 署名者 ID オプション
        1. 概要
        2. 署名パスワード
        3. 電子メールによるワンタイムパスワード
        4. Acrobat Sign 認証
        5. 電話認証
        6. クラウドベースのデジタル署名
        7. ナレッジベース認証
        8. Government ID
        9. 署名者の ID レポート
      17. コンテンツ保護
      18. Notarize トランザクションを有効にする
      19. 文書の有効期限
      20. プレビュー、署名の位置指定、フィールドの追加
      21. 署名順序
      22. Liquid Mode
      23. カスタムのワークフロー制御
      24. 電子サインページのアップロードオプション
      25. 署名後の確認 URL リダイレクト
    11. メッセージテンプレート
    12. バイオ医薬業界標準対応
      1. 概要
      2. ID 認証を強制
      3. 署名の理由
    13. ワークフロー統合
    14. 公証設定
    15. 支払いの統合
    16. 署名者へのメッセージ
    17. SAML 設定
      1. SAML 設定
      2. Microsoft Active Directoryフェデレーションサービスのインストール
      3. Okta のインストール
      4. OneLogin のインストール
      5. Oracle ID フェデレーションのインストール
    18. データガバナンス
    19. タイムスタンプ設定
    20. 外部アーカイブ
    21. アカウントの言語
    22. 電子メール設定
      1. 電子メールのヘッダー/フッター画像
      2. 個々のユーザーの電子メールフッターの許可
      3. 署名依頼電子メールのカスタマイズ
      4. 宛先と CC のフィールドのカスタマイズ
      5. カスタム電子メールテンプレート
      6. リンクなし通知を有効にする
    23. echosign.com から adobesign.com への移行
    24. 受信者のオプションの設定
  4. 規制要件に関するガイダンス
    1. アクセシビリティ
      1. アクセシビリティの準拠
      2. Acrobat デスクトップ版を使用したアクセシブルなフォームの作成
      3. アクセシブルな AcroForm の作成
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. GDPR の概要
      2. ユーザーを墨消し
      3. ユーザーの契約書を墨消し
    4. 21 CFR part 11 および EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF part 11 検証パック
      2. 21 CFR および EudraLex Annex 11 ハンドブック
      3. 共有責任の分析
    5. 医療機関のお客様
    6. IVES サポート
    7. 動産抵当証書用の eOriginal ヴォールト
    8. EU/英国に関する考慮事項
      1. EU/英国の国境を超えたトランザクションおよび eIDAS
      2. 電子サインされた証書の HMLR 要件
      3. 英国の電子サイン法に対する Brexit の影響
  5. 契約書の一括ダウンロード
  6. ドメインの要求

契約書の送信、署名、および管理

  1. 契約書の送信
    1. 送信ページの概要
    2. 自分のみに契約書を送付
    3. 契約書を他のユーザーに送信
    4. 手書き署名
    5. 受信者の署名順序
    6. 一括送信
      1. 一括送信機能の概要
      2. 一括送信 - 手動受信者
      3. 一括送信 – CSV アップロード
      4. 一括送信トランザクションのキャンセル
      5. 一括送信にリマインダーを追加
      6. 一括送信のレポート機能
  2. 文書へのフィールドの作成
    1. アプリ内オーサリング環境
      1. 自動フィールド検出
      2. オーサリング環境を使用したフィールドのドラッグ&ドロップ
      3. フォームフィールドの受信者への割り当て
      4. 事前入力の役割
      5. 再利用可能なフィールドテンプレートを使用したフィールドの適用
      6. 新しいライブラリテンプレートへのフィールドの転送
      7. 契約書送信時のオーサリング環境の更新
    2. テキストタグを含むフォームの作成
    3. Acrobat(AcroForm)を使用したフォームの作成
      1. AcroForm の作成
      2. アクセシブルな PDF の作成
    4. フィールド
      1. フィールドタイプ
        1. 一般的なフィールドタイプ
        2. インライン画像
        3. 印鑑の画像
      2. フィールドコンテンツの外観
      3. フィールドの検証
      4. マスクされたフィールド値
      5. 表示条件/非表示条件の設定
      6. 計算フィールド
  1. オーサリングに関するよくある質問
  2. 契約書に署名
    1. 受信した契約書への署名
    2. 入力と署名
    3. 自己署名
  3. 契約書を管理
    1. 管理ページの概要
    2. 契約書を委任
    3. 受信者の置換
    4. 文書の表示制限
    5. 契約書のキャンセル
    6. リマインダーの新規作成
    7. リマインダーの確認
    8. リマインダーをキャンセルする場合
    9. その他のアクション...
      1. 検索の仕組み
      2. 契約書の表示
      3. 契約書からのテンプレートの作成
      4. 契約書の非表示/再表示
      5. 署名済み契約書をアップロード
      6. 送信済み契約書のファイルとフィールドの変更
      7. 受信者の認証方法の編集
      8. 有効期限の追加または変更
      9. 契約書へのメモの追加
      10. 各契約書の共有
      11. 契約書の共有解除
      12. 各契約書のダウンロード
      13. 契約書の各ファイルのダウンロード
      14. 契約書の監査レポートのダウンロード
      15. 契約書のフィールドコンテンツのダウンロード
  4. 監査レポート
  5. レポートとデータの書き出し
    1. 概要
    2. レポートへのアクセス権をユーザーに付与
    3. レポートチャート
      1. 新規レポートを作成
      2. 契約書レポート
      3. トランザクションレポート
      4. 設定アクティビティレポート
      5. レポートの編集
    4. データの書き出し
      1. 新しいデータ書き出しの作成
      2. 書き出したデータの編集
      3. データの書き出しコンテンツの更新
      4. 書き出したデータのダウンロード
    5. レポート/書き出したデータの名前変更
    6. レポート/書き出したデータの複製
    7. レポート/書き出したデータのスケジュール
    8. レポート/書き出したデータの削除
    9. トランザクションの使用状況の確認

