ユーザー情報を削除する Adobe Sign の機能は、すべてのマルチライセンスアカウントで、プライバシー管理者が使用できます。

機能の説明

Adobe Sign では、userID に保存されたすべての情報を Adobe Sign システムから完全に削除することができます(一般データ保護規制(GDPR)に準拠)。この削除は完全なもので、開始すると取り消すことはできません。

ツールへのアクセスは、プライバシー管理者オプションが有効になっているアカウント管理者のみに制限されます。

プライバシー管理者のみが、アカウント(一般的には会社の従業員)内に格納されているuserIDを削除する権限を持ちます。


使用方法

Adobe Sign サーバーからユーザーを削除するにはまず、その userID に対するシステム権限を持っている必要があります。自分のアカウント内にユーザーがいない場合、そのユーザーを削除する権限はありません。

 

ユーザーが自分の権限の範囲かどうかを判断する方法:

  • ユーザーインターフェイス「アカウント/ユーザー」に移動する
  • オプションアイコン(一番右の三本の線)をクリックする
  • すべてのユーザーを表示」を選択する
  • ユーザーの電子メールアドレスを検索する
navigate_to_users

 

アカウント内に電子メールアドレスが見つからない場合、画面に「現在のフィルターを使用しているユーザーはいません」と表示されます。

user_not_found

 

ユーザーが存在する場合、レコードは 1 つだけあります(電子メールアドレスは一意のため)。

 

ユーザーを削除するには:

  • 電子メールアドレスが正しく、削除しようとしている userID が正しいことを確認する
  • ユーザーレコードを 1 クリックしてハイライト表示します。これにより、ユーザーレコードのすぐ上にアクションリンクが表示されます
  • ユーザーのステータスが非アクティブ以外の場合は、「ユーザーをアクティベート解除」リンクをクリックします。
    • 非アクティブなユーザーのみを解除できます
  • ユーザー情報を削除」リンクをクリックします。
delete_the_user

 

「ユーザーを削除」チャレンジが開き、実行しようとしている操作が及ぼす悪影響を示します。

ユーザーを削除すると、次のような結果になります。

  • そのユーザーが開始した、現在処理中の契約がキャンセルされる
  • そのユーザーが受信者となる、処理中 の契約が却下される
  • このユーザーが作成したアクティブなウィジェットが無効になる
  • このユーザーに関連付けられた統合が API 呼び出しをおこなえなくなる
  • このユーザーが作成した保存済みのライブラリテンプレートが削除される
  • このユーザーに共有されている、およびこのユーザーから共有されているアカウントが削除される

 

緊急警告の下には、3 つのオプションがあります。

  • このユーザーが開始した契約書は保持するが、上記リソースなどのユーザー情報は削除する
    • ユーザーが作成した契約が、会社にとってまだ重要な場合に選択します
      • 契約書は、ユーザーを削除する管理者のアカウントに自動的に共有されます(以下のメモを参照)
    • 完了済みの契約にのみ適用します
    • これらの契約は、必要に応じて後から削除できます
  • 上記リソースなどのユーザー情報とこのユーザーが開始したすべての契約書削除する
    • すべて
  • この時点ではユーザー情報を削除しない
    • デフォルトのオプション

注意:

契約書を保持」オプションを選択した場合:

  • userID によって作成されたすべての完了済みコンテンツが、ユーザーを削除した管理者アカウントに送信されます
  • 削除した userID の電子メールアドレスは保持され、履歴/監査レポートで適切に参照することができます
  • 電子メールアドレスは保持されるため、システム内で、同じ電子メール値のアドレスを使用して新しいユーザーを作成することはできません
  • 保持された電子メールアドレスを使用して新しい userID を作成する必要がでた場合、最初にすべての共有コンテンツを削除する必要があります。そうしない場合、ユーザーを作成することはできません(システム内で電子メールアドレスの重複が発生するため)。

状況に適したオプションを選択し、「ユーザー情報を削除」(または「キャンセル」)をクリックします

delete_user_challenge

 

最後のチャレンジが表示されます。

  • 削除を決定したら 「ユーザー情報を削除」をクリックします
    • そうでない場合は、「キャンセル」をクリックします
delete_user_challenge-part2

 

userId がデータベースから削除されたことを示す、成功メッセージが表示されます。

  • 削除が適正である場合は、「OK」をクリックします
delete_user_success


設定オプション

機能を有効/無効にする以外のオプションはありません。


有効/無効にする方法

ユーザー情報の削除機能へのアクセスは、プライバシー管理者に限られます。

ユーザーにプライバシー管理者としてフラグが付けられている場合のみ、アクセス権があります。

プライバシー管理者を有効にするには:

  • アカウント管理者としてログインします
  • アカウント/ユーザーへ移動します
  • プライバシー管理者に昇格させたいユーザーを 1 クリックします
  • ユーザーリストの上のメニューから「編集」を選択します
navigate_to_users

 

ユーザーパネルが開いたら:

  • パネルの下にある、「ユーザーはプライバシー管理者」と書かれているボックスをオンにします。
  • 保存」をクリックします

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