高度な契約書機能とワークフロー

  1. Web フォーム
    1. Web フォームを作成
    2. Web フォームを編集
    3. Web フォームを無効/有効にする
    4. Web フォームの非表示/再表示を切り替える
    5. URL またはスクリプトコードの検索
    6. URL パラメーターを使用した web フォームフィールドの事前入力
    7. Web フォームを保存して後で完了
    8. Web フォームのサイズ変更
  2. 再利用可能なテンプレート(ライブラリテンプレート)
    1. Acrobat Sign ライブラリの米国政府のフォーム
    2. ライブラリテンプレートの作成
    3. ライブラリテンプレートの名前変更
    4. ライブラリテンプレートのタイプの変更
    5. ライブラリテンプレートの権限レベルの変更
    6. 共有テンプレートのコピー、編集、保存
    7. ライブラリテンプレートの集計フィールドデータのダウンロード
  3. Web フォームおよびライブラリテンプレートの所有権の譲渡
  4. Power Automate ワークフロー
    1. Power Automate 統合の概要と含まれる使用権限
    2. Power Automate 統合を有効にする
    3. Power Automate の使用状況を追跡
    4. 新しいフローの作成(例)
    5. フローに使用するトリガー
    6. Acrobat Sign 外部からのフローの読み込み
    7. フローの管理
    8. フローの編集
    9. フローの共有
    10. フローを無効または有効にする
    11. フローの削除
    12. 便利なテンプレート
      1. 管理者のみ
        1. 完了したすべての文書の SharePoint への保存
        2. すべての完了した文書の OneDrive for Business への保存
        3. 完了したすべての文書の Google ドライブへの保存
        4. 完了したすべての文書の DropBox への保存
        5. 完了したすべての文書の Box への保存
      2. 契約書のアーカイブ
        1. 完了した文書の SharePoint への保存
        2. 完了した文書の One Drive for Business への保存
        3. 完了した文書の Google ドライブへの保存
        4. 完了した文書の DropBox への保存
        5. 完了した文書の Box への保存
      3. Web フォーム契約書のアーカイブ
        1. 完了した web フォーム文書の SharePoint ライブラリへの保存
        2. 完了した web フォーム文書の OneDrive for Business への保存
        3. 完了した文書の Google ドライブへの保存
        4. 完了した web フォーム文書の Box への保存
      4. 契約書データの抽出
        1. 署名済み文書からのフォームフィールドデータの抽出と Excel シートの更新
      5. 契約書通知
        1. 契約書の内容と署名済み契約書を含むカスタム電子メール通知の送信
        2. Teams チャネルで Adobe Acrobat Sign の通知を受信
        3. Slack で Adobe Acrobat Sign の通知を受信
        4. Webex で Adobe Acrobat Sign の通知を受信
      6. 契約書の生成
        1. Power App フォームと Word テンプレートから文書を生成して署名用に送信
        2. OneDrive の Word テンプレートから契約書を生成して署名を取得
        3. 選択した Excel 行の契約書を生成、レビュー用に送信、および署名
  5. カスタム送信ワークフロー
    1. カスタム送信ワークフローの概要
    2. 新しい送信ワークフローの作成
    3. 送信ワークフローの編集
    4. 送信ワークフローのアクティベートまたはアクティベート解除
    5. 送信ワークフローを使用した契約書の送信
  6. ユーザーと契約書の共有
    1. ユーザーの共有
    2. 契約書の共有

他の製品との統合

  1.  Acrobat Sign 統合の概要
  2. Salesforce 向け Acrobat Sign
  3. Microsoft 向け Acrobat Sign
    1. Microsoft 365 向け Acrobat Sign
    2. Outlook 向け Acrobat Sign
    3. Word/PowerPoint 向け Acrobat Sign
    4. Teams 向け Acrobat Sign
    5. Microsoft PowerApps および Power Automate 向け Acrobat Sign
    6. Acrobat Sign Connector for Microsoft Search
    7. Microsoft Dynamics 向け Acrobat Sign
    8. Microsoft SharePoint 向け Acrobat Sign
  4. その他の統合
    1. ServiceNow 向け Acrobat Sign
    2. HR ServiceNow 向け Acrobat Sign
    3. SAP SuccessFactors 向け Acrobat Sign
    4. Acrobat Sign for Workday
    5. NetSuite 向け Acrobat Sign
    6. VeevaVault 向け Acrobat Sign
    7. Coupa BSM Suite 向け Acrobat Sign
  5. パートナーが管理する統合
  6. 統合キーの取得方法

Acrobat Sign 開発者

  1. REST API
    1. メソッドに関するドキュメント
    2. SDK/開発者ガイド
    3. API に関するよくある質問
  2. Webhooks
    1. Webhook の概要
    2. 新しい webhook の設定
    3. Webhook の表示または編集
    4. Webhook のアクティベート解除または再アクティベート
    5. Webhook の削除
    6. 双方向 SSL 証明書
    7. API の Webhook

サポートとトラブルシューティング

  1. カスタマーサポートリソース
  2. 大規模法人のカスタマーサクセスリソース

ユーザーが契約書を複数のグループから送信できるようにすることで、管理者はライブラリテンプレート、受信者認証、署名要件を 1 つのグループに厳密に関連付けることができ、ワークフローでグループ内のユーザーではなくグループの性質を定義できます。

概要

契約書を作成する場合の処理は、使用可能なアセット(テンプレート/ワークフロー)とシステムによって提供される契約書のプロパティ(ブランディング、受信者の役割、認証方法、PDF のセキュリティ/保持など)を主に指定するグループレベルの設定になります。

1 つのグループに固定されるということは、個々のユーザー ID が、1 つのデフォルトセット、1 つのテンプレートとワークフローの配列、および 1 つの署名コンプライアンスの概念に制約されることになります。

ユーザーが複数のグループにアクセスできるようにすると、管理者はグループをユーザーの複数のコレクションと見なすことができます。グループは、ユーザーにアクセス権を付与する特定の文書署名要件の環境として表示できます。

例えば、1 つのグループを非常に厳格なコンプライアンス関連の署名と配布ルールのセットを中心に設計し、もう 1 つのグループを内部の厳密でない認証ワークフローとテンプレート用に設定することもできます。両方のグループに割り当てられたユーザーは、各グループのすべてのリソースにアクセスできます。

グループレベルの管理者は、複数のグループを管理することもできます。これにより、グループレベルの管理者の役割の実用性が向上します。

注意:

この文書では、UMG がもたらすユーザーのインターフェイス/機能への変更に重点を置いて説明し、管理者が UMG に移行する際に必要な考慮事項を特定します。

前提条件

  • 複数のグループユーザーを有効にできるのは、エンタープライズおよび法人レベルのアカウントのみです。
  • ネットワークセキュリティが Acrobat Sign エンドポイントへのアクセスを明示的に許可していることを確認します。
  • カスタムワークフロー、ホーム、および管理インターフェイスの最新バージョンがアカウントで有効になっている必要があります
    • アカウントを切り替えて複数のグループユーザーを許可すると、新しいバージョンのページが自動的に有効になり(まだ有効になっていない場合)、従来のインターフェイスに戻すオプションが無効になります。  これには「切り替え」リンクが含まれます。
      • 従来のワークフロー/ホーム管理ページは、複数のグループユーザーと互換性がありません。
      • UMG を元に戻しても、ホーム/管理はリセットされません。
  • Acrobat Sign でサポートされている統合、カスタム API 開発、開発者アカウントでのサードパーティ統合をレビューして、機能を確認します。

プライマリグループ

UMG ルールの下にあるすべてのユーザーは、「プライマリグループ」に割り当てられます。  プライマリグループは次のとおりです。

  • ユーザーが送信ページに移動したときに読み込まれるデフォルトのグループ
  • 契約書が電子メールアドレスに送信される場合、ユーザー ID 署名の権限/パラメーターを定義するグループ
  • グループレベルの設定が必要で、要求しているソースが UMG に未対応の場合に参照されるグループ
    • 例:Acrobat Sign の統合は複数のバージョンにまたがることができます。UMG に対応していない古いバージョンでは、参照するためのデフォルトが必要であり、それがプライマリグループになります

オブジェクトと継承(親子オブジェクト)

「オブジェクト」とは、1 つのアイデアを表すプロパティのコレクションを表す用語です。アカウント は、ユーザーと同様に、オブジェクトのタイプです。

Acrobat Sign などのアプリケーション内では、オブジェクトをテンプレートとして使用して他のオブジェクトを作成できます。また、1 つのオブジェクトを「テンプレート」オブジェクトから作成する場合、これらの 2 つのオブジェクトには親子関係があると言います。

子オブジェクトは親の直接のコピーであるため、設定は同じです。  子オブジェクトは、親のプロパティ値を継承します。親の値が変更されると、その変更は子にも継承されます。

Acrobat Sign の 1 つのオブジェクトツリーは、アカウント/グループ/ユーザーのプロパティのグループです。

  • グループアカウントの子オブジェクトであるため、すべてのグループはそのアカウントのプロパティを必然的に継承します。
  • すべてのユーザーは、グループの子オブジェクトと見なされるため、所属するグループのプロパティを継承します。

アカウント/グループ/ユーザーのオブジェクトのチェーンを観察すると、1 人のユーザーを新しいグループに移動した場合に、グループから継承された新しいパラメーターにより、ユーザーの「デフォルト」機能がどのように変更されるかを簡単に確認できます。

子オブジェクトのプロパティ値を変更することは許可されています。この明示的な変更により、通常、親オブジェクトからのプロパティ値の継承が解除されます。親オブジェクトがこのようなプロパティの値を変更しても、明示的に設定された値が優先されるため、子は新しい値を継承しません。

これは、グループレベルの管理者がグループのアカウントレベルの設定を上書きする場合に最もよく見られます。また、グループ内のユーザーは、所属するグループの子オブジェクトであるため、ユーザーエクスペリエンスはそれに応じて変更されます。

複数のグループにアクセスできるユーザーでは、作業しているグループを変更すると、継承されたプロパティが変更されます。ユーザーが送信ページでグループを変更すると、ページが更新され、新しいグループレベルのプロパティが読み込まれます。これは、グループごとに独自のロゴブランディングを使用している場合に非常によくわかります。

 

オブジェクト ID

表に見えない部分で、各オブジェクトには、固有の識別番号があります。  この一意の ID は、アプリケーションが類似したタイプのオブジェクトを区別し、オブジェクトを相互に関連付ける方法です。

UMG ルールでは、特にレポートに関して、ユーザー ID とグループ ID の影響がより明確になります。ユーザーがシステムでアセット(契約書、テンプレート、Web フォーム)を作成すると、作成者のユーザー ID とアセットが作成されたグループ ID がアセットにエンコードされます。

ユーザーが契約書のレポートを作成すると、そのユーザー ID に関連するデータが返されます。グループ ID は検索には関係ありません(フィルターが適用されていない場合)。

ただし、グループ管理者がグループのレポートを作成すると、アプリケーションはグループ ID に関連するデータを返します(作成したユーザー ID に関係なく)。

ユーザーが 1 つのグループにしか存在できなかった場合、一般的に観察すべき違いはありませんでした。ユーザーが複数のグループにアセットを作成する場合、1 つのユーザーのコンテンツが複数のグループレベル管理者のグループにまたがることができます。

グループレベルの管理者は、権限を持つグループ ID 内で生成されたコンテンツにのみアクセスできます(個人的に作成したコンテンツを除く)。グループ管理者が 1 つのユーザー ID のコンテンツのレポートを作成した場合、返されるデータセットには、管理者であるグループ内のコンテンツ(そのユーザー ID によって作成されたもの)のみが含まれます。

アセットのグループ提携

UMG を有効にする前に作成された契約書、Web フォーム、および一括送信イベントは、ユーザー ID の作成にのみに関連付けられます。

UMG を有効にした後に作成された契約書、Web フォーム、および一括送信イベントは、作成されたグループ ID およびそれらを作成したユーザー ID にのみに関連付けられます。

つまり、UMG を有効にする前に作成されたアセットは、ユーザーのプライマリグループを変更した場合に、そのユーザーと共に移動されます。ユーザーが共有グループから移動されると、(アカウントの共有を通して)グループを表示しているユーザーは、これらのアセットを表示できなくなります。

UMG を有効にした後に作成されたアセットは、グループに関連付けられたままになります。グループを表示しているユーザーは、作成したユーザーが新しいプライマリグループに移動した後も、グループで作成されたアセットを引き続き表示することができます。

複数のグループユーザーを使用するオプションを有効にする方法

UMG の有効化または無効化は、アカウントレベルの管理者のみがおこなうことができます。アカウントをアップグレードする手順については、この記事を参照してください。

UMG から元に戻した場合、次のような主な効果があります。

  • すべてのグループレベルの管理者フラグがクリアされます。
    • アカウントレベルの管理者フラグは影響を受けません。
    • グループレベルの管理者は、専用グループに権限を再度付与することができます。
  • すべてのユーザーは、自分のプライマリグループ内にのみ存在します。
注意:

ユーザーは最大 100 グループまでメンバーシップを持つことができます。

ユーザーレベルの違い

ユーザーレベルの変更はあらゆる場所で発生します。Acrobat Sign にログインできるすべてのユーザーは、以下の変更を確認できます。

違い:

ユーザーのプロファイルは、ユーザーが含まれるすべてのグループを完全に公開し、特にプライマリグループにフラグを付けます。

UMG が有効な場合:

  • ユーザーがメンバーになっているすべてのグループが一覧表示されます。
  • 最初に表示されるグループは、常にプライマリグループです。

ユーザープロファイルの設定

プロファイル

違い:

ユーザーは複数のグループにアクセスできるため、ユーザーが使用できるテンプレートとワークフローは、テンプレート/ワークフローが関連付けられているグループでグループ化されます。

  • テンプレートとワークフローは、1 つのグループまたはアカウント全体にのみ関連付けることができます。
  • アカウントレベルのテンプレート/ワークフローは、グループのリストの下部にある独自のセクションにも表示されます。
  • このメニューからテンプレート/ワークフローを起動すると、関連するグループ値が自動的に適用された状態で送信(作成)ページが読み込まれます。
    • 送信元セレクターは、テンプレート/ワークフローが関連付けられているグループの値にロックされます。
ホームページからテンプレートまたはワークフローを開始する

グループレベルのテンプレートが使用されている場合は、グループが送信ページに挿入され、グループを編集するオプションが無効になります。

グループレベルのテンプレート

 

アカウントレベルのテンプレートが使用されている場合、グループは(ユーザーがメンバーになっているグループから)選択可能です。

アカウントレベルのテンプレート

違い:

送信ページの上部に送信元
ドロップダウンセレクターが表示されます。送信者は、このセレクターから、トランザクションのプロパティとオプションを管理するグループ(および関連するすべてのグループレベルのプロパティ)を選択できます。

  • 送信元ドロップダウンフィールドでは、ユーザーは、明示的に追加され、送信権限が付与されているグループを選択するためのアクセス権のみが付与されます。
  • ユーザーが送信ページにアクセスしたとき、プライマリグループは常にグループのデフォルト(読み込み済み)値になります。

 

考慮事項:

最初に送信元セレクターを設定します。

  • セレクターを変更すると、次のようなグループレベルの設定が適用されます。
    • ブランディング
    • 許可される認証タイプ
    • 署名の制限
    • 共有ライブラリテンプレートおよびワークフローオプション
    • メッセージテンプレート
  • 送信元セレクターを変更すると、Web ページが新しいグループ設定で強制的に再読み込みされるため、追加されたフィールドレベルのコンテンツは更新時に失われます。
  • 一度契約書が送信されると、送信元のグループは変更できません
グループから送信

違い:

送信ページと同様に、自己署名ページには、ページの上部にグループを選択ドロップダウンセレクターが表示されます。

このセレクターを使用すると、送信者は、トランザクションのプロパティとオプションを管理するグループ(および関連するすべてのグループレベルのプロパティ)を選択できます。 

  • ユーザーは、自分が明示的に追加されたグループにのみアクセスできます
  • ユーザーが送信ページにアクセスしたとき、プライマリグループは常にグループのデフォルト(読み込み済み)値になります

 

考慮事項:

最初に使用して送信セレクターを設定します。

  • セレクターを変更すると、次のようなグループレベルの設定が適用されます。
    • ブランディング
    • 許可される認証タイプ
    • 署名の制限
    • 共有ライブラリテンプレートおよびワークフローオプション
  • 使用して送信セレクターを変更すると、Web ページが新しいグループ設定で強制的に再読み込みされるため、追加されたフィールドレベルのコンテンツは更新時に失われます。
自己署名

違い:

契約書の送信元グループを示す識別ラベルが契約書のコンテキストメニューに追加されました。

 

考慮事項:

一部の関数は、グループに強く関連しています(レポートパラメータや保持ルールなど)。

契約書の送信元の値

違い:

管理ページで作成される契約書のテーブルに列が追加されました。

  • テーブルのグループヘッダーはクリックできません。データセットを並べ替えるには、フィルターを使用します。

 

管理ページのグループ提携

違い:

新しいフィルターを使用して、管理ページのデータセットをグループでフィルタリングできます。

  • 一度に有効にできるグループフィルター 1 つだけです。
    • 他のフィルターと同様に、グループフィルターが有効になっている場合は、フィルターボタンの左側に小さなタグが表示されます。
    • グループフィルターには、グループに共有されているテンプレートが含まれます。
    • 明示的なグループフィルターには、アカウントレベルの共有テンプレートが含まれます。
  • ユーザーは、現在メンバーになっているグループに対してのみフィルターを使用できます。
    • すべてのグループ」オプションは、ユーザーが現在メンバーではないグループで作成された契約書を含む唯一の「フィルター」です。
管理ページで、グループでコンテキストをフィルタリングする

違い:

ライブラリテンプレートを作成するときに、作成者はテンプレートアクセスプロパティを設定し、メンバーになっているグループと契約書を共有することができます。

  • テンプレートは 1 つのグループにのみ共有できます。
  • テンプレートをこの方法でグループに共有すると、テンプレートとグループの間に強固な関係が確立されます。詳細の説明:
    • グループへのアクセス権を持つ管理者は、「共有ライブラリタブ」を使用してテンプレートを編集できます。
    • ユーザーがグループから削除されても、テンプレートはグループのアセットとして残ります(新しいグループに明示的に再リンクされない限り)。
    • グループに共有されているテンプレートは、グループのメンバー(およびテンプレートの作成者)のみが使用できます。
      • テンプレートの作成者が、そのテンプレートが共有されているグループから退出した場合、次のようになります。
        • テンプレートの作成者は、グループとの提携がなくなっても、契約書を送信するアクセス権を持ち続けます(テンプレートの所有者として)。
          • テンプレートの作成者は、管理ページで契約書のプロパティを編集する権限/アクセス権を保持します。
        • グループは引き続きテンプレートにアクセスできます。
    • 作成したユーザーが(GDPR の削除により)アプリケーションから削除された場合、その契約書はグループのアセットとして保持できます。

 

考慮事項:

すべてのグループへのアクセス権を持つ 1 人のユーザーを、中心的な文書管理者として使用できます。

テンプレートプロパティ -- グループを選択

Web フォームを作成する権限を持つユーザーは、自分のフォームを、メンバーになっている任意のグループに関連付けることができます。

  • Web フォームは 1 つのグループにのみ関連付けることができます。
    • 関連するグループは、Web フォームの作成後には変更できません。
  • 共有ライブラリ」タブでは Web フォームは表示されません
  • 作成者がグループへのメンバーシップを失った場合、Web フォームはグループ関係を保持します。
Web フォームを作成

違い:

レポートページにフィルターが追加され、1 つ以上のグループに関連する契約書に限定されたレポートを作成できるようになりました。

  • ユーザーがフィルターを適用するには、グループへのアクセス権を持っている必要があります。
グループのレポートフィルター

 

.csv レポートには、同じ送信者グループ列が引き続き表示され、1 人の送信者のグループが切り替えられたことを適切に追跡できます。

送信者グループのレポート列

注意:

以前に契約書を送信したグループからユーザーを削除すると、ユーザーはそのトランザクションのレポートを作成できなくなります。 

グループレベルの管理者の違い

これらのインターフェイスの変更は、アカウントの管理者のみが確認できます(アカウントレベルの管理者コントロールで許可されているため)。

グループレベルの管理者の役割は大幅に改善されています。1 人のユーザーが複数のグループの管理者になることができ、メンバーになっているすべてのグループの管理者になる必要はありません。

複数のグループに属するグループレベルの管理者は、より広範なチームの文書やワークフローをより適切に管理し、アカウントの完全なデータセットへのアクセス権を付与されなくても、複数のグループのコンテンツでレポートを作成できます。

違い:

ユーザーが複数のグループの管理者である場合、ワークフロー共有ライブラリは、グループ管理者のメニューオプションの最上位レベルから、各個別グループのサブメニューに移動されます。

グループレベルの管理メニュー

 

UMG が有効になっている場合は、まずグループを選択し、グループ設定を開いて、グループ固有のメニュー項目と設定にアクセスする必要があります。

UMG でのグループ設定

違い:

グループ管理者が複数のグループに対する管理権限を持っている場合、管理者はまず、設定するグループを選択する必要があります。

  • 左側のパネルメニューリストから「グループ」を選択します。
  • 編集するグループをシングルクリックします(「グループ設定」リンクが表示されます)。
  • グループ設定」リンクをクリックします。
グループメニュー

違い:

グループレベルの管理者には、新しく作成したユーザーの契約書を強制的に表示するオプションがなくなりました。

  • アカウントレベルの管理者は、引き続きこの権限を持っています。
契約書オプションを表示

違い:

アカウントにユーザーを追加するには、まずグループを選択して、「グループ内のユーザー」メニューオプションにアクセスする必要があります。

注意:

個別のユーザーを作成する場合、選択したグループはそのユーザーのプライマリグループを定義します。

グループレベルの管理者には、ユーザーの作成後にプライマリグループを編集する権限はありません

グループからユーザーにアクセス

1 人 のユーザーを作成するプロセスは同じで、強制的にユーザーの契約書への共有を表示するオプションを除きます(上記を参照)。

 

考慮事項:

ユーザーを個別に作成する場合、作成プロセスの一部としてユーザーを複数のグループに含めるオプションを使用することはできません。

ユーザーが作成された後、グループ管理者はユーザープロファイルを編集して、ユーザーを複数のグループに含めて、送信権限を編集できます。

違い:

ユーザー ID が契約書に署名できるかどうかを判断する権限とユーザー ID の自動委任ルールをインストールする機能が、グループレベルの管理インターフェイスから削除されました。

  • この権限は、UMG ルール下にあるアカウントレベルの管理者のみに存在します。
ユーザープロファイルの編集から要素が削除されました。

グループレベルの管理者は、ユーザーのプロファイルから管理する各グループに対するユーザーのメンバーシップを許可または禁止する権限を持っています。

  • ユーザーは、ユーザーのリストに表示されるには、グループ管理者に公開されている必要があります(作成または管理者権限により)。

グループメンバーシップを追加するには:

  • グループ/グループ内のユーザーページに移動します。
  • ユーザーをダブルクリックして、ユーザープロファイルを開きます。
  • グループメンバーシップヘッダーの右側にあるプラスアイコンをクリックします。
    • グループメンバーシップを追加ダイアログボックスが開きます。
  • ユーザーを追加する契約書を選択します。
    • 自分が管理者であるグループのみが選択可能です。
  • 追加」をクリックします。
  • 追加するすべてのグループに対してこの手順を繰り返します。
  • 完了したら、「保存」をクリックします。
グループメンバーシップを追加

グループに新たに配置されたユーザーには、次の 2 つの権限値が採用されます。

  • グループ管理者 - ユーザー ID にグループレベルの管理権限があるか。
    • デフォルトは False です。
  • 送信可能 - ユーザー ID には、テンプレート/ワークフローにアクセスして、グループのプロパティプロファイルで契約書を送信する権限があるか。
    • デフォルトは True です。

必要に応じて、グループごとの値をオンまたはオフにします。

  • 完了したら、「保存」をクリックします。
注意:

グループレベルの管理者は、元のプライマリグループと新しいグループの両方に管理権限がない限り、ユーザー ID のプライマリグループを編集する権限を持ちません。

編集されたユーザーメンバーシップ

グループメンバーシップを削除する方法

グループメンバーシップからユーザーを削除するには:

  • グループ/グループ内のユーザーページに移動します。
  • ユーザーをダブルクリックして、ユーザープロファイルを開きます。
  • 削除するグループをシングルクリックして、グループメンバーシップの削除アクションを表示します。
  • 削除」リンクをクリックします。
  • 削除する追加のメンバーシップについて、この手順を繰り返します。
  • 保存」をクリックします。
注意:

ユーザーのグループメンバーシップがすべてのグループに対して無効になった場合:

  • ユーザー ID はデフォルトグループに格納されます。
  • ユーザーのプライマリグループは、デフォルトグループに設定されます。
グループメンバーシップを削除

Webhook を作成するグループレベルの管理者は、グループフィールド値を設定するときに自分が管理者である任意のグループを選択できます。

Webhook を作成

違い:

複数のユーザーを作成/アップデートするために使用される、アップロードされる .csv の形式が変更され、複数のグループおよびグループ固有の権限を持つユーザーに対応できるようになりました。  この最後に、UMG エクスペリエンスで次の 3 つの列が削除されました。

  • グループ名 - 削除されました。グループ列に置き換えられました。
  • グループ管理者 - 削除されました。グループ列のステータス値に置き換えられました。
  • 送信可能 - 削除されました。グループ列のステータス値に置き換えられました。
CSV を使用してユーザーをアップロードするための従来のテンプレート

1 つの列グループ
が追加されました。

警告:

グループレベルの管理者には、グループ列を使用してユーザーを操作する権限がありません

  • アカウントレベルの管理者のみが、ユーザーを一括で作成/アップロード機能を使用して、グループ間のプロパティ/アクセスを活用する権限を持っています。

グループレベルの管理者が一括アップロードを使用して新しいユーザーを作成する場合:

  • 各ユーザーは、管理者がプロセスを開始したグループに作成されます。
    • ユーザーのプライマリグループは、デフォルトでユーザーが作成されたグループに設定されます。
  • デフォルト値のグループレベルの設定に関係なく、各ユーザーは署名を許可されます。

 

アップロードテンプレートにはグループ列が含まれているため、以下のコンテンツは通知目的で提供されます。

グループ列には、1 つ以上のグループ定義が含まれています。各グループ定義では、1 つのグループの名前の後に、1 つ以上のステータス値が角括弧で囲まれます。例:グループ名[ステータス]

  • グループ名は、スペースを含む実際のグループ名と正確に一致します。例:デフォルトグループ
  • グループ名[ステータス 1 ステータス 2] など、1 つのグループ定義に複数のステータス値を含めることができます。
    • ステータス値は角括弧で囲まれます。
      • グループ名には、角括弧を使用することもできます。この場合、ステータス値は最後の括弧文字列に含まれている必要があります。例:Sales [East Coast][ステータス1 ステータス2]
      • グループ名とステータス値が入った左角括弧の間にスペースはありません。
    • ステータス値は、値の間を 1 つのスペースで区切られます。
  • セミコロンを区切り文字として使用して、複数のグループ定義を含めることができます(スペースなし)。
    • 例:グループ名[ステータス];その他のグループ[ステータス 1 ステータス 2 ステータス 3];最後のグループ[ステータス A ステータス B]
  • グループ定義で使用できるステータス値は次のとおりです。
    • プライマリ - ユーザーのプライマリグループとしてグループを定義します。
    • 送信 - ユーザーがグループから契約書を送信できるようにします。
    • 送信不可 - ユーザーがグループから契約書を送信できないようにします。
    • 管理者 - グループのグループレベル管理者としてユーザーを定義します。
    • 削除 - グループからユーザーを削除します。
      • ユーザーがすべてのグループから削除された場合、そのユーザーはデフォルトグループに属します。
新しい一括アップロード CSV 形式

上記の例では、次のようになります。

  • John@here.com は、次の 2 つのグループ定義で設定されます。
    • デフォルトグループは、彼のプライマリグループであり、彼はグループレベルの管理者であり、契約書の送信が許可されています。
    • Engineering グループは、彼をグループレベルの管理者として定義し、契約書を送信できます。
  • また、Fred@here.com は、次の 2 つのグループ定義で設定されます。
    • Procurement グループは、彼をグループレベルの管理者として定義しますが、契約書送信は無効にします
    • さらに、Fred は、Sales グループから削除されています

違い:

ユーザー ID を無効にするアクションは、権限のないグループ内のユーザーを無効にしないようにグループレベルの管理者に制限されています。

グループ管理者は、管理者のグループまたはデフォルトグループ内にのみメンバーシップを持つユーザーのみを非アクティブにできます。

  • ユーザーが、非アクティブにしようとしているグループ管理者の権限の外部にメンバーシップを持っている場合、「ユーザーを非アクティブにする」オプションは使用できません。
削除された要素 - ユーザーを非アクティブにします。

アカウントレベルの管理者の違い

アカウントレベルの管理者のみが、次の項目にアクセスできます。

違い:

個々のユーザーを作成するときに、ユーザーグループフィールドの名前がプライマリグループに変更されました。

ユーザーを作成 - プライマリグループ

違い:

グループレベルの管理者のセクションに記載されているように、複数のユーザーを作成/更新するために使用される、アップロードされる .csv の形式が変更され、複数のグループおよびグループ固有の権限を持つユーザーに対応できるようになりました。  この最後に、UMG エクスペリエンスで次の 3 つの列が削除されました。

  • グループ名 - 削除されました。グループ列に置き換えられました。
  • グループ管理者 - 削除されました。グループ列のステータス値に置き換えられました。
  • 送信可能 - 削除されました。グループ列のステータス値に置き換えられました
CSV を使用してユーザーをアップロードするための従来のテンプレート

1 つの列グループ
が追加されました。

グループ列には、1 つ以上のグループ定義が含まれています。各グループ定義では、1 つのグループの名前の後に、1 つ以上のステータス値が角括弧で囲まれます。例:グループ名[ステータス]

  • グループ名は、スペースを含む実際のグループ名と正確に一致します。例:デフォルトグループ
  • グループ名[ステータス 1 ステータス 2] など、1 つのグループ定義に複数のステータス値を含めることができます。
    • ステータス値は角括弧で囲まれます。
      • グループ名と左角括弧の間にスペースはありません。
    • ステータス値は、値の間を 1 つのスペースで区切られます。
  • セミコロンを区切り文字として使用して、複数のグループ定義を含めることができます(スペースなし)。
    • 例:グループ名[ステータス];その他のグループ[ステータス 1 ステータス 2 ステータス 3];最後のグループ[ステータス A ステータス B]
  • グループ定義で使用できるステータス値は次のとおりです。
    • プライマリ - ユーザーのプライマリグループとしてグループを定義します。
    • 送信 - ユーザーがグループから契約書を送信できるようにします。
    • 送信不可 - ユーザーがグループから契約書を送信できないようにします。
    • 管理者 - グループのグループレベル管理者としてユーザーを定義します。
    • 削除 - グループからユーザーを削除します。
新しい一括アップロード CSV 形式

上記の例では、次のようになります。

  • John@here.com は、次の 2 つのグループ定義で設定されます。
    • デフォルトグループは、彼のプライマリグループであり、彼はグループレベルの管理者であり、契約書の送信が許可されています。
    • Engineering グループは、彼をグループレベルの管理者として定義し、契約書を送信できます。
  • また、Fred@here.com は、次の 2 つのグループ定義で設定されます。
    • Procurement グループは、彼をグループレベルの管理者として定義しますが、契約書送信は無効にします
    • さらに、Fred は、Sales グループから削除されています

違い:

ユーザーが別のグループに追加された場合に、ユーザーをデフォルトグループから削除することを許可するための、UMG ルールに基づいた次の 2 つの設定が使用できます。

  • グループの割り当てで、デフォルトグループがユーザーのプライマリの場合、ユーザーをデフォルトグループから削除する - 有効な場合は、プライマリグループがデフォルトグループに設定されているユーザーは、ユーザーをこのグループに割り当てる管理ページを使用して、他のグループに追加された場合に、デフォルトグループから削除されます。新しいグループが、自動的にユーザーのプライマリグループになります。
    • この設定は、ユーザーのプロファイルを使用してユーザーをグループに追加する場合には適用されません。
    • この設定は、CSV 読み込みまたは API メソッドを使用してユーザーを追加/変更する場合には適用されません。
  • グループ管理者は、アカウントのデフォルトグループからユーザーを削除できる - この設定では、グループレベルの管理者がユーザーのプロファイルを使用してデフォルトグループからユーザーを削除するオプションが有効になります。
デフォルトグループからユーザーを削除するためのグループ管理者設定。

プライバシーレベルの管理者の違い

現在、UMG 設定では、プライバシーレベルの管理者ツールは変更されていません。

API の違い

注意:

UMG に対応するようにアップデートされるのは、REST API の v6 のみです。

従来の SOAP API は UMG に対応するようにアップデートされません。

SOAP API または v5 REST(およびそれ以前のバージョン)を使用すると、UMG に対応せずに機能し、ユーザーのプライマリグループが有効になります。

特定のグループのコンテキストで実行される v6 REST API エンドポイントは、オプションのグループ ID 識別子を含むように拡張されています。この識別子は、クエリーパラメータ、ヘッダー、またはリクエスト本文の一部としてリクエストに渡すことができます。

このパラメーターはオプションであり、省略すると、コードでは、デフォルトのユーザーのプライマリグループに設定されます。

グループ固有のアクションは、次の 2 つのカテゴリに分類されます。

  • ユーザー管理
  • リソースでの CRUD 操作

ユーザー管理の変更は、1 つの API 呼び出しで複数のグループメンバーシップを管理する機能と、グループ管理者の機能に影響を与えるセキュリティモデルの拡張に含まれます。つまり、グループ管理者が、自分の範囲外のグループに変更を加えないようにします。

リソース操作の変更は、契約書、Web フォーム、一括送信イベントにグループコンテキストを提供する、リクエスト/レスポンスモデルに対する追加のグループ ID パラメーターです。

グループ ID パラメーターは、v6 REST API にのみ追加されます。v6 REST より下のバージョンでは、下位互換性のためにプライマリグループを使用します。


INVALID_GROUP_ID

一般的なエラー応答コード「INVALID_GROUP_ID」は、次の場合にトリガーされます。

  • 識別されたグループが見つからない
  • 識別されたユーザーは、識別されたグループのメンバーではない
  • この機能が無効になっており、グループ ID がユーザーのプライマリグループと一致しない

UMG が有効になっていない場合、すべての既存のエンドポイントは以前のように動作します。ユーザーのプライマリグループは、唯一の有効なグループメンバーシップとして使用され、別のグループ ID がエンドポイントに渡されると、INVALID_GROUP_ID が返されます。

複数のグループにユーザーを追加

複数のグループにユーザーを追加するには、次の 2 つの方法のいずれかを実行します。

個々のユーザーを編集 - 次の方法で行います。

  • ユーザーメニュー - アカウントレベルの管理者のみ
  • グループ内のユーザーメニュー - アカウントまたはグループレベルの管理者
ユーザーを編集

ユーザーをシングルクリックして「ユーザーを編集」オプションを表示し、「ユーザーを編集」をクリックします。

グループ管理用のオーバーレイが開き、管理者は、プラスアイコンをクリックして、管理者権限を持つ任意のグループにユーザーを自由に追加できます。

グループメンバーシップを追加

グループメンバーシップがユーザーに追加されると、管理者はグループ管理者および送信可能列ヘッダーの下にあるチェックボックスをオン/オフにすることで、グループ内のユーザーの権限を有効/無効にできます。

メンバーシップ権限を編集

アカウントレベルの管理者は、ユーザーの一括作成/アップデート機能を使用して、アカウント内のすべてのユーザー ID をすばやく更新できます。

注意:

ユーザーの一括作成および編集は、名前、会社、タイトル、類似した情報の編集などの機能のためにグループレベルの管理者が利用できるオプションです。 グループメンバーシップは、グループレベルの管理者がアップロードされる CSV 機能を使用して操作できる値ではありません。

ユーザー作成インターフェイスに移動

注意:

サンプル CSV ファイルのダウンロード」リンクをクリックすると、さまざまなプロパティが含まれているサンプルの CSV をダウンロードできます。

複数のユーザーを作成/アップデートするために使用される、アップロードされる .csv の形式が変更され、複数のグループおよびグループ固有の権限を持つユーザーに対応できるようになりました。  この最後に、UMG エクスペリエンスで次の 3 つの列が削除されました。

  • グループ名 - 削除されました。グループ列に置き換えられました。
  • グループ管理者 - 削除されました。グループ列のステータス値に置き換えられました。
  • 送信可能 - 削除されました。グループ列のステータス値に置き換えられました。
列を削除しました

新しいグループ

グループ列には、1 つ以上のグループ定義が含まれています。各グループ定義では、1 つのグループの名前の後に、1 つ以上のステータス値が角括弧で囲まれます。例:グループ名[ステータス]

  • グループ名は、スペースを含む実際のグループ名と正確に一致します。例:デフォルトグループ
  • グループ名[ステータス 1 ステータス 2]など、1 つのグループ定義に複数のステータス値を含めることができます。
    • ステータス値は角括弧で囲まれます。
      • グループ名と左角括弧の間にスペースはありません。
    • ステータス値は、値の間を 1 つのスペースで区切られます。
  • セミコロンを区切り文字として使用して、複数のグループ定義を含めることができます(スペースは使用できません)。
    • 例:グループ名[ステータス];その他のグループ[ステータス 1 ステータス 2 ステータス 3];最後のグループ[ステータス A ステータス B]
  • グループ定義で使用できるステータス値は次のとおりです。
    • プライマリ - ユーザーのプライマリグループとしてグループを定義します。
    • 送信 - ユーザーがグループから契約書を送信できるようにします。
    • 送信不可 - ユーザーがグループから契約書を送信できないようにします。
    • 管理者 - グループのグループレベル管理者としてユーザーを定義します。
    • 削除 - グループからユーザーを削除します。
CSV の例

上記の例では、次のようになります。

  • John@here.com は、次の 2 つのグループ定義で設定されます。
    • デフォルトグループは、彼のプライマリグループであり、彼はグループレベルの管理者であり、契約書の送信が許可されています。
    • Engineering グループは、彼をグループレベルの管理者として定義し、契約書を送信できます。
  • また、Fred@here.com は、次の 2 つのグループ定義で設定されます。
    • Procurement グループは、彼をグループレベルの管理者として定義しますが、契約書の送信は無効にします。
    • さらに、Fred は、Sales グループから削除されています

契約書の作成

UMG ルールは、新しい契約書を作成するプロセスの最初に表示されます。

ホームページ/ライブラリから開始からテンプレートまたはワークフローを選択してプロセスを開始する場合、ユーザーは最初に送信元のグループを展開してから、グループ内で使用可能なオプションからテンプレート/ワークフローを選択する必要があります。

テンプレート/ワークフローを選択して開始をクリックすると、送信ページが開き、ユーザーが設定を完了できるようになります。

注意:

グループレベルのテンプレートまたはワークフローから契約書を開始すると、グループの値が送信ページに挿入され、グループを編集するオプションが無効になります。

アカウントレベルのワークフロー/テンプレートが選択されている場合、送信者はグループの値を選択するオプションを使用できます。

テンプレートまたはワークフローから契約書を開始

 

ユーザーが送信ページからプロセスを開始した場合、送信元ドロップダウンフィールドは、契約書が関連付けられるグループを定義します。

グループを選択すると、契約書は、選択したグループで使用可能なライブラリテンプレートに制限されます。

グループを変更すると、契約書に適用されるプロパティが変更されます。  これにより、ページが強制的に更新され、入力されたフィールドレベルのコンテンツは失われます。

送信から契約書を開始

カスタムワークフローデザイナー

カスタムワークフローの作成と管理は、現時点では UMG ルールの影響を受けません。

  • グループに割り当てられているワークフローは、プライマリグループが、ワークフローが専用で割り当てられているグループと同じグループに設定されている管理者(グループまたはアカウントレベル)のみが編集できます。
  • アカウントレベルに割り当てられているワークフローは、アカウントレベルの管理者のみが編集できます(プライマリグループに関係なく)。

今後のアップデートでは、プライマリグループに関係なく、作成したワークフローを管理権限を持つ個々のグループに関連付けるためのインターフェイスオプションが管理者に提供されます。

ライブラリテンプレートの作成と管理

UMG ルールで再利用可能なライブラリテンプレートを作成する場合、テンプレートにアクセスするためのグループレベルの権限を付与するには、次のような手順が 1 つ追加されます。

ライブラリテンプレートが関連付けられているグループを定義します。 

  • これは、このテンプレートを使用できるユーザー権限を選択した場合に、サブメニューで実行されます。
注意:

テンプレートを作成した元のユーザー ID は、そのテンプレートの「所有者」として認識されます。 

テンプレート所有者は、送信または編集するテンプレートに常にアクセスできます。所有するユーザー ID の権限レベル、またはテンプレートが公開されているグループに所有者が関連付けられているかどうかは関係ありません。

ライブラリテンプレートを作成

既存のライブラリテンプレートの管理

既存のライブラリテンプレートのプロパティは、管理ページで編集できます。

テンプレートを開いて編集します。テンプレートが自分のグループ内の任意のユーザーと共有されている場合は、編集者はグループの関連付けを変更できます。

テンプレートのプロパティを編集

注意:

グループの関連付けを変更しても、既に作成されている契約書のグループの提携には影響しません。

Web フォームの作成と管理

UMG ルールで Web フォームを作成するには、次のような手順が 1 つ追加されます。

Web フォームが関連付けられているグループを定義します。  これはページの最上部でおこないます。

  • グループを変更するとページがリセットされ、フィールドレベルのコンテンツがクリアされるので、最初にグループ値を設定します
Web フォームの作成

警告:

関連付けられたグループは、Web フォームの作成後は編集できません

既存の Web フォームの管理

UMG ルールは、既存の Web フォームの管理方法には影響しません(関連付けられたグループは編集できないため)。

Web フォームに対してレポートを実行するには、レポートを実行する作成者か、グループ内のレポートデータに対する権限を持つ管理者が必要です。

コンテンツの共有

個別の契約書またはテンプレートの共有は、UMG ルールの影響を受けません。

標準アカウント共有を使用しているアカウント(ユーザーユーザー共有のみ)は、UMG ルールの影響を受けません。

高度なアカウント共有では、ユーザー間、グループ間、ユーザーグループ間での共有が許可されます。

 

ユーザー対ユーザーの共有は UMG ルールで変更されません。

  • ユーザー A が自分のアカウントをユーザー B と共有する場合:
    • ユーザー B は、ユーザー A が作成したまたは当事者であるすべての契約書/テンプレートコンテンツにアクセスできます。
      • ユーザー A が所有するすべてのテンプレート(自分自身/グループ/アカウントに割り当てられている)が表示されます。
    • 複数のグループにメンバーシップを持っている場合、またはユーザー A を別のプライマリグループに移動しても、関係には影響しません。

ユーザー A がグループ X に共有されている場合:

  • グループ X のすべてのメンバーは、ユーザー A が作成したまたは当事者であるすべての契約書/テンプレートコンテンツにアクセスできます。
    • ユーザー A が所有するすべてのテンプレート(自分自身/グループ/アカウントに割り当てられている)が表示されます。
  • 複数のグループにメンバーシップを持っている場合、またはユーザー A を別のプライマリグループに移動しても、関係には影響しません。
  • グループ X に追加されたユーザーは、ユーザー A の契約書/テンプレートコンテンツにアクセスできます。
  • グループ X から削除されたユーザーは、ユーザー A によって共有されている契約書/テンプレートコンテンツにアクセスできなくなります。

グループ A がユーザー X に共有されている場合:

  • ユーザー X は、グループ A から作成/送信されたすべての契約書にアクセスできます。
    • 送信側のユーザー ID は、グループ A の現在のメンバーである必要はありません。グループ A から契約書が作成されたことで、関係が定義されます。
  • ユーザー X は、グループ A がプライマリグループとして定義されているすべてのユーザー ID のすべての契約書/テンプレートにアクセスできます。
    • 例:ユーザー M のプライマリグループをグループ A からグループ B に変更すると、ユーザー X にはユーザー M のコンテンツが表示されなくなります(上記のルールに従ってグループ A から送信された契約書を除く)。

グループ A がグループ B に共有されている場合:

  • グループ B のすべてのメンバーは、グループ A から送信されたすべての契約書にアクセスできます
    • 送信側のユーザー ID は、グループ A の現在のメンバーである必要はありません。グループ A から契約書が作成されたことで、関係が定義されます。
  • グループ B のすべてのメンバーは、グループ A がプライマリグループとして定義されているユーザーのすべての契約書/テンプレートコンテンツにアクセスできます。
  • グループ B に新しいユーザー ID を追加すると、そのユーザー ID は、グループ A のコンテンツのへアクセスを付与されます。
    • グループ B からユーザー ID を削除すると、グループ A のコンテンツへのアクセスが削除されます。
  • グループ A がプライマリグループになるようにユーザー ID を作成またはアップデートすると、すべてのユーザーの契約書/テンプレートコンテンツがグループ B に公開されます。
    • グループ A からユーザー ID を削除すると、グループ B のコンテンツに対するユーザーのアクセス権が削除されます(グループ A から作成された契約書を除く)。

文書の保持/GDPR

UMG の変更に関して GDPR ツールセットについて想定される変更はありませんか?

統合

1 つ(または複数)の統合が設定されている場合でも、すべてのエンタープライズレベルのアカウントで UMG を有効にできます。

現在、次の統合が UMG パラメーターをサポートしています。

  • Salesforce
  • Power Automate
  • Microsoft 365(Teams、Outlook、Word/PowerPoint)

UMG に対応していない統合を介して契約書を送信するユーザーは、プライマリグループのみに属していると認識され、それに応じて送信パラメーターはプライマリグループの設定に合わせて調整されます。

 

API - REST v6

REST v6 API エンドポイントの多くで、グループ ID のオプションパラメータがメソッドに追加されています。

現在の想定では、UMG が有効になっているかどうかに関係なく、既存の REST v6 API 呼び出しは引き続き機能します。

以前の API バージョン(SOAP と REST の両方)は、引き続き想定どおり動作し、ユーザーはプライマリグループのメンバーとしてのみ認識されます。

